Introduktion till rapporter

När du använder en databas använder du vanligtvis rapporter för att visa, formatera och sammanfatta data. Du kan till exempel skapa en rapport av typen lista om du vill visa telefonnummer för alla dina kontakter, eller en sammanfattningsrapport om du vill summera försäljningen för företaget över olika regioner och tidsperioder.

Denna artikel ger en översikt över rapporter i Microsoft Access 2010 och introducerar funktioner som lagts till eller tagits bort. Här beskrivs också hur du skapar en rapport, hur du sorterar, grupperar och sammanfattar data samt hur du förhandsgranskar och skriver ut en rapport.

Du kommer att märka att det är mycket lättare att skapa meningsfulla rapporter om din databas har en väl utformad tabellstruktur och välplanerade relationer. En introduktion till hur du planerar och designar en databas finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

I den här artikeln:

Översikt

Klientrapporter jämfört med webbrapporter

Rapportens delar

Nyheter

Skapa en ny rapport

Steg 1: Välj en datakälla

Steg 2: Välj ett rapportverktyg

Webbkompatibla rapporter

Klientrapporter

Steg 3: Skapa rapporten

Lägga till gruppering, sortering och summering

Markera värden med hjälp av villkorsstyrd formatering

Ordna ett professionellt utseende med hjälp av teman

Lägga till bilder

Lägga till en bild

Lägga till en bakgrundsbild

Förhandsgranska och skriva ut en rapport

Förhandsgranska en rapport

Skriva ut en rapport

Översikt

En rapport är ett databasobjekt som används för att visa och sammanfatta data. Med hjälp av rapporter är det möjligt att distribuera eller arkivera ögonblicksbilder av dina data, antingen genom att de skrivs ut, konverteras till PDF- eller XPS-filer eller exporteras till något annat filformat.

Förhandsgranskning av en rapport för en anställd

Rapporter kan ge information om enskilda poster, sammanfatta flera poster, eller både och. Du kan också använda rapporter i Access för att skapa etiketter till utskick eller för något annat syfte.

Det är möjligt att skapa ”obundna” rapporter som inte visar data, men i denna artikel kommer vi anta att en rapport är bunden till en datakälla, som till exempel en tabell eller en fråga.

Klientrapporter jämfört med webbrapporter

Access 2010 innehåller en ny funktion som låter dig skapa en ”webbdatabas” genom att publicera en Access-databas till en SharePoint-server som kör Access Services. När du skapar en webbdatabas visas Access-rapporter i webbläsaren med hjälp av SQL Server Reporting Services. Denna omvandling innebär däremot vissa begränsningar på vilka funktioner som du kan använda i de rapporter som du vill visa i webbläsaren. Men om rapportvisning i webbläsaren är tillräcklig för dina behov kan du använda alla funktioner som rapportutformaren erbjuder i Access.

Rapportens delar

I Access delas en rapportdesign in i olika avsnitt. I en klientdatabas kan du visa din rapport i designvyn om du vill se dess avsnitt. I layoutvyn är avsnitten inte lika tydliga, men de finns där och kan väljas med hjälp av listrutan i gruppen Markering på fliken Format. För att kunna skapa användbara rapporter måste du förstå hur de olika avsnitten fungerar. Det avsnitt som du väljer att placera en beräknad kontroll i bestämmer till exempel hur resultatet beräknas. I listan nedan finns en sammanfattning av avsnittstyperna och hur de används:

  • Rapporthuvud   Detta avsnitt skrivs ut en gång i början av rapporten. Använd rapporthuvudet för information som vanligtvis visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp, en rubrik eller ett datum. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i rapporthuvudet, beräknas summan för hela rapportgruppen. Rapporthuvudet skrivs ut före sidhuvudet.

  • Sidhuvud   Detta avsnitt skrivs ut högst upp på varje sida. Du använder ett sidhuvud om du till exempel vill upprepa rapportrubriken på varje sida.

  • Grupphuvud   Detta avsnitt skrivs ut i början av varje ny grupp med poster. Du använder grupphuvudet om du vill skriva ut gruppnamnet. I en rapport som till exempel är grupperad efter produkt, använder du grupphuvudet om du vill skriva ut produktnamnet. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i grupphuvudet, gäller summan för den aktuella gruppen. Du kan använda flera grupphuvudavsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer som du har lagt till. Mer information om hur du skapar grupphuvud och gruppfotavsnitt ges i Lägga till gruppering, sortering och summering.

  • Detalj   Detta avsnitt skrivs ut för varje rad i datakällan. Det är här som du placerar kontrollerna som utgör själva rapporttexten.

