Introduktion till bibliotek

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ett bibliotek är en plats på en webbplats där du kan ladda upp, skapa, uppdatera och samarbeta om filer med gruppens medlemmar. I varje bibliotek visas en lista med filer och viktig information om filerna, till exempel vem som senast ändrade en fil. De flesta webbplatser får ett bibliotek när du skapar webbplatsen. En gruppwebbplats har till exempel ett dokumentbibliotek där du kan ordna och dela dina dokument.

Dokumentbibliotek

Som du behöver mer bibliotek, kan du välja mellan flera färdiga att använda biblioteket program och lägga till dem till din webbplats. Du kan också anpassa bibliotek på flera olika sätt. Till exempel kan du styra hur dokument visas, hanteras och skapat. eller spåra versioner av filer, inklusive hur många och vilken typ av version. Du kan också skapa anpassade vyer, formulär och arbetsflöden som hjälper dig att hantera projekt och affärsprocesser.

En marknadsföringsgrupp på Contoso skapar en gruppwebbplats där de ska hantera projekt och dokument. De väljer en webbplatsägare som ska hantera webbplatsen. Webbplatsägaren får behörighetsnivån Fullständig behörighet när hon läggs till i gruppen Ägare för webbplatsen. Hon delar ut webbplatsen och ger alla behörighet att bidra till den. Gruppen beslutar sig för att använda dokumentbiblioteket för att hantera pressmeddelanden, budgetfiler, kontrakt, förslag och andra gruppdokument.

Webbplatsägaren laddar upp viktiga dokument för att gruppen ska komma igång med att använda biblioteket som en central plats. Sedan slår hon på versionshantering så att gruppen har en historik över hur filerna utvecklas och kan återställa en tidigare version om det behövs. Webbplatsägaren lägger också till standardmallar för marknadsföringsrapporter, försäljningsavtal, kampanjplaner och budgetkalkylblad i biblioteket. Varje mall innehåller företagets logotyp och har ett format som alla är överens om att använda. När medlemmarna skapar en ny fil från dokumentbiblioteket kan de enkelt välja vilken mall de vill använda.

Efter hand som gruppens medlemmar lägger till filer och samarbetar på dokument ordnar de biblioteket genom att lägga till kolumner och skapa vyer som hjälper dem att hitta dokument snabbt. Exempelvis lägger webbplatsens ägare till kolumnen "Projektnamn" så att medlemmarna kan filtrera eller sortera efter den kolumnen. Andra medlemmar i gruppen lägger till offentliga vyer som grupperas efter räkenskapskvartal och filtrerar ut avtal som förfaller inom sex månader. Medlemmarna skapar också personliga vyer som hjälper dem att snabbt hitta information och slutföra sitt arbete.

Efter en lång diskussion under ett personalmöte bestämmer sig gruppen för att ange aviseringar på biblioteksnivå för att rapportera uppdateringar en gång i veckan. Medlemmarna kan själva bestämma sig för att ange fler aviseringar eller RSS-feeds för specifika filer efter behov.

Biblioteksflik med RSS-avisering markerad

Gruppen bestämmer sig också för en viktig "bra vana" i den här nya världen av samarbete. När medlemmarna vill dela ett dokument motstår de frestelsen att bifoga det i ett e-postmeddelande och e-postar i stället en länk till dokumentet. Det är lätt att e-posta en länk från biblioteket, och den leder medlemmarna till den senaste versionen på gruppens webbplats.

En av gruppens viktiga uppgifter är att föreslå marknadsföringskampanjer för att öka försäljningen och intäkterna. När gruppmedlemmarna tar fram en ny kampanjplan redigerar de dokumenten tillsammans och följer upp delversioner av filerna. Med samtidig redigering kan flera personer redigera ett dokument på samma gång, utan att behöva oroa sig för hur ändringarna ska synkroniseras. Om de gör ett fel i en version av dokumentet, kan de återställa en tidigare version. När kampanjplanen är klar kan de skapa en huvudversion och skicka den för godkännande till sin juridiska avdelning och sin chef. När filen har godkänts kan andra anställda i företaget se den.

