Introduktion till Microsoft Office SharePoint Server 2007

Den här artikeln är en introduktion till Microsoft Office SharePoint Server 2007 och här beskrivs hur du använder programmet för att få bättre kontroll och insikt över innehållet, effektiviserar affärsprocesser och delar information med andra i organisationen.

Obs!: Här beskrivs inte de Office SharePoint Server 2007-funktioner som riktar sig till IT-proffs eller utvecklare. Länkar till mer information om hur du administrerar Office SharePoint Server 2007 eller utökar funktionaliteten finns under Se även.

Översikt över Office SharePoint Server 2007

Sambandet mellan Office SharePoint Server 2007 och Windows SharePoint Services

Samarbete

Människor och anpassning

Söka

Innehållshantering

Affärsprocesser och formulär

Business Intelligence

Översikt över Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 är ett nytt serverprogram som ingår i Microsoft Office 2007-systemet. Ditt företag kan använda det för att underlätta samarbete, tillhandahålla funktioner för innehållshantering, implementera affärsprocesser och ge tillgång till information som är viktig för företagets mål och processer.

Genom att använda webbplatsmallar och andra funktioner i Office SharePoint Server 2007 kan du snabbt och effektivt skapa webbplatser som har stöd för specifik innehållspublicering, innehållshantering eller de behov av Business Intelligence som finns i företaget. Det går exempelvis att skapa webbplatser på företagsnivå, till exempel portalwebbplatser inom organisationen eller webbplatser för Internet, eller specialiserade webbplatser som innehållslagringsplatser eller mötesarbetsytor. Via dessa webbplatser kan du samarbeta och dela information med andra, oavsett om de finns i eller utanför organisationen. Dessutom kan du använda Office SharePoint Server 2007 när du vill genomföra effektiva sökningar efter personer, dokument och data, om du vill designa och delta i formulärdrivna affärsprocesser och få tillgång till och analysera stora mängder affärsdata.

Du kan bland annat använda Office SharePoint Server 2007 när du vill:

  • Samarbeta effektivt med andra i organisationen. Du kan till exempel använda kalandrar om du vill kontrollera när grupphändelser inträffar, eller använda dokumentbibliotek om du vill lagra dokument för gruppen, en avdelning eller hela organisationen. Du kan också diskutera ärenden genom att använda bloggar eller samla in och lagra information i Wikis, som är användarhanterade kunskapsbaser.

  • Skapa personliga webbplatser där du kan hantera och dela information med andra användare. Du kan till exempel skapa en egen Min webbplats-portal där du visar och hanterar alla dina dokument, uppgifter, länkar, Microsoft Office Outlook 2007-kalendern, arbetskamrater och annan personlig information från en enda central plats.

  • Söka efter personer, experter och data i affärsprogram. Genom att till exempel söka bland Mina webbplatser i intranätet kan du hitta någon som har en speciell kompetens eller intresse, även om du inte känner till hans eller hennes namn. Du kanske också kan söka efter data i en företagsdatabas eller i ett affärsprogram, till exempel ett CRM-system (Customer Relationship Management).

  • Hantera dokument, poster och webbinnehåll. Företaget kanske har utvecklat en process för att kassera dokument efter en viss tidsperiod.

  • Vara värd för XML-baserade affärsformulär som integreras med databaser eller andra affärsprogram. Om du till exempel arbetar för en statlig myndighet kanske du vill designa tillståndsansökningsformulär i Microsoft Office InfoPath 2007 och förvara dem i Office SharePoint Server 2007 så att användarna kan fylla i formulären direkt i en webbläsare. De data som registreras i formuläret kan skickas till en databas i myndighetens nätverk.

  • Publicera rapporter, listor och prestationsindikatorer (KPI) genom att länka till affärsprogram, till exempel SAP, Siebel och Microsoft SQL Server 2005.

Hur Office SharePoint Server 2007 fungerar tillsammans med program i Microsoft Office System

Office SharePoint Server 2007 är utformat för att fungera effektivt tillsammans med andra program och servrar i Microsoft Office 2007-systemet. I listan nedan finns exempel på vad det går att göra.

