Introduktion till listor

Introduktion till listor

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

En lista är en samling data som du kan dela med gruppmedlemmar och andra webbplatsanvändare. SharePoint innehåller ett antal färdiga listor och listmallar som är en bra utgångspunkt när du ska ordna listobjekt. I den här artikeln förklaras olika begrepp inom att skapa och använda listor.

I följande avsnitt finns information om hur du skapar, redigerar och tar bort listor.

Obs!:  Observera att informationen här och vilka typer av listor som är tillgängliga beror på vilken version av SharePoint du använder. Kontakta administratören, din support eller chef om du inte vet vilken version du har. Du kan också läsa Vilken version av SharePoint använder jag?

En webbplats omfattar vanligtvis många standardlistor, däribland Länkar, Meddelanden, Kontakter, Ärendeuppföljning, Undersökningar och Uppgifter, som du kan använda som utgångspunkt för samarbete i grupp eller i en affärslösning. I många fall erbjuder de här standardlistorna snabba, effektiva lösningar med få eller inga ändringar. Du kan till exempel använda:

  • Aktiviteter där granskning av ägandeskap och utveckling samt en tidslinje för en effektiv visuell presentation ingår.

  • Ärendeuppföljning, med lagring av versionshantering och versionshistorik, för djupare analyser av arbetsgruppens projekt och gemensamma arbetsuppgifter.

Listor är användbara och flexibla och innehåller många inbyggda funktioner som gör det möjligt att lagra, dela och arbeta med data på ett kraftfullt sätt. Du kan:

  • Skapa en lista med en rad olika kolumner, t.ex. Text, Tal, Alternativ, Valuta, Datum och tid, Uppslag, Ja/nej och Beräknade. Du kan också bifoga en eller flera filer till ett listobjekt om du vill ge tillgång till ytterligare information, t.ex. ett kalkylblad med kompletterande siffror eller dokument med bakgrundsinformation.

  • Skapa listvyer och ordna, sortera och filtrera data på olika sätt. Du kan ändra metadata, till exempel lägga till och ta bort kolumner och ändra verifieringsuttryck, och använda listor konsekvent över webbplatser med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. Du kan exempelvis visa endast de händelser som är aktuella i en kalender på en startsida och skapa en visuell vy – ungefär som en väggkalender – på en annan sida.

  • Skapa relationer mellan listor genom att använda en kombination av unika kolumner, uppslagskolumner och tvingande relationer (borttagning av relaterade och begränsa borttagning), som alla bidrar till att du kan skapa mer sofistikerade affärslösningar och bevara dataintegriteten.

  • Skapa anpassade listor, visa data i webbdelar och webbdelssidor och importera, exportera och länka data från andra program, till exempel Excel och Access.

  • Spåra versioner och detaljerad historik, kräva att ändrade data ska godkännas, använda säkerhet på objekt- och mappnivå, checka in och checka ut och automatiskt få information om ändringar genom aviseringar och RSS-feeds.

  • Ordna innehåll i en enskild lista i mappar för ökad enkelhet och bättre prestanda, och generellt förbättra prestandan för långa listor genom att använda indexering.

Nedan följer exempel på några metoder som gör det lättare att arbeta med listor och hantera informationen för arbetsgruppen.

Spåra versioner och detaljerad historik    Du kan spåra versioner av listobjekt så att du kan se vilka objekt som har ändrats i olika versioner samt vem som har ändrat objekten. Om misstag görs i en nyare version av ett objekt kan du återgå till en tidigare version. Att kunna spåra vad som har gjorts i en lista är särskilt viktigt om en lista behöver övervakas kontinuerligt i organisationen.

Kräva godkännande    Du kan ange att ett listobjekt måste godkännas innan det visas för alla. Ett objekt förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett listobjekt innan det godkänns.

Anpassa behörigheter    Du kan ange om en deltagare för en lista bara ska kunna läsa och redigera objekt som han/hon själv har skapat, eller samtliga objekt i listan. Användare som har behörighet för att hantera listor kan läsa och redigera alla objekt. Du kan också ange en specifik behörighetsnivå för ett enskilt listobjekt, till exempel om objektet innehåller konfidentiell information.

Skapa och hantera vyer    En grupp kan skapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan ändras inte, men objekten ordnas eller filtreras så att det blir lättare för varje användare att hitta den viktigaste och mest intressanta informationen utifrån sina egna behov.

