Introduktion till informationshanteringsprinciper

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Organisationer kan definiera och använda informationshanteringsprinciper på Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplatser för att se till att affärsprocesser eller juridiska föreskrifter eller myndighetsföreskrifter för hantering av information följs. Med informationshanteringsprinciper kan webbplatsadministratörer eller listhanterare kontrollera hur innehåll hanteras.

I den här artikeln

Vad är en informationshanteringsprincip?

Hur informationshanteringsprinciper kan användas på en webbplats

Vad är en informationshanteringsprincip?

En informationhanteringsprincip är en uppsättning regler för en innehållstyp. Med informationhanteringsprinciper kan organisationer kontrollera och spåra saker, till exempel hur länge innehåll bevaras eller vilka åtgärder som användare kan vidta med innehållet. Informationhanteringsprinciper kan hjälpa organisationer att följa juridiska föreskrifter eller myndighetsföreskrifter, eller så kan de helt enkelt upprätthålla interna affärsprocesser. Exempel: En organisation som måste följa myndighetsföreskrifter som kräver att de påvisar "lämpliga kontroller" av de finansiella rapporterna kan skapa en eller flera informationshanteringsprinciper som granskar specifika åtgärder i redigerings- och godkännandeprocessen för alla dokument som relateras till finansiella arkiveringar.

Principfunktioner i Office SharePoint Server 2007

Varje enskild regel i en informationshanteringsprincip är en principfunktion. I Office SharePoint Server 2007 finns många fördefinierade principfunktioner som organisationer kan använda individuellt eller i kombination för att definiera informationhanteringsprinciper för webbplatserna. Principfunktionerna som ingår i Office SharePoint Server 2007 är:

  • Granskning    Med principfunktionen för granskning kan organisationer enklare analysera hur innehållshanteringssystemen används, genom att händelser och åtgärder som utförs i dokument och listobjekt loggas. Organisationer kan konfigurera principfunktionen för granskning för att logga händelser, till exempel när ett dokument eller objekt redigeras, visas, checkas in, checkas ut, tas bort eller får behörigheterna ändrade. All granskningsinformation lagras i en enskild granskningslogg på servern, och webbplatsadministratörer kan köra rapporter på den. Organisationer kan även använda Office SharePoint Server 2007-objektmodellen för att skriva och lägga till anpassade händelser i granskningsloggen.

  • Förfallotid    Med principfunktionen för förfallotid kan organisationer ta bort inaktuellt innehåll från webbplatserna på ett konsekvent och spårbart sätt. Med denna principfunktion kan organisationer hantera både kostnaden och risken som associeras med bevarande av inaktuellt innehåll. Organisationer kan konfigurera en förfalloprincip för att ange att vissa typer av innehåll förfaller på ett särskilt datum eller inom en beräknad tidsperiod efter lite dokumentaktivitet (till exempel skapa eller redigera).

  • Streckkoder    Med principfunktionen för streckkoder kan organisationer spåra fysiska kopior av dokument eller listobjekt som har skrivits ut från en webbplats. Med principfunktionen för streckkoder skapas ett unikt identifierarvärde för ett dokument. Användarna kan sedan infoga en streckkodsbild för detta värde i de Microsoft Office-dokument som de skapar. De kan också använda en streckkod på en fysisk kopia av ett dokument för att söka efter den ursprungliga kopian av detta dokument på servern. Som standard är streckkoder kompatibla med den vanliga standarden kod 39 (ANSI/AIM BC1-1995, kod 39). Organisationer kan använda Office SharePoint Server 2007-objektmodellen för att installera andra streckkodsprovidrar.

  • Etiketter    Även med principfunktionen för etiketter kan organisationer spåra fysiska kopior av dokument eller listobjekt som har skrivits ut från en webbplats. Med principfunktionen för etiketter genereras automatiskt textetiketter baserade på de dokumentegenskaper och den formatering som en webbplatsadministratör eller listhanterare anger. När användare infogar etiketter i Microsoft Office-dokument uppdateras etiketterna automatiskt med informationen från dokumentets egenskaper.

Överst på sidan

Anpassade principfunktioner

Organisationer kan också skapa och distribuera anpassade principfunktioner för att uppfylla särskilda behov. En tillverkningsorganisation kanske exempelvis vill definiera en informationshanteringsprincip för alla utkastdokument för produktdesignspecifikationer för att hindra användare från att skriva ut kopior av dessa dokument på skrivare som inte är säkra. Organisationen kan definiera en sådan informationshanteringsprincip genom att skapa och distribuera en principfunktion för utskriftsbegränsning som kan läggas till i relevant informationshanteringsprincip för innehållstypen för produktdesignspecifikationer.

