Introduktion till externa data

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med hjälp av Konnektivitetstjänster för företag kan du ansluta externa data till din SharePoint-webbplats och använda som om det är intern på din webbplats. Här är en samling med information om vilka externa data är, var du ska få jobbet och hur du använder den.

Översikt över externa data

Mer information finns i hitta innehåll om externa data.

Artikelinnehåll

Förstå det stora hela

Varför ska jag använda externa data?

Tre essentiella scenarier

Resan är halva upplevelsen

Vilken hatt har du dig?

Lägga grunden

Lär känna SharePoint-miljön

Skaffa rätt programvara

Konfigurera programvaran rätt

Välja dina externa data

Tänk på prestanda

Säkerheten först

Hörnstenen: externa innehållstyper

Arbeta med externa data i SharePoint-produkter

Läsa och skriva data i externa listor

Lägga till kolumner med externa data i listor och bibliotek

Skapa lösningar med webbdelar för affärsdata

Använda externa data i en profilsida, åtgärd eller sökning

Använda externa data i arbetsflöden

Arbeta med externa data i Office-produkter

Analysera externa data i Excel

Lägga till externa data i Word-dokument

Synkronisera externa data i Outlook

Förbättra åtkomst till externa data med InfoPath-formulär

Lägga till externa data i publicerade Visio-diagram

Importera och uppdatera externa data i Access

Förstå det stora hela

Det finns många anledningar till att använda externa data. En liten grupp kan åstadkomma stora ting om medlemmarna arbetar tillsammans för att skapa en affärslösning som bygger på externa data. I den här artikeln få du reda på hur man brukar göra och vilka fördelar det ger.

Varför ska jag använda externa data?

Om du använder SharePoint för att effektivisera dina affärsaktiviteter kan du behöva infoga externa data, som databaser, affärsapplikationer och webbtjänster. Men ofta är det så att det bara är några få, utvalda personer som har tillgång till de externa uppgifterna, eller också är de helt enkelt svåra att komma åt. Finns det då inte något enkelt sätt att få in den externa informationen i SharePoint och Office, så att du kan utnyttja fördelarna med ett välbekant gränssnitt och förbättra affärsverksamheten ytterligare?

Då kommer Konnektivitetstjänster för företag in i bilden. Det innebär säker och effektiv åtkomst för att läsa/skriva en rad olika typer externa data. Det sker genom ett heltäckande ramverk som tillhandhåller gränssnitt för både standardanvändare och programmerare. Dessutom kan du skapa en mängd olika affärslösningar, både kodlösa, SharePoint-lösningar för enkla till medelavancerade aktiviteter och kodbaserade lösningar för avancerade behov. Du kan till exempel göra följande:

  • Skapa en extern SharePoint-lista med personuppgifter om de anställda som lagras i en serverdatabas där användare kan läsa och skriva, liknande en intern SharePoint-lista.

  • Koppla aktuella kunduppgifter i organisationens ERP-system (Enterprise Resource Planning) som en uppsättning Outlook-kontakter med offlineåtkomst till och med.

  • Skapa en lösning för händelseplanering som kopplas till en kontrollerad, verksamhetsspecifik programvara, men använder en SharePoint-kalender som visas för alla.

  • Skapa ett Microsoft Silverlight-program med ett snyggt användargränssnitt som fungerar med externa data från webben.

Kort sagt: Med hjälp av Konnektivitetstjänster för företag kan du ansluta till, arbeta med och få tillgång till värdet i externa data.

Överst på sidan

Tre essentiella scenarier

Vill du veta mer? Här följer tre scenarier som bygger på Konnektivitetstjänster för företag.

Supportavdelning    Stora företag har en supportavdelning, vilket ger interna teknisk support. Supportärenden och tekniska support knowledge base lagras i en extern databas, men integrerat helt i en SharePoint-webbplats genom att använda externa listor och webbdelar för affärsdata. Informationsarbetare kan också visa deras aktuella förfrågningar i Microsoft Outlook 2013 online. Experter på teknisk support kan visa begär som tilldelats till dem i Outlook 2013 online och offline-åtkomst. Arbetsflöden automatiskt hantera supportärenden genom varje steg: öppnas tilldelade, Escalated, löst och stängt. Chefer på tekniskt supportavdelningen med rätt behörighet, kan visa instrumentpaneler som visar hjälp desk rapporter som anger antalet supportärenden som tilldelas till varje supportspecialister, de mest aktuella eller kritiska problem och antalet supporthändelser som hanteras av varje supportspecialister under en viss tidsperiod. Chefer kan även exportera data till Microsoft Excel 2013 för ytterligare detaljerad analys med hjälp av villkorsstyrd formatering och diagram.