  • Gruppfot   Detta avsnitt skrivs ut i slutet av varje ny grupp med poster. Du använder en sidfot om du vill skriva ut sidnummer eller annan information på varje sida. Du kan använda flera gruppfotavsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer som du har lagt till.

  • Sidfot   Detta avsnitt skrivs ut i slutet av varje grupp med poster. Du använder en gruppfot om du vill skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp.

  • Rapportfot   Detta avsnitt skrivs ut en gång i slutet av rapporten. Du använder en rapportfot om du vill skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten.

Obs!    I designvyn visas rapportfoten under sidfoten. Men i alla andra vyer (t.ex. i layoutvyn eller när rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas) visas däremot rapportfoten ovanför sidfoten, precis efter den sista gruppfoten eller detaljraden på den sista sidan.

Överst på sidan

Nyheter

At skapa en rapport i Access 2010 går till på ungefär samma sätt som att skapa en rapport i Access 2007. Men i Access 2010 finns det några nya funktioner som gäller för rapporter:

  • Delat bildgalleri   I Access 2010 kan du nu koppla en bild till en databas och sedan använda den bilden med flera objekt. En uppdatering av den enda bildfilen gör att den uppdateras på alla platser där den används över hela databasen.

  • Office-teman   I Access 2010 kan du nu använda vanliga Microsoft Office-teman för att omedelbart tillämpa professionellt designade kombinationer av teckensnitt och färger för alla Access-formulär och rapporter.

  • Kraftfullare villkorsstyrd formatering   Access 2010 innehåller mer kraftfulla verktyg för att framhäva data i en rapport. Du kan lägga till upp till 50 regler för villkorsstyrd formatering för varje kontroll eller grupp av kontroller och i klientrapporter kan du lägga till datastaplar för att jämföra data mellan olika poster.

  • Mer flexibla layouter   I Access 2010 är standarddesignmetoden för rapporter att placera kontroller i layouter. Dessa nät hjälper dig att enkelt inrikta och storleksanpassa kontrollerna, och de krävs för alla rapporter som du vill visa i en webbläsare. Även om layouter sig inte är något som är nytt i Access 2010 finns det några ändringar av hur de används för att flytta, justera och storleksändra kontroller. Mer information ges i videon Introduktion till formulär- och rapportlayouter.

Överst på sidan

Skapa en ny rapport

Steg 1: Välj en datakälla

Datakällan för en rapport kan vara en tabell, en namngiven fråga eller en inbäddad fråga. Datakällan måste innehålla alla rader och kolumner med de data som du vill visa på rapporten.

  • Om de data som du vill använda finns i en befintlig tabell eller fråga väljer du den tabellen eller frågan i navigeringsfönstret och fortsätter sedan till Steg 2: Välj ett rapportverktyg.

  • Om datakällan inte redan finns gör du något av följande:

Mer information om hur du skapar tabeller eller frågor ges i artiklarna Introduktion till tabeller eller Introduktion till frågor.

Mer information om hur du skapar och väljer datakällor ges i sartikeln Ange datakällan för en rapport.

Steg 2: Välj ett rapportverktyg

Rapportverktygen finns i gruppen Rapporter på fliken Skapa i menyfliksområdet. I följande tabell ges en kortfattad beskrivning av hur varje verktyg fungerar:

Webbkompatibla rapporter

Rapporter som skapas med hjälp av dessa verktyg är kompatibla med funktionen Publicera i Access Services och kommer att kunna visas i en webbläsare. Observera att webbkompatibla objekt anges med en jordglob i objektets ikon.

Bild av knapp

Verktyg

Beskrivning

Bild av knapp

Rapport

Skapar en enkel tabellrapport med alla fält i den datakälla som valdes i navigeringsfönstret.

Bild av knapp

Tom rapport

Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar åtgärdsfönstret Fältlista. Access skapar en datakällfråga när du drar fält från fältlistan till rapporten.

Mer information om funktionen Publicera i Access Services ges i artikeln Bygga en Access-databas att dela på webben.

Klientrapporter

Rapporter som skapas med hjälp av dessa verktyg är inte kompatibla med funktionen Publicera i Access Services. Om du lägger till klientrapporter i en webbdatabas kommer det inte att förhindra att databasen kan publicera data, men klientrapporterna kommer inte att kunna visas i webbläsaren. Du kan däremot använda en klientrapport då databasen har öppnats i Access.

Bild av knapp

Verktyg

Beskrivning

Bild av knapp

Rapport

Skapar en enkel tabellrapport med alla fält i den datakälla som valdes i navigeringsfönstret.

