Introduktion till att omvandla pappersformulär till InfoPath-formulär

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln beskrivs fördelarna med att använda elektroniska formulär i stället för pappersbaserade formulär när du samlar in data. Den innehåller också några metodtips på hur du omvandlar pappersbaserade formulär till Microsoft Office InfoPath-formulärmallar.

Obs!: Om det pappersbaserade formuläret har skapats i Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel kan du använda importguiden i InfoPath och snabbt omvandla dokumentet eller arbetsboken till en InfoPath-formulärmall. Om formuläret har skapats i ett annat program, eller om du inte har tillgång till formulärets källfil, måste du skapa formuläret från början i InfoPath.

Artikelinnehåll

Fördelarna med att använda elektroniska formulär

Rekommendationer för att omvandla pappersformulär

Fördelar med att använda elektroniska formulär

Det finns många fördelar med att använda elektroniska formulär i stället för pappersbaserade formulär. Bland annat dessa:

Accurate, konsekvent data    Personer som ofta write information på fel ställe med pappersformulär, eller feltolkas instruktioner för att fylla i formuläret. Fel kan också inträffa när en medarbetare manuellt reenters formulärdata till en databas eller i andra program. Hitta och åtgärda dessa typer av datainmatningsfel kan vara dyrt och mer tidskrävande. InfoPath innehåller ett antal automatiserat sätt att hjälpa användare att undvika datainmatningsfel. Du kan till exempel använda formler för att automatiskt beräkna matematiska värden för användare. Du kan också använda villkorsstyrd formatering ska uppmärksammas användarens data eller aktivera stavningskontrollen så att användarna kan kontrollera stavningen innan du skickar sina formulär. Det är också möjligt att automatiskt fylla i fält för användare med hjälp av befintliga data från en databas eller andra system för lagring av data. Du kan till exempel skapa en försäljning formulär som fylls i anställd informationsfält automatiskt när användaren anger deras ID-nummer i rutan Anställningsnr.

Enkel uppdatering    Om du behöver uppdatera en befintlig formulärmall kan du ändra den, publicera om den och återdistribuera den till användarna. Uppdateringen sker automatiskt nästa gång som användaren öppnar ett formulär som baseras på formulärmallen. Om en användare arbetar offline när du publicerar en uppdaterad formulärmall görs uppdateringen nästa gång som användaren ansluter till nätverket. Användarna märker oftast inte att en uppdatering sker, men du kan designa formuläret så att användarna meddelas om det.

Alternativ för arbetsflöde    Genom att utnyttja funktionerna för arbetsflöde som finns i InfoPath kan du öka effektiviteten i vanliga affärsprocesser där data skickas mellan flera personer. Kostnaderna och tiden som krävs för koordineringen av affärsprocesser, t.ex. godkännande av projekt och granskning av dokument, kan minskas genom att personalens uppgifter i dessa processer hanteras och spåras med hjälp av arbetsflöden. Föreställ dig en pappersbaserad process med pappersbaserade kostnadssammanställningar där en anställd fyller i en tryckt sammanställning, bifogar en cirkulationslista till formuläret och skickar den med internposten till sin chef. Efter att sammanställningen godkänts, markerar chefen kryssrutan bredvid sitt namn på cirkulationslistan och skickar sammanställningen till ekonomiavdelningen via internposten. Om ekonomiavdelningen godkänner sammanställningen utfärdas en betalning. Det kan gå flera veckor mellan den tidpunkt då den sammanställningen fylls i tills den anställde får betalningen. Om du använder InfoPath tillsammans med Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan du automatisera den här typen av arbetsflöde, som sparar mycket tid och pengar.