Webbplatsens ägare går igenom onlinedokumentation och utbildning, och lär sig hur arbetsflödet ska läggas upp, associerar det med biblioteket och automatiserar processen för insamling av feedback, insamling av signaturer och publicering av det slutgiltiga dokumentet.

Efter tre månaders användning har dokumentbiblioteket och webbplatsen blivit mycket viktig för marknadsföringsgruppen, och har hjälpt till att förbättra deras produktivitet och synlighet i hela företaget. De kan inte tänka sig att arbeta utan det, och utforskar aktivt andra sätt att använda SharePoint-tekniker för bättre samarbete.

Nedan beskrivs några sätt att arbeta med bibliotek så att de blir så användbara som möjligt för gruppen (ungefärligt ordnade från grundläggande till mer avancerade):

Användning och skapa vyer     Du kan använda vy för att visa filer i ett bibliotek som är viktigast för dig eller som bäst passar ett syfte. Innehållet i biblioteket ändras inte, men varje vy organiserar eller filtrerar filer så att de blir lättare att hitta och bläddra i ett meningsfullt sätt. Mer information om vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Bild bibliotek Vyfältet med ändra vy valt

Spåra versioner     Om du vill behålla tidigare versioner av filer kan bibliotek hjälpa dig spåra, lagra och återställa filer. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Eller du kan välja att ange vissa versioner som större, till exempel att lägga till ett nytt kapitel i en manuell och vissa versioner som mindre, till exempel hur du åtgärdar ett stavfel. Du kan välja hur många varje typ av version som du vill lagra underlättar hanteringen av lagringsutrymme.

Tips:  Om ditt team planerar att använda samtidig redigering rekommenderar vi att du minst aktiverar versionshantering av huvudversioner i biblioteket. På så sätt kan du återställa en tidigare version av dokumentet om det behövs, t.ex. om ändringar går förlorade på grund av att någon överför ett dokument med samma namn till ett bibliotek där alla redigerar samtidigt.

Mer information om versionshantering finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Samtidig redigering och utcheckning av filer     När du redigerar ett Microsoft Word eller PowerPoint-dokument från ett bibliotek utan att checka ut, kan andra personer redigera den samtidigt (som samtidig redigering). När du checka ut en fil, du se till att bara en person kan redigera filen tills den är incheckat. Du kan kräva att dokument är utcheckad i bibliotek som innehåller känsliga dokument eller när du vill att noggrant spåra utvecklingen av dokument. Men tänk på att kräva utcheckning gör det möjligt för personer till samtidig redigering av dokument. Med utcheckning kan personer uppmanas att lämna en kommentar om vad de har ändrats i dokumentet, men utcheckning kommer också långsammare redigering och granska processer. Mer information finns i dokumentsamarbete och samtidig redigering eller Checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

Redigera filer från skrivbordsprogram    När du sparar dokument på en SharePoint-webbplats du kan skapa, redigera och samtidig redigering av dokument direkt från kompatibelt skrivbordsprogram, till exempel Microsoft Word eller PowerPoint, utan även gå till webbplatsen. Du kan till exempel redigera en PowerPoint-presentation samtidigt som andra personer redigerar det (kallas även samtidig redigering). Du kan också hantera checka in och checka ut direkt från PowerPoint. Dessutom kan du använda OneDrive för företag eller Outlook hinner bibliotek innehållet offline, arbeta med dem från en annan plats och sedan smidigt synkronisera ändringar när du är online igen.