Artistregister    En speciell byrån integrerar databasens artister i dess interna SharePoint-gruppwebbplats, som innehåller en fullständig lista över artister, kontaktinformation och prestanda scheman. Inspelning kontrakt i form av Word dokumentmallar skapas och fylls automatiskt med den senaste artist informationen. Ett arbetsflöde får varje kontrakt dess olika stadier. Ombud kan lägga till nya konstnärer i en extern lista med hjälp av ett InfoPath-formulär. Med hjälp av den här lösningen kan användare agenter alltid den information som de behöver i närheten och de kan utföra många viktiga uppgifter med hjälp av välbekanta Office-produkter.

Instrumentpanel för försäljning    En instrumentpanel för försäljning hjälper affärskontakter snabbt hitta försäljningsorder och kundinformation hanteras i ett system för kund relationer Management (CRM). Beroende på deras roller och behörigheter för respektive kan gruppmedlemmarna visa försäljning analytics information, enskilda teammedlemmars försäljning prestandadata, försäljning leads och kontaktinformation för en kund och order. Säljare kan visa sina dagliga kalendrar, visa aktiviteter som är kopplade till sig genom deras chefer, samarbeta med gruppmedlemmar och läsa industry nyheter. Ett Visio-diagram av försäljningsområdena mappningar försäljning per månad och innehåller realtidsdata från backend-databasen som uppdateras enkelt. Med hjälp av ett Word-dokument kan kan chefer snabbt redigerar månad statusrapporter som automatiskt innehåller data från externa system.

Överst på sidan

Resan är halva upplevelsen

Business Connectivity Services är som ett stort paraply som spänner över många SharePoint- och Office-funktioner. Men det är inte en färdig tjänst som du kan använda på en gång, eftersom alla externa datakällor är unika och alla organisationer har olika behov. Men när du väl har lagt grunden, lokalt eller i molnet, kan du föra in externa data i både SharePoint och Office. När du arbetar med externa data går du normalt igenom tre olika faser:

Grundfasen    Under den här fasen planera, förbereda och konfigurera hur du kommer åt externa data. Det här betyder vanligtvis arbeta nära med en administratör och ibland en utvecklare för att förstå vad som ska hända. Viktiga mål identifiera företag och tekniska krav, förbereda den externa datakällan, kontrollera att säker åtkomst till data med hjälp av den säkra lagringstjänsten och omfattning övergripande lösningen. Spela en central mål är att skapa en extern innehållstyp som är en detaljerad paket med anslutningar, metadata och annan information som användes för att hämta externa data.

I SharePoint-fasen    När grunden är utformad, kan du nu yta externa data i SharePoint-produkter på flera olika sätt, inklusive externa listor, externa datakolumner webbdelar för affärsdata, arbetsflöden, sökresultat, profilsidor, åtgärder, program för SharePoint, och kod-baserade SharePoint komponenter eller lösningar.

I Office-fasen    När du har skapat åtkomst till externa data i SharePoint-produkter kan du nu kan ta fram data i en mängd olika Office-produkter (inklusive Excel, Word, Outlook, Visio, Access och InfoPath), program för Office, och kod-baserad Office-komponenter, tillägg eller lösningar.

De tre utvecklingsfaserna

Du får mer information om de olika funktionerna längre ned i den här artikeln.

Överst på sidan

Vilken hatt har du på dig?

Att utveckla en lösning som bygger på externa data är oftast ett arbete som görs i grupp, och hur du arbetar beror på vilken roll du har. I följande diagram visas en grov indelning i roller och lösningar som ofta är inblandade i utvecklingens generella livscykel.

Roller och uppgifter i utvecklingscykeln

Användare    Användare samla enkla lösningar med hjälp av de grundläggande funktionerna i SharePoint-produkter och Office-produkter. Exempel:

  • Skapa en extern lista, olika vyer av listan och lägga till olika filter och sorteringar.

  • Exportera den externa listan till Excel 2013 för vidare analys.

  • Koppla en extern lista till Outlook 2013 för att kunna arbeta med den externa informationen både online och offline.

Privilegierade användare    Privilegierade användare skapa enkla mellanliggande, inte kräver kod business Solutions och ofta krävs business analytiker kunskaper för att förstå databassystem och övergripande affärsprocesser i organisationen. De också kommunicera kraven till administratörer och utvecklare samt chefer och kanske webbplatsen designers. Exempel:

  • Skapa en extern innehållstyp med hjälp av Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Skapa externa datakolumner i bibliotek och koppla kolumnerna till innehållskontroller i en anpassad Word-mall, till exempel ett avtal eller en faktura.

  • Anpassa InfoPath-formulär som ersättning för standardversionen av SharePoint-listformulär.

  • Utforma en webbsida som kopplas till webbdelar för affärsdata för att skapa en arbetsyta.

  • Skapa en Outlook-baserad lösning med anpassade formulär, vyer, kommandon i menyfliksområdet, åtgärder och åtgärdsfönster.

  • Skapa ett arbetsflöde som använder data från en extern lista.

Administratörer    Administratörer hantera användarbehörigheter och säkerhet för flera olika SharePoint-komponenter inklusive den externa innehållstypen och den externa databasen. En kritisk aktivitet måste du konfigurera målprogram för säker lagringstjänst kartläggning av autentiseringsuppgifter och avgöra bästa autentiseringsmetoder. Andra exempel på åtgärder:

  • Hantera och konfigurera åtkomst, behörigheter och frågor till externa data.

