Introduktion till externa data

Varför ska jag använda externa data?

När du använder SharePoint-produkter för att effektivisera dina affärs aktiviteter kan du behöva införliva externa data, till exempel databaser, affärs program och webb tjänster. Men dessa externa data är ofta som en Secluded ö som är begränsad till familjen eller bara enkel att komma till. Finns det något sätt att få dessa externa data smidigt i SharePoint-produkter, samt Office-produkter, så att du kan använda ett välbekant gränssnitt och ännu bättre stärka ditt företag?

Det är det som Business Connectivity-tjänsterna handlar om. Den möjliggör säker, effektiv, Läs-och skriv åtkomst till en mängd olika externa data. Detta görs genom ett omfattande ramverk som tillhandahåller vanliga gränssnitt för användare och programmering. Dessutom kan du skapa ett brett utbud av företags lösningar, både med icke-koder, sammansatta globala lösningar för att enkelt förmedla aktiviteter och kodbaserade lösningar för avancerade behov. Du kan till exempel:

• Skapa en extern SharePoint-lista med person uppgifter i en backend-databas som användare kan läsa och skriva, ungefär som en intern SharePoint-lista.

• Anslut aktuella kunddata i organisationens system för företags resurs planering (ERP) som en uppsättning Outlook-kontakter och till och med ge åtkomst offline.

• Skapa en lösning för händelse planering som länkar till ett kontrollerat företags program, men använder en SharePoint-kalender för alla.

• Skapa ett Microsoft Silverlight-program med ett coolt visuellt gränssnitt som fungerar med externa data från webben.

I korta Konnektivitetstjänster för företag kan du ansluta till, interagera med och låsa upp värdet för externa data.

Överst på sidan

Tre viktiga scenarier

Vill du veta mer? Här är tre exempel på viktiga lösningar som baseras på Konnektivitetstjänster för företag.

Supportavdelningen    Ett stort företag har en supportavdelning som ger intern teknisk support. Support ärenden och den tekniska support kunskaps basen lagras i en extern databas men är fullständigt integrerad på en SharePoint-webbplats med hjälp av externa listor och webb delar för affärs data. Informations arbetare kan också visa sina aktuella förfrågningar i Microsoft Outlook 2013 online. Experter på teknisk support kan visa begär Anden tilldelade till dem i Outlook 2013 online och offline. Arbets flöden hanterar automatiskt support ärenden via varje steg: öppna, tilldelade, eskalerade, stängda och stängda. Chefer i det tekniska support teamet, med rätt behörighet, kan visa instrument paneler som visar hjälp Skriv bords rapporter som visar hur många support problem som är tilldelade till varje support specialist, de senaste eller kritiska problemen och antalet support händelser som hanteras av varje support specialist under en given tids period. Chefer kan också exportera data till Microsoft Excel 2013 för ytterligare detaljerad analys med villkorsstyrd formatering och diagram.

Artist Spårare    En talanger spridda agentur integrerar sin databas med artister på dess interna SharePoint-gruppwebbplats, som innehåller en komplett lista över artister, deras kontakt uppgifter och prestanda scheman. Att registrera kontrakt i Word-dokumentmallar skapas och fylls automatiskt med den senaste artist informationen. Ett arbets flöde guidar varje avtal med de olika stegen. Agenter kan lägga till nya artister i en extern lista med hjälp av ett InfoPath-formulär. Genom att använda den här lösningen har talanger spridda-agenter alltid den information de behöver nära, och de kan utföra många viktiga uppgifter med hjälp av välkända Office-produkter.

Säljinstrumentpanel    Med ett program för försäljnings instrument paneler kan säljarna snabbt hitta försäljnings order och kund information som hanteras i ett CRM-system (Custom Relations Management). Beroende på deras roller och respektive behörigheter kan grupp medlemmar Visa Sälj analys information, enskilda team medlemmars försäljnings resultat, försäljnings leads och en kunds kontakt information och order. Sälj experter kan visa sina dagliga kalendrar, se uppgifter som har tilldelats dem av deras chefer, samar beta med grupp medlemmar och läsa bransch nyheter. I ett Visio-diagram på Sales-distrikt förs de varje månad in och innehåller real tids data från backend-databasen som är lätt att uppdatera. Genom att använda ett Word-dokument kan chefer snabbt skapa månads rapporter som automatiskt inkluderar data från de externa systemen.