Håll dig informerad om ändringar    Om du vill hålla dig uppdaterad när dokument i en ändring i biblioteket, ställa in aviseringar, prenumerera på RSS-feeds eller följa dokument. Den största skillnaden mellan aviseringar och RSS-följande finns där postavisering. Aviseringar och RSS-feeds informera dig om uppdateringar och båda kan du anpassa hur mycket information som du får. Du kan konfigurera aviseringar och RSS-att ta reda på när något ändras i ett bibliotek. Om du är intresserad av ett visst dokument, ställa in en avisering eller följa dokumentet. Aviseringar kan sparas som e-post eller text meddelanden. RSS-aviseringar kommer fram i en konsoliderad feed som du kan läsa i Outlook eller ett annat feed reader. Om du följer ett dokument får du ett meddelande i din nyhetsfeed (om din organisation använder nyhetskällan). Mer information om aviseringar finns i Skapa en avisering eller prenumerera på en RSS-feed.

Kräva godkännande av dokument     Du kan ange att ett dokument måste godkännas innan alla kan se dem. Dokumentet förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna eller avvisa det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett dokument innan det godkänns. Den här funktionen kan vara användbar om biblioteket innehåller viktiga riktlinjer eller procedurer som behöver vara helt slutgiltiga innan andra ser dem.

Ange behörigheter    SharePoint-grupper och behörighetsnivåer som hjälper dig att effektivt hantera åtkomst till innehållet. Som standard behörigheter på bibliotek, ärvs mappar i bibliotek och dokument från webbplatsen. Tilldela unika behörigheter till ett visst bibliotek eller ett dokument kan hjälpa dig att skydda känsligt innehåll, till exempel kontrakt eller budgetinformation, utan att begränsa åtkomsten till resten av webbplatsen. Mer information om behörigheter finns i Förstå behörighetsnivåer i SharePoint.

Skapa arbetsflöden     Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan innehålla arbetsflöden som har definierats för affärsprocesser i organisationen, t.ex. hanteringsprocesser för godkännande eller granskning av dokument. Gruppen kan tillämpa affärsprocesser på dokument, så kallade arbetsflöden, vilket anger åtgärder som ska vidtas i en specifik ordning, till exempel att godkänna dokument. Ett SharePoint-arbetsflöde är ett automatiskt sätt att flytta dokument eller objekt genom en sekvens av åtgärder eller uppgifter. Tre arbetsflöden är tillgängliga för bibliotek som standard: Godkännande, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för godkännande; Samla in feedback, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för feedback och sedan returneras i form av en sammanställning till den person som initierat arbetsflödet; samt Samla in signaturer, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för insamling av deras digitala signaturer.

Obs!:  Endast trelägesarbetsflödet är tillgängligt i SharePoint Foundation.

Mer information om arbetsflöden finns i om arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Definiera innehållstyper     Om din grupp arbetar med flera typer av filer, till exempel kalkylblad, presentationer och dokument, kan du utöka funktionaliteten hos ditt bibliotek genom att aktivera och definiera flera innehållstyper. Innehållstyper lägga till flexibilitet och konsekvent över flera bibliotek. Varje typ av innehåll kan ange en mall och även arbetsflöde processer. Mallarna som fungerar som en utgångspunkt för formatering och eventuella exempeltext och för egenskaper som gäller för dokument av den typen, till exempel avdelning namn eller kontrakt tal.

Granska spårning    Om du har en grupp med känsliga filer och det är bra att veta hur dokument som användes, kan du definiera en princip som gör att du kan aktivera granskningsspårning för händelser, till exempel ändras, kopior eller borttagningen.

Ange principer    Principinställningar aktivera dokument som förfaller, automatisk borttagning eller regelbundet (via ett arbetsflöde) med de dokument som har uppnått en viss ålder. När bibliotek utvecklas kan med hjälp av inställningarna disposition spara tid och arbete över försöker att manuellt Rensa diskutrymmet som är fullt eller för att undvika att nå kvot begränsningar.

Obs!:  Principinställningarna är inte tillgängliga i SharePoint Foundation.

Använda en dokumentcenterwebbplats    Du kan använda en dokumentcenterwebbplats när du vill skapa, hantera och lagra många dokument. Ett dokumentcenter är utformad för att fungera som en central lagringsplats för att hantera många dokument. Funktioner som metadata och trädvynavigering, innehållstyper och webbdelar, hjälper dig att organisera och hämta dokument. "Innehåll har" Konfigurera snabbt metadata-driven navigering till utföra bra för de flesta bibliotek utan uttryckligen skapar index. Eller innehåll har kan du skapa index för att förbättra prestanda över fler filter och vyer. Du kan använda en dokumentcenterwebbplats som en redigeringsmiljö (där användare checka in och ut filer och skapa mappstrukturer för sådana filer) eller enligt innehållsarkiv (där användare endast visa eller överför dokument).

Obs!: Dokumentcenter är inte tillgänglig i SharePoint Foundation.

Hur du ska ordna filerna i ett bibliotek beror på vilka behov din grupp har och hur du föredrar att lagra och söka efter information. Genom att planera i förväg kan du skapa en struktur som fungerar optimalt för din grupp. Bibliotek har olika funktioner som gör det enklare att arbeta med flera filer i ett enskilt bibliotek. Det kan dock vara så att flera olika bibliotek passar bättre för din grupp.

Du kan använda ett bibliotek för flera olika behov. Det kanske t.ex. finns flera projekt inom samma grupp eller flera grupper som arbetar med samma projekt. Du bör fundera på att använda ett enda bibliotek när:

  • Din grupp behöver visa sammanfattningsinformation om, eller olika vyer av, samma uppsättning filer. En chef vill kanske se alla filer grupperade efter avdelning eller förfallodag.

  • Användarna vill kunna söka efter filerna på samma plats på en webbplats.

  • Du vill använda samma inställningar för till exempel spårningsversioner eller godkännande för samtliga filer.

  • Alla grupper som arbetar med biblioteket liknar varandra. De kan t.ex. ha samma behörighetsnivå.

  • Du vill analysera information om filerna i ett kalkylblad, eller ta emot konsoliderade uppdateringar om filerna.

Om du vill arbeta effektivt med dokument i ett bibliotek kan du ordna filer i ett bibliotek genom att lägga till kolumner, definiera vyer eller skapa mappar.

Du kanske vill skapa flera bibliotek om det finns tydliga skillnader mellan de grupper av filer som du vill lagra och hantera, eller mellan de persongrupper som arbetar med filerna. Använd flera bibliotek om:

  • Det finns flera distinkta typer av filer som du vill spara och hantera, och om det inte är troligt att användare ofta vill visa översikter över filerna eller söka i filerna samtidigt.

  • De grupper som använder filerna är distinkta och har klart olika behörighetsnivåer.

  • Du behöver använda inställningar, till exempel versionshantering och godkännande, på olika grupper med filer.

  • Du inte behöver analysera filerna tillsammans eller ta emot sammanställda uppdateringar om filerna.

  • Du vill tillhandahålla olika uppsättningar med alternativ för att skapa nya filer, eller så vill du att alternativen på Nytt-menyn i ett bibliotek ska visas i en annan ordning.

Nedan följer beskrivningar av några metoder som du kan använda för att arbeta effektivt med flera bibliotek.

Skapa webbplatsmallar och webbplatskolumner    Om organisationen vill använda samma inställningar över dess bibliotek visas konfigurerad den webbplatsmallar och webbplatskolumner. Dela inställningarna i flera bibliotek så att du inte behöver ändra inställningarna varje gång.

Skicka filer till en annan plats    Om du vill att en fil ska vara tillgängliga i flera bibliotek du spara den i ett bibliotek och sedan skicka en kopia till andra bibliotek. Du kan välja att bli påmind om att uppdatera eventuella kopior av dokumentet när du gör ändringar i den ursprungliga cellen.

Skapa biblioteksmallar    Om du vill att upprätta vissa enhetliga inställningar för bibliotek eller återanvända egenskaper över bibliotek kan spara du ett bibliotek som en mall. Mallar för dokumentbibliotek är tillgängliga som ett alternativ på sidan Lägg till ett program på din webbplats.

Det finns flera sätt att ordna filer i ett bibliotek. Du kan lägga till kolumner, definiera vyer och skapa mappar. Varje metod har sina fördelar och du kan kombinera dem för att passa de unika behoven för ditt bibliotek och din grupp.