Överst på sidan

Integrering av informationshanteringsprinciper med Microsoft Office 2007-systemet-program

Informationshanteringsprinciper i Office SharePoint Server 2007 kan visas för användare i Office-version 2007-klientprogrammen på några olika sätt. När du konfigurerar en informationshanteringsprincip på servern för en särskild innehållstyp, lista eller ett särskilt bibliotek, kan du skriva en principframställning som visas för användare som arbetar med det innehåll som omfattas av denna princip. Principframställningen kan informera användarna om att informationshanteringsprinciperna upprätthålls för dokumentet eller den kan ge detaljerad information, till exempel att ett dokument förfaller efter en särskild tidsperiod. När användare öppnar dokument som omfattas av informationshanteringsprinciper i ett av Office-version 2007-klientprogrammen visas denna principframställning. Om en informationshanteringsprincip dessutom har en principfunktion för streckkoder eller etiketter, kan principen konfigureras för att begära att användare infogar streckkoder eller etiketter i Microsoft Office-dokument när de försöker att spara eller skriva ut dem i ett Office-version 2007-klientprogram.

Överst på sidan

Så här kan informationshanteringsprinciper användas på en webbplats

Om du vill använda en informationshanteringsprincip måste du lägga till den i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp på en webbplats. De platser som du antingen skapar eller lägger till en informationshanteringsprincip på påverkar hur omfattande principen gäller och i vilken utsträckning den kan användas. Du kan:

  • Skapa en princip för en webbplatssamling och sedan lägga till denna princip i en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek     Du kan skapa en princip för en webbplatssamling i listan för webbplatssamlingsprinciper för en webbplats på den översta nivån i en webbplatssamling. När du har skapat en princip för en webbplatssamling kan du exportera den så att webbplatsadministratörer för andra webbplatssamlingar kan importera den till sin lista för webbplatssamlingsprinciper. När du skapar en princip för webbplatssamling som kan exporteras kan du standardisera informationshanteringsprinciperna mellan webbplatserna i organisationen.

    När du lägger till en princip för en webbplatssamling i en webbplatsinnehållstyp, och en instans av den webbplatsinnehållstypen läggs till i en lista eller ett bibliotek, kan inte ägaren av listan eller biblioteket ändra webbplatssamlingsprincipen för listan eller biblioteket. Att lägga till en princip för en webbplatssamling i en webbplatsinnehållstyp är ett bra sätt att säkerställa att webbplatssamlingsprinciper upprätthålls på varje nivå i webbplatshierarkin.

    Mer information finns i Skapa en informationshanteringsprincip för en webbplatssamling.

  • Skapa en informationshanteringsprincip för en webbplatsinnehållstyp i galleriet över webbplatsinnehållstyper på webbplatsen på den översta nivån, och sedan lägga till den innehållstypen i en eller flera listor eller ett eller flera bibliotek     Du kan också skapa en informationshanteringsprincip direkt för en webbplatsinnehållstyp och sedan associera en instans av den webbplatsinnehållstypen med flera listor eller bibliotek. Om du skapar en informationshanteringsprincip genom att använda denna metod, finns principen hos varje objekt i webbplatssamlingen för den innehållstypen eller en innehållstyp som ärver från den innehållstypen. Om du skapar en informationshanteringsprincip direkt för en webbplatsinnehållstyp, är det svårare att återanvända denna informationshanteringsprincip i andra webbplatssamlingar, eftersom principer som skapas på detta sätt inte kan exporteras.

    Obs!: Administratörer för webbplatssamlingar kan reglera vilka principer som används i en webbplatssamling genom att inaktivera möjligheten att ange principfunktioner direkt för en innehållstyp. När denna begränsning är aktiverad är användare som skapar innehållstyper begränsade till att välja principer i listan för webbplatssamlingsprinciper.

    Information om hur du skapar en informationshanteringsprincip för en webbplatsinnehållstyp finns i Ändra en webbplatsinnehållstyp.

  • Skapa en informationshanteringsprincip för en lista eller ett bibliotek     Om organisationen behöver använda en specifik informationshanteringsprincip för en mycket begränsad mängd innehåll, kan du skapa en informationshanteringsprincip som gäller endast för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek. Denna metod för att skapa en informationshanteringsprincip är den minst flexibla. Principen gäller för endast en plats och den kan inte exporteras eller återanvändas för andra platser. Organisationer kan emellertid behöva skapa unika informationshanteringsprinciper med begränsad tillämplighet för att hantera vissa situationer.

    Meddelanden: 

    • Du kan skapa en informationshanteringsprincip för en lista eller ett bibliotek endast om listan eller biblioteket inte stöder flera innehållstyper. Om en lista eller ett bibliotek stöder flera innehållstyper, måste du definiera en informationshanteringsprincip för varje enskild listinnehållstyp som associeras med listan eller biblioteket. (Instanser av en webbplatsinnehållstyp som associeras med en särskild lista eller ett särskilt bibliotek kallas listinnehållstyper.)

    • Administratörer för webbplatssamlingar kan reglera vilka principer som används i en webbplatssamling genom att inaktivera möjligheten att ange principfunktioner direkt för en lista eller ett bibliotek. När denna begränsning är aktiverad är användare som hanterar listor eller bibliotek begränsade till att välja principer i listan för webbplatssamlingsprinciper.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×