Introduktion till hanterade metadata

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Metadata är information om information. Till exempel är en bok titel och författare metadata. Metadata kan vara många typer av information – en plats, ett datum eller en katalog artikelnummer. När du använder SharePoint-produkter kan hantera du metadata centralt. Du kan ordna metadata på ett sätt som passar i din verksamhet och använda metadata för att göra det lättare att hitta det du söker.

I den här artikeln beskrivs viktig terminologi med anknytning till hanterade metadata. Vi tittar också snabbt på hur du kan hantera metadata med hjälp av verktygen i SharePoint.

Viktig terminologi

Det här avsnittet innehåller definitioner av viktig terminologi. Dessa termer och begrepp förekommer ofta i artiklar om hanterade metadata.

En taxonomi är ett formellt klassificeringssystem. En taxonomi grupperar orden, etiketterna och termerna som beskriver något, och ordnar sedan grupperna i en hierarki.

Taxonomier skapas för nästan all slags information, från biologiska system till organisationsstrukturer. Biologer grupperar exempelvis levande organismer i fyra huvudklassificeringar: djur, växter, svampar och mikrober. Varje huvudgrupp har många undergrupper. Hela systemet tillsammans är en taxonomi.

Organisationer skapar taxonomier på en mängd olika sätt, t.ex. redovisningstaxonomier för hantering av redovisningssystem, organisationsscheman och jobbklassificeringar för hantering av anställda, produktkataloger o.s.v. Alla dessa taxonomier är strukturerade informationshierarkier och formella klassificeringssystem som gör det lättare att hantera information.

En folksonomi är ett informellt klassificeringssystem. En folksonomi utvecklas gradvis i takt med att webbplatsanvändarna arbetar tillsammans med ord, etiketter och termer på en webbplats. Ursprungligen utvecklades folksonomier från populära applikationer som bokmärkning.

Om du någon gång har sett ett märkningsmoln på en webbplats så har du sett en visualisering av en folksonomi. Följande bild illustrerar ett märkningsmoln på en SharePoint-webbplats.

Taggmoln

Det kan vara bra att hantera metadata med hjälp av en folksonomibaserad metod. En sådan metod gör det möjligt att dela webbplatsanvändarnas kunnande och expertis. Med en folksonomi kan innehållsklassificeringen utvecklas baserat på föränderliga affärsbehov och användarintressen.

En termuppsättning är en grupp med relaterade termer.

Termuppsättningar kan ha olika omfattning beroende på var de skapas.

  • Lokala termuppsättningar    skapas i kontexten för en webbplatssamling och är endast tillgängliga (och synliga) för användare av den webbplatssamlingen. Om du till exempel skapar en termuppsättning för en metadatakolumn i en lista eller i ett bibliotek, är termuppsättningen lokal. Den är bara tillgänglig i webbplatssamlingen som innehåller listan eller biblioteket. Ett mediebibliotek kan exempelvis ha en metadatakolumn som innehåller typen av media (diagram, fotografi, skärmbild, video o.s.v.). Listan med tillåtna termer är bara relevant för det här biblioteket och är tillgänglig för användning i biblioteket.

  • Globala termuppsättningar    kan användas på alla webbplatser som prenumererar på ett specifikt tjänstprogram för hanterade metadata. En organisation kan exempelvis skapa en termuppsättning som visar namn på affärsenheter i organisationen, t.ex. Personal, Marknadsföring, IT o.s.v.

Dessutom kan du konfigurera en termuppsättning som stängda eller öppna. I en stängd termuppsättning kan inte användare lägga till nya termer om de inte har rätt behörighet. I en öppen termuppsättning användare kan lägga till nya termer i en kolumn som är mappat till termuppsättningen.

En term är ett ord eller en fras som associeras med ett objekt på en SharePoint-webbplats. Det är ett enskilt objekt i en termuppsättning. En term har ett unikt ID och det kan ha många textetiketter (synonymer). Om du arbetar på en flerspråkig plats har termen etiketter på ett annat språk.