I biblioteken spåras som standard namnet på en fil samt information om filens status, till exempel om den har checkats in. Men du kan ange ytterligare kolumner som kan hjälpa gruppen att kategorisera och spåra filer, t.ex. ett kampanjnamn eller ett projektnummer, eller annan information som är viktig för din grupp. Du har många möjligheter vad gäller typen av innehåll i kolumner: du kan t.ex. ange en enda textrad, en nedrullningsbar lista med alternativ, ett tal som beräknas med hjälp av andra kolumner eller namn och bild på en person.

Kolumner har kolumnrubriker som gör det enkelt att sortera och filtrera dokument. När du visar filer i ett bibliotek kan du sortera eller filtrera dem tillfälligt genom att peka på namnet på en kolumn och sedan klicka på nedpilen bredvid namnet. Detta är användbart om du behöver visa filerna på ett visst sätt, men du måste upprepa stegen nästa gång som du visar biblioteket.

Mer information om att lägga till kolumner finns i Skapa, ändra eller ta bort en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Vill användare ofta se: alla dokument relaterade till ett specifikt projekt, alla dokument som tillhör en viss avdelning, eller gruppera dokument efter vilken månad de förfaller? Om du tror att du ofta kommer att visa filerna på ett visst sätt, bör du definiera en vy. Du kan använda den här vyn när du än arbetar med biblioteket. När du skapar en vy läggs den till i den nedrullningsbara listan Aktuella vyer i bibliotekets menyfliksområde.

En biblioteksvy är ett urval av kolumner på en sida som visar objekt i ett bibliotek, och ofta definierar en specifik sorteringsordning, filtrering, gruppering och anpassad layout. Ett bibliotek kan innehålla personliga vyer och offentliga vyer. Alla som har tilldelats till gruppen Medlemmar på webbplatsen (som har behörighetsnivån Delta) kan skapa en personlig vy för att visa filerna på ett visst sätt eller filtrera fram de filer som behövs för tillfället. Om du har behörighet för att utforma ett bibliotek kan du skapa en offentlig vy som alla kan använda när de arbetar med biblioteket. Du kan också ange att en offentlig vy ska användas som standardvy som visas automatiskt för alla som öppnar biblioteket.

Om medlemmarna i din grupp visar biblioteken på en mobil enhet, kan du till och med skapa mobila vyer med vissa begränsningar, till exempel antalet objekt som visas i vyn, och som är optimala för bandbredden och enhetens begränsningar.

Mer information om vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Mappar är behållare som kan användas till att gruppera och hantera innehåll i ett bibliotek eller en lista. Om mappar har aktiverats för biblioteket kan du lägga till dem i de flesta typer av listor och bibliotek. Om biblioteket innehåller många objekt kan mappar också effektivisera åtkomsten av de objekten. När du skapar en mapp skapar du i praktiken ett internt index. Detta interna index skapas även för rotmappen, eller toppnivån för ett bibliotek eller en lista. När du använder objekt i en mapp använder du egentligen detta interna index för åtkomst av data.

Om ett bibliotek innehåller många objekt som kan grupperas på ett visst kan du använda mappar för att ordna innehållet i biblioteket. Bra exempel på grupper är projekt, grupper, avdelningar, produktkategorier, åldersintervall, listor i bokstavsordning och alfabetiska undergrupper (A-C, D-F o.s.v.). Mapparna gör det enklare för andra att söka igenom och hantera många filer på ett välbekant sätt.

Mappar i bibliotek

Som standard visar ett bibliotek med mappar är aktiverade mappar i standardvyn för biblioteket utan några filter. Detta är användbart eftersom användaren kan välja lämplig mapp när de infogar nya dokument. Visar alla mappar gör det också mindre troligt att objekt ska läggas felaktigt utanför mappar i biblioteket. Du kan enkelt ordna dokument i olika biblioteksmappar med hjälp av kommandot Öppna med Utforskaren tillgängliga på menyfliken bibliotek.