Överst på sidan

Att få halva det roliga

Konnektivitetstjänster för företag är som ett stort paraply med många funktioner i SharePoint och Office. Men det fungerar inte i den här rutan eftersom alla externa data källor är unika och varje organisation har specifika behov. När du väl har förvissat dig, på plats eller i molnet kan du placera externa data i SharePoint-produkter och Office-produkter på Surface. När du arbetar med externa data går du vanligt vis igenom tre olika faser:

Grunden    Under den här fasen kan du planera, förbereda och konfigurera hur du kommer åt externa data. Det innebär vanligt vis att du arbetar tätt med en administratör och ibland en utvecklare för att förstå vad som behöver göras. Viktiga mål är att identifiera företags-och tekniska krav, förbereda den externa data källan och säkerställa säker åtkomst till data via den säkra lagrings tjänsten och omfattningen av den generella lösningen. Ett Pivot-mål skapar en extern innehålls typ, som är ett detaljerat paket med anslutningar, metadata och annan information som används för att hämta externa data.

SharePoint-fasen    När du har gjort det kan du nu Surface a de externa data i SharePoint-produkterna på flera olika sätt, till exempel externa listor, externa data kolumner, webb delar för affärs data, arbets flöden, Sök resultat, profil sidor, åtgärder, program för SharePoint och kodbaserade SharePoint-lösningar.

Office-fasen    När du har skapat åtkomst till externa data i SharePoint-produkter kan du nu visa data i en rad olika Office-produkter (inklusive Excel, Word, Outlook, Visio, Access och InfoPath), program för Office och kodbaserade Office-komponenter, tillägg eller lösningar.

Du hittar mer information om de här funktionerna längre ned i den här artikeln.

Överst på sidan

Vilken hatt har du?

Att utveckla en lösning baserat på externa data är ofta ett lag arbete och hur du arbetar beror på din roll. I följande diagram visas en högkvalitativ vy över de roller och lösningar som är inblandade i en övergripande utvecklings livs cykel.

Användare    Användare sätter samman enkla lösningar med de grundläggande funktionerna i SharePoint-produkter och Office-produkter. Några exempel:

• Skapa en extern lista, olika vyer av listan och lägga till olika filter och sorteringar.

• Exportera den externa listan till Excel 2013 för ytterligare data analys.

• Ansluta en extern lista till Outlook 2013 för att arbeta med externa data online och offline.

Privilegierade användare    Power Users skapar enkelt till mellanliggande, inga kod företags lösningar och kräver ofta affärsanalytiker för att förstå databas systemen och företagets övergripande affärs processer. De skickar också kraven för administratörer och utvecklare samt företags chefer och kanske webbplats designers. Några exempel:

• Skapa en extern innehålls typ genom att använda Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Skapa externa data kolumner i bibliotek och länka kolumnerna till innehålls kontroller i en anpassad Word-mall, till exempel ett kontrakt eller en faktura.

• Anpassa InfoPath-formulär för att ersätta standard formulär för SharePoint-listor.

• Utforma en webb sida som ansluter affärs data webb delar på ett användbart sätt för att skapa en informations arbets yta.

• Skapa en Outlook-baserad lösning som innehåller anpassade formulär, vyer, kommandon i menyfliksområdet, åtgärder och åtgärds fönster.

• Skapa ett arbets flöde som använder externa listdata.

Administratörer    Administratörer hanterar användar behörigheter och säkerhet för flera olika SharePoint-komponenter, inklusive den externa innehålls typen och den externa databasen. En kritisk aktivitet innebär att konfigurera mål program för säker lagrings tjänst, mappning av autentiseringsuppgifter och fastställa de bästa autentiseringsmetoderna. Andra exempel på operationer är:

• Hantera och konfigurera externa data åtkomst, behörigheter och frågor.

• Importera och exportera externa innehålls typer från Business Data Connectivity-metadatalagret.

• Konfigurera anpassade profil sidor, åtgärder och Sök resultat.