Det finns två typer av termer:

  • Hanterade termer    Hanterade termer är termer som är fördefinierade. Administratören för en termlagringsplats ordnar hanterade termer i en hierarkisk termuppsättning.

  • Företagsnyckelord    Ett företagsnyckelord är ett ord eller en fras som användaren lägger till objekt på en SharePoint-webbplats. Samling med företagsnyckelord kallas nyckelord ange. Vanligtvis att användare kan lägga till ett ord eller en fras till ett objekt som ett nyckelord. Det innebär att du kan använda företagsnyckelord för märkning folksonomy-format. Administratörer för termlagringsplats flytta ibland företagsnyckelord till en specifik hanterad termuppsättning. Nyckelord blir tillgängliga i kontexten för den termuppsättningen när de är en del av en hanterad termuppsättning.

Om du vill veta mer om hur du skapar och hantera termer, se Skapa och hantera termer i en termuppsättning.

I SharePoint-produkter är en grupp en säkerhetsterm. I relation till hanterade metadata är en grupp en uppsättning termuppsättningar med gemensamma säkerhetskrav. Det är bara användare som har deltagarbehörigheter för en särskild grupp som kan hantera termuppsättningar som hör till gruppen eller som kan skapa nya termuppsättningar i den. Organisationer bör skapa grupper för termuppsättningar som har unika åtkomst- eller säkerhetskrav.

Mer information om hur du skapar en grupp för termuppsättningar finns i Konfigurera en ny grupp för termuppsättningar.

Verktyget för hantering av termlagringsplats används av personer som hanterar taxonomier för att skapa eller hantera termuppsättningar och termerna i dem. I verktyget för hantering av termlagringsplats visas alla globala termuppsättningar och alla lokala termuppsättningar som är tillgängliga för den webbplatssamling som du öppnar verktyget från.

En kolumn med hanterade Metadata är en särskild typ av kolumn som du kan lägga till i listor eller bibliotek. Det kan användarna att välja termer från en viss termuppsättning. En kolumn med hanterade Metadata kan mappas till en befintlig termuppsättning eller skapa en lokal termuppsättning specifikt för kolumnen.

Mer information om hur du arbetar med en kolumn med hanterade Metadata finns i Skapa en kolumn med hanterade metadata

Kolumnen med företagsnyckelord är en kolumn som du kan lägga till i innehållstyper, listor eller bibliotek om du vill att användarna ska kunna märka objekt med ord eller fraser som de väljer. Som standard är det en flervärdeskolumn. När användarna skriver ett ord eller en fras i kolumnen ger SharePoint förslag i förväg, t.ex. på objekt från hanterade termuppsättningar och termuppsättningen Nyckelord. Användarna kan välja ett befintligt värde eller ange ett nytt.

Sociala märkningar är ord eller fraser som webbplatsanvändare kan använda i innehåll för att kategorisera information efter behov. Sociala märkningar är användbara eftersom de gör det möjligt för webbplatsanvändare att enklare hitta information på en webbplats. Användare kan lägga till sociala märkningar till information på en SharePoint-webbplats och till URL:er utanför en SharePoint-webbplats.

En social märkning innehåller pekare till tre typer av information:

  • En användaridentitet

  • En objekt-URL

  • En term

När du lägger till en social märkning till ett objekt kan du ange om du vill att din identitet och objektets URL ska vara privata. Tänk på att termdelen av den sociala märkningen alltid är offentlig eftersom den lagras på termlagringsplatsen.

När du skapar en social märkning kan du välja från en uppsättning med befintliga termer eller ange något nytt. Om du väljer en befintlig term innehåller din sociala märkning en pekare till termen.

Om du i stället anger en ny term skapas ett nytt nyckelord för termen i termuppsättningen Nyckelord. Den nya sociala märkningen pekar på den här termen. Detta innebär att folksonomibaserad märkning kan användas med sociala märkningar. När användarna uppdaterar en kolumn för företagsnyckelord eller hanterade metadata kan sociala märkningar dessutom skapas automatiskt i SharePoint. Dessa termer visas som märkningar i nyhetskällor, märkningsmoln eller i Min webbplats-profiler.