Obs!:  En biblioteksvy kan anges som Sortera endast efter angivna kriterier, och då visas inte mapparna först före eventuella objekt i vyn. Du kanske inte vill använda detta sorteringsalternativ för vyn om du vill att användare enkelt ska kunna hitta rätt mapp.

Trots att biblioteksmappar inte visas i webbplatsnavigeringen kan webbplatsägaren eller en användare med designbehörighet för en webbplats aktivera Trädvy, som visar avsnittet Webbplatsinnehåll i webbplatsnavigeringen, där du kan visa, dölja och enkelt navigera i biblioteksmappar.

Trädvy på webbplats

Mer information om mappar finns i Skapa en mapp i ett dokumentbibliotek eller Ta bort en mapp i ett bibliotek.

Alla tre metoder kan arbeta tillsammans. Samma kolumner som du använder för att spåra dokument i standardvyn för ett bibliotek kan användas för att skapa en vy med flera filtervillkor. Användare kan sortera och filtrera en vy dynamiskt genom att klicka på kolumnrubriker om du vill hitta innehåll på den ställa till med den tidpunkt då fest. Om en mappstrukturen har definierats i biblioteket, du kan "slå samman" en Biblioteksvy genom att ange den alternativet Visa alla objekt utan mappar i den mappar avsnitt när du skapar eller ändrar vyn. Varje metod kan komplettera andra att få rätt innehåll vid rätt tillfälle och på rätt sätt för dig.

Vissa bibliotek skapas automatiskt när du skapar en ny webbplats, t.ex. biblioteket Dokument på en gruppwebbplats. Du kan anpassa biblioteken efter dina behov eller skapa egna, ytterligare bibliotek. Varje bibliotekstyp har ett specifikt syfte och vissa innehåller olika uppsättningar med funktioner.

Viktigt!:  Du kan ha fler eller färre bibliotek på din webbplats beroende på vilken version av SharePoint som webbplatsen är baserad på, vilken plan för Office 365 som din organisation prenumererar på och om vissa funktioner har aktiverats på din webbplats.

Resursbibliotek    Om du vill dela och hantera digitala medieresurser, t.ex. bild-, ljud- och videofiler, kan du använda ett resursbibliotek. Ett resursbibliotek gör det lättare för användarna att hitta och återanvända digitala mediefiler som andra redan har skapat, som logotyper och företagsbilder. Dessutom får du tillgång till innehållstyper med egenskaper och vyer som gör det lättare att hantera och bläddra bland medieresurser, till exempel miniatyrer och metadatanyckelord. Du kanske till exempel vill hantera och spara varumärkesbilder och återanvändbara innehållsfragment från program så att de blir tillgängliga i hela företaget och används på ett konsekvent sätt.

Instrumentpanelsbibliotek    Innehåller webbdelssidor, webbdelssidor med statuslistor och PerformancePoint-distribuerade instrumentpaneler.

Dataanslutningsbibliotek     Ett dataanslutningsbibliotek gör det enklare att underhålla och hantera dataanslutningar och utgör ett centraliserat sätt att spara ODC-filer (Office Data Connection). Varje ODC-fil innehåller information om hur användaren kan hitta, logga in på, söka i och komma åt en extern datakälla. Om du centraliserar ODC-filer i ett dataanslutningsbibliotek går det också att dela, hantera och söka i dataanslutningsfiler inom en SharePoint-webbplats, och det blir lättare att se till att affärsdata och rapporter (framför allt kalkylblad) innehåller en konsekvent uppsättning med värden och formelresultat.

Obs!: Med dataanslutningsbiblioteket för PerformancePoint blir det lättare att underhålla och hantera dataanslutningsfiler för PerformancePoint. I det här biblioteket kan du lagra ODC- och UDC-filer (Universal Data Connection).