  • Om du använder Microsoft Office PowerPoint 2007 kan du skapa ett bibliotek med PowerPoint-bilder som kan delas med andra användare på en Office SharePoint Server 2007-webbplats.

  • Om du använder Microsoft Office Access 2007 kan du ta en SharePoint-lista offline och använda rapporteringsfunktionerna i Office Access 2007 för att visa data och skapa rapporter. Om du till exempel är på resa kan du ha en lokal kopia av en SharePoint-lista på en bärbar dator, där du kan redigera och ställa frågor till listan som med vilken annan Office Access 2007-tabell som helst. Formulär och rapporter som använder SharePoint-listan är fullständigt interaktiva – och Office Access 2007 kan senare synkronisera den lokala listan med onlinelistan när den bärbara datorn är online igen.

  • Om du använder Office Outlook 2007 kan du ta dokumentbibliotek offline. SharePoint-mapparna visas precis som andra Outlook-mappar.

  • Om du använder Office InfoPath 2007 kan du designa webbläsarkompatibla formulärmallar, publicera dem på en Office SharePoint Server 2007-webbplats och se till att de kan användas i en webbläsare.

  • Om du använder Microsoft Office Excel 2007 kan du spara kalkylblad på en SharePoint-webbplats så att användarna får tillgång till dem via en webbläsare. Med hjälp av dessa kalkylblad kan du underhålla och dela en central uppdaterad version, samtidigt som du skyddar känslig information, till exempel ekonomiska modeller, som är inbäddad i kalkylbladet.

  • Om du använder Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kan du anpassa Office SharePoint Server 2007-webbplatser och -arbetsflöden till en intuitiv, WYSIWYG-miljö (what-you-see-is-what-you-get, d.v.s. du ser resultatet direkt när du ändrar något). Du kan skräddarsy SharePoint-webbplatser efter egna behov med den senaste ASP.NET-tekniken, etablerade webbstandarder som XHTML-kod (Extensible Hypertext Markup Language) och formatmallsfiler (.css). Om du till exempel är en affärsanalytiker kanske du ombeds att skapa och anpassa en ny Office SharePoint Server 2007-webbplats som ska användas för samarbete vid utvecklingen av videoinspelade kundstudier. I så fall kan du använda Office SharePoint Designer 2007 och skapa en helt ny Office SharePoint Server 2007-webbplats där författare, videofilmare och marknadsavdelningen kan samarbeta med utvecklingen.

  • I många Office-version 2007-program kan du uppdatera egenskaper för ett serverdokument i en dokumentinformationspanel, som visas som en uppsättning redigerbara fält högst upp i ett dokument. I till exempel ett Word-dokument kanske du måste redigera egenskaper för författarnamn, vilket datum dokumentet skapas och dokumenttyp. Detta gör det enklare att hitta vad du söker efter på servern. Du kan till exempel snabbt söka efter alla pressmeddelanden där kundegenskapen matchar namnet på en viss kund.

  • I många Office-version 2007-program kan du starta och delta i arbetsflöden, som är en automatiserad bana med åtgärder eller aktiviteter i en viss ordning som ingår i en affärsprocess. Arbetsflöden kan göra vanliga affärsprocesser mer konsekventa, till exempel när det gäller att godkänna eller granska dokument.

Överst på sidan

Sambandet mellan Office SharePoint Server 2007 och Windows SharePoint Services

Du kanske undrar vad som är skillnaden mellan Office SharePoint Server 2007 och Microsoft Windows SharePoint Services och vilket samband som finns mellan dem.

Office SharePoint Server 2007 är en produkt som använder Windows SharePoint Services-tekniken. Alla funktioner som finns i Windows SharePoint Services kan också användas i Office SharePoint Server 2007, bland annat möjligheten att skapa centraliserade listor och bibliotek, bloggar, Wikis och grupparbetsytor, till exempel mötesarbetsytor.

Office SharePoint Server 2007 skapar tillsammans med Windows SharePoint Services ett konsekvent och välbekant ramverk för listor och dokumentbibliotek, webbplatsadministration och webbplatsanpassning. Office SharePoint Server 2007 har dessutom förbättrade eller ytterligare funktioner som inte är tillgängliga på en Windows SharePoint Services-webbplats. Office SharePoint Server 2007 använder till exempel samma sökteknik som Windows SharePoint Services, men innehåller fler funktioner som är särskilt användbara för anställda i större organisationer, till exempel möjlighet att söka efter affärsdata i SAP, Siebel och andra affärsprogram.