Uppdatera listor    Tillvägagångssättet för att lägga till, redigera och ta bort listobjekt är likartat oavsett vilken typ av lista du uppdaterar. Det finns två sätt att lägga till eller redigera ett objekt i en lista.

  • Med ett formulär, vilket är standardmetoden.

  • Med direktredigering, vilket innebär att du lägger till objektet direkt på listsidan.

Om listan har inställningen att spåra versioner skapas en ny version av listobjektet varje gång du redigerar det. Du kan visa historik över hur objektet har ändrats samt återställa en tidigare version om du har gjort något misstag i en senare version.

Använda formler och beräknade värden    Du kan använda formler och beräknade värden om du vill att informationen i kolumnerna i en lista ska skapas dynamiskt. Åtgärderna kan inkludera information från andra kolumner i en lista och systemfunktioner, till exempel [i dag], vilket indikerar det aktuella datumet. Du kan till exempel ange ett standardförfallodatum som ligger sju dagar från det aktuella datumet.

Håll dig informerad om ändringar    I listor och vyer kan RSS-teknik användas vilket innebär att uppdateringar kan skickas automatiskt till medlemmar i din arbetsgrupp. RSS är en teknik som gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar eller RSS-feeds med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du kan få reda på när listor ändras eller när nya objekt läggs till. Aviseringar är ett smidigt sätt att hålla reda på de ändringar som är viktiga för dig.

Skapa listrelationer    Om du vill skapa en relation mellan två listor skapar du en uppslagskolumn i källistan som hämtar (eller "slår upp") ett eller fler värden från en mållista om värdena överensstämmer med värdet i källistans uppslagskolumn. Om du vill kan du fortsätta att lägga till kolumner från mållistan i källistan. När du skapar en uppslagskolumn kan du också välja att framtvinga relationsbeteende genom att ange något av alternativen för borttagning av relaterade eller begränsad borttagning. På så sätt förblir dina data giltiga och du undviker inkonsekvenser som kan orsaka problem längre fram.

Dela listinformation med ett databasprogram    Om ett databasprogram är installerat, till exempel Access, kan du exportera och importera data till och från webbplatsen, och även länka en tabell från databasen till en lista. När du arbetar med dina listdata i en Access-databas kan du också skapa frågor, formulär och rapporter. Läs mer i Importera data till en Access-databas.

Använda listor konsekvent på flera webbplatser    Om gruppen arbetar med olika typer av listor kan du lägga till konsekvens till flera listor med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. Med de här funktionerna kan du återanvända inställningar och liststruktur på ett effektivt sätt. Du kan till exempel skapa en innehållstyp för ett kundtjänstärende där vissa kolumner anges (till exempel kundkontakt), och affärsprocesser för innehållstypen. Ett annat exempel är att skapa en webbplatskolumn för avdelningsnamn med en listruta med avdelningar. Du kan återanvända kolumnen i flera listor för att vara säker på att namnen alltid visas på samma sätt i alla listor.

Arbeta med listobjekt via ett e-postprogram    Om du använder ett e-postprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint kan du ta med dig viktig listinformation därifrån. Via Outlook kan du till exempel visa och uppdatera uppgifter, kontakter och diskussionstavlor på din webbplats. Läs mer i Ansluta en extern lista till Outlook.

Definiera innehållsanpassning    Du kan aktivera målgruppsanpassning för en lista och sedan göra så att objekt i listan bara visas för personer som är medlemmar i särskilda grupper och målgrupper i SharePoint och Active Directory. Du uppnår detta genom att använda webbdelar, till exempel webbdelen Innehållsfråga, som använder målgruppsanpassning för att filtrera listan utifrån användarens medlemskap i en grupp. Innan objekten i en lista kan aktiveras för en viss målgrupp måste själva listan konfigureras med kolumnen Målgruppsanpassning.

Vilken typ av lista som du använder beror på vilken typ av information som du delar.

Meddelanden    Använd en meddelandelista om du vill dela nyheter och status och skicka påminnelser. Meddelanden stöder utökad formatering med bilder, hyperlänkar och formaterad text.

Kontakter    Lagra information om personer eller grupper som du arbetar med i en kontaktlista. Om du använder ett e-post- eller kontakthanteringsprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint kan du visa och uppdatera kontakterna via din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel uppdatera en lista över alla företagets leverantörer från ett e-postprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint, till exempel Outlook. En kontaktlista hanterar inte webbplatsens medlemmar i egentlig mening, men kan användas för att lagra och dela kontakter för företaget, till exempel en lista med externa leverantörer.