Bild av knapp

Rapportdesign

Öppnar en tom rapport i designvyn, där du kan lägga de fält och kontroller som du vill använda.

Bild av knapp

Tom rapport

Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar åtgärdsfönstret Fältlista. När du drar fält från fältlistan till rapporten skapar Access en inbäddad fråga och sparar den i egenskapen Datakälla för rapporten.

Bild av knapp

Rapportguiden

Visar en guide i flera steg, där du kan ange fält, grupperings- och sorteringsnivåer samt layoutalternativ. Guiden skapar en rapport baserad på de val som du gör.

Bild av knapp

Etiketter

Visar en guide som låter dig välja standardetikettstorlek eller en egen etikettstorlek samt vilka fält som du vill visa och hur du vill att de ska sorteras. Guiden skapar etikettrapporten baserad på de val som du gör.


Steg 3: Skapa rapporten

  1. Klicka på knappen för det verktyg du vill använda. Om en guide visas följer du stegen i guiden och klickar på Slutför på den sista sidan.

    Access visar rapporten i layoutvyn.

  2. Formatera rapporten tills den ser ut som du vill:

    • Ändra storlek på fält och etiketter genom att markera dem och sedan dra kanterna tills de har önskad storlek.

    • Flytta ett fält genom att markera det (och dess etikett, om sådan finns) och dra det sedan till den nya platsen.

    • Högerklicka på ett fält och använd kommandona i snabbmenyn om du vill sammanfoga eller dela celler, ta bort eller välja fält och utföra andra formateringsåtgärder.

      Dessutom kan du använda de funktioner som beskrivs i följande avsnitt för att göra din rapport mer attraktiv och lättläst.

Överst på sidan

Lägga till gruppering, sortering och summering

Det snabbaste sättet att lägga till gruppering, sortering eller summor i en rapport är att högerklicka på det fält som du vill använda gruppering, sortering eller summa för och sedan klicka på önskat kommando på snabbmenyn.

Du kan också lägga till gruppering, sortering eller summering med hjälp av rutan Gruppera, sortera och summera medan rapporten är öppen i layoutvyn eller designvyn:

  1. Om rutan Gruppera, sortera och summera inte redan är öppen klickar du på Gruppera och sortera i gruppen Gruppera, sortera och summera på fliken Design.

  2. Klicka på Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering och markera sedan det fält som du vill gruppera eller sortera.

  3. Klicka på Mer på en rad för gruppering eller sortering om du vill ange fler alternativ och lägga till summor.

Mer detaljerad information om gruppering, sortering och summering ges i artikeln Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport.

Överst på sidan

Markera värden med hjälp av villkorsstyrd formatering

Access 2010 innehåller mer kraftfulla verktyg för att framhäva data i en rapport. Du kan lägga till upp till 50 regler för villkorsstyrd formatering för varje kontroll eller grupp av kontroller och i klientrapporter kan du lägga till datastaplar för att jämföra data mellan olika poster.

Så här lägger du till villkorsstyrd formatering:

  1. Öppna rapporten i layoutvyn genom att högerklicka på den i navigeringsfönstret och sedan klicka på Layoutvy.

  2. Markera alla kontroller som du vill tillämpa villkorsstyrd formatering för. Om du vill markera flera kontroller håller du ned SKIFT eller CTRL och klickar på de kontroller som du vill inkludera.

  3. Klicka på Villkorsstyrd formatering i gruppen Kontrollformatering på fliken Format.

    Access öppnar dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering.

  4. I dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering klickar du på Ny regel.

  5. I dialogrutan Ny formateringsregel väljer du ett värde under Välj en regeltyp:

    • Om du vill skapa en regel tillämpas för varje post var för sig ska du välja Kontrollera värden i den aktuella posten eller använd ett uttryck.

    • Om du vill skapa en regel som jämför poster med varandra genom att använda datastaplar klickar du på Jämför med andra poster.

Obs!    Alternativet Jämför med andra poster är inte tillgängligt för webbdatabaser.


  1. Under Redigera regelbeskrivningen anger du den regel som kommer att avgöra när formateringen ska tillämpas och önskad formatering då regelns kriterier uppfylls.

  2. Klicka på OK för att återgå till dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering.

  3. Om du vill skapa ytterligare en regel för denna kontroll eller uppsättning av kontroller upprepar du proceduren från steg 4. Klicka annars på OK för att stänga dialogrutan.