Integration med andra system    Du kan integrera formulärdata från InfoPath med andra produkter eller tekniker. Du kan till exempel lagra formulärdata i en Microsoft SQL Server-databas, eller välja att basera designen på formulärmallen på en webbtjänst så att du kan skicka data till en databas som inte stöds direkt av InfoPath. InfoPath fungerar tillsammans med många andra program och servrar i Microsoft Office-systemet, bland andra Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel och Microsoft Office Access. Bland annat kan du designa och fylla i InfoPath-formulär i Outlook-e-postmeddelanden, exportera InfoPath-data till Excel-arbetsböcker, skicka InfoPath-data till en Access-databas eller fråga efter data från en SharePoint-lista. Utvecklare kan dessutom bädda in InfoPath-kontroller i anpassade affärsprogram som används i ditt företag.

Läggs till säkerhet    Pappersformulär är inte nödvändigtvis är säkra. De kan få skickas fel eller förlorad, som introduceras en potentiell för avslöjande av känslig information. Säkerhetsmodell för InfoPath avseende säkerhet tidszon och inställningar i Windows Internet Explorer. Säkerhetsfunktionerna är utformade för att skydda användarnas formulär och datorer från osäkra åtgärder, till exempel att komma åt eller skicka data till en källa som inte är betrodd. InfoPath erbjuder ytterligare säkerhetsåtgärder, inklusive skydda utformningen av en formulärmall med hjälp av digitala signaturer, hantering av vissa formuläråtgärder, till exempel koppla och skicka och lita på formulär som är installerade på användarnas datorer.

Överst på sidan

Metodtips för att omvandla pappersformulär

I listan nedan beskrivs vissa saker som du bör ha i åtanke när du omvandlar pappersformulär till InfoPath-formulärmallar.

  • Ordna avsnitten i formuläret med layouttabeller    Liksom med pappersformulär kan du ordna ett elektroniskt formulär så att de som fyller i det kan flytta genom formuläret på ett logiskt sätt. I InfoPath kan du använda layouttabeller för att ordna kontroller, avgränsa ett avsnitt från ett annat och lagra logotyper och annan grafik. Med layouttabeller kan du dessutom på ett enkelt sätt justera textrutor, kryssrutor och andra element så att formulärmallen ser proffsig ut. I följande exempel används en layouttabell för att strukturera textrutor i ett avsnitt i en formulärmall.

    Layouttabell i ett avsnitt i en formulärmall

    1. Den här layouttabellen har två rader.

    2. Det finns tre kolumner i den andra raden. Kolumnen i mitten används bara för att skapa ett avstånd.

  • Olika lösningar för valfri information    Pappersformulär innehåller ofta avsnitt som reserveras för vissa kategorier av användare. Vid ett sjukhus kan till exempel ett formulär för patientinformation innehålla avsnittet "Enbart för administrativt bruk" som bara ska fyllas i av personalen och inte av patienten. I InfoPath kan du ge utrymme för sådan valfri information på flera sätt. Ett av de bästa sätten är att använda ett valfritt avsnitt, som är en kontroll som består av andra kontroller men inte visas i formuläret såvida inte användaren väljer att lägga till den. I till exempel en formulärmall för en statusrapport kan du ta med det valfria avsnittet Kommentarer. De användare som vill lägga till kommentarer kan infoga och fylla i detta valfria avsnitt. Alla andra kan låta det vara dolt.

    Valfritt avsnitt som används för att samla in kommentarer

    Du kan också använda villkorsstyrd formatering om du vill dölja vissa fält så länge ett visst villkor inte uppfylls i formuläret – i till exempel en programformulärmall kan du dölja vissa fält tills användaren markerar kryssrutan Minst 18 år.

  • Använda upprepande tabeller i stället för vanliga tabeller    Du kan använda upprepande tabeller för att spara utrymme och ge användarna extra flexibilitet när de fyller i formuläret. När du använder upprepande tabeller innehåller inte formulärmallen flera tomma rader när användaren öppnar den. I stället ser användarna vanligen enbart en rad och lägger bara till fler om det behövs.