Utvecklare    Utvecklare kan skapa en mängd olika lösningar som är avsedda för riktade och åter användnings bara komponenter till avancerade kodbaserade lösningar. Några exempel:

• Avancerade externa innehålls typer som utvecklats i Microsoft Visual Studio, till exempel anpassade fält typer som använder komplexa hierarkiska data.

• Aggregerade data från flera tjänster som presenteras som en enda BDC-modell.

• Åter användnings bara komponenter, anpassade webb delar, anpassade arbets flödes aktiviteter och formulär med bakomliggande kod.

• Anpassade externa data delar för Outlook-lösningar.

• Microsoft Silverlight-program och Office-tillägg.

• Anpassade aviseringar genom att använda händelse ramverket.

• Anpassade anslutningar eller lösningar med hanterad kod.

Överst på sidan

Bekanta dig med SharePoint-miljön

När du använder eller skapar en extern data lösning finns det skillnader i funktioner och funktioner som du bör känna till baserat på din SharePoint-miljö:

• Lokal version    Om du skapar en lösning där användarna och din lösning är helt lokala (bakom brand väggen) stöds alla funktioner för Konnektivitetstjänster för företag.

• Mål    Om du använder SharePoint (abonnemang 2, E3 och E4) i Microsoft 365 är en del av funktionerna tillgängliga. Externa listor, webb delar för affärs data och händelse ramverk stöds, men profil sidor, åtgärder och kopplings ramverk är inte det. Dessutom kan du bara ansluta till följande data Källor: WCF Web Services, OData och SQL Server Azure.

• Hybrid    Din organisation kan redan ha betydande investeringar i lokala data källor, till exempel affärs program och ERP-system. Men organisationen kan också finnas i en hybrid SharePoint-miljö, där vissa anställda är lokala och andra är i molnet. I en hybrid miljö kan du också skapa en hybrid extern data-lösning så att användare i molnet kan komma åt en lokal data källa. En användare kan till exempel slutföra en utgifts rapport när de är i en affärs resa genom att använda SharePoint och kostnaderna kan stämmas av omedelbart med ett lokalt SAP-system. Du kan ansluta till vilken data källa som helst som stöds, men du måste använda OData-tjänster och få en omfattande utveckling och konfiguration.

Skaffa rätt program vara

Funktionerna i Konnektivitetstjänster för företag är fördelade i olika SharePoint-versioner. Använd tabellen nedan för att få hjälp med att välja rätt.

* Innehåller formulär kontroller för att visa externa data och layouter för att visa data i ett åtgärds fönster och formulär område i Outlook. Endast tillgängligt i Microsoft Office Professional Plus 2013.

Överst på sidan

Konfigurera program varan korrekt

När du har installerat rätt program vara kontrollerar du att den är korrekt. Särskilt:

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint Services    En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity, säker lagrings tjänst och Visio Services.

Konfigurera säker lagrings tjänst    En administratör måste bestämma det bästa åtkomst läget för den externa data källan, skapa ett mål program och ange autentiseringsuppgifter för mål programmet.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste se till att den användare som skapar den externa innehålls typen har behörighet till metadatalagret för Business Data Connectivity (BDC) och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehålls typen som den externa listan baseras på.

Kontrol lera att Office-produkterna är klara att användas    Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha Windows 7 eller senare och följande kostnads fria program varu produkter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5,0 för OData v3 på varje klient dator (om det behövs). Kontrollera att alternativet Business Connectivity Services för Office-installationen är aktiverat (detta är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.

Överst på sidan

Välj dina externa data på samma vis

Du kan arbeta med en mängd olika externa data källor, bland annat databaser, planerings system, OData och avancerade anslutningar.

Databaser    Organisationer och företag i alla former och storlekar är beroende av databaser för de dagliga operationerna. Databaser innehåller en mängd olika data typer, till exempel text, tal, bilder och dokument, och har många syften, till exempel ekonomi-, tillverknings-, försäkrings-och data drivna företags webbplatser. Vanliga databaser som stöds är bland annat: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 och alla databaser som följer ODBC-eller OLE DB-standarden.

ERP-system    ERP-system integrerar affärs data och processer i en hel organisation och utför många av de grundläggande aktiviteterna i alla företag, inklusive:

Vanliga ERP-system inkluderar SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel och JD Edwards.