Mer information om hur du lägger till villkorsstyrd formatering i en rapport ges i videon Använda villkorsstyrd formatering för rapporter.

Överst på sidan

Ordna ett professionellt utseende med hjälp av teman

Du kan nu använda Office 2010-teman med en Access-databas, vilket hjälper dig att skapa en enhetlig stil för alla Office-dokument.

Viktigt!    Om du väljer ett Office-tema (eller teckensnitt eller färg) tillämpas det på alla formulär och rapporter i databasen (inte bara på den som du arbetar med).

  1. Öppna en rapport i layoutvyn genom att högerklicka på den i navigeringsfönstret och sedan klicka på Layoutvy.

  2. På fliken Design går du till gruppen Tema och väljer du det tema, den färg eller det teckensnitt som du vill använda:

    Bild av menyfliksområde

    • Använd galleriet Tema för att samtidigt ange färger och teckensnitt för ett fördefinierat schema.

    • Använd gallerierna Färger eller Teckensnitt om du vill ange färger eller teckensnitt separat.


Mer information om hur du använder Office Teman ges i videon Gör dina formulär och rapporter i Access mer konsekventa och tilltalande med hjälp av Office-teman.

Överst på sidan

Lägga till bilder

Traditionellt har bilder i Access kontrollerats genom enskilda bildkontroller på varje formulär eller rapport. Då en bild som användes på flera formulär och rapporter ändrades behövde varje enskild bildkontroll uppdateras manuellt. I Access 2010 kan du nu koppla en bild till en databas en enda gång och sedan använda den bilden med flera objekt. En uppdatering av den enda bildfilen gör att den automatiskt uppdateras på alla platser där den används över hela databasen. Det är mycket användbart för till exempel företagslogotyper eller bakgrundsbilder som används överallt i en databas.

Lägga till en bild

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på den rapport som du vill lägga till bilden i och klickar sedan på Layoutvy .

  2. Klicka i rapporten på den plats där du vill lägga till bilden.

  3. Klicka på Infoga bild i gruppen Kontroller på fliken Design.

  4. Gör något av följande:

    • Använda en befintlig bild   Om den bild som du vill använda redan finns i galleriet klickar du på den för att lägga till den i rapporten.

    • Lägga till en ny bild   Längst ned i galleriet klickar du på Sök. I dialogrutan Infoga bild navigerar du till den bild som du vill använda och klickar sedan på Öppna.

      Access lägger till den valda bilden i rapporten.

Lägga till en bakgrundsbild

Obs!    Bakgrundsbilder kan inte läggas till i webbkompatibla rapporter.

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på den rapport som du vill lägga till bakgrundsbilden i och klickar sedan på Layoutvy .

  2. Klicka på Bakgrundsbild i gruppen Bakgrund på fliken Format.

  3. Gör något av följande:

    • Använda en befintlig bild   Om den bild som du vill använda redan finns i galleriet klickar du på den för att lägga till den i rapporten.

    • Lägga till en ny bild   Längst ned i galleriet klickar du på Sök. I dialogrutan Infoga bild navigerar du till den bild som du vill använda och klickar sedan på Öppna.

      Access lägger till den valda bilden i rapporten.

Överst på sidan

Förhandsgranska och skriva ut en rapport

Förhandsgranska en rapport

  1. Öppna den rapport som du vill förhandsgranska eller välj den i navigeringsfönstret.

  2. På fliken Arkiv klickar du på Skriv ut och klickar sedan på Förhandsgranska.

    Access öppnar rapporten i förhandsgranskningsläget. Du kan använda kommandona på fliken Förhandsgranska för att göra något av följande:

    • Skriva ut rapporten

    • Ändra sidstorlek eller layout

    • Zooma in eller ut, eller visa flera sidor åt gången

    • Uppdatera data i rapporten

    • Exportera rapporten till något annat filformat.

  3. När du vill återgå till databasens arbetsyta klickar du på Stäng förhandsgranskning i gruppen Stäng förhandsgranskning på fliken Förhandsgranska.

Skriva ut en rapport

Förutom att skriva ut en rapport från förhandsgranskningsvyn kan du även skriva ut den utan att förhandsgranska den:

  1. Öppna den rapport som du vill förhandsgranska eller välj den i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på Skriv ut på fliken Arkiv.

    • Om du vill skicka rapporten direkt till standardskrivaren utan att ange skrivaralternativ klickar du på Snabbutskrift.

    • Om du vill öppna en dialogruta där du kan välja skrivare, ange antal kopior och andra alternativ klickar du på Skriv ut.

Överst på sidan

Gäller för: Access 2010



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk