Introduktion till listor

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

En lista är en samling information som du delar med gruppmedlemmar. Du kan till exempel skapa en anmälningslista för en händelse eller följa grupphändelser i en kalender.

Artikelinnehåll

Översikt

Olika sätt att arbeta med listor

Typer av listor

Översikt

När du skapar en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats skapas flera typer av listor automatiskt. Dessa standardlistor omfattar allt från en diskussionstavla till en kalenderlista.

Du kan anpassa och lägga till objekt på standardlistorna, skapa ytterligare listor med hjälp av de tillgängliga listmallarna och skapa anpassade listor med de inställningar och kolumner som du vill använda.

Du kan visa en lista på flera olika sätt. Du kan till exempel visa en vy på en sida med samtliga åtgärder och en vy på en annan sida med de åtgärder som måste utföras samma dag. Du kan också använda mappar för att ordna listobjekten. Du kan till exempel välja att bara visa de aktuella händelserna från en kalender på en startsida och skapa en visuell vy, som påminner om en väggkalender, på en annan sida.

Har du information i ett kalkylblad som du vill använda i en lista på en SharePoint-webbplats? Du kan skapa en ny lista, inklusive kolumnerna och informationen, genom att importera ett kalkylblad.

Om du har databasprogram installerade på datorn, t.ex. Microsoft Office Access 2007, och din webbläsare stöder Microsoft ActiveX-kontroller kan du integrera listinformationen med databasverktyg som frågor, kopplingar och rapporter.

Listor kan också visas i webbdelar på sidor på webbplatsen. Webbdelar är byggstenarna i en webbplats och du kan använda dem för att lägga till objekt direkt från en lista på en webbdelssida. Du kan också öppna direkt i en lista och arbeta med den. Listan meddelanden som standard visas i en webbdel på en ny gruppwebbplatsens startsida, men du kan också klicka på rubriken för listan för att öppna och arbeta med den på en egen sida.

Överst på sidan

Olika sätt att arbeta med listor

Nedan följer exempel på några metoder som gör det lättare att arbeta med listor och hantera informationen för arbetsgruppen.

  • Spåra versioner och detaljerad historik     Du kan spåra versioner av listobjekt så att du kan se vilka objekt som har ändrats i olika versioner samt vem som har ändrat objekten. Om misstag görs i en nyare version av ett objekt kan du återgå till en tidigare version. Att kunna spåra vad som har gjorts i en lista är särskilt viktigt om en lista behöver övervakas kontinuerligt i organisationen.

    Versionshistorik för en lista

  • Kräv godkännande     Du kan ange att ett listobjekt måste godkännas innan det kan visas av alla. Objekt har statusen "väntande" tills de har godkänts eller avvisats av någon som har behörighet att godkänna dem. Du kan styra vilka grupper av användare som kan visa ett listobjekt innan det godkänns.

  • Integrera e-post med en lista     Om inkommande eller utgående e-postmeddelanden har aktiverats på din webbplats, kan du använda e-postfunktioner för listor. Vissa listor, t.ex. kalendrar, kan konfigureras så att användarna kan lägga till innehåll i dem genom att skicka meddelanden. Andra listor, t.ex. en aktivitetslista, kan konfigureras så att meddelanden skickas till användare när användarna tilldelas aktiviteter. Ditt företag kan anpassa andra typer av listor för att ta emot meddelanden.

  • Anpassa behörigheter     Du kan ange om användare av listan bara kan läsa och redigera de objekt som de skapat eller alla objekt i listan. Användare som har behörighet att hantera listor kan läsa och redigera alla listobjekt. Du kan också använda särskilda behörighetsnivåer för ett enskilt listobjekt, t.ex. om det innehåller konfidentiell information.

  • Skapa och hantera vyer     Din grupp kan skapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan ändras inte, men objekten ordnas eller filtreras så att användarna kan hitta den viktigaste eller mest intressanta informationen, beroende på deras behov.

  • Använd formler och beräknade värden     Du kan använda formler och beräknade värden för att dynamiskt generera information i kolumnerna i en lista. Beräkningarna kan inkludera information från en eller flera andra kolumner i en lista, liksom systemfunktioner som [idag] för att ange dagens datum. Du kan till exempel ange ett standardförfallodatum som infaller sju dagar efter dagens datum.

  • Håll dig informerad om ändringar     Nu använder listorna och vyerna i Office SharePoint Server 2007 RSS så att medlemmarna i arbetsgruppen kan få uppdateringar automatiskt. RSS är en teknik som gör att användarna kan få och visa uppdateringar eller RSS-matningar av nyheter och information på samma plats. Du kan också skapa e-postaviseringar om du vill meddelas när listorna ändras eller när nya objekt läggs till. Aviseringar är ett praktiskt sätt att hålla reda på viktiga ändringar.

  • Dela listinformation med ett databasprogram     Om du har ett databasprogram installerat på datorn, t.ex. Microsoft Office Access 2007, kan du exportera och importera data till och från webbplatsen, och länka en tabell från databasen till en SharePoint-lista. När du arbetar med listinformationen i en databas kan du analysera den på samma sätt som annan information, t.ex. med hjälp av frågor, kopplingar och rapporter.

    • Använda listor konsekvent flera webbplatser    Om din grupp arbetar med flera typer av listor kan du lägga till ännu mer konsekvent över flera listor med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. De här funktionerna kan du återanvända inställningar och Liststruktur på ett effektivt sätt. Du kan till exempel skapa en innehållstyp för en kund tjänstproblem som anger vissa kolumner (till exempel kundkontakt) och affärsprocesser för innehållstypen. Ett annat exempel skapar en webbplatskolumn för avdelningsnamn som har en nedrullningsbar lista med avdelningar. Du kan återanvända kolumnen i flera listor för att se till att namnen alltid visas på samma sätt i varje lista.

      Hitta länkar till mer information om innehållstyper, webbplatskolumner och listmallar i avsnittet Se även.

  • Arbeta med listobjekt från ett e-postprogram     Genom att använda ett e-postprogram som är kompatibelt med Office SharePoint Server 2007 kan du ta med dig viktig listinformation från arbetet. Med Microsoft Office Outlook 2007 kan du exempelvis visa och uppdatera uppgifter, kontakter och diskussionstavlor på webbplatsen från Outlook.

  • Definiera innehållsanpassning     Objekt i en Microsoft Office SharePoint Server 2007-lista kan publiceras så att de bara visas för medlemmarna i en viss grupp eller för en viss målgrupp. Det gör du genom att använda webbdelar, t.ex. webbdelen Innehållsfråga, som använder målgruppsanpassningsdata för att filtrera listinnehållet baserat på användarens kontext. Innan objekten i en lista kan aktiveras för en viss målgrupp måste själva listan upprättas med kolumnen Anpassa för målgrupp.

Överst på sidan

Listtyper

Vilken typ av lista som du använder beror på vilken typ av information som du delar.

Meddelanden     Använd en meddelandelista om du vill dela nyheter och status och skicka påminnelser. Meddelanden stöder utökad formatering med bilder, hyperlänkar och formaterad text.

Kontakter     Använda en kontaktlista för att lagra information om personer eller grupper som du arbetar med. Om du använder ett e-postmeddelande eller kontakta management-program som är kompatibelt med Office SharePoint Server 2007 kan du visa och uppdatera dina kontakter från din SharePoint-webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel uppdatera en lista över din organisations leverantörer från Office Outlook 2007. En kontaktlista faktiskt hantera inte medlemmar i din webbplats, men det kan användas för att lagra och dela kontakter för din organisation, till exempel en lista över externa leverantörer.

Diskussionstavlor     Använd en diskussionstavla om du vill skapa en central plats där du kan registrera och lagra gruppdiskussioner i ett format som påminner om nyhetsgrupper. Om din administratör har aktiverat listor på webbplatsen för att få e-postmeddelanden, kan diskussionstavlorna lagra e-postdiskussioner från de vanligaste e-postprogrammen. Du kan till exempel skapa en diskussionstavla för företagets nya produktlansering. Om du använder ett e-postprogram som är kompatibelt med Office SharePoint Server 2007 kan du visa och uppdatera diskussionstavlan när du arbetar i det andra programmet.

Länkar     Använd en länklista som en central plats för länkar till Internet, till företagets intranät och till andra resurser. Du kanske till exempel vill skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser.

Kalender     Använd en kalender för alla arbetsgruppens aktiviteter eller för specifika situationer, t.ex. helgdagar. En kalender tillhandahåller visuella vyer, som påminner om en skrivbords- eller väggkalender, över gruppens aktiviteter, t.ex. möten, sociala tillställningar och heldagsaktiviteter. Du kan också bevaka gruppens milstolpar, t.ex. tidsgränser eller datum för produktlanseringar, som inte associeras med ett specifikt tidsintervall. Om du använder ett e-post- eller kalenderprogram som är kompatibelt med Office SharePoint Server 2007 kan du visa och uppdatera kalendern från SharePoint-webbplatsen när du arbetar i det andra programmet. Du kan till exempel jämföra och uppdatera kalendern på SharePoint-webbplatsen med datum från Office Outlook 2007-kalendern genom att visa båda kalendrarna bredvid eller ovanpå varandra i Office Outlook 2007.

Uppgifter     Använd en uppgiftslista för att hålla reda på information om projekt och andra uppgifter för gruppen. Du kan tilldela uppgifter till användare och bevaka statusen och procent färdigt i takt med att uppgiften utförs. Om du använder ett e-post- eller uppgiftshanteringsprogram som är kompatibelt med Office SharePoint Server 2007 kan du visa och uppdatera uppgifterna från SharePoint-webbplatsen i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista för företagets budgetprocess och sedan visa och uppdatera den i Office Outlook 2007 jämte dina övriga uppgifter.

Projektaktiviteter     Om du vill lagra aktivitetsinformation i en visuell vy eller i en Gantt-vy med förloppsindikatorer, använder du en lista för projektaktiviteter. Du kan bevaka statusen och procent färdigt i takt med att aktiviteten utförs. Om du använder ett e-post- eller aktivitetshanteringsprogram som är kompatibelt med Office SharePoint Server 2007 kan du visa och uppdatera projektaktiviteterna från SharePoint-webbplatsen i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en aktivitetslista på SharePoint-webbplatsen för att identifiera och tilldela arbetet med framtagningen av en utbildningsmanual och sedan övervaka projektets status från Office Outlook 2007.

Ärendeuppföljning     Använd en lista för ärendeuppföljning om du vill lagra och följa upp särskilda ärenden, t.ex. supportfrågor. Du kan tilldela ärenden, kategorisera dem och associera ärenden med varandra. Du kan till exempel skapa en lista för ärendeuppföljning för att hantera problem och lösningar med anknytning till företagets kundtjänst. Du kan också kommentera ärenden varje gång du redigerar dem och skapa en historik över kommentarer utan att den ursprungliga ärendebeskrivningen påverkas. En kundtjänstrepresentant kan exempelvis registrera alla steg som krävts för att lösa ett problem och det slutliga resultatet. Du kan också använda en lista för ärendeuppföljning med ett trelägesarbetsflöde för att underlätta ärende- och projektuppföljningen på företaget.

Undersökning     Om du vill samla in och sammanställa feedback, t.ex. enkäter eller frågor som ska besvaras av företagets anställda, använder du en undersökning. Du kan utforma frågorna och svaren på flera olika sätt och visa en översikt över feedbacken. Om du har ett kalkylblad eller ett databasprogram installerat på datorn som är kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) eller Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 kan du exportera resultatet och analysera det mer djupgående.

Anpassad     Du kan anpassa alla slags listor, men du kan också börja med en anpassad lista och sedan anpassa de specifika inställningar som du vill använda. Du kan också skapa en lista som baseras på ett kalkylblad om du har ett kalkylbladsprogram installerat på datorn som är kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) eller Windows SharePoint Services 2.0 och Microsoft Internet Explorer och Microsoft Windows. Du kan till exempel importera en lista från Microsoft Office Excel 2007 som du skapat för att lagra och hantera kontrakt med leverantörer.

Du kan också enkelt integrera och lägga till information från affärsprogram som SAP, Siebel och Microsoft SQL Server på en Office SharePoint Server 2007-webbplats genom att lägga till en affärsdatakolumn till en Office SharePoint Server 2007-lista. Genom att lägga till en affärsdatakolumn i en lista kan du skapa en lista med objekt som använder en kombination av kolumner från Office SharePoint Server 2007 och från ett externt affärsprogram.

Språk och översättare     Du kan skapa en lista för språk och översättare och använda den med arbetsflödet Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering. Arbetsflödet använder listan för att tilldela översättningsaktiviteter till översättaren som anges i listan för respektive språk. Du kan skapa den här listan manuellt, eller välja att listan ska skapas automatiskt när du lägger till ett arbetsflöde av typen Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering.

KPI-lista     Med prestationsindikatorer (KPI) kan du snabbt utvärdera och jämföra förloppet mot mätbara mål. Du kan skapa KPI-listor för att övervaka prestanda genom att använda någon av fyra datakällor: manuellt angivna data, data i en SharePoint-lista, data i Microsoft Office Excel-arbetsböcker eller data från Analysis Services (en komponent i Microsoft SQL Server 2005). När KPI-listan har skapats kan vem som helst som har behörighet till listan använda den för att visa statusen för indikatorn på en instrumentpanelssida.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×