Introduktion till hur du använder arbetsflöden i InfoPath-formulär

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln

vad är arbetsflöden?

Olika sätt att använda arbetsflöden i InfoPath-formulär

Arbetsflöden som ingår i Office SharePoint Server 2007

Stöd för anpassade arbetsflöden i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Åtgärder under användning av arbetsflöden

Starta ett arbetsflöde på ett dokument eller ett objekt

Vad är arbetsflöden?

Ett arbetsflöde beskrivs ibland som en serie uppgifter som tillsammans ger ett visst resultat. I Microsoft SharePoint-produkter och -tekniker definieras arbetsflöden mer exakt som den automatiserade förflyttningen av dokument eller objekt genom en viss följd av uppgifter i en affärsprocess. Arbetsflöden kan användas i ett företag eller en organisation som vill skapa en konsekvent hantering av ofta förekommande affärsprocesser och tillämpa sin affärslogik på dokumenten eller objekten i en SharePoint-lista eller -bibliotek. Affärslogik är en uppsättning instruktioner som anger och styr de åtgärder som vidtas för ett dokument eller ett objekt.

Kostnaderna och tiden som krävs för koordineringen av vanliga affärsprocesser, t.ex. godkännande av projekt och granskning av dokument, kan minskas genom att personalens uppgifter i dessa processer hanteras och spåras med hjälp av arbetsflöden. Du kan exempelvis lägga till ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek på en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbsida som dirigerar ett dokument till en grupp personer för godkännande. När dokumentförfattaren startar ett arbetsflöde för ett dokument i detta bibliotek skapas dokumentgodkännandeuppgifter i arbetsflödet, dessa tilldelas till arbetsflödets deltagare och e-postmeddelanden skickas till deltagarna med instruktioner och en länk till dokumentet som ska godkännas. Under arbetsflödets gång kan dess ägare (dokumentförfattaren i det här fallet) och arbetsflödets deltagare se på sidan Arbetsflödesstatus vilka deltagare som har genomfört sina uppgifter. Sidan öppnas om du klickar på arbetsflödets status för ett dokument eller ett objekt i dokumentbiblioteket. När deltagarna har genomfört sina uppgifter avslutas arbetsflödet och ägaren får automatiskt ett meddelande om att arbetsflödet är slutfört.

Följande bild visar ett arbetsflöde för godkännande.

Flödesschema för godkännande

Arbetsflöden fungerar inte enbart som stöd för befintliga manuella arbetsprocesser utan utökar också möjligheterna till samarbete och arbete med dokument, listor och bibliotek. Webbplatsanvändare kan starta och delta i arbetsflöden med hjälp av anpassningsbara formulär som kan nås från dokumentet eller objektet i en SharePoint-lista eller -bibliotek. Formulären är SharePoint-sidor med vars hjälp användare kan granska eller göra ändringar i arbetsflödet. Arbetsflödesfunktionerna i Office SharePoint Server 2007 är nära integrerade med Microsoft Office 2007-systemet. Följande arbetsflödesuppgifter kan utföras antingen på en Office SharePoint Server 2007-webbplats eller direkt i vissa program i Office-version 2007:

  • Visa listan över arbetsflöden som är tillgängliga för ett dokument eller ett objekt.

  • Starta ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt.

  • Visa, redigera eller tilldela om en arbetsflödesuppgift.

  • Slutföra en arbetsflödesuppgift.

Överst på sidan

Olika sätt att använda arbetsflöden i InfoPath-formulär

Du kan skapa Microsoft Office InfoPath-formulär som visar specifika data som hör till den aktuella statusen för ett arbetsflöde. Du gör detta genom att utforma en formulärmall och använda regler som initierar åtgärder i formuläret baserat på status för arbetsflödet. Det här kan effektivisera processer som personer använder för att fylla i formulär. Du kan till exempel utformar formulär ska visas en skrivskyddad vy när status för ett arbetsflöde är färdigt och data i formuläret bör därför inte ändras.

Med hjälp av regler kan du också skapa formulär som svarar på arbetsflöden på andra sätt. Du kan exempelvis använda en regel som visar ett meddelande i en dialogrutan med instruktioner som är specifika för en viss arbetsflödesstatus.

Obs!: Dialogrutor visas automatiskt i webbläsarkompatibla formulärmallar som fylls i i en webbläsare.