-    Open data Protocol (OData) tillhandahåller en REST-baserad standard för att skapa (anslå), läsa (Hämta), uppdatera (sätta) och ta bort (ta bort) åtgärder som får åtkomst till webb tjänster. Använda OData som webbaserad motsvarighet till ODBC och OLE DB. Data returneras antingen i ett JSON-format (XML-eller Java Script Object Notation). Vanliga OData-källor är välkända webbplatser (till exempel Amazon, E-Bay, Azure Data marknad och Netflix), databaser och andra SharePoint-webbplatser.

Avancerade kopplingar    För andra data källor kan en utvecklare tillhandahålla avancerad extern data åtkomst genom att:

• Med ADO.NET kan du aktivera åtkomst till data källor med en ADO.NET-leverantör.

• Använda WCF och webb tjänster, som möjliggör åtkomst till webb tjänster och Windows Communication Foundation (WCF).

• Använda paket med .NET-anslutning som ger åtkomst till data källor när en ADO.NET-leverantör eller webb tjänst inte är tillgänglig.

• Konvertera egna data typer som inte stöds till .NET-data typer som stöds.

• Skapa anpassade lösningar för storskaliga data källor med ofta föränderliga data strukturer som kräver anpassade data anslutningar, överförings metoder och anslutnings installation.

Överst på sidan

Överväg prestanda

Alla företags lösningar måste ta hänsyn till prestanda och externa data är inget undantag. Som tur är är Konnektivitetstjänster för företag utformat för att under lätta många Flask halsar och problem. I allmänhet avlastas data hämtning, växling, filtrering och sortering till den externa data källan för att minska mängden minne och processer som behövs av SharePoint-produkter.

Dessutom finns det inbyggda cacheminnen på båda servrar (Konnektivitetstjänster för företag) och klient datorer (Konnektivitetstjänster för företag i Business Connectivity Services-cachen) och kanske inte kan visa de senaste värdena från det externa data systemet direkt. Du kan dock justera uppdaterings intervall baserat på behoven hos dina användare och de lösningar du skapar. Alla användare behöver inte Visa uppdaterade data direkt, men om de gör det kan de exempelvis uppdatera den externa listan eller mappen kontakter i Outlook.

Möjligheten att arbeta offline på en klient dator innebär också att användarna kan göra utökat arbete utan att vara anslutna till externa data, men vet att de uppdateras och synkroniseras korrekt när de kommer tillbaka online.

De här prestanda funktionerna hjälper dig att påskynda visning, uppdatering och data åtgärder för externa data på en SharePoint-webbsida och i en Office-produkt.

Överst på sidan

Övnings säkerhet först

Det är särskilt viktigt att en extern data lösning är säker eftersom data ofta är kritiska för ett företag och inte kan ses eller ändras av fel användare. Det finns också många sätt att skydda data och du vill att din lösning ska vara enkel och säker. Lyckligt vis finns det olika sätt att minimera komplexitet, främst genom att använda säker lagrings tjänst.

Om du använder en nötskal och skyddar dina externa data måste du svara på två grundläggande frågor:

Vem är du?    Detta kallas även autentisering och det är processen att verifiera din identitet genom att ange dina autentiseringsuppgifter (ditt användar namn och lösen ord).

Vad kan du göra?    Detta kallas auktorisering och det är en process för hur du avgör vilka uppgifter du kan göra på vilka data poster som du har beviljats genom att hämta listan över behörigheter.

För det första kan administratören bestämma det bästa åtkomst läget för den externa data källan. Observera att det är mycket vanligt för Business-lösningar att autentisera åtkomst till externa data för vilka den aktuella användaren har ett annat konto. Men att logga in under olika inloggnings uppgifter kan vara krångligt och besvärligt. Den säkra lagrings tjänsten kommer till räddningen genom att tillhandahålla lagring och mappning av autentiseringsuppgifter. Det gör det enklare att använda en extern data källa genom att logga in bara en gång.

Om du till exempel är inloggad på din SharePoint-webbplats med en uppsättning autentiseringsuppgifter, men vill komma åt en extern lista baserat på ett Siebel-program som använder en annan uppsättning autentiseringsuppgifter, kan en administratör konfigurera den säkra lagrings tjänsten att automatiskt mappa två uppsättningar med autentiseringsuppgifter så att du inte behöver logga in igen.