Diskussionstavlor    Använd en diskussionstavla om du vill skapa en central plats där du kan registrera och lagra gruppdiskussioner i ett format som påminner om nyhetsgrupper. Om administratören har ställt in att listorna på webbplatsen ska kunna ta emot e-postmeddelanden kan e-postdiskussioner från de vanligaste e-postprogrammen lagras i diskussionstavlorna. Du kan till exempel skapa en diskussionstavla för företagets nya produktlansering.

Länkar    Använd en länklista som en central plats för länkar till Internet, till företagets intranät och till andra resurser. Du kanske till exempel vill skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser.

Framhävda länkar    Använd den här listan för att visa en uppsättning länkåtgärder med en visuell layout.

Kalender    Använd en kalender för alla arbetsgruppens aktiviteter eller för specifika situationer, till exempel helgdagar. En kalender tillhandahåller visuella vyer, som påminner om en skrivbords- eller väggkalender, över gruppens aktiviteter, till exempel möten, sociala tillställningar och heldagsaktiviteter. Du kan också bevaka gruppens milstolpar, till exempel tidsgränser eller datum för produktlanseringar, som inte associeras med ett specifikt tidsintervall. Om du använder ett e-post- eller kalenderprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint kan du visa och uppdatera kalendern från webbplatsen när du arbetar i det andra programmet. Du kan till exempel jämföra och uppdatera kalendern på webbplatsen med datum från din Outlook-kalender genom att visa båda kalendrarna bredvid eller ovanpå varandra i Outlook. Läs mer i Skapa en kalender.

Uppgifter    Använd en uppgiftslista för att hålla reda på information om olika projekt och andra uppgifter som din grupp har. Du kan tilldela användare uppgifter, bevaka uppgifternas status och vartefter se hur stor procentandel som är färdig. Om du använder ett e-post- eller uppgiftshanteringsprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint kan du visa och uppdatera uppgifterna via din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista för företagets budgetprocess och sedan visa och uppdatera den i Outlook tillsammans med dina övriga uppgifter. Läs mer i Skapa en lista.

Projektuppgifter    Använd en lista för projektuppgifter om du vill lagra uppgiftsinformation i en Gantt-vy med förloppsindikatorer. Du kan bevaka statusen och procent färdigt i takt med att aktiviteten utförs. Om du använder ett e-post- eller uppgiftshanteringsprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint kan du visa och uppdatera projektuppgifterna via din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista på webbplatsen för att identifiera och tilldela arbetet med framtagningen av en utbildningsmanual och sedan övervaka projektets status från Project. Läs mer i Skapa en lista.

Ärendeuppföljning    Använd en lista för ärendeuppföljning om du vill lagra och följa upp särskilda ärenden, till exempel supportfrågor. Du kan tilldela ärenden, kategorisera dem och associera ärenden med varandra. Du kan till exempel skapa en lista för ärendeuppföljning för att hantera problem och lösningar med anknytning till företagets kundtjänst. Du kan också kommentera ärenden varje gång du redigerar dem och skapa en historik över kommentarer utan att den ursprungliga ärendebeskrivningen påverkas. En kundtjänstrepresentant kan exempelvis registrera alla steg som krävts för att lösa ett problem och det slutliga resultatet. Du kan också använda en lista för ärendeuppföljning med ett trelägesarbetsflöde för att underlätta ärende- och projektuppföljningen på företaget. Läs mer i Skapa en lista.

Undersökning    Använd en undersökning om du vill samla in och sammanställa feedback, till exempel enkäter eller frågor som ska besvaras av företagets anställda. Du kan utforma frågorna och svaren på flera olika sätt och visa en översikt över feedbacken. Om du har ett kalkylblad eller ett databasprogram installerat på datorn som är kompatibelt med tekniken i SharePoint kan du exportera resultatet och analysera det mer ingående. Läs mer i Skapa en undersökning.

Anpassat    Använd en anpassad lista om du vill starta en lista från början. Du kan också skapa en anpassad lista som utgår från ett kalkylblad om du har ett kalkylbladsprogram som är kompatibelt med tekniken i SharePoint. Du kan till exempel importera en lista från Excel som du har skapat för att spara och hantera kontrakt med leverantörer. Läs mer i Skapa en lista baserad på ett kalkylblad.