Arbetsflöden måste läggas till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att kunna användas i InfoPath-formulär. Vilka arbetsflöden som är tillgängliga för en webbplats varierar beroende på webbplatstyp, om arbetsflödet är aktiverat och om anpassade arbetsflöden har skapats med hjälp av Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Kontakta servergruppsadministratören för information om vilka arbetsflöden som är installerade och klara för användning på webbplatsen.

Varje arbetsflöde definieras av distinkta status med beskrivande namn, till exempel Pågår. Namn för status varierar beroende på vilken typ av arbetsflöde. Till exempel ett arbetsflöde för godkännande, som är tillgänglig på servrar som körs med Microsoft Office SharePoint Server 2007 – innehåller en status för Pågående, Avbruten och slutförd. Status för en Trelägesarbetsflödet – som är tillgängliga i Windows SharePoint Services 3.0 – kan definieras av den person som lägger till arbetsflödet i ett bibliotek eller en lista, medan andra arbetsflöden använda standard status, till exempel i statusen anges tidigare. Även om beskrivande namn visas för användaren, representeras arbetsflöde status med hjälp av programmering av numeriska värden. Om du vill designa en formulärmall och svara på en specifik arbetsflödesstatus vet du det numeriska värdet för arbetsflödesstatus som du vill använda. Detta beror på att InfoPath använder det numeriska värdet av arbetsflödet för att starta en åtgärd, till exempel byta vy.

Arbetsflöden på SharePoint-webbplatser

Följande arbetsflöden används i vanliga affärsscenarier och ingår i Windows SharePoint Services 3.0 och Office SharePoint Server 2007.

Arbetsflöden som ingår i Windows SharePoint Services 3.0

Trelägesarbetsflödet ingår på webbplatserna för Windows SharePoint Services 3.0 och Office SharePoint Server 2007. Det kan användas i affärsprocesser där stora mängder frågor eller objekt, t.ex. kundsupportfrågor, försäljningsuppslag och projektuppgifter, måste spåras.

Överst på sidan

Arbetsflöden som ingår i Office SharePoint Server 2007

På en Office SharePoint Server 2007-webbplats finns också följande arbetsflöden för vanliga affärsscenarier:

  • Godkännande     I detta arbetsflöde dirigeras ett formulär till en grupp godkännare. Som standard associeras arbetsflödet med innehållstypen Dokument vilket betyder att det automatiskt är tillgängligt i dokumentbibliotek. En version av godkännandearbetsflödet är också som standard associerad med biblioteket Sidor på en publiceringswebbplats, och arbetsflödet kan därför användas för hantering av godkännandeprocessen vid publicering av webbsidor.

  • Samla in feedback     Detta arbetsflöde dirigerar ett formulär till en grupp granskare för feedback. Informationen från granskarna samlas in och skickas till den person som initierade arbetsflödet. Som standard associeras arbetsflödet Samla in feedback med innehållstypen Dokument vilket betyder att den automatiskt är tillgänglig i dokumentbibliotek.

  • Samla in signaturer    Det här arbetsflödet dirigerar ett dokument från Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 eller Microsoft Office Excel 2007 till en grupp personer att samla in sina digitala signaturer. Arbetsflödet måste vara igång i ett Microsoft Office 2007-systemet program. Som standard associeras insamling av signaturer arbetsflödet med innehållstypen dokument, vilket betyder att den är automatiskt tillgänglig i dokumentbibliotek. Arbetsflöde för insamling av signaturer är dock tillgängliga endast för Office-dokument som innehåller en eller flera signaturrader för Microsoft Office.

    Obs!: Det här arbetsflödet kan inte användas för InfoPath-formulär.

  • Dispositionsgodkännande     Detta arbetsflöde, som stöder arkivhandlingshanteringsprocesser, hanterar dokument som förfaller och deras lagring genom att låta deltagarna besluta om de vill behålla eller ta bort förfallna dokument. Arbetsflödet för dispositionsgodkännande är avsett att användas huvudsakligen på en webbplats för arkivhandlingscenter.

  • Gruppgodkännande     Det här arbetsflödet liknar arbetsflödet för godkännande, men innehåller ett konfigurerat dokumentbibliotek och visar en anpassad vy av godkännandeprocessen. Godkännare väljs i ett hierarkiskt organisationsschema och kan sedan använda en stämpelkontroll i stället för en signatur. Den här lösningen är endast tillgänglig i östasiatiska versioner av Office SharePoint Server 2007.