  • Importera och exportera innehållstyper från metadatalagringsplatsen för Konnektivitetstjänster för företag.

  • Konfigurera anpassade profilsidor, åtgärder och sökresultat.

Utvecklare    Utvecklare skapa en mängd olika anpassade lösningar området från riktade, återanvändbara komponenter till avancerade kod-baserade lösningar. Exempel:

  • Avancerade externa innehållstyper som utvecklas i Microsoft Visual Studio, till exempel anpassade fälttyper där komplexa, hierarkiska data används.

  • Aggregerade data från flera olika tjänster, som presenteras som en enda BDC-modell.

  • Återanvändbara komponenter, anpassade webbdelar, anpassade arbetsflödesaktiviteter och InfoPath-formulär med bakomliggande kod.

  • Anpassade externa datadelar för Outlook-lösningar.

  • Microsoft Silverlight-program och Office-tillägg.

  • Anpassade aviseringar genom att använda händelseramverk.

  • Anpassade anslutningar eller lösningar som skapas med hjälp av förvaltad kod.

Överst på sidan

Lägga grunden

Vilken lösning för externa data du än väljer att skapa måste du bygga en stadig grund. Det betyder att du ska skaffa och konfigurera rätt programvara, välja och förbereda en extern datakälla, aktivera SharePoint-tjänster och -konton samt skapa en extern innehållstyp.

Lär känna SharePoint-miljön

När du använder eller skapar en extern datalösning finns det, beroende på hur SharePoint-miljön ser ut, vissa skillnader i funktionerna som du bör känna till:

  • Lokalt    Om du skapar en lösning där användarna lokalt och själva lösningen är helt lokal (bakom brandväggen) stöds alla Business Connectivity Services-funktioner.

  • Molnet    Om du använder SharePoint Online (abonnemang 2, E3 och E4) i Office 365, är en delmängd av funktioner tillgängliga. Externa listor, webbdelar för affärsdata och händelseramverk stöds, men kan inte profilsidor, åtgärder och Connector framework. Dessutom kan du endast ansluter till följande datakällor: WCF-webbtjänster, OData och SQL Server Azure.

  • Hybrid    Din organisation kanske redan har betydande investeringar i lokala datakällor, till exempel raden affärsprogram och ERP-system. Men din organisation kan också vara i en SharePoint-hybridmiljö kan där vissa medarbetare är lokalt och vissa är i molnet. I en hybridmiljö kan skapa du också en hybrid externa data lösning så att användare i molnet kan komma åt en lokal datakälla. Till exempel en användare kan utföra en utgiftsrapport på affärsresa med hjälp av SharePoint Online och avgifterna kan vara omedelbart stämts med ett lokalt SAP-system. Du kan ansluta till alla stöds lokala datakällor, men du måste använda OData-tjänster och omfattande utveckling och konfiguration kan krävas.

Skaffa rätt programvara

Funktionerna i Business Connectivity Services (BCS) distribueras i alla versioner av SharePoint. Använd tabellen här nedanför för att få hjälp att välja rätt version.

Funktion i Konnektivitetstjänster för företag

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
alternativ 2
(E3, E4)

Kommentarer

Extern lista

Extern datakolumn

Business Data Connectivity-tjänster

SPO har endast stöd för WCF- och SQL Server Azure-kopplingar

Säker lagringstjänst

SPO har bara stöd för gruppautentiseringsuppgifter

Sökning i externa data

Profilsidor

Åtgärder

Affärsdatawebbdelar

Stöd för Office-produkter

Rich Client-tillägg*

Appbegränsade BCS-tjänster

Anslutningsramverk

Händelseramverk

OData-koppling

BCS OM-API:er

Hybrid (SPO till lokala datakällor)

Bara om OData-kopplingar används

* Omfattar formulärkontroller för att visa externa data och layouter för att visa data i ett åtgärdsfönster och formulärområde i Outlook. Endast tillgängligt i Microsoft Office Professional Plus 2013.

Överst på sidan

Konfigurera programvaran rätt

När du har installerat rätt programvara ska du se till att du konfigurerar den rätt. Det gäller i synnerhet följande:

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint services    En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity, säker lagringstjänst och Visio Services.

Konfigurera säkra lagringstjänster    En administratör måste bestämma vilket bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange autentiseringsuppgifter för målprogrammet.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste kontrollera att den användare som skapar den externa innehållstypen har behörighet till metadatalagringen i Business Data Connectivity (BDC) och att rätt användare har åtkomst till den externa innehållstypen som den externa listan baseras.

