Introduktion till funktionerna på en SharePoint-plats

Gäller:

Microsoft Windows® SharePoint® Services-teknik i Microsoft Windows Server™ 2003

Har din arbetsgrupp nyligen skaffat en webbplats som baseras på Microsoft Windows SharePoint Services? I så fall kanske du undrar hur du samarbetar och delar information med arbetskamraterna. Den här artikeln ska få dig att komma igång genom att introducera funktionerna och möjligheterna på ett gruppwebbplats som baseras på Windows SharePoint Services. Du får lära dig grunderna till alla funktioner och var på webbplatsen du kan börja använda dem.

Artikeln är koncentrerad på mallen Gruppwebbplats, som är standardwebbplatsmallen i Windows SharePoint Services. På en gruppwebbplats kan en grupp skapa, strukturera och dela information snabbt och enkelt. Här finns också ett dokumentbibliotek och baslistor som Meddelanden, Händelser, Kontakter och Länkar.

Obs!:  Alla avsnitt med rubriken "Prova" i den här artikeln anger var på gruppwebbplatsen du kan använda en funktion. Om du följer instruktionerna i dessa avsnitt kommer du snabbt igång med att använda funktionerna. Fullständig information om hur du använder de olika funktionerna finns i hjälpen till Windows SharePoint Services. Du öppnar den genom att klicka på Hjälp på valfri sida på gruppwebbplatsen.

När du följer instruktionerna i den här artikeln använder du två objekt i användargränssnittet till SharePoint-webbplatsen som du kanske inte känner igen: fältet Snabbstart och verktygsfältet Lista. Fältet Snabbstart innehåller hyperlänkar till specifika sidor på gruppwebbplatsen.

Fältet Snabbstart

I verktygsfältet Lista finns hyperlänkar till sidor som innehåller formulär där du kan lägga till och redigera objekt i listan, ett dokumentbibliotek och en diskussionstavla.

Verktygsfältet Lista

Hantera information

SharePoint-platser passar utmärkt för att lagra information, till exempel händelsekalendrar, kontakter, webblänkar, diskussioner, ärendelistor och meddelanden. Förutom att använda alla inbyggda listor, kan du skapa egna listor på gruppwebbplatsen som passar gruppens specifika behov av informationsdelning.

Kontaktlistor

Du använder en kontaktlista när du kommunicerar med dem du arbetar med. Du kan ange namn och kontaktinformation (till exempel telefonnummer, e-postadress och bostadsadress) så att alla i gruppen kan använda den här informationen. Du kan kopiera kontaktinformation från din egen adressbok till en kontaktlista (kräver ett Windows SharePoint Services-kompatibelt adressboksprogram, till exempel Microsoft Office Outlook® 2003 och Microsoft Internet Explorer 4.0 eller senare), och du kan kopiera eller länka kontakter från en kontaktlista i adressboken.

Kontaktlista

Prova: Gruppwebbplatsen levereras med en inbyggd kontaktlista. Klicka på Kontakter i fältet Snabbstart för att visa listan. Du lägger till en ny kontakt i listan Kontakter genom att klicka på Nytt objekt i verktygsfältet Listor.

Obs!: Du kan också söka efter alla listor på webbplatsen genom att klicka på Dokument och listor i det översta länkfältet.

Länklistor

Med länklistor kan du publicera hyperlänkar till webbsidor som kan vara av intresse för gruppen.

Listan Länkar

Prova: Gruppwebbplatsen levereras med den inbyggda listan Länkar, och en vy av den här listan infogas på webbplatsens startsida. Du lägger till en ny länk genom att klicka på Lägg till ny länk.

Listor och kalkylblad

Om du har en lista med information i ett kalkylblad kan du definiera ett cellintervall som ska användas som en lista på webbplatsen. I Windows SharePoint Services importeras data från kalkylbladet och de visas på samma sätt som de inbyggda listorna: i kolumner som gruppmedlemmarna kan filtrera och sortera, med kommandon som gör att gruppens medlemmar kan lägga till, redigera och ta bort objekt. För att kunna importera data från ett kalkylblad måste du ha ett Windows SharePoint Services-kompatibelt kalkylprogram, till exempel Microsoft Office Excel 2003 och Internet Explorer 5 eller senare installerat.

Om du har ett Windows SharePoint Services-kompatibelt produktivitetsprogram installerat, till exempel Microsoft Office Professional Edition 2003, kan du visa och använda listorna på gruppwebbplatsen med hjälp av ett datablad. Där kan du snabbt lägga till, ta bort och uppdatera listposterna på samma sätt som i ett kalkylprogram, utan att behöva växla till ett annat program.