  • Översättningshantering    Med hjälp av det här arbetsflödet kan den manuella dokumentöversättningsprocessen hanteras, kopior av det dokument som ska översättas skapas och översättare tilldelas översättningsuppgifter. Arbetsflödet är endast tillgängligt i bibliotek för översättningshantering.

Alla ovanstående arbetsflöden kan på flera sätt anpassas efter företagets eller organisationens behov. När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp och gör det tillgängligt för dokument eller objekt kan du exempelvis anpassa uppgiftslistor och historiklistor där information om arbetsflödet sparas.

När en användare startar ett arbetsflöde för ett dokument eller ett objekt kan användaren, beroende på vilken typ av arbetsflöde det gäller, anpassa arbetsflödet än mer genom att specificera listan över deltagare, ange ett förfallodatum och instruktioner för uppgifterna.

Överst på sidan

Stöd för anpassade arbetsflöden i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Ett företag kan välja att utveckla och distribuera egna arbetsflöden som är unika för företagets affärsprocesser. Arbetsflöden kan vara just så enkla eller komplicerade som dessa affärsprocesser kräver. Utvecklare kan skapa arbetsflöden som startas av webbplatsanvändare eller som startas automatiskt vid en viss händelse, exempelvis när ett objekt i en SharePoint-lista eller ett formulär i ett dokumentbibliotek skapas eller ändras. Om företaget har utvecklat och distribuerat egna arbetsflöden kan även dessa vara tillgängliga på webbplatsen.

Anpassade arbetsflöden kan skapas på två sätt för Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007 beroende på vilka personer som arbetar med att skapa arbetsflöden:

  • Professionella programvaruutvecklare     Professionella programvaruutvecklare kan skapa arbetsflöden med Microsoft Visual Studio 2005 Extensions för Windows Workflow Foundation. Sådana arbetsflöden innehåller anpassad kod och egna aktiviteter. Anpassade arbetsflöden som har skapats av en professionell programvaruutvecklare kan distribueras på flera webbplatser av en serveradministratör.

  • Webbdesigner    Webbdesigner kan utforma kodlösa arbetsflöden för särskilda listor eller bibliotek genom att använda ett webbdesignprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services, t.ex. Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Arbetsflödena skapas från en lista med tillgängliga arbetsflödesuppgifter, och webbdesignern som skapar ett sådant arbetsflöde kan distribuera det direkt till listan eller dokumentbiblioteket där det ska användas.

Om du vill att implementera ett anpassat arbetsflöde kan du Kontakta servergruppsadministratören information om tillgängliga resurser i din organisation. Mer information om hur du utvecklar anpassade arbetsflöden för Windows SharePoint Services 3.0 finns i Windows SharePoint Services Developer Center på MSDN. Mer information om hur du utvecklar anpassade arbetsflöden för Office SharePoint Server 2007 finns i Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, som är tillgängliga från Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer-portalen på MSDN.

Överst på sidan

Stegen i ett pågående arbetsflöde

Ett arbetsflöde för ett dokument eller ett objekt består av flera steg. Varje steg ska utföras av enskilda personer med olika roller. En webbplatsadministratör kan exempelvis lägga till ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek, en innehållskreatör kan starta ett arbetsflöde eller ändra ett pågående arbetsflöde och en dokumentgranskare eller en godkännare kan utföra arbetsflödesuppgifter.

I nästa avsnitt förklaras följande processer i arbetsflödesanvändningen:

  • Lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

  • Starta ett arbetsflöde för ett dokument eller ett objekt

  • Ändra ett pågående arbetsflöde

  • Slutföra arbetsflödesuppgifter

  • Spåra arbetsflödens status

Lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

Innan ett arbetsflöde kan användas måste det läggas till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp. Du måste ha behörigheter Hantera listor om du vill lägga till arbetsflödet i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp. Oftast är det webbplatsadministratörer eller personer som hanterar specifika listor eller bibliotek som utför den här uppgiften.

Tillgängligheten för ett arbetsflöde inom en webbplats varierar beroende på var det läggs till:

  • Om du lägger till ett arbetsflöde direkt i en lista eller ett bibliotek, är det tillgängligt endast för objekt i den listan eller det biblioteket.

  • Om du lägger till ett arbetsflöde i en listinnehållstyp (en instans av en webbplatsinnehållstyp som har lagts till i en given lista eller ett givet bibliotek), blir det tillgängligt endast för den innehållstypen i den lista eller det bibliotek som den innehållstypen är kopplad till.