Kontrollera att Office-produkterna är redo att användas    Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter, måste du ha Windows 7 eller senare och kostnadsfria programvaruprodukterna nedan, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5.0 för OData V3 på varje klientdator (om det behövs, ombeds du automatiskt att hämta programvaran). Kontrollera att alternativet Office-installation, Business Connectivity Services är aktiverat (detta är standardinställningen). Det här alternativet installeras på dynamisk Konnektivitetstjänster för företag-klienten som gör följande: lagrar och synkroniserar med externa data, mappas affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externt element i Office-produkter och körs anpassade lösningar i Office-produkter.

Överst på sidan

Välja dina externa data

Du kan arbeta med en mängd olika typer av externa datakällor, som databaser, ERP-system (Enterprise Resource Planning), OData och avancerade anslutningar.

Databaser    Organisationer och företag på alla former och storlekar beror på databaser för sina dagliga verksamheten. Databaser innehåller en mängd olika datatyper, inklusive text, tal, bilder och dokument och har många syften inklusive ekonomiska, tillverkning, försäkring och datadrivna företagets webbplatser. Ta med vanliga databaser som stöds: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 och andra databaser som uppfyller kraven för ODBC eller OLE DB-gränssnittet.

ERP-system    ERP-system integrera linje affärsdata och processer i hela företaget och utföra många av de grundläggande aktiviteter som illustrerar hur ett företag:

Affärsfunktion

Affärsprocess

Ekonomi och redovisning

Huvudbok, leverantörsreskontra och kundreskontra, kassahantering, fasta tillgångar och budget

Personalavdelning

Löner, utbildningar, förmåner, pension, rekrytering och mångfaldshantering.

CRM (Customer Relationship Management)

Försäljning och marknadsföring, provision, service, kundkontakt och callcentersupport.

Tillverkning

Teknik, strukturlista, arbetsorder, schemaläggning, arbetsflödeshantering, kvalitetskontroll, och hantering av produkters livscykel.

Leverantörskedja

Inventering, orderregistrering, inköp, planering, inspektion och behandling av anmälan.

Projekthantering

Kostnadskalkylering, fakturering, tid och utgifter, resultatenheter och aktivitetshantering.

Vanliga ERP-system som stöds omfattar SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel och JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) innehåller en standard med RESTEN för skapa (Post), läsa (hämta), uppdatera (plats) och Delete (ta bort) åtgärder som åtkomst till webbtjänster. Tänk på OData som webbaserad motsvarigheten till ODBC- och OLE DB. Data returneras i XML- eller JavaScript Object Notation (JSON)-format. Gemensamma OData källorna inkluderar välbekanta webbplatser (till exempel Amazon, E-fack, Azure Data Market och Netflix), databaser och till och med andra SharePoint-webbplatser.

Avancerade anslutningar    För andra datakällor ge en utvecklare åtkomst till avancerade externa data genom att:

  • Använda ADO.NET, som möjliggör åtkomst till alla datakällor med en ADO.NET-provider.

  • Använda WCF- och webbtjänster, som möjliggör åtkomst till webbtjänster och Windows Communication Foundation (WCF).

  • Använda sammansatta .NET-anslutningar, som möjliggör åtkomst till datakällor när ingen ADO.NET-provider eller webbtjänst finns tillgänglig.

  • Konvertera tillverkarspecifika datatyper som inte stöds till kompatibla .NET-datatyper.

  • Skapa anpassade lösningar för storskaliga datakällor med datastrukturer som ofta ändras och som kräver anpassade dataanslutningar, anpassade överföringsmetoder och anpassad kopplingsinstallation.

Överst på sidan

Tänk på prestanda

När du skapar en affärslösning måste du alltid ta hänsyn till prestanda, och externa data utgör inte något undantag. Business Connectivity Services är som tur är utformat för att många prestandamässiga flaskhalsar och problem ska kunna undvikas. I allmänhet läggs hämtning, sidväxling, filtrering och sortering av data över på den externa datakällan, så att SharePoints belastning på minnet och processorresurserna minskar.

Dessutom finns det inbyggda cacheminnen för Business Connectivity Services både på servern (Business Connectivity Services-cachen) och på klientdatorerna (Business Connectivity Services Client Runtime-cachen). Det gör att de allra senaste värdena från det externa datasystemet kanske inte visas på en gång. Men du kan justera uppdateringsintervallen så att de passar användarnas behov och de lösningar som du skapar. Alla användare behöver inte se uppdaterade data på en gång, men om de gör det kan de alltid uppdatera till exempel den externa listan eller kontaktmappen i Outlook.

Möjligheten att arbeta offline på en klientdator innebär också att användare kan utföra mycket arbete utan att vara anslutna till de externa data, men de vet att när de ansluter igen uppdateras data korrekt.

De här prestandafunktionerna gör att det går lite snabbare att visa, uppdatera, datahantering av externa data på en SharePoint-webbsida och i en Office-produkt.

Överst på sidan

Säkerheten först

Det är extra viktigt att en lösning med externa data är säker, eftersom dessa data ofta är affärskritiska och får inte visas eller ändras av fel användare. Det finns dessutom många sätt att skydda data, och du vill så klart att lösningen ska vara både enkel och säker. Lyckligtvis finns det sätt att minimera komplexiteten, främst genom att använda Säker lagringstjänst.

