Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
En dokumentgrupp är en grupp med relaterade dokument som du kan hantera som en enda enhet. Du kan skapa en dokumentgrupp i ett enda steg och sedan definiera dess egenskaper och metadata.
Vad är en dokumentgrupp?
För många typer av projekt spannmål personer ofta en hel uppsättning relaterade dokument. I vissa fall kanske det här värdet av dokument är resultatet av ett projekt eller den ”slutprodukt”. Till exempel en professionella tjänstföretaget kan ge en standard ”bredd bok” när de svarade på en begäran om förslag från en möjliga klient. Bredd bok innehålla alltid dessa delar med varje del anpassas efter särskilda krav på ett visst projekt:
-
En introduktion till tjänstföretaget
-
En SWOT-analys (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)
-
En affärsplan
-
En jämförande företagsanalys
Dokumentgruppen kan också helt enkelt representera olika typer av information i ett större projekt som resulterar i någonting annat. Ett tillverkningsföretag kan till exempel skapa en standardgrupp med dokument relaterad till utformning, testning och tillverkning av varje produkt som tillverkas.
Dessa dokument kan skapas på samma gång eller faser. Dokumenten kan tillverkats eller granskas av en person eller av många användare. Alla dokument kan vara samma format (till exempel Word-dokument). Du kan också de kan innefatta olika filformat (till exempel Word-dokument, OneNote-anteckningsböcker, PowerPoint-presentationer, Visio-diagram, excel-arbetsböcker och så vidare).
Med dokumentgrupper blir det lättare för organisationer att hantera dessa situationer. Med en dokumentgrupp ordnas flera relaterade dokument i samma vy där användare kan arbeta med dem och hantera dem som en enda enhet. När du skapar en ny dokumentgrupp skapar du i själva verket en ny innehållstyp. Innehållstypen blir tillgänglig i hela webbplatssamlingen och du kan konfigurera en ny innehållstyp för dokumentgrupper för varje arbetsprodukt som omfattar flera dokument.
När en innehållstyp för dokumentgrupper läggs till i ett bibliotek kan användarna skapa nya instanser av dokumentgruppen på samma sätt som de skapar ett enstaka dokument.
Vad kan du göra med en dokumentgrupp?
Innehållstypen för dokumentgrupper har flera specifika funktioner som gör det enklare att skapa och hantera arbetsprodukter som omfattar flera dokument. När du konfigurerar en innehållstyp för dokumentgrupper kan du göra något av följande:
-
Anpassa en välkomstsida för dokumentgrupp som innehåller all information som en användare behöver om dialogrutan Ange. Välkomstsidan är en webbdelssida som kan ställas in att visa projektinformation eller resurser som kan hjälpa gruppmedlemmarna som arbetar med en dokumentgrupp (exempelvis projektplanering, länkar till resurser och så vidare). Också visar en lista över dokument som har lagts till i dialogrutan Ange.
-
Ange standardinnehåll som du vill ha skapas och ingår i varje ny instans av dokumentgruppen automatiskt. Du kan ha vissa dokument med automatiskt och du kan styra mallar som användas. Du kan vara säker på att standarddokument som är rätt innehållstyper. Till exempel om din organisation har egna mallar som du använder för specifika typer av kommunikation, du kan ladda upp det här när du konfigurerar en innehållstyp för dokumentgrupp.
-
Ange tillåtna innehållstyper som kan användas i dokumentgruppen (t.ex. dokumentfiler, bilder, ljud eller video).
-
Ange delade metadata och metadatakolumner som ska användas i alla dokument i en grupp. Standarddokument skapas automatiskt med dessa metadata när dokumentgruppen skapas, och du kan visa dessa delade metadata på välkomstsidan.
-
Tilldela arbetsflöden som du vill använda för dokumentgruppen. Du kan använda standardarbetsflöden för granskning och godkännande med dokumentgrupper och hela dokumentgruppen ska gå igenom arbetsflödessteg som om den vore en fil. Din organisation kan dessutom utveckla anpassade arbetsflöden för dokumentgrupper.
-
Skicka dokumentgrupper till Ordna innehåll för dirigering till en målmapp, en målwebbplats eller ett målbibliotek.
När du har lagt till en innehållstyp för dokumentgrupper till ett bibliotek kan webbplatsanvändare använda välbekanta dokumenthanteringsfunktioner och särskilda funktioner för dokumentgrupper.
Den som skapar en dokumentgrupp kan göra följande:
-
Snabbt och enkelt skapa nya arbetsprodukter med flera dokument med kommandot Nytt dokument i ett dokumentbibliotek.
-
Spara en versionshistorik med de aktuella egenskaperna och dokumenten i dokumentgruppen.
-
Starta arbetsflöden för hela dokumentgruppen eller för enskilda dokument i dokumentgruppen för hantering av vanliga uppgifter, till exempel granskning och godkännande.
-
Skicka en länk till dokumentgruppen via e-post.
-
Flytta eller kopiera dokumentgruppen till en annan plats med kommandot Skicka till (målplatsen måste vara konfigurerad i Central administration).
-
Hantera behörigheter för dokumentgruppen.
Se även
Skapa och konfigurera en ny dokumentgrupp innehållstyp