Den säkra lagrings tjänsten hjälper också till att hantera problemet med Infamous "dubbel hop", där varje autentiseringsbegäran kräver ett "hop hopp" mellan två datorer, vilket kan vara komprometterat, såvida inte åtgärderna vidtas för att förhindra det.

Sedan skapar en administratör flera säkerhets nivåer baserat på behörigheter, ungefär som flera rader med försvar kring en fort, för att säkerställa lämplig auktorisation och åtkomst till:

• Data i den externa databasen eller systemet.

• Den externa innehålls typen i metadatalagret för Business Data Connectivity.

• Den externa listan eller den externa data kolumnen.

Slutligen kan en administratör lägga till ytterligare ett skydds lager genom kryptering. om den externa data lösningen också använder Office-program kan administratören skydda Business Connectivity Services Client runtime cache med hjälp av Windows Encrypting File System. Vissa externa data källor tillhandahåller också metoder för att kryptera data.

Överst på sidan

Ange hörn: externa innehålls typer

Externa innehålls typer är ett hjärta med en extern data lösning. De är som en Service Broker mellan dig och den externa data källan. En typisk extern innehålls typ är ett strukturerat paket med information som innehåller följande:

• Anslutnings information till data källan, till exempel läget plats, namn och autentisering.

• En definition av tabellen, fälten, primär nyckeln och sekundär nycklarna, valideringarna och data typerna (kallas även metadata).

• De data åtgärder du kan göra, till exempel skapa, läsa, uppdatera, ta bort och fråga (kallas även CRUDQ).

• Annan information och funktioner, till exempel mappade Office-datatyper eller aktivering av offlinesynkronisering.

• Olika filter, vilka frågar data och hjälper till att hitta resultaten, och begränsningar för att förbättra prestandan.

• Fältet identitet och Visa kolumner för en extern innehålls väljare som används för att hämta externa data i hela användar gränssnittet.

• En associering baserad på primär-och sekundär nycklar mellan två relaterade tabeller, till exempel order och kunder.

En Stalwart-användare definierar den externa innehålls typen och därför skyddar andra användare från den mängd komplexitet som gäller för att arbeta med externa data. Dessutom sparas all den här informationen i en särskild BDCM-fil (. BDCM), i XML-format och lagras i Business Data Connectivity-metadatalagret. Med den här metoden är det enkelt att underhålla, uppdatera, säkra och återanvända externa innehålls typer på olika webbplatser. Du kan till exempel enkelt exportera och importera filen för att distribuera den från en utveckling till en produktions miljö eller dela med andra webbplats samlingar.

På det viset sätt behöver din Stalwart-användare inte vara en expert i XML. Du kan skapa en extern innehålls typ med två olika alternativ:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Du kan definiera och uppdatera den externa innehålls typen på ett deklarativ sätt och sedan publicera den till Business Data Connectivity-metadatalagret.

• Microsoft Visual Studio 2012    Om dina externa data är komplexa eller inte stöds av SharePoint Designer 2013 kan du använda XML-redigeraren i Visual Studio (som innehåller IntelliSense) för att skapa XML-modellen, eller använda den externa innehålls typen i Visual Studio för att skapa en .NET Connectivity-sammansättning som tillhandahåller anpassad integrerings logik med hjälp av .NET Framework.

Överst på sidan

Läsa och skriva data i externa listor

En extern lista är ett huvud block för SharePoint-lösningar baserat på externa data. Du kan läsa och skriva externa data med den bekanta upplevelsen av att använda en SharePoint-lista. En extern lista ser ut och fungerar som en inbyggd lista, men det finns vissa skillnader. Du kan till exempel skapa vyer och använda beräknade värden med formler, men inte bifoga filer eller spåra versioner.

Du kan också skapa en extern lista med hjälp av SharePoint Designer 2013.

Överst på sidan

Lägga till externa data kolumner i listor och bibliotek

Du kan kombinera externa data kolumner med andra kolumner i en lista eller ett bibliotek. Eftersom en extern data kolumn läggs till i en intern lista eller ett bibliotek fungerar alla relaterade list-eller biblioteks funktioner, inklusive versions hantering, godkännande, incheckning och utcheckning samt bifogade filer.