Att skydda externa data kräver att du svarar på två grundläggande frågor:

Vem är du?    Det här kallas även autentisering och innebär att din identitet verifieras genom att du anger autentiseringsuppgifter (användarnamn och lösenord).

Vad har du tillstånd att göra?    Det här kallas auktorisering och innebär att det fastställs vilka uppgifter du kan utföra på vilka data genom att hämta listan med de behörigheter du har tilldelats.

Först hjälper en administratör till med att bestämma vilket åtkomstläge som är bäst för den externa datakällan. I affärslösningar är det vanligt att du måste ange särskilda autentiseringsuppgifter för att komma åt externa data som du redan har ett annat konto för, och det kan vara både komplicerat och krångligt. Men använder du Säker lagringstjänst slipper du allt krångel, eftersom tjänsten erbjuder lagring och koppling av dina autentiseringsuppgifter. När du bara behöver logga in en enda gång blir det enklare att använda externa datakällor.

Om du till exempel har loggat in på SharePoint-webbplatsen med en uppsättning autentiseringsuppgifter, men om du sedan vill ha åtkomst till en extern lista som bygger på ett Siebel-program där en annan uppsättning autentiseringsuppgifter används, kan administratören konfigurera Säker lagringstjänst så att de två uppsättningarna autentiseringsuppgifter kopplas ihop och du behöver inte logga in igen.

Med Säker lagringstjänst får du också hjälp att hantera det ökända dubbelhoppsproblemet, det vill säga när varje autentisering kräver ett hopp mellan två datorer som kan äventyras om du inte vidtar åtgärder för att förhindra det.

Så här löser du dubbelhoppsproblemet

Därefter skapar en administratör flera säkerhetslager utifrån behörigheter, ungefär som försvarslinjer omkring ett fort, för att säkerställa lämplig auktorisering och åtkomst till följande:

  • Data i den externa databasen eller det externa systemet.

  • Den externa innehållstypen i metadatalagringsplatsen för Business Data Connectivity.

  • Den externa lista eller externa datakolumnen.

En administratör kan också lägga till ett extra skyddslager i form av kryptering. Om Office-program används i en extern datalösning kan administratören skydda Business Connectivity Services Client Runtime-cacheminnet genom att använda Windows krypterande filsystem. Vissa externa datakällor erbjuder också metoder för datakryptering.

Överst på sidan

Hörnstenen: externa innehållstyper

Externa innehållstyper utgör själva hjärtat i alla externa datalösningar. De fungerar som en mäklare mellan dig och den externa datakällan. En typisk extern innehållstyp är ett ordnat informationspaket som innehåller det här:

  • Anslutningsinformation till datakällan, till exempel plats, namn och autentiseringslägen.

  • En definition av tabellen, fälten, primärnycklar och sekundärnycklar, valideringar och datatyper (kallas även metadata).

  • De dataåtgärder som du kan utföra, till exempel skapa, läsa, uppdatera, ta bort och fråga (kallas också CRUD)

  • Annan information och funktioner, till exempel kopplade Office-datatyper eller aktivering av offlinesynkronisering.

  • Olika filter som skickar frågor mot data och hjälper till att isolera resultatet, med begränsningar för att förbättra prestanda.

  • Identitetsfältet och visningskolumnerna för en väljare av externt innehåll som används för att hämta externa data i användargränssnittet.

  • En association som bygger på primär- och sekundärnycklar mellan två relaterade tabeller, till exempel Order och Kunder.

En stalwart-användare definierar den externa innehållstypen och skyddar därmed andra användare från den inbyggda komplexiteten i att arbeta med externa data. Dessutom sparas all denna information i en speciell BDCM-fil (.bdcm), i XML-format, och lagras i metadatalagringsplatsen för Business Data Connectivity. Det här tillvägagångssättet gör det enkelt att underhålla, uppdatera, skydda och återanvända externa innehållstyper på olika webbplatser. Du kan till exempel enkelt exportera och importera filen om du vill distribuera den från utvecklingsmiljön till produktionsmiljön, eller dela den med andra webbplatssamlingar.

Din stalwart-användare behöver förresten inte heller vara expert på XML. Det finns två verktyg att välja mellan när du ska skapa en extern innehållstyp:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Du kan definiera och uppdatera den externa innehållstypen på ett deklarativt sätt och sedan publicera den på metadatalagringsplatsen för Business Data Connectivity.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Om dina externa data är komplex eller inte stöds av SharePoint Designer 2013 kan du använda XML-redigerare i Visual Studio (som innehåller Intellisense) för att skapa XML-modellen eller använda Visual Studio externt innehåll typ Designer för att skapa ett .NET Connectivity-paket som innehåller anpassade backend-integrering logik via .NET Framework.

Överst på sidan

Visa externa data i SharePoint

Nu när du har skapat en solid och säker grund för dina externa data ska vi gå igenom vad du kan göra med informationen i SharePoint.