Prova: Klicka på Skapa i det översta länkfältet. Klicka på Importera kalkylblad på sidan Skapa sida. Om du vill visa en lista som ett datablad klickar du på Redigera i datablad på listsidan.

Anpassade listor

Gruppwebbplatser som baseras på Windows SharePoint Services levereras med en uppsättning inbyggda listor som du kan använda för att dela vanliga typer av information, till exempel uppgifter, kontakter och meddelanden. Om ingen av de inbyggda listorna passar, kan du skapa anpassade listor som visar specifik information.

Prova: Du skapar anpassade listor i två steg. Först klickar du på Skapa i det översta länkfältet och anger Anpassad lista. När du har skapat den anpassade listan kan du lägga till kolumner. På den sida som innehåller listan klickar du på Ändra inställningar och kolumner. För varje kolumn som du vill lägga till klickar du på Lägg till en ny kolumn i avsnittet Kolumner på sidan Anpassa.

Dela filer

Windows SharePoint Services innehåller en gruppwebbplats där du kan lagra och hämta dokument, med funktioner för att checka in och ut, versionshistorik, anpassade egenskaper samt flexibla och anpassningsbara vyer. Gruppens medlemmar kan snabbt hitta och dela ut dokument och andra filer.

Dokumentbibliotek

Dokumentbibliotek består av en samling filer som du delar med gruppmedlemmarna. Du kan till exempel skapa ett bibliotek med dokument för ett visst projekt. Du kan lagra alla typer av filer i ett dokumentbibliotek.

Dokumentbibliotek

Med Windows SharePoint Services kan användarna söka i allt innehåll på en webbplats, bland annat dokument i dokumentbibliotek. Om det går att söka på servern, finns det sökrutor på webbplatsens startsida och listvyer.

Obs!: Det går bara att söka i Windows SharePoint Services med Microsoft SQL Server 2000. Om webbservern kör Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE) går det inte att söka. Om du är osäker på om det går att söka eller inte, frågar du serveradministratören.

Prova: Som standard levereras gruppwebbplatsen med ett inbyggt dokumentbibliotek med namnet Delade dokument, som visas i fältet Snabbstart och på sidan Dokument och listor. Om du vill lägga till ett dokument öppnar du dokumentbiblioteket och klickar på Överför dokument och bläddrar sedan till dokumentet som du vill lägga till. Om du använder ett klientprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services, till exempel Microsoft Office Word 2003, kan du spara filerna i dokumentbiblioteket från klientprogrammet.

Bildbibliotek

Med bildbibliotek kan du på ett enkelt sätt dela ut och strukturera digitala bilder. Ett företag kan till exempel skapa ett bildbibliotek för reklambilder, där gruppmedlemmarna kan visa, dela, redigera och hämta företagets logotyper och annat marknadsföringsmaterial.

Prova: Du skapar ett bildbibliotek genom att klicka på Skapa i det översta länkfältet och ange Bildbibliotek. Om du vill lägga till en bild i ett bildbibliotek öppnar du bildbiblioteket och klickar på Lägg till bild och bläddrar sedan till bilden som du vill lägga till.

Samarbeta

Arbetsgruppen kan börja samarbeta på ett nytt sätt med Windows SharePoint Services. Gruppmedlemmarna kan lätt skapa gemensamma arbetsytor där de delar och hanterar gruppens information. Med hjälp av trådade diskussioner, undersökningar, delade kalendrar, uppgiftslistor och andra samarbetsfunktioner kan du och dina arbetskamrater hålla kontakten och blir mer produktiva.

Meddelandelistor

Du använder meddelandelistor för att publicera nyheter, status och annan information som du vill dela med dig av. Du kan ange ett slutdatum för ett meddelande.

Listan Meddelanden

Prova: Gruppwebbplatsen levereras med den inbyggda listan Meddelanden. En vy av den här listan infogas på webbplatsens startsida. Du lägger till en ny länk genom att klicka på Lägg till nytt meddelande.

Händelselistor

Du använder en händelselista när du vill publicera information om datum som har betydelse för gruppen. Du kan kopiera eller länka händelser från en händelselista till ett kalenderprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services, till exempel Microsoft Office Outlook 2003.

Prova: Gruppwebbplatsen levereras med den inbyggda listan Händelser. En vy av den här listan infogas på webbplatsens startsida. Du lägger till en ny länk genom att klicka på Lägg till ny händelse.