Låt oss säga att du har skapat ett bild bibliotek som innehåller foton av de produkter som organisationen säljer. Du kan lägga till en extern data kolumn i biblioteket som har åtkomst till produkt namn, produkt kod och aktuellt pris från en extern databas. Eftersom företags regler och processer kräver ändringar i produkt informationen genom databas systemet, anger du att externa data är skrivskyddade när du skapar den externa innehålls typen. Men nu kan fler personer i organisationen enkelt se all gemensam produkt information tillsammans i en biblioteks vy.

Överst på sidan

Skapa lösningar med webb delar för affärs data

Webb delarna för affärs data är utformade för att fungera med data från en extern lista och du kan kombinera dessa webb delar på användbara sätt för att skapa en webbplats arbets yta eller instrument panel. Du kan till exempel koppla list-och objekt webb delar så att när du väljer ett utgifts rapport objekt i list webb delen, till exempel torsdags avgifter, visas artikel detaljerna i webb delen för objekt, som hotell, resor och mål tid.

I följande tabell beskrivs varje webbdel för affärs data.

Överst på sidan

Använda externa data på en profil sida, en åtgärd eller en sökning

Profil sidor, åtgärder och sökning är nära relaterade funktioner.

Profil sidor

Som standard skapar Konnektivitetstjänster för företag automatiskt en profil sida baserat på den externa innehålls typen. En profil sida är en webb sida som visar information från en rad externa data baserat på ett ID-fält, till exempel alla enskilda fält för en viss kund.

Standard profil sidan är faktiskt en webb sida som innehåller Business Data item Builder och webb delar för affärs data objekt som kopplats samman. Webb delen för att analysera URL-frågesträngparametern på profil sidan, till exempel http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, och skickar CustID-värdet till webb delen data objekt, som sedan visar alla motsvarande kund fält.

Du kan skapa en egen profil sida för att Visa anpassad information eller en administratör kan anpassa profil sidan åt dig.

Åtgärder

Du kan till och med utföra en åtgärd baserat på profil sidan för att göra något användbart. Du kan till exempel skapa en åtgärd som kombinerar adress uppgifter om kunden med Bing Maps för att visa kundens plats eller få vägvisningar. Du kan skapa en åtgärd antingen baserat på parametern URL för frågesträng på profil sidan eller med anpassad kod. Eller så kan en utvecklare skriva anpassad kod som gör det möjligt för dig att uppdatera personalinformation i en backend-databas.

Som standard använder du en åtgärd när du klickar på kommandot Visa profil åtgärd i en affärs data åtgärd eller webbdel för affärs data lista. När du använder en extern data kolumn kan du också köra åtgärden från ett meny kommando.

Söka

Om du vill kan administratören aktivera sökning i externa data. De externa data kan crawlas och indexeras precis som interna SharePoint-data, men med säkerhetstrimning för att säkerställa att bara lämpliga användare klickar på och ser Sök resultaten, som visas med hjälp av en profil sida.

Genom att integrera SharePoint-sökning i externa data system kan användarna hitta data som de annars inte skulle kunna hitta. Om du till exempel vet att företaget som en kund arbetar med, men har glömt deras namn, kan du söka efter kundens profil sida med hjälp av företags namnet.

Överst på sidan

Använda externa data i arbets flöden

Arbets flöden tillhandahåller ett kraftfullt verktyg för modellering och automatisering av affärs processer baserat på en SharePoint-lista, ett bibliotek eller en webbplats. Dessa affärs processer kan vara lika enkla som en godkännande process för dokument med en enda god kännare, eller som komplexa affärs processer. Även om du inte kan koppla ett arbets flöde direkt till en extern lista kan du skapa följande:

Arbets flöden med inbyggd lista    Ett arbets flöde som är kopplat till en intern lista som läser eller uppdaterar data från en extern lista genom att använda åtgärderna skapa List objekt, uppdatera List objekt och ta bort List objekt. Du kan till exempel uppdatera ett objekt i en extern lista när en ursprunglig lista eller ett biblioteks objekt ändras. Du kan använda andra åtgärder med externa listor, till exempel ange arbets flödes variabel för att ändra ett externt List fält. Du kan också använda ett externt List objekt som mål för en aktivitets process, men länken till aktiviteten visar inte en rubrik för det externa listobjektet.