Läsa och skriva data i externa listor

En extern lista är en viktig byggsten för SharePoint-lösningar som bygger på externa data. Du kan läsa och skriva externa data i den välbekanta miljön av en SharePoint-lista. En extern lista ser ut som och beter sig som en intern lista, men det finns några skillnader i hur de fungerar. Du kan till exempel skapa vyer och använda beräknade värden med formler, men du kan inte bifoga filer eller spåra versioner.

Du kan också skapa en extern lista med hjälp av SharePoint Designer 2013.

Överst på sidan

Lägga till kolumner med externa data i listor och bibliotek

Du kan kombinera externa datakolumner med andra kolumner i en intern lista eller ett internt bibliotek. Eftersom en extern datakolumn läggs till i en intern lista eller ett internt bibliotek fungerar alla relaterade list- och biblioteksfunktioner, som versionshantering, godkännanden, incheckning och utcheckning samt bifogade filer.

Vi låtsas att du har skapat ett bildbibliotek som innehåller foton av de produkter organisationen säljer. Du kan lägga till en extern datakolumn i biblioteket som hämtar produktnamnet, produktkoden och aktuellt pris från en extern databas. Eftersom företagets regler och processer kräver att alla ändringar av produktinformationen ska göras via databassystemet anger du att externa data är skrivskyddade när du skapar den externa innehållstypen. Men nu kan användare i organisationen se all produktinformation samlad i en biblioteksvy.

Överst på sidan

Skapa lösningar med webbdelar för affärsdata

Webbdelar för affärsdata har utformats för att fungera med data från en extern lista och du kan kombinera webbdelarna och skapa en arbetsyta eller instrumentpanel på webbplatsen. Du kan till exempel koppla webbdelarna Lita och Objekt så att när du markerar en post i reseräkningen i webbdelen Lista, till exempel torsdagens kostnader, visas information om posten i webbdelen Objekt, till exempel hotell, biljett och mat.

Tabellen nedan sammanfattar varje affärsdatawebbdel.

Webbdel

Beskrivning

Affärsdatalista

Visar en lista med objekten från en extern lista.

Affärsdataobjekt

Visar ett eller fler objekt från en extern lista.

Affärsdataåtgärder

Visar en åtgärd från en extern lista.

Anslutningsfilter för affärsdata

Filtrerar innehållet i den anslutna affärsdatawebbdelen genom att använda en lista med värden från en extern lista.

Verktyget för affärsdataobjekt

Skapar ett affärsdataobjekt utifrån parametrarna i en URL-frågesträng och ger andra webbdelar för affärsdata tillgång till objektet.

Listan Relaterade affärsdata

Visar en lista med underordnade objekt som är relaterade till ett överordnat objekt från en extern lista.

Överst på sidan

Använda externa data på en profilsida, i en åtgärd eller sökning

Profilsidor, åtgärder och sökningar är nära relaterade funktioner.

Profilsidor

Som standard skapar Konnektivitetstjänster för företag automatiskt en profilsida utifrån den externa innehållstypen. En profilsida är en webbsida som visar information från en enda rad externa data, utifrån ett ID-fält, till exempel alla enskilda fält om en viss kund.

Standardprofilsidan är faktiskt en webbsida som innehåller webbdelarna Verktyget för affärsdataobjekt och Affärsdataobjekt i kombination. Webbdelen Verktyget för affärsdataobjekt analyserar webbadressfrågesträngens parameter för profilsidan, till exempel http://contoso/Kund.aspx?KundID=345, och skickar värdet KundID till webbdelen Affärsdataobjekt som sedan visar alla motsvarande fält för kunden.

Du kan skapa en egen profilsida där du visar anpassad information, eller en administratör kan anpassa profilsidan åt dig.

Åtgärder

Du kan utföra praktiska åtgärder som baseras på informationen på profilsidan också. Till exempel kan du skapa en åtgärd som gör att kundens adressuppgifter kombineras med Bing Maps, så att kundens adress eller en vägbeskrivning visas. Du kan skapa åtgärder som baseras på profilsidans URL-frågesträngsparameter, men du kan lika gärna skapa åtgärder med hjälp av anpassad kod. Eller också kan du låta en utvecklare skriva anpassad kod som gör att du kan uppdatera information om anställda i en serverdatabas.

Som standard använder du en åtgärd när du klickar på åtgärdskommandot Visa profil i en webbdel av typen Affärsdataåtgärder eller Affärsdatalista. När du använder en extern datakolumn kan du köra åtgärden via ett menykommando också.

Sökning

Om du vill kan en administratör aktivera sökning i externa data. Externa data kan crawlas och indexeras precis som interna SharePoint-data, men med säkerhetsåtgärder så att du kan vara säker på att det bara är lämpliga användare som kan klicka på och visa de sökresultat som visas via profilsidan.

Genom att integrera SharePoint-sökning i system för externa data kan användare hitta data som de annars inte skulle kunna hitta. Om du till exempel vet vilket företag en kund jobbar på, men har glömt vad kunden heter, kan du söka efter företagsnamnet när du vill hitta kundens profilsida.