Dokumentbibliotek    Om du har många filtyper, bland annat dokument och kalkylblad, kan du använda ett dokumentbibliotek. Du kan lagra andra typer av filer i ett dokumentbibliotek, även om vissa filtyper blockeras av säkerhetsskäl. När du arbetar i program som inte är blockerade kan du skapa sådana filer från biblioteket. Din marknadsavdelning kan till exempel ha ett eget dokumentbibliotek för materialplanering, pressmeddelanden och publikationer.

Formulärbibliotek    Om du behöver hantera en grupp med XML-baserade affärsformulär kan du använda ett formulärbibliotek. Ditt företag kanske till exempel vill använda ett formulärbibliotek för kostnadssammanställningar. Om du vill konfigurera ett formulärbibliotek måste du ha en XML-redigerare eller ett program för XML-formulärdesign, som Microsoft InfoPath. Formuläret som fylls i är bara en XML-fil som innehåller ENDAST de data som har angetts i formuläret, t.ex. datum och belopp för en utgift. Allt annat i utgiftsrapporten kommer från formulärmallen. När ett formulär har fyllts i kan du slå samman formulärdata eller exportera data för analys.

Bildbibliotek    Om du vill dela ut en samling med digitala bilder eller grafik kan du använda ett bildbibliotek. Bilder kan lagras i andra typer av SharePoint-bibliotek, men det finns flera fördelar med bildbibliotek. Från ett bildbibliotek kan du till exempel visa bilder som ett bildspel, hämta bilder till datorn och redigera bilder med kompatibla grafikprogram, till exempel Microsoft Paint. Det kan vara en bra idé att skapa ett bildbibliotek om du vill spara bilder av gruppevenemang eller produktlanseringar. Du kan också skapa länkar till bilder i biblioteket från andra platser på webbplatsen, till exempel från Wiki-sidor eller bloggar.

Arkivhandlingsbibliotek    Om du vill ha en central lagringsplats där du kan lagra och hantera företagets arkivhandlingar och viktiga affärsdokument kan du använda ett arkivhandlingsbibliotek. Om ditt företag t.ex. måste arbeta i enlighet med regelverk som kräver att det finns en definierad process för hantering av viktiga dokument, kan du skapa en webbplats för arkivhandlingscenter med ett antal arkivhandlingsbibliotek där du sparar olika typer av arkivhandlingar. För varje bibliotek kan du ange principer för vilka arkivhandlingar som ska sparas, hur dokumenten ska skickas och hanteras och hur länge arkivhandlingarna ska behållas.

Rapportbibliotek    Med ett rapportbibliotek kan du göra det enklare att skapa, hantera och leverera webbsidor, dokument och prestationsindikatorer (KPI) för mått och mål. Rapportbiblioteket är en central plats där du skapar och sparar rapporter, till exempel Excel-arbetsböcker och instrumentpanelssidor. Om du publicerar en Excel-arbetsbok i ett rapportbibliotek kan du öppna den i en webbläsare med en enda klickning, så att du enkelt kan visa arbetsboken utan att behöva lägga till den på en webbdelssida.

Processdiagrambibliotek (metriskt och am. enheter)    Om du vill lagra och dela diagramprocessdokument, till exempel sådana som skapats med Microsoft Visio, kan du använda ett processdiagrambibliotek. Biblioteken för metriska och amerikanska måttenheter är anpassade efter sina respektive måttsystem.

Wiki-sidbibliotek    Om du vill skapa en samling med anslutna Wiki-sidor kan du använda ett Wiki-sidbibliotek. Via en Wiki kan flera personer samla in information i ett format som är enkelt att skapa och ändra. Du kan även lägga till Wiki-sidor i biblioteket som innehåller bilder, tabeller, hyperlänkar och interna länkar. Om din grupp till exempel skapar en wiki-webbplats för ett projekt, kan webbplatsen innehålla olika tips i en serie sidor som är kopplade till varandra.

Obs!: Beroende på hur webbplatsen ser ut och hur den är konfigurerad kan andra typer av systembibliotek skapas automatiskt, till exempel formatbibliotek och resurs- och sidbibliotek för webbplatsen. Du kan dock inte skapa dessa typer av bibliotek via användargränssnittet.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×