Uppgiftslistor

Du använder uppgiftslistor när du vill tilldela en uppgift till en medlem i gruppen, ange slutdatum och prioritet samt ange status och förlopp. Du kan visa alla uppgifter eller ett urval med uppgifter, till exempel bara de som har tilldelats till dig.

Prova: Gruppwebbplatsen levereras med den inbyggda listan Uppgifter. Du visar listan genom att klicka på Uppgifter i fältet Snabbstart. Om du vill lägga till en ny uppgift i listan klickar du på Nytt objekt i listans verktygsfält. Om du vill visa enbart de uppgifter som har tilldelats till dig, klickar du på Filter i listan Uppgifter och sedan på ditt namn i fältet Tilldelad.

Diskussionstavlor

Diskussionstavlor är ett forum där olika ämnen som intresserar gruppen kan diskuteras. Du kan till exempel skapa en diskussionstavla där gruppmedlemmarna kan föreslå och diskutera gruppaktiviteter. Varje diskussionstavla visas på en sida som innehåller knappar för att starta en ny diskussion, sortera och filtrera diskussioner, växla till en annan vy av diskussionstavlan och ändra utseende på diskussionstavlan.

Prova: Gruppwebbplatsen levereras med en inbyggd diskussionstavla med namnet Allmän diskussion, som visas i fältet Snabbstart och på sidan Dokument och listor. Du startar en ny diskussion genom att klicka på Ny diskussion på sidan Allmän diskussion.

Undersökningar

Med Undersökningar kan du göra enkäter bland gruppmedlemmarna. Du kan konfigurera en undersökning så att gruppmedlemmarna kan svara en eller flera gånger. Du kan också visa resultatet grafiskt.

Undersökning

Prova: Du skapar en undersökning genom att klicka på Skapa i det översta länkfältet och sedan klicka på Undersökning. Skriv ett namn och en beskrivning för undersökningen och klicka på Nästa när du vill lägga till frågor.

Mötesarbetsytor

En mötesarbetsyta är en webbplats där du kan centralisera all information och allt material för ett eller flera möten. Före mötet publicerar du dagordning, deltagarlistan och dokument som ska diskuteras på mötesarbetsytan. Under och efter mötet publicerar du beslut och spårar uppgifter på mötesarbetsytan. Med hjälp av mötesförfrågningar bjuder du in andra till mötet. I en sådan förfrågan infogar du en hyperlänk som leder till arbetsytan där de inbjudna kan få mer information och annat material.

Om behörigheten Skapa underwebbplatser har tilldelats webbplatsgruppen kan du skapa en mötesarbetsyta. (Du får behörigheten Skapa underwebbplatser automatiskt om du tillhör webbplatsgruppen Administratör.)

Prova: Klicka på Skapa i det översta länkfältet och klicka sedan på Webbplatser och arbetsytor på sidan Skapa. Skriv en rubrik, beskrivning och URL-adress och klicka sedan på en behörighetsinställning. Klicka på Skapa. Klicka på Mötesarbetsyta i rutan Mall på sidan Mallval.

Dokumentarbetsytor

En dokumentarbetsyta är en SharePoint-webbplats som centreras kring ett eller flera dokument. Arbetskamrater kan arbeta tillsammans med ett dokument, antingen genom att arbeta direkt med kopian på dokumentarbetsytan eller med egna kopior som de kan uppdatera med ändringarna som har sparats i kopian på dokumentarbetsytan.

Om behörigheten Skapa underwebbplatser har tilldelats till webbplatsgruppen kan du skapa en dokumentarbetsyta. (Du får behörigheten Skapa underwebbplatser automatiskt om du tillhör webbplatsgruppen Administratör.)

Prova: Klicka på Skapa i det översta länkfältet och klicka sedan på Webbplatser och arbetsytor på sidan Skapa. Skriv en rubrik, beskrivning och URL-adress och klicka sedan på en behörighetsinställning. Klicka på Skapa. Klicka på Dokumentarbetsyta i rutan Mall på sidan Mallval.

Anpassa

Gruppwebbplatser som baseras på Windows SharePoint Services kan användas direkt. Om du tillhör webbplatsgruppen Webbdesigner eller Administratör kan du emellertid anpassa webbplatsen, ändra dess utseende och funktioner utan att behöva använda andra program eller programmera.

Sidor

Du behöver inte vara en professionell webbdesigner eller programutvecklare för att anpassa webbplatser som skapas i Windows SharePoint Services. Med hjälp av de inbyggda webbdelsfunktionerna kan du anpassa webbplatsens startsida och de webbdelssidor som lagras på webbplatsen.