Överst på sidan

Använda externa data i arbetsflöden

Arbetsflöden är ett kraftfullt verktyg för att beskriva och automatisera affärsprocesser som bygger på en SharePoint-lista, ett SharePoint-bibliotek eller en SharePoint-webbplats. De här affärsprocesserna kan vara något så enkelt som att ett dokument ska godkännas av en person, eller så komplext som vilken strukturerad affärsprocess som helst. Du kan inte koppla ett arbetsflöde direkt till en extern lista, men du kan skapa följande:

Arbetsflöde med intern lista    Ett arbetsflöde som är kopplat till en intern lista som läser eller uppdaterar data från en extern lista med hjälp av åtgärderna Skapa listobjekt, Uppdatera listobjekt och ta bort listobjekt. Du kan till exempel uppdatera en extern lista objekt när en intern lista eller ett bibliotek objektet ändras. Du kan använda andra åtgärder med externa listor, till exempel den ange Arbetsflödesvariabel att ändra ett fält för extern lista. Du kan också använda en extern lista objekt som mål för en uppgiftsprocess, men länken till aktiviteten visas inte en rubrik för det externa listobjektet.

Webbplatsarbetsflöden    Webbplatsarbetsflöden inte kräver en av händelseutlösare och kan startas manuellt. Om du vill förhindra att obehöriga kan köra arbetsflöden som alltid tillgång till externa listor i tjänstkontot, även med ett autentiseringsläge som använder personifiering.

Händelser    En utvecklare kan skapa händelser som utlöser i den externa datakällan och användare kan skapa aviseringar som svarar på dessa händelser. Du kan till exempel använda ett SharePoint-arbetsflöde för att skicka ett e-postmeddelande till en medarbetare när ett kundkonto är tilldelade till den anställde i den externa datakällan.

Av prestandaskäl är det bra om du bara läser in ett litet antal kolumner i den externa listan, eller bara skapar, uppdaterar och tar bort ett litet antal objekt i den externa listan.

Överst på sidan

Arbeta med externa data i Office-produkter

Nu när du har fört in data i SharePoint ska vi gå igenom vad du kan göra med informationen i de olika Office-produkterna.

Analysera externa data i Excel

Du kan exportera data från en extern lista till Excel 2013 och hålla alla uppgifter synkroniserade. Till exempel vill du kanske behålla en produktinventering i en extern lista så att det är enkelt att dela och uppdatera den, men du vill också kunna göra regelbundna lageranalyser i Excel 2013. Vilka externa data som exporteras till Excel 2013 avgörs av den aktuella externa listvyn, de filter som definierats i den externa innehållstypen och i den externa listan samt språkinställningarna för SharePoint-webbplatsen.

När du exporterar en extern lista skapas det en Excel-tabell med en dataanslutning till den externa listan som bygger på en webbfrågefil. Om du vill se fler ändringar som gjorts i SharePoint-listan i Excel-tabellen uppdaterar du uppgifterna. Observera att du inte kan göra ändringar i källan för de externa uppgifterna. Tänk också på att om du gör en uppdatering i Excel kommer alla ändringar som du gjort i Excel-tabellen att skrivas över.

Överst på sidan

Lägga till externa data i Word-dokument

Genom att lägga till externa datakolumner och en Word-mall med innehållskontroller i ett dokumentbibliotek kan du även göra det enkelt och effektivt att skriva korrekta och aktuella data i ett strukturerat Microsoft Word 2013-dokument.

Låt oss säga att du har ett dokumentbibliotek som innehåller kundkontrakt, men att alla kunduppgifter underhålls i en affärsapplikation som SAP. Du vill kunna spåra kundkontrakten i dokumentbiblioteket, men samtidigt säkerställa att de relaterade kunduppgifterna är aktuella och inte duplicerade i onödan. Så här gör du:

  • Lägg först till externa datakolumner i biblioteket så att du kopplat rätt kundnamn, företagsnamn och telefonnummer till varje kontrakt som lagras i biblioteket Kontrakt.

  • Skapa sedan en Word-mall som innehåller standardtexten för kundkontrakt samt innehållskontroller för att ange kundnamn, företagsnamn och telefonnummer. I Word 2013 används väljaren för externa element för att hjälpa dig att ange eller uppdatera rätt information genom att automatiskt visa och hämta motsvarande kundinformation.

  • Varje gång som du skapar ett kontrakt, anger kunddata och sparar kontraktet i biblioteket igen förs kunddatavärdena in i motsvarande externa datakolumner.

Överst på sidan

Synkronisera externa data i Outlook

Om en extern lista innehåller kunder, uppgifter, avtalade tider eller inlägg kan du ansluta listan med Outlook 2013. När den är ansluten kan du visa, redigera och skriva ut data med hjälp av det välbekanta användargränssnittet i Outlook. Om data utgörs av kontaktuppgifter, till exempel kunder, kan du till och med ringa dem, skicka e-postmeddelanden och skapa mötesförfrågningar.