    Upprepande tabell som används för att samla in radobjekt i en kostnadssammanställning

  • Ta reda på vilka data som behövs    Innan du omvandlar pappersformuläret bör du bestämma vad som behöver göras med de data som användarna matar in i det elektroniska formuläret. Genom att från början tänka igenom vilka data som behövs, innan du omvandlar pappersformuläret, kan du ta reda på om du har tillgång till den infrastruktur som behövs för att skapa formulärmallen. Om användarna till exempel snabbt måste kunna skicka formulärdata fram och tillbaka, och du inte behöver återanvända data, kanske du vill publicera formulärmallen som ett e-postmeddelande. Du kan sedan lagra användarformulären i en InfoPath Forms-mapp i Inkorgen. Om andra behöver ha tillgång till och dela dessa formulärdata, kanske du bör lagra samlingar med närliggande InfoPath-formulär i ett bibliotek på en server som kör Microsoft Windows SharePoint Services. Om användarna behöver ha tillgång till formulärdata i andra affärsprogram eller system, till exempel redovisningssystem, kanske du bör lagra data i företagets databaser. Detta kan du ofta uppnå genom att ansluta formulärmallen till en webbtjänst, som fungerar som mellanhand mellan formulärmallen och databasen eller affärssystemet.

  • Ta reda på hur många vyer som du behöver    I InfoPath kan du skapa olika vyer av samma formulärmall. En vy är ett alternativt sätt att visa information i en formulärmall. Om du till exempel designar en formulärmall för en tillståndsansökan, kan du använda en vy som underleverantören ska fylla i, en annan för mottagande agent och en tredje för granskaren som godkänner eller avslår ansökningen. Genom att använda vyer behöver du inte designa och underhålla flera formulär för samma affärsprocess.

  • Avgöra vilken typ av kontroller som du behöver    Om du har skapat ett pappersformulär i ett program, till exempel Word, som inte är avsedd för att skapa formulär, använde du antagligen textrutor, kryssrutor, knappar och kanske några andra kontroller. InfoPath erbjuder mer än 30 olika kontroller som du kan lägga till din formulärmall. Förutom vanliga kontroller, till exempel textrutor och listrutor, innehåller InfoPath ett antal nya kontroller, till exempel upprepande tabeller, alternativgrupper och valfria avsnitt. Dessa typer av kontroller kan du skapa en flexibel formulärmall som innehåller dina användare. Till exempel i ett formulärmall för reseräkning, du kan använda en upprepande tabell så att användarna kan fylla i så många rader som de behöver.

  • Överväg att använda malldelar för vanliga uppsättningar med kontroller    Om du har ett stort antal pappersformulär så här konverterar söker du efter vanliga avsnitt och uppsättningar med fält som kan omvandlas till InfoPath malldelar. En malldel som är en del av en formulärmall som kan sparas för återanvändning i flera formulärmallar. En typisk malldel består av kontroller och datakälla och kan också innehålla funktioner, till exempel dataanslutningar, dataverifiering och regler. Genom att skapa och använda malldelar du se till att formulärmallar i din organisation är konsekventa i toning, struktur och beteende. En Personalavdelning avdelning kan till exempel använda en enskild kontaktinformation malldel i alla dess formulärmallar.

    Malldel som visas i flera formulär

  • Aktivera digitala signaturer    I InfoPath kan du konfigurera formulärmallen så att användarna kan signera vissa delar i ett formulär eller hela formuläret. Att signera formulär gör det enklare att autentisera en användare som den person som fyllt i formuläret och se till att innehållet i formuläret inte ändras.

  • Använd funktioner som hjälper användarna att fylla i formulären    I InfoPath kan du tilldela standardvärden till kontroller om du vill hjälpa användarna att fylla i formulären snabbare. I en kostnadssammanställning kan du till exempel tilldela dagens datum som standardvärde för en datumväljarkontroll. Du kan tilldela formulär till fälten Delsumma och Totalsumma så att kostnaderna beräknas automatiskt när användaren fyller i utgifter. Du kan också aktivera stavningskontrollen så att användarna kan kontrollera stavningen i texten som de skriver, precis som i ett Microsoft Office-dokument. Om du vill ta med formulärspecifika kommandon eller hjälpinnehåll kan du skapa ett anpassat aktivitetsfönster som visas bredvid formuläret.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×