Introduktion till integrering av data mellan Access och en SharePoint-webbplats

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan dela och hantera data på många sätt genom att använda Microsoft Office Access 2007 med Windows SharePoint Services 3.0. Du kan dra fördel av samarbetsfunktionerna på en SharePoint-webbplats samtidigt med inmatnings- och analysfunktionerna i Access. Du kan exempelvis följa upp versioner av data, prenumerera på aviseringar så att du vet när ändringar görs och hantera behörigheter för data.

Artikelinnehåll

Olika sätt att arbeta med data

Integrera och hantera data

Följa upp dina data och arbetsflöde

Olika sätt att arbeta med data

När du använder Office Access 2007 kan du dela, hantera och uppdatera data från SharePoint-webbplatser på flera olika sätt.

Flytta data till en SharePoint-webbplats    När du flyttar en databas från Access till en SharePoint-webbplats, skapar du listor på SharePoint-webbplatsen som är länkade som tabeller i din databas. När en databas flyttas, skapas i Access ett nytt frontprogram som innehåller alla de gamla formulären och rapporterna och de nya länkade tabellerna som just exporterats. I guiden Flytta till SharePoint-webbplats får du hjälp med att flytta data från alla tabeller på samma gång.

När SharePoint-listorna skapats kan användarna arbeta med listorna på SharePoint-webbplatsen eller i de länkade tabellerna i Access, samtidigt som de med hjälp av funktionerna på en SharePoint-webbplats hanterar sina data och håller sig uppdaterade om ändringar. Som administratör kan du hantera behörighet till alla data och versioner av data så att du kan se vem som ändrat dem och återställa tidigare data.

Publicera data på en SharePoint-webbplats    Om du samarbetar med andra kan du spara en kopia av en databas i ett bibliotek på en SharePoint-server och fortsätta arbeta i databasen genom att använda formulären och rapporterna i Access. Du kan länka listor som tabeller i databasen, vilket är användbart om du vill följa upp data på SharePoint-webbplatsen, och sedan kan du skapa formulär, frågor och rapporter som bearbetar aktuella data. Du kan exempelvis skapa ett Access-program som tillhandahåller frågor och rapporter för SharePoint-listor som följer upp ärenden och hanterar information om anställda. När användarna arbetar med dessa listor på en SharePoint-webbplats kan de öppna frågorna och rapporterna i Access på Visa-menyn för SharePoint-listorna. Om du exempelvis vill visa och skriva ut en Access-ärenderapport för ett månadsmöte kan du göra det direkt i SharePoint-listan.

När du publicerar en databas på en server första gången får du av Access en lista med webbservrar som gör det lättare att navigera till den plats där du vill publicera, exempelvis ett dokumentbibliotek. När du har publicerat databasen kommer Access ihåg platsen så att du inte behöver söka efter servern igen när du publicerar ändringar. När du publicerar en databas på en SharePoint-webbplats blir databasen tillgänglig för personer med behörighet att arbeta med SharePoint-webbplatsen.

Öppna Access-formulär och Access-rapporter på en SharePoint-webbplats    Användarna kan öppna listor i Access-vyer på en SharePoint-webbplats. Access-formulär, Access-rapporter och datablad kan visas tillsammans med andra vyer på en SharePoint-webbplats. När du väljer en Access-vy startas Access och det begärda formuläret, rapporten eller databladet öppnas. På det här viset är det lätt för dig att köra en Access-rapport på en SharePoint-webbplats utan att först behöva starta Office Access 2007 eller navigera till rätt objekt.

Skapa databaser från SharePoint-listor    Du kan öppna en SharePoint-lista i Access. Om en databas inte finns kan du skapa den i Access och sedan skapa en uppsättning formulär och rapporter som baseras på din lista.