Synkroniseringen är dubbelriktad. Ändringar som görs i Outlook 2013synkroniseras automatiskt med den externa datakällan. Ändringar som görs i den externa datakällan synkroniseras med objekten i Outlook 2013, men en uppdateringsåtgärd kanske krävs.

Som standard uppdateras data automatiskt var sjätte timme, men det här värdet kan ändras. Om du vill se till att du visar aktuella data från den externa datakällan högerklickar du på mappen och klickar sedan på Synkronisera DB-ändringar.

När du skapar den externa innehållstypen ska du göra följande:

  • Om du vill ha åtkomst offline ska du aktivera alternativet Offlinesynkronisering.

  • Ange fältet Office-objekttyp till något av följande: Kontakt, Avtalad tid, Uppgift eller Inlägg.

  • Koppla de enskilda fälten i den externa innehållstypen, till exempel Kundens förnamn, Kundens efternamn, Kundens adress och Kundens telefon, till respektive fält för Outlook-objekttyp, till exempel en kontakts Förnamn, Efternamn, AdressArbete och TelefonArbete.

Dessutom, med kod som skrivits av en utvecklare, kan du skapa en Outlook-lösning som gör följande:

  • Visa interna eller anpassade datadelar i anpassade åtgärdsfönster för att visa externa data för användare.

  • Infoga anpassade menyflikskommandon för att utföra anpassade åtgärder.

  • Skapa en anpassad vydefinition för att visa specifika kolumner med externa data.

  • Utforma anpassade formulärområden för att visa externa data.

Överst på sidan

Förbättra åtkomst till externa data med InfoPath-formulär

Det finns flera anledningar till att Microsoft InfoPath 2013 är användbart för externa data:

Arbeta med komplexa datatyper    Om ett fält av externa data är hierarkiska, till exempel ett adressfält som innehåller gatuadress, ort och postnummer som ett underfält och sedan du kan arbeta med det här fältet i SharePoint-formulär för en extern lista och i själva verket det skapas även inte. Däremot kan du konvertera SharePoint-formulär till ett InfoPath-formulär för att skapa och uppdatera fält med hjälp av InfoPath 2013.

Bädda in kontrollen väljare för externt element    Du kan dra och släppa kontrollen väljaren för externt element till ett InfoPath-formulär, länka till den externa listan som en sekundär datakälla och göra det lättare för en användare att välja ett objekt baserat på ett unikt fält, till exempel ett kundnamn eller produkt-ID.

Om du konfigurerar en koppling till externa innehållstyper, till exempel kunder och order, och om InfoPath-formuläret för den externa listan innehåller en sekundär nyckel, till exempel Kund-ID, läggs kontrollen Väljare för externt element till automatiskt i formuläret. Det gör att användare enkelt kan hitta den kund de vill ha när de arbetar med en order.

Skapa flera vyer av ett formulär    Ibland kanske du vill formulär har flera vyer av externa data, särskilt om det finns många fält och en extern lista eller SharePoint formulär börjar inte gälla. Flera vyer är också användbara i write-en gång scenarier där det externa systemet inte tillåter att uppdatera ett fält när du har skapat. I sådana fall kan du skapa två vyer, en för åtgärden för att skapa och den andra för att uppdateringen.

Lägga till regler eller bakomliggande kod i formulär    Du kan lägga till deklarativa regler eller bakomliggande kod formulär att utföra ytterligare affärslogik, till exempel verifiering och beräkningar. Du kan till exempel se till en kod för land/region är giltigt med hjälp av en regel eller amerikanskt postnummer är giltigt genom att använda en webbtjänst.

Överst på sidan

Lägga till externa data i publicerade Visio-diagram

Med Microsoft Visio 2013 kan du länka data från en extern lista till ett diagram och dess former. Du kan publicera diagrammet i ett SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv webbritning så att användarna kan visa diagrammet och se tillhörande externa data. Det finns tre sätt att länka rader med data till formerna i en ritning. Du kan länka en rad i taget till befintliga former, länka raderna till formerna automatiskt eller skapa former baserat på informationen.

Överst på sidan

Importera och uppdatera externa data i Access

Microsoft Access 2013 är en landningsbana för alla typer av data, och externa data är inget undantag. Du kan importera en extern lista till din Access-databas på klientdatorn och uppdatera data regelbundet. Dessa data är skrivskyddade.

Det här är de grundläggande stegen:

  1. Exportera den externa innehållstypen från SharePoint Designer 2013 eller direkt från metadatalagringsplatsen för Business Data Connectivity som en BDCM-fil.

  2. I Access 2013 skapar du sedan en dataanslutning för webbtjänst med hjälp av BDCM-filen.

  3. Fortfarande i Access 2013 skapar du en länkad tabell utifrån dataanslutningen för webbtjänst.

Observera att i det här fallet används inte cacheminnet i dynamisk klient för Konnektivitetstjänster för företag för att synkronisera med den externa listan när du uppdaterar data.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×