Introduktion till dokumenthantering

Inom dokumenthanteringen fokuserar man på lagring och organisation av dokument för att ge aktivt stöd åt det pågående arbetet på ett företag, inklusive skapande och delning av innehåll inom organisationen. Om företaget inte har något formellt dokumenthanteringssystem så skapas och sparas ofta innehållet på ett okontrollerat och decentraliserat sätt på utspridda filresurser och enskilda hårddiskar. Det här gör det svårt för anställda att hitta och dela med sig av innehåll samt samarbeta för att fortsätta att utveckla det. Det blir också svårare för företaget att använda värdefull affärsinformation och viktiga data i innehållet.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 stödjer ditt företags dokumenthanteringsbehov genom att tillhandahålla ett stort antal dokumenthanteringsfunktioner som låter dig göra följande:

  • Lagra, organisera och hitta dokument.

  • Se till att dokumenten är konsekventa.

  • Hantera metadata för dokument.

  • Hjälpa till att förhindra att fel personer får tillgång till eller använder dokumenten.

  • Säkra konsekventa verksamhetsprocesser (arbetsflöden) för hur dokument hanteras.

Obs!: I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

Här följer ett exempel: Den tekniska dokumentationsgruppen på Adventure Works skapar publikationer som riktar sig till kunder, bland annat manualer och produktspecifikationsblad. Gruppen använder många av de dokumenthanteringsfunktioner som finns i Office SharePoint Server 2007. Gruppen skapar först en webbplats med hjälp av webbplatsmallen Dokumentcenter. Sedan sparar gruppmedlemmarna det innehåll som de skapar på denna webbplats. På dokumentcenterwebbplatsen använder gruppmedlemmarna funktionerna med huvudversion och delversion för att spåra utvecklingen av ett dokument i dess olika versioner. De använder också obligatorisk utcheckning för att försäkra sig om att ingen av gruppmedlemmarna oavsiktligt skriver över någon annans arbete.

Lagra och organisera dokument på en dokumentcenterwebbplats

Webbplatsmallen Dokumentcenter som medföljer Office SharePoint Server 2007 kan användas till att skapa webbplatser som är optimerade för att skapa, använda och lagra stora mängder dokument. Webbplatser som skapas med hjälp av webbplatsmallen Dokumentcenter har särskilda funktioner för dokumenthantering som obligatorisk utcheckning och huvud- och delversioner av ett och samma dokument. Dessa funktioner är aktiverade som standard. Funktionen för obligatorisk utcheckning förhindrar konflikter och förvirring vad gäller ändringar eftersom endast en användare åt gången kan ändra en fil. Versionfunktionen låter dig spåra ändringar i dokumenten och det gör att du får hjälp med revideringen. Versionfunktionen är till särskilt stor hjälp när flera personer arbetar tillsammans på ett projekt eller när informationen måste genomgå flera steg av utveckling och granskningar.

Använda innehållstyper när du vill hantera dokument på ett konsekvent sätt

En innehållstyp är en grupp av återanvändningsbara inställningar som beskriver det delade beteendet för en särskild typ av innehåll. Innehållstyperna hjälper företag att organisera och hantera innehåll på ett konsekvent sätt mellan olika webbplatssamlingar. Genom att definiera en innehållstyp för varje typ av dokument eller informationsprodukt som ditt företag skapar kan du se till att dessa olika typer av dokument hanteras på ett konsekvent sätt.

De anställda på den tekniska dokumentavdelningen på Adventure Works skapade till exempel två innehållstyper som de kallade för Manual och Produktspecifikation. När gruppmedlemmarna går till dokumentcentret för att skapa ett nytt dokument visas båda dessa innehållstyper som alternativ på knappen Ny i dokumentbiblioteket. Varje innehållstyp har en egen mall vilket gör att alla manualer och produktspecifikationer får samma format. Varje innehållstyp har också sin egen anpassade kolumn. Detta gör till exempel att alla manualer innehåller metadata om vilka produktmodeller manualen tillhör. Det är till och med så att varje innehållstyp har sitt eget arbetsflöde och detta gör att den ansvariga gruppen kan vara säkra på att samma feedback- och godkännandeprocesser används för alla manualer. Eftersom produktspecifikationerna styrs av en annan innehållstyp så kan andra typer av processer användas för dessa dokument och de kan innehålla kolumner med andra metadata.

Hantera dokumentegenskaper

Ett av de vanligaste sätten som personer använder när de vill söka efter information som sparats på en webbplats eller i ett dokumenthanteringssystem är att bläddra eller söka efter de metadata (dokumentegenskaper) som sparats tillsammans med filerna. Problemet är dock att anställda på företagen inte tar sig tid att lägga till eller uppdatera dokumentegenskaperna i filerna när de sparar dem.