Göra SharePoint-listor tillgängliga offline med Access    Om du behöver ta med arbete hem kan du göra dina SharePoint-listor tillgängliga offline med ett klick genom att använda Access. Du kan arbeta med data i Access och sedan synkronisera dina ändringar eller återansluta till SharePoint-webbplatsen vid ett senare tillfälle.

Importera eller länka till en SharePoint-lista    Du kan föra in en SharePoint-lista i Access genom att importera eller länka den. När du importerar en SharePoint-lista skapas en kopia av listan i en Access-databas. Under importen kan du specificera de listor som du vill kopiera och för varje markerad lista kan du ange om du importera hela listan eller endast en specifik vy. Genom att länka kan du ansluta till data i ett annat program utan att behöva importera informationen så att du kan visa och redigera senaste data både i ursprungsprogrammet och Access-databasen utan att behöva skapa och hantera en kopia av dina data i Access.

Överst på sidan

Integrera och hantera data

När du flyttat dina Access-data till en SharePoint-webbplats kan du styra vem som får se data, följa upp versioner och återställa data som oavsiktligt raderas. Den förbättrade dataintegreringen mellan Office Access 2007 och SharePoint-webbplatser ger högre prestanda och programkonstruktion.

Hantera behörighet på SharePoint-webbplatser    Du kan tilldela olika nivåer av behörighet till listor och Access-databaser på SharePoint-webbplatser. Du kan tilldela begränsad läsbehörighet eller fullständig redigeringsbehörighet till grupper och selektivt tillåta eller neka vissa användare att få åtkomst. Om du behöver begränsa åtkomst till enbart ett fåtal känsliga objekt i databasen kan du ställa in behörighet på specifika listobjekt på en SharePoint-webbplats.

Följa upp och hantera versioner på SharePoint-webbplatser    Du kan följa upp versioner av listobjekt och visa versionshistoriken på en SharePoint-webbplats. Du kan återställa en tidigare version av ett objekt vid behov. Om du behöver veta vem som ändrat en rad eller när den ändrats kan du visa versionshistoriken.

Hämta data från Papperskorgen    Du kan med den nya Papperskorgen på SharePoint-webbplatser enkelt visa borttagna poster och återställa information som oavsiktligt raderats.

Förbättrad hantering av tabeller som är länkade till SharePoint-listor    Den interna bearbetningen av tabeller som är länkade till SharePoint-listor har optimerats, vilket gör att tabellerna hanteras snabbare och smidigare än i tidigare versioner.

Förbättrad mappning av Windows SharePoint Services-datatyper    Med nytt stöd för flervärdesfält och flervärdesbilagor kan Access nu hantera fler av datatyperna på SharePoint-webbplatser, vilket påtagligt förenklar utformning och konstruktion av delade program.

Överst på sidan

Följa upp data och arbetsflöde

Du kan använda Office Access 2007 med information från SharePoint- webbplatser när du vill följa upp din organisations data, ärenden och arbetsflöde.

Uppföljning    I Access finns nu en uppföljningsmall som samverkar direkt med mallen Ärendeuppföljning på en SharePoint-webbplats. Schemana ser likadana ut och Access-lösningen kan användas som front, exempelvis med formulär och frågor, för data från en SharePoint-webbplats.

Följa upp historiken i PM-fält    PM-fält kan med fördel användas för lagring av stora mängder information. Du kan ställa in en egenskap så att Access instrueras att upprätta en historik av alla ändringar i ett PM-fält. Du kan sedan visa historiken över ändringarna. Med denna funktion kan också versionshanteringsfunktionen på SharePoint-webbplatser användas, så att du även kan använda Access när du vill visa de ändringar som gjorts i SharePoint-listan.

Integrering med arbetsflöde på SharePoint-webbplatser    Du kan nu låta Access samverka med och rapportera arbetsflöden så att du kan göra en bättre bedömning av projektets status och utvärdera dina affärsprocesser. Arbetsflödesrapporterna kan omfatta flera listor liksom information från flera arbetsflöden.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×