Webbplats arbets flöden    För webbplats arbets flöden krävs inte att en händelse utlösare startas och kan startas manuellt. För att förhindra otillåten åtkomst körs arbets flöden som kommer åt externa listor alltid i ett tjänst konto, till och med ett autentiseringsläge med användning av personifiering.

Händelser    En utvecklare kan skapa händelser som utlöses i den externa data källan och användare kan skapa aviseringar som svarar på dessa händelser. Du kan till exempel använda ett SharePoint-arbetsflöde för att skicka ett e-postmeddelande till en anställd när ett kund konto tilldelats till den anställde i den externa data källan.

Av prestanda skäl är det bra om du bara läser ett litet antal kolumner i den externa listan eller skapar, uppdaterar eller tar bort ett litet antal objekt i den externa listan.

Överst på sidan

Analysera externa data i Excel

Du kan exportera data från en extern lista till Excel 2013 och hålla data synkroniserade. Till exempel kanske du vill behålla en produkt inventering i en extern lista så att det är enkelt att dela och uppdatera, men också utför periodiska lager analyser i Excel 2013. De externa data som exporteras till Excel 2013 bestäms av den aktuella externa listvyn, de filter som har definierats för den externa innehålls typen och i den externa listan samt språk inställningarna för SharePoint-webbplatsen. h

När du exporterar en extern lista skapas en Excel-tabell med en data anslutning till den externa listan baserat på en webbapp. Om du vill se ytterligare ändringar i SharePoint-listan i Excel-tabellen kan du uppdatera data. Observera att du inte kan ändra källan för externa data och att en uppdatering av en Excel-tabell skulle ersätta de ändringar du har gjort i Excel-tabellen.

Överst på sidan

Lägga till externa data i Word-dokument

Genom att lägga till externa data kolumner och en Word-mall med innehålls kontroller i ett dokument bibliotek kan du också göra det enkelt och effektivt att ange riktiga och uppdaterade data i ett Microsoft Word 2013 strukturerat dokument.

Låt oss säga att du har ett dokument bibliotek som innehåller kund kontrakt. Men all kund information bevaras i ett företags program, till exempel SAP. Du kan spåra kundens kontrakt i dokument biblioteket, men se till att relaterad kund information är uppdaterad och inte är en dubblett. Gör så här:

• Lägg först till externa data kolumner i biblioteket för att koppla ett lämpligt kundnamn, företags namn och telefonnummer till varje kontrakt som lagras i biblioteket.

• Skapa sedan en Word-mall som innehåller text och innehålls kontroller för kund kontrakt för att ange kund namn, företags namn och telefonnummer. Word 2013 använder väljaren för externa objekt för att hjälpa dig att ange eller uppdatera korrekt information genom att automatiskt visa och hämta korrekt kund information.

• Varje gång du skapar ett kontrakt anger du kunddata och sparar tillbaka kontraktet i biblioteket, och kunddata värden höjs till motsvarande externa data kolumner.

Överst på sidan

Synkronisera externa data i Outlook

Om en extern lista innehåller kunder, uppgifter, avtalade tider eller inlägg kan du ansluta listan med Outlook 2013. När du är ansluten kan du Visa, redigera och skriva ut data med hjälp av det välkända användar gränssnittet i Outlook. Om informationen är kontakt information, till exempel kunder, kan du till och med ringa dem, skicka dem till dem och göra Mötes förfrågningar.

Synkroniseringen av data är tvåvägs eller dubbelriktad. Ändringar som görs i Outlook 2013 synkroniseras automatiskt med den externa data källan. Ändringar som görs i den externa data källan synkroniseras med objekten i Outlook 2013 trots att en uppdatering kan behöva göras.

Som standard uppdateras informationen automatiskt var sjätte timme, men detta värde kan ändras. För att se till att du ser aktuella data från den externa data källan högerklickar du på mappen och klickar sedan på Synkronisera DB-ändringar.

När du skapar den externa innehålls typen gör du följande:

• Om du vill ha offlineåtkomst aktiverar du alternativet offline Sync support.