Externa listor    Använd en extern lista om du vill arbeta med data som lagras utanför SharePoint, men som du kan skriva och läsa i SharePoint. Datakällan för en extern lista kallas för en extern innehållstyp. Till skillnad från en ursprunglig SharePoint-lista används Konnektivitetstjänster för företag för externa listor för att komma åt data direkt från ett externt system (t.ex. SAP, Siebel eller Microsoft SQL Server), oavsett om systemet är en databas, en webbtjänst eller ett affärssystem.

Anpassad lista i datablad    – vy Använd vyn Anpassad lista i datablad om du vill skapa en tom lista som liknar en anpassad lista, men vill att listan ska visas som standard i databladsvyn. I databladsvyn kan du använda ett datarutnät för att visa och redigera data som rader och kolumner. Du kan lägga till och redigera rader och kolumner, tillämpa filter och sorteringsordningar, visa beräknade värden och summor och på ett smidigt sätt redigera data i rutnätsceller. Databladsvyn kräver att Office är installerat på en klientdator med 32 bitar och att webbläsaren har stöd för ActiveX-kontroller.

Statuslista    Använd en statuslista om du vill visa och spåra målen för ett projekt. Listan omfattar en uppsättning ikoner i olika färger som anger i hur hög utsträckning målen har uppnåtts.

Utskick    Använd utskickslistan om du vill skicka information, t.ex. bekräftelsestämplar, till medlemmarna i gruppen.

Lista för Microsoft IME-ordlista    Använd listan för Microsoft IME-ordlista när du vill använda data i listan som en Microsoft IME-ordlista. Du kan konvertera objekt i kolumnen Läsning till Visa med Microsoft IME och visa innehållet i Kommentar i fönstret IME-kommentar. Dessa data kan länkas till en specifik URL.

PerformancePoint-innehållslista    Använd en lista för PerformancePoint-innehåll om du vill lagra instrumentpanelsobjekt, till exempel styrkort, rapporter, filter, instrumentpanelssidor och andra instrumentpanelsobjekt som du skapar med PerformancePoint Dashboard Designer.

Språk och översättare    Använd en lista för språk och översättare med arbetsflödet Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering. Arbetsflödet använder listan för att tilldela översättningsaktiviteter till översättaren som anges i listan för respektive språk. Du kan skapa den här listan manuellt, eller välja att listan ska skapas automatiskt när du lägger till ett arbetsflöde av typen Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering.

KPI-lista    Använd en KPI-lista om du vill spåra prestationsindikatorer (KPI) så att du snabbt kan utvärdera och jämföra förloppet mot mätbara mål. Du kan skapa KPI-listor för att övervaka prestanda genom att använda någon av fyra datakällor: manuellt angivna data, data i en SharePoint-lista, data i Excel-arbetsböcker eller data från Analysis Services (en komponent i Microsoft SQL Server). När KPI-listan har skapats kan du använda den och visa statusen för indikatorn på en instrumentpanelssida.

Importera kalkylblad    Skapa en lista med kolumner och data från ett befintligt kalkylblad. För att du ska kunna importera kalkylblad måste du ha Microsoft Excel eller något annat kompatibelt program.

Lägga till en av dessa listor på sidan

  1. Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet och sedan på Webbplatsinnehåll i Webbplatser.

  2. Klicka på ikonen Lägg till en app.

    Ikonen Lägg till en app i dialogrutan Webbplatsinnehåll.
  3. Bläddra bland och klicka på den app du vill använda. Det kan finnas fler än en sida.

  4. Ge appen ett unikt namn så att du kommer ihåg det senare och klicka på Skapa.

  5. När du kommer tillbaka till skärmen Webbplatsinnehåll kan du göra tre saker:

    • Stänga fönstret och gå tillbaka till sidan. Lägga till den nya appen på sidan med hjälp av Infoga webbdelar.

    • Klicka på appen och börja ange data.

    • Klicka på ellipsen ... och sedan klicka för att ändra Inställningar. Du kan lägga till kolumner, ändra namn och utföra andra uppgifter här.

Ordna listor på en webbplats

Du kan använda listfunktionerna på många olika sätt, beroende på hur stora och hur många listor du har och vad som behöver göras i organisationen.