  • Om du lägger till ett arbetsflöde i en webbplatsinnehållstyp, är arbetsflödet tillgängligt för alla objekt av den innehållstypen i varje lista och bibliotek som en instans av webbplatsinnehållstypen har lagts till i. Om du vill att ett arbetsflöde ska ha omfattande tillgänglighet över listor eller bibliotek i en webbplatssamling för objekt av en specifik innehållstyp, är det effektivaste sättet att lägga till arbetsflödet direkt i en webbplatsinnehållstyp.

När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp kan du anpassa arbetsflödet för den specifika platsen med hjälp av följande alternativ:

  • Namnet på arbetsflödesinstansen.

  • Uppgiftslistan där arbetsflödets uppgifter sparas.

  • Historiklistan som innehåller alla händelser i arbetsflödet.

  • På vilket sätt du vill att arbetsflödet ska startas.

  • Ytterligare alternativ som är specifika för det enskilda arbetsflödet, t.ex. hur uppgifter dirigeras till deltagarna, vilken omständighet som slutför arbetsflödet och vilka åtgärder som vidtas efter att arbetsflödet har slutförts.

Obs!: När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp kan du göra det tillgängligt för dokument eller objekt på en specifik plats. Du startar inte det aktuella arbetsflödet. Länkar till mer information om hur du lägger till arbetsflöden i listor, bibliotek och innehållstyper finns i avsnittet Se även.

Starta ett arbetsflöde för ett dokument eller ett objekt

När ett arbetsflöde har lagts till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp kan du starta det för ett dokument eller ett objekt på den aktuella platsen (om arbetsflödet har konfigurerats för att startas manuellt). Om du vill starta ett arbetsflöde markerar du det i listan över tillgängliga arbetsflöden för dokumentet eller objektet. Eventuell kan du även behöva fylla i ett formulär med nödvändig information. Beroende på arbetsflödets utformning och konfiguration kan du, när arbetsflödet startas, anpassa det genom att exempelvis ange deltagare, förfallodatum och uppgiftsinstruktioner.

Ändra ett pågående arbetsflöde

Ett arbetsflöde kan ändras efter att det har startats. Du kanske behöver lägga till fler deltagare, en deltagare måste kanske lämna över sin uppgift till en annan deltagare eller begära en ändring i dokumentet eller objektet som arbetsflödet används för. Du kan ändra vissa av de fördefinierade arbetsflödena som ingår i Office SharePoint Server 2007 medan de pågår. Om företaget har utvecklat och distribuerat ett eget arbetsflöde kan möjligheten att ändra det pågående arbetsflödet bero på hur arbetsflödet har designats.

Slutföra arbetsflödesuppgifter

Alla händelser i ett arbetsflöde som kräver manuell hantering representeras av en arbetsflödesuppgift. När en uppgift har tilldelats en arbetsflödesdeltagare kan uppgiftens mottagare antingen slutföra uppgiften eller begära ändring av arbetsflödet genom att redigera det formulär som tillhör uppgiften. I Office SharePoint Server 2007 kan deltagare slutföra arbetsflödesuppgifter på SharePoint-webbplatsen eller direkt i ett Microsoft Office 2007-program, t.ex. Microsoft Office InfoPath 2007. När en arbetsflödesdeltagare slutför en uppgift skickas information till servern om att arbetsflödets status ska höjas till nästa steg i arbetsflödet.

Spåra arbetsflödens status

Arbetsflödets ägare och deltagare kan följa arbetsflödets förlopp på statussidan för arbetsflödet på SharePoint-webbplatsen. Statussidan innehåller statusinformation om arbetsflödesuppgifter som ännu inte är slutförda. Här finns också historik för arbetsflödet.

I Office SharePoint Server 2007 ingår även rapporteringsverktyg med vars hjälp du kan få en samlad analys av arbetsflödets historik. Med hjälp av den här analysen kan företag och organisationer hitta de delar i processerna som behöver förbättras eller kontrollera om en grupp uppfyller resultatmålen i en affärsprocess. Office SharePoint Server 2007 innehåller flera fördefinierade Microsoft Excel-rapporter för arbetsflöden. Dessutom är arbetsflödeshistoriken tillgänglig i en SharePoint-lista som kan användas och analyseras i andra program, t.ex. Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 eller i en anpassad lösning för övervakning av affärsprocesser.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×