De program och servrar som finns tillgängliga i Microsoft Office 2007-systemet hjälper personer att skapa och uppdatera metadata för dokument. När du öppnar eller redigerar ett dokument som sparats på en Office SharePoint Server 2007-webbplats i ett av Office-version 2007-program, som Word, Excel eller PowerPoint, kan du redigera serveregenskaperna för det dokumentet i dokumentinformationspanelen som visas högst upp i filen. Om anpassade kolumner läggs till i innehållstypen för detta dokument eller till det bibliotek där dokumentet sparas så visas de här kolumnerna som egenskapsfält i dokumentinformationspanelen. Med hjälp av programmen i Office-version 2007 kan företagen enkelt förbättra metauppgifternas kvalitet i sitt innehåll genom att miljön för redigering av dokumentegenskaper och miljön för innehållsredigering integreras.

Dokumentinformationspanelen

Dessutom kan företagen använda Microsoft Office InfoPath 2007 när de vill skapa skräddarsydda dokumentinformationspaneler. Sedan kan de lägga till särskilda innehållstyper till dessa.

Hjälper till att skydda dokument

Med hjälp av Office SharePoint Server 2007 får företagen också tillgång till flera sätt att skydda dokument som sparas på en SharePoint-webbplats för att undvika att obehöriga personer får tillgång till eller använder dokumenten. Företagen kan använda IRM (Information Rights Management) på ett helt dokumentbibliotek när de vill skydda hela dokumentsamlingar. Med IRM kan du begränsa vilka åtgärder som användarna kan vidta för filer som har hämtats från SharePoint-listor eller -bibliotek. IRM krypterar de hämtade filerna och begränsar vilka användare och program som kan dekryptera dessa filer. IRM kan också begränsa rättigheterna för de användare som tillåts att läsa filer, så att de inte kan vidta åtgärder som att skriva ut kopior av filerna eller kopiera text från dem. IRM kan därför hjälpa ditt företag att driva igenom och upprätthålla företagets riktlinjer vad gäller kontroll och spridning av konfidentiell eller känslig information.

Office SharePoint Server 2007 ger dig också möjlighet att skydda dina filer på andra sätt. Om du vill förhindra att någon läser dokumentutkast som håller på att utarbetas kan du skapa ett dokumentbibliotek med huvudversioner och delversioner. Sedan kan du ange vilka grupper som tillåts läsa delversioner (utkast). Utkast är de delversioner av filer eller listobjekt som ännu inte godkänts för att få status som huvudversion. Om du konfigurerar biblioteket så att godkännande av innehåll blir obligatoriskt kommer inte utkasten att publiceras som en huvudversion förrän någon med rätt behörighet godkänner dokumentet för publicering som ett huvudutkast.

Ett annat sätt att skydda dokumenten är att konfigurera behörigheterna för enskilda mappar, listobjekt eller dokument. Om du endast vill begränsa tillgången till en eller två filer i ett dokumentbibliotek kan du redigera behörigheten för dessa enskilda objekt så att endast vissa personer kan läsa eller redigera dem.

Hantera dokumentrelaterade processer med arbetsflöden

Som stöd för dokumentrelaterade processer har Office SharePoint Server 2007 inbyggda arbetsflöden som företagen kan använda när de vill hantera arbetsuppgifter som dokumentgranskning, godkännande och insamling av signaturer. Ett arbetsflöde definieras som en automatiserad bana med åtgärder eller aktiviteter i en viss ordning som ingår i en affärsprocess. Arbetsflöden hjälper organisationen att hantera dokumentrelaterade affärsprocesser på ett effektivare sätt eftersom de automatiskt spårar och hanterar de arbetsuppgifter som normalt utförs av människor i dessa processer.

Gruppen för teknisk dokumentation på Adventure Works använder till exempel arbetsflödet Samla in feedback i stor utsträckning. Istället för att skicka e-post till granskarna kan en dokumentförfattare starta ett arbetsflöde för det aktuella dokumentet direkt från Office Word 2007. Arbetsflödet hanterar sedan processen automatiskt genom att skicka ut meddelanden till granskarna, skapa arbetsuppgifter till dem och övervaka statusen för dessa uppgifter. Granskarna kan utföra sina arbetsuppgifter i Word 2007 eller i Microsoft Office Outlook 2007.

Genom att använda Microsoft Office SharePoint Designer 2007 eller Microsoft Visual Studio 2005 Extensions för Windows Workflow Foundation kan företagen utveckla och distribuera anpassade arbetsflöden som är kapabla att hantera affärsprocesser som är unika för deras organisation.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×