Ibland kan du behöva en enda stor lista som ska användas i olika syften. Det kanske till exempel finns ett stort antal tekniska ärenden som måste spåras i hela organisationen och ärendena kan gälla flera olika projekt och grupper.

Använd en enda lista om:

  • Gruppen behöver översiktlig information om listobjekten eller olika vyer av samma uppsättning objekt. En chef kanske till exempel vill se förloppet för alla tekniska ärenden för organisationen eller alla ärenden som har skapats under en viss tidsperiod.

  • Användarna vill kunna söka efter ärendena på samma plats på en webbplats.

  • Du vill använda samma inställningar för listobjekten, till exempel spåra versioner eller kräva godkännande.

  • Alla grupper som arbetar med listan liknar varandra. De kan till exempel ha samma behörighetsnivå. Unika behörigheter kan användas för specifika listobjekt, men om behörighetsnivåerna varierar mycket bör du överväga att använda flera listor.

  • Du vill kunna analysera information om listan eller ta emot sammanställda uppdateringar för listan. Du kan ange att du vill ha aviseringar när listobjekten ändras eller visa ändringarna i en lista med hjälp av RSS-teknik. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över information som har ändrats.

Överväg att använda flera listor om det finns klara skillnader mellan de objekt du vill hantera eller mellan de grupper med användare som arbetar med objekten.

Använd flera listor om:

  • Det inte är troligt att användare behöver visa översikter över samtliga objekt.

  • De grupper som arbetar med informationen är distinkta och har skilda behörighetsnivåer.

  • Du behöver använda olika inställningar för till exempel versionsinformation eller godkännande för flera uppsättningar med objekt.

  • Du inte behöver analysera objekten samtidigt eller ta emot sammanställda uppdateringar om listan.

Nedan beskrivs några olika sätt att ordna listor och listobjekt:

Lägga till kolumner    Om du vill göra det lättare för användare i gruppen att hitta de objekt som är viktigast kan du lägga till kolumner i listan. Du kan till exempel lägga till kolumnen Projekt i en lista så att det blir lättare för personer som arbetar med specifika projekt att visa och arbeta med sina objekt. Du kan också lägga till fler kolumner om du vill samla in ytterligare information för varje listobjekt, till exempel namnet på avdelningen eller namnet på en anställd.

Om det finns flera objekt i en lista kan du indexera vissa kolumner så att prestandan förbättras när du visar flera objekt eller växlar mellan vyer. Det här alternativet innebär inte att sättet som du ordnar objekten på ändras, men det kan underlätta för organisationer där ett stort antal objekt sparas i en lista. Indexeringen kan emellertid ta upp mer databasutrymme. Skapa, ändra eller ta bort en vy från en lista eller ett bibliotek

Skapa vyer    Du kan använda vyer om användarna i din grupp ofta behöver visa data på ett visst sätt. I vyer används kolumner för att sortera, gruppera, filtrera och visa data. Du kan också välja hur många objekt som ska visas samtidigt i varje vy. En användare kan till exempel bläddra i en lista och visa 25 eller 100 listobjekt per sida, beroende på vad användaren är ute efter och hur snabb anslutningen är.

Med vyer kan du spara ett stort antal objekt i en lista men välja att visa bara de delmängder som du vill visa vid ett visst tillfälle, till exempel bara de ärenden som har anslagits i år eller aktuella händelser i en kalender. Du kan skapa personliga vyer som bara är tillgängliga för dig. Om du har behörighet att ändra en lista kan du också skapa offentliga vyer som är tillgängliga för alla.Skapa, ändra eller ta bort en vy från en lista eller ett bibliotek

Skapa mappar    Du kan lägga till mappar i de flesta typer av listor om listägaren har tillåtit att mappar skapas. Detta är särskilt användbart om listobjekten kan delas upp på ett visst sätt, till exempel efter projekt eller grupp. Med hjälp av mappar kan användare enklare skapa sig en bild över listobjekten och hantera dem. SharePoint-tekniker innehåller en trädvy som du kan använda för att navigera på webbplatser och bland mappar på ungefär samma sätt som du arbetar med mappar på en hårddisk. Varje avdelning kan till exempel ha en egen mapp. Skapa en mapp i en lista

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Mer information finns i

Lägga till, redigera eller ta bort listobjekt

Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek

Skapa en mapp i en lista

Ta bort en mapp från en lista

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×