Introduktion till informationshanteringsprinciper

En princip för informationshantering är en uppsättning regler för en typ av innehåll. Med principer för informationshantering kan organisationer styra och följa upp saker som hur länge innehåll behålls eller vad användare kan göra med innehållet. Informationshanteringsprinciper kan hjälpa organisationer att efterleva juridiska eller statliga bestämmelser, eller så kan de helt enkelt tvinga igenom interna affärsprocesser.

En organisation som till exempel måste följa myndighetsregleringar om att kunna visa upp ”tillräcklig kontroll” över finansiella rapporter kan skapa en eller flera principer för informationshantering som granskar specifika åtgärder i processen för redigering och godkännande för alla dokument som gäller finansiell rapportering.

Instruktioner finns i Skapa och använda principer för informationshantering.

Funktioner hos principer för informationshantering

Det finns fyra baskategorier med fördefinierade policyfunktioner som organisationer kan använda separat eller i kombination för att hantera innehåll och processer.

Typer av innehållspolicys

Med principfunktionen för granskning kan organisationer enklare analysera hur innehållshanteringssystemen används, genom att händelser och åtgärder som utförs i dokument och listobjekt loggas. Du kan konfigurera principfunktionen för granskning för att logga händelser, till exempel när ett dokument eller objekt redigeras, visas, checkas in, checkas ut, tas bort eller får behörigheterna ändrade. All granskningsinformation lagras i en enskild granskningslogg på servern, och webbplatsadministratörer kan köra rapporter på den.

Med principfunktionen för förfallotid kan organisationer ta bort inaktuellt innehåll från webbplatserna på ett konsekvent och spårbart sätt. Det här gör att du kan hantera både kostnaden och risken som associeras med bevarande av inaktuellt innehåll. Du kan konfigurera en förfalloprincip för att ange att vissa typer av innehåll förfaller på ett särskilt datum eller inom en tidsperiod efter att dokumentet skapades eller redigerades senast.

Organisationer kan också skapa och distribuera anpassade principfunktioner för att uppfylla särskilda behov. En tillverkningsorganisation kanske exempelvis vill definiera en informationshanteringsprincip för alla utkastdokument för produktdesignspecifikationer för att hindra användare från att skriva ut kopior av dessa dokument på skrivare som inte är säkra. Du kan definiera en sådan informationshanteringsprincip genom att skapa och distribuera en principfunktion för utskriftsbegränsning som kan läggas till i relevant informationshanteringsprincip för innehållstypen för produktdesignspecifikationer.

Platser där du kan använda en informationshanteringsprincip

Om du vill använda en informationshanteringsprincip måste du lägga till den i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp på en webbplats. De platser som du skapar eller lägger till en informationshanteringsprincip på påverkar hur omfattande principen gäller och i vilken utsträckning den kan användas. Du kan:

Skapa en princip för en webbplatssamling och sedan lägga till denna princip i en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek Du kan skapa en princip för en webbplatssamling i listan Principer på den översta nivån i en webbplatssamling. När du har skapat en princip för en webbplatssamling kan du exportera den så att administratörer för andra webbplatssamlingar kan importera den till sin principlista. När du skapar en princip för webbplatssamling som kan exporteras kan du standardisera informationshanteringsprinciperna mellan webbplatserna i organisationen.

När du lägger till en princip för en webbplatssamling i en webbplatsinnehållstyp, och en instans av den webbplatsinnehållstypen läggs till i en lista eller ett bibliotek, kan inte ägaren av listan eller biblioteket ändra webbplatssamlingsprincipen för listan eller biblioteket. Att lägga till en princip för en webbplatssamling i en webbplatsinnehållstyp är ett bra sätt att säkerställa att webbplatssamlingsprinciper upprätthålls på varje nivå i webbplatshierarkin.

Mallänk för Typpolicy på sidan Webbplatsinställningar

Skapa en informationshanteringsprincip för en webbplatsinnehållstyp i galleriet över webbplatsinnehållstyper på webbplatsen på den översta nivån, och sedan lägga till den innehållstypen i en eller flera listor eller ett eller flera bibliotek Du kan också skapa en informationshanteringsprincip direkt för en webbplatsinnehållstyp och sedan associera en instans av den webbplatsinnehållstypen med flera listor eller bibliotek. Om du skapar en informationshanteringsprincip på det här sättet finns principen hos varje objekt i webbplatssamlingen för den innehållstypen eller en innehållstyp som ärver från den innehållstypen, men om du skapar en informationshanteringsprincip direkt för en webbplatsinnehållstyp är det svårare att återanvända denna informationshanteringsprincip i andra webbplatssamlingar, eftersom principer som skapas på detta sätt inte kan exporteras.

Länken Sidinnehållstyper på sidan Sidinställningar

Länk till informationshanteringspolicy på inställningssidan för en platsinnehållstyp

Obs! Administratörer för webbplatssamlingar kan reglera vilka principer som används i en webbplatssamling genom att inaktivera möjligheten att ange principfunktioner direkt för en innehållstyp. När denna begränsning är aktiverad är användare som skapar innehållstyper begränsade till att välja principer i listan med webbplatssamlingsprinciper.

Skapa en informationshanteringsprincip för en lista eller ett bibliotek Om organisationen behöver använda en specifik informationshanteringsprincip för en mycket begränsad mängd innehåll, kan du skapa en informationshanteringsprincip som gäller endast för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek. Denna metod för att skapa en informationshanteringsprincip är den minst flexibla. Principen gäller för endast en plats och den kan inte exporteras eller återanvändas för andra platser. Ibland kan du emellertid behöva skapa unika informationshanteringsprinciper med begränsad tillämplighet för att hantera vissa situationer.

Länk för informationshanteringsprinciper på inställningssidan för dokumentbibliotek

Kommentarer

Du kan skapa en informationshanteringsprincip för en lista eller ett bibliotek endast om listan eller biblioteket inte stöder flera innehållstyper. Om en lista eller ett bibliotek stöder flera innehållstyper, måste du definiera en informationshanteringsprincip för varje enskild listinnehållstyp som associeras med listan eller biblioteket. (Instanser av en webbplatsinnehållstyp som associeras med en särskild lista eller ett särskilt bibliotek kallas listinnehållstyper.)

Administratörer för webbplatssamlingar kan reglera vilka principer som används i en webbplatssamling genom att inaktivera möjligheten att ange principfunktioner direkt för en lista eller ett bibliotek. När denna begränsning är aktiverad är användare som hanterar listor eller bibliotek begränsade till att välja principer i listan för webbplatssamlingsprinciper.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×