• Ställ in fältet för Office-objekttyp på något av följande: kontakt, avtalad tid, uppgift eller inlägg.

• Mappa de enskilda fälten i den externa innehålls typen, till exempel kundens förnamn, kundens efter namn, kund adress och kund telefon, till deras respektive Outlook-objekttyp-fält, till exempel en kontakts FirstName, LastName, adress arbete och telefon arbete.

Med en viss kod som skrivits av en utvecklare kan du dessutom skapa en Outlook-lösning som gör följande:

• Visa egna eller anpassade data delar i anpassade åtgärds fönster för att visa externa data för användarna.

• Inkludera anpassade kommandon för menyfliksområdet.

• Skapa en anpassad vydefinition för att visa specifika kolumner med externa data.

• Utforma anpassade formulär områden för att presentera externa data.

Överst på sidan

Förbättra åtkomst till externa data med InfoPath-formulär

Det finns ett antal skäl till varför Microsoft InfoPath 2013 är användbart för externa data:

Arbeta med komplexa data typer    Om ett fält med externa data är hierarkiskt, till exempel ett adress fält som innehåller gatuadressen, staden och post nummer som ett under fält, går det inte att arbeta med det här fältet i SharePoint-formuläret för en extern lista och det är faktiskt inte ens att skapa det. Men du kan konvertera SharePoint-formuläret till ett InfoPath-formulär och skapa och uppdatera fälten med hjälp av InfoPath 2013.

Bädda in en kontroll för en extern objekt    Du kan dra och släppa kontrollen för den externa posten i ett InfoPath-formulär, länka den till den externa listan som en sekundär data källa och gör det enkelt för en användare att välja ett objekt utifrån ett unikt fält, till exempel ett kundnamn eller ett produkt-ID.

Om du skapar en Association för externa innehålls typer, till exempel kunder och order, och InfoPath-formuläret för den externa listan innehåller en sekundär nyckel, till exempel kund-ID, läggs kontrollen för extern post till och med automatiskt i formuläret. Det gör det möjligt för användarna att enkelt hitta kunden de vill när de arbetar med order.

Skapa flera vyer av ett formulär    Ibland kanske du vill att formulär ska ha flera vyer av dina externa data, särskilt om det finns många fält och en extern lista eller ett SharePoint-formulär inte är effektivt. Det är också praktiskt att använda flera vyer i de här fallen när det externa systemet inte tillåter uppdatering av ett fält efter att det har skapats. I sådana fall kan du skapa två vyer, en för Create-åtgärden och den andra för uppdateringen.

Lägga till regler eller kod bakom till formulär    Du kan lägga till deklarativ regler eller kod bakom formulär för att utföra ytterligare affärs logik, till exempel validering och beräkningar. Du kan till exempel kontrol lera att lands-/regionkoden är giltiga med hjälp av en regel eller att ett amerikanskt post nummer gäller med hjälp av en webb tjänst.

Överst på sidan

Lägga till externa data i publicerade Visio-diagram

Med Microsoft Visio 2013 kan du länka data från en extern lista till ett diagram och det är former. Du kan sedan publicera diagrammet till ett SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv webb ritning så att användare kan visa diagrammet och Visa associerade externa data. Det finns tre sätt att länka rader med data till former i ritningen. Du kan länka rader till befintliga figurer en i taget, du kan länka raderna till former automatiskt, eller så kan du skapa former från data.

Överst på sidan

Importera och uppdatera externa data i Access

Microsoft Access 2013 fungerar som en samlingsplats för alla möjliga typer av data och externa data utgör inget undantag. Du kan importera en extern lista till din Access-databas på klient datorn och uppdatera data. Informationen är skrivskyddad.

De grundläggande stegen är:

1. Exportera den externa innehålls typen från SharePoint Designer 2013 eller direkt från Business Data Connectivity-metadatalagret som en BDCM-fil.

2. I Access 2013 skapar du en data anslutning för en webb tjänst genom att använda BDCM-filen.

3. I Access 2013 skapar du en länkad tabell baserad på data anslutningen för webb tjänsten.

I det här fallet används inte cacheminnet för Business Connectivity Services-klienten för att synkronisera med den externa listan när du uppdaterar data.

Överst på sidan