Webbdelar är modulära informationsenheter som utgör byggstenarna för en webbdelssida. När du skapar en gruppwebbplats som baseras på Windows SharePoint Services, finns det en uppsättning webbdelar som du kan använda till att visa listor, bilder, text och annat innehåll. Genom att lägga till dessa webbdelar på webbdelssidor, konfigurera dem och koppla ihop dem, kan du skapa dynamiska informationsportaler som förser webbplatsens användare med information på ett strukturerat och behändigt sätt. Du kan till exempel ändra bilden på webbplatsens startsida eller lägga till en vy av en lista på startsidan.

Prova: Peka på Lägg till webbdelarÄndra delad sida-menyn på startsidan och klicka på Bläddra. Dra en webbdel från Lista över webbdelar till ett område på startsidan.

Personliga vyer

En webbdelssida, till exempel webbplatsens startsida, visas alltid i en av två vyer: delad vy och personlig vy. När en webbdelssida visas i en delad vy, ser alla användare samma sida och alla ändringar du gör i den delade vyn visas för alla användare. När en webbdelssida visas i personlig vy, kommer de personliga ändringar du gör och alla ändringar du gör i den här vyn att bara visas för dig. I en personlig vy kan du till exempel ändra höjd och bredd på en webbdel, stänga en annan webbdel, lägga till en tredje webbdel och ta bort en fjärde. Dessa ändringar gäller bara för din vy av sidan.

Prova: Klicka på Personlig vyÄndra delad sida-menyn på startsidan. De ändringar av sidan som du gör i den här vyn visas inte för andra.

Teman

Ett tema är en enhetlig grupp med designelement som påverkar teckensnitt och färgschemat på SharePoint-platsen. Att ändra webbplatsens tema är ett enkelt sätt att anpassa webbplatsen efter gruppens behov.

Välj ett tema

Prova: Klicka på Webbplatsinställningar i det översta länkfältet. Klicka på Använd tema på webbplatsen i avsnittet Anpassning på sidan Webbplatsinställningar. Markera ett tema på sidan Använd tema på webbplatsen.

Aviseringar

Du kan lägga till för att bli meddelad via e-post om ändringar av innehållet på webbplatsen. Du kan skapa aviseringar för listor och bibliotek, samt för enskilda objekt och alla filer i dem. När du skapar en avisering för en lista eller ett bibliotek, kan du ange vilka typer av ändringar som du vill spåra. Du kan till exempel låta servern avisera dig om att ett objekt eller en fil har lagts till, ändrats eller tagits bort. Med aviseringar för filer och listobjekt meddelas du när filen eller objektet har uppdaterats eller tagits bort. För dokument som finns i bibliotek, kan du bli meddelad när kommentarer i webbdiskussioner har lagts till, tagits bort eller redigerats.

Prova: Klicka på Avisera mig i listan Åtgärder från valfri lista eller valfritt dokumentbibliotek.

Arbeta med Office-program

Tack vare den täta integrationen med Office 2003-programmen kan gruppmedlemmarna samarbeta med hjälp av samma typ av verktyg som de använder varje dag. Här beskrivs några exempel på hur du kan använda Office 2003-programmen på gruppwebbplatsen:

  • Spara dokument i dokumentbibliotek från Office Excel 2003, Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003, Microsoft Office Visio® 2003 eller Office Word 2003.

  • Visa och redigera data som lagras i listor på gruppwebbplatsen i Microsoft Office Access 2003 eller Office Excel 2003.

  • Synkronisera Office Outlook 2003-kalendern och -kontaktlistorna med gruppwebbplatsen.

  • Skapa en dokumentarbetsyta i Office Word 2003.

Prova: Öppna ett dokument i Office Word 2003, Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003 eller Microsoft Office Visio 2003. Klicka på Delad arbetsytaVerktyg-menyn. I åtgärdsfönstret Delad arbetsyta klickar du på eller skriver webbadressen till en webbplats som baseras på Windows SharePoint Services där dokumentarbetsytan finns. (Dokumentarbetsytan skapas som en underwebbplats till webbplatsen, så du måste ha behörighet att skapa dokumentarbetsytor på den här webbplatsen.) Klicka på Skapa.

Obs!: Alla företag, organisationer, produkter, domännamn, e-postadresser, logotyper, personer, platser och händelser som förekommer i exempel är fiktiva, och alla likheter med verkliga företag, organisationer, produkter, domännamn, e-postadresser, logotyper, personer, platser och händelser är oavsiktliga.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×