List- eller biblioteksägare kan aktivera eller inaktivera metadatapublicering genom att uppdatera Inställningar för företagsmetadata och -nyckelord för en lista eller ett bibliotek.

Om du vill veta hur du lägger till en särskild nyckelord kolumn finns i lägga till en kolumn för företagsnyckelord i en lista eller ett bibliotek.

Generellt sett syftar märkning på att använda metadata för ett objekt, oavsett om märkningen är hanterade metadata eller en social märkning.

Metadatascenarier: från taxonomier till folksonomier

Du kan använda flera olika metoder för att hantera metadata i SharePoint, från formella taxonomier till användarbaserade folksonomier. Du kan implementera formella taxonomier med hjälp av hanterade termer och termuppsättningar. Du kan också använda företagsnyckelord och sociala märkningar, som gör att webbplatsanvändare kan märka innehåll med nyckelord som de väljer.

SharePoint-produkterna erbjuder dessutom stor flexibilitet. Du kan välja hur mycket struktur och kontroll, och vilken omfattning, som hanteringen av metadata kräver. Exempel:

  • Du kan tillämpa kontroll globalt mellan flera webbplatser eller lokalt på särskilda webbplatser.

  • Du kan konfigurera termuppsättningar som stängda eller öppna för användarmodifikation.

  • Du kan välja om du vill använda företagsnyckelord och sociala märkningar med hanterade termer eller inte.

Med SharePoint-produkterna kan organisationer kombinera fördelarna med formella, hanterade taxonomier och de dynamiska fördelarna med social märkning på anpassade sätt.

Följande diagram illustrerar hur olika behov kan kräva olika omfattning och kontroll.

Flexibla konfigurationer av hanterade metadata

Fördelar med hanterade metadata

Det finns flera fördelar med att använda hanterade metadata mellan webbplatserna i en organisation:

Funktionerna hanterade metadata i SharePoint-produkter kan du styra hur användare till metadata för innehåll. Till exempel med hjälp av termen ställer och hanterade termer kan du styra vilka villkor som användare kan lägga till innehåll och du kan styra vem som kan lägga till nya termer. Du kan också begränsa företagsnyckelord till en särskild lista genom att konfigurera den nyckelord termuppsättning som stängd.

När samma termer används konsekvent mellan webbplatser är det enklare att skapa säkra processer och lösningar med metadata. Dessutom är det enklare för webbplatsanvändarna att använda metadata i innehåll på ett konsekvent sätt.

När innehåll på webbplatser i en organisation har konsekvent metadata, är det lättare att hitta företagsinformation och data med hjälp av sökfunktionen. Sökfunktioner, till exempel förfiningspanelen som visas till vänster på sidan med sökresultat kan du filtrera sökresultat baserat på metadata.

Förfiningspanelen visar metadata som kan användas för att filtrera sökresultat.

Metadatanavigering kan du skapa vyer informationens dynamiskt, baserat på specifika metadatafält. Användare kan sedan hitta bibliotek med hjälp av mappar eller med hjälp av metadata-pivottabeller och begränsa resultaten genom att använda ytterligare Nyckelfilter. Mer information om hur du konfigurerar detta finns i Konfigurera metadatanavigering för en lista eller ett bibliotek.

Kontroll för metadatanavigering

Hanterade metadata gör det enklare för administratörer för termlagringsplats att underhålla och anpassa dina metadata som verksamhet behöver utvecklas. Du kan uppdatera en termuppsättning enkelt. Och nytt eller uppdaterat termer blir automatiskt tillgängliga när du associerar en kolumn med hanterade Metadata med den termuppsättningen. Till exempel om du sammanfogar flera villkor i en term uppdateras innehåll som har taggats med dessa termer automatiskt så att det speglar den här ändringen. Du kan ange flera synonymer (eller etiketter) för enskilda termer. Om din webbplats är flerspråkiga kan ange du också flerspråkiga etiketter för enskilda villkor.

Hantera metadata

Effektiv hantering av metadata kräver eftertanke och planering. Tänk igenom vilken typ av information som du behöver för att hantera innehållet i listor och bibliotek och fundera på hur informationen används i organisationen. Du kan skapa termuppsättningar med metadatatermer för många olika typer av information.

Du kan till exempel ha en innehållstyp för ett dokument. Varje dokument kan ha metadata som identifierar många av relevant information om den, till exempel de här exemplen:

  • Dokumentera syftet, var försäljning förslag? En teknisk specifikation? Personalavdelning procedur?

  • Dokumentets författare och namnen på personer som har ändrat det

  • Datumet då dokumentet skapades, godkändes och senast ändrades

  • Avdelningen som ansvarar för budgetfrågor med anknytning till dokumentet

  • Målgrupp

Här är några viktiga aktiviteter i samband med hanteringen av metadata:

  • Planering och konfiguration

  • Hantera termer, termuppsättningar och grupper

  • Ange egenskaper för metadata

Din organisation kanske vill planera noggrant innan du börjar använda hanterade metadata. Hur mycket planering som krävs beror på hur formell taxonomin är, och på hur mycket kontroll du vill ha över metadata.

Om du vill att användarna ska hjälpa till att utveckla taxonomin kan du låta dem lägga till nyckelord till objekt och sedan ordna dessa i termuppsättningar efter behov.

Om organisationen vill använda hanterade termuppsättningarna implementera formell taxonomier och sedan är det viktigt att omfattar viktiga intressenter i planering och utveckling. När viktiga intressenter i organisationen komma överens om de nödvändiga termuppsättningarna använda du verktyget för hantering av termlagringsplats att importera eller skapa din termuppsättningar. Du kan också använda verktyget för att hantera termuppsättningarna när användare börjar arbeta med metadata. Om ditt webbprogram är korrekt konfigurerad och du har fått rätt behörigheter kan gå du till hantering av termlagringsplats genom att följa de här stegen.

  1. Klicka på inställningar för Knappen Office 365-inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  2. Klicka på termen lagra hantering under Webbplatsadministration.

    Dialogrutan för hantering av termlagringsplats.

Verktyget för hantering av termlagringsplats ger tillgång till en trädkontroll som du kan använda för att utföra de flesta åtgärder. Din användarroll för verktyget avgör vilka åtgärder du kan utföra. För att kunna arbeta i verktyget för hantering av termlagringsplats måste du vara servergruppsadministratör, administratör för en termlagringsplats eller ha utsetts till gruppledare eller deltagare för termuppsättningar.

Mer information finns i avsnittet Skapa och hantera grupper och termuppsättningar.

Följ stegen nedan om du vill arbeta med ett objekt i hierarkin.

  1. Peka på namnet på applikationen, gruppen, termuppsättningen eller termen i tjänsten för hanterade metadata som du vill ändra och klicka på pilen som visas.

  2. Välj önskade åtgärder på menyn.

Om du är administratör för en termlagringsplats eller gruppledare kan du exempelvis skapa, importera och ta bort termuppsättningar i en grupp. Termuppsättningsdeltagare kan skapa nya termuppsättningar.

Verktyget för hantering av termlagringsplats har nivåbaserade menyer på varje nivå i hierarkin

Du kan konfigurera särskilda egenskaper för en grupp, termuppsättningen eller termen med hjälp av egenskapsfönstret i verktyget för hantering av termlagringsplats på varje nivå i hierarkin. Om du konfigurerar en termuppsättning måste ange du information, till exempel namn, beskrivning, ägare, kontakt och andra intressenter i rutan tillgängliga på fliken Allmänt. Du kan också ange om du vill att en termuppsättning för att öppna eller stängda till nya inskickade objekt från användare. Eller välj fliken Avsedd användning och ange om termuppsättningen ska vara tillgänglig för märkning eller webbplats navigering.

Egenskaper för termlagringsplats låter dig konfigurera inställningar som taggning

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×