Överst på sidan

Samarbete

Genom att använda följande funktioner i Office SharePoint Server 2007 kan du arbeta mer effektivt med andra i organisationen.

Använda webbplatsmallar för att samarbeta och hantera möten    När du skapar en ny Office SharePoint Server 2007-webbplats kan du börja genom att välja en av flera olika typer av mallar för samarbete med andra och hantering av möten. Avsikten med webbplatsmallarna i gruppen Samarbete är till exempel att hjälpa grupper på företaget att arbeta tillsammans med projekt och samarbeta med dokument. Genom att till exempel använda webbplatsmallen Dokumentarbetsyta kan du arbeta tillsammans med andra kring ett eller flera dokument. Avsikten med webbplatsmallarna i gruppen Möten är att underlätta möteshanteringen för grupper på företaget. Mallarna i den här gruppen stöder allt från enkla möten till beslutsfokuserade möten och sociala tillställningar.

Dela dokument, kontakter, uppgifter och kalendrar    Du kan synkronisera din Office SharePoint Server 2007-kalender med Outlook. Du kan registrera heldagshändelser och ange fler typer av återkommande händelser. Du kan följa upp grupprojekt mer effektivt, med visuella dags- och månadsvyer.

Arbeta kreativt med Wiki-webbplatser    Med hjälp av en Wiki-webbplats kan du arbeta kreativt med idéer, samarbeta med en gruppdesign, skapa ett uppslagsverk eller bara samla in rutininformation i ett format som är enkelt att skapa och ändra. Gruppmedlemmarna kan bidra till Wikis från sina webbläsare – de behöver inte något ordbehandlingsprogram eller tekniska kunskaper.

Utbyta idéer med bloggar     En blogg består av många korta anslag. Anslagen visas i ordning med det senaste först. Med Office SharePoint Server 2007 tar det bara ett par klick att skapa en blogg, prenumerera på uppdateringar av en blogg och anpassa en blogg. Du kan tillåta kommentarer eller inaktivera dem. En blogg kan till exempel vara ett sätt för chefen att förmedla tankar och visioner, fungera som en community där kundrelationer stärks eller vara en informell webbplats där gruppen kan dela med sig av nyheter eller tips.

Ta emot uppdateringar av listor och bibliotek med RSS    Listor och bibliotek använder RSS-tekniken (Really Simple Syndication), så att medlemmarna i din arbetsgrupp kan få uppdateringar automatiskt. RSS är en teknik som gör att användarna kan få och visa uppdateringar eller feeds av nyheter, bloggar och annat intressant på samma plats.

Hantera projekt    Du kan skapa en Projektaktiviteter-lista som innehåller ett Gantt-schema. Ett Gantt-schema är en slags visuell översikt av projektaktiviteter som du använder för att övervaka datum och hur projektet utvecklas.

Skaffa mobil åtkomst till innehåll    Du kan visa portaler, gruppwebbplatser och listor på en mobil enhet, så att du håller dig uppdaterad om gruppens projekt och aktiviteter när du är på resa. En lista kan till exempel visas på en telefon (eller annan mobil enhet som har stöd för internationella standarder) i ett förenklat textformat, med en länk så att du kan bläddra genom innehållet på respektive sida. Du kan också få aviseringar när listor uppdateras.

Skicka e-post till Office SharePoint Server 2007    Du kan använda e-post om du vill delta i diskussioner, möten och dokument på en Office SharePoint Server 2007-webbplats. På samma sätt som du skickar e-post till gruppen när du diskuterar aktiviteter och projekt kan du skicka e-post till en Office SharePoint Server 2007-webbplats eller en viss lista eller ett bibliotek. Du kan också arkivera e-post som har skickats till en webbplats eller lista, så att gruppmedlemmarna kan följa en diskussion på en webbplats i stället för att leta efter meddelanden i en belamrad inkorg.

Hantera dokument och vissa typer av listor offline    Du kan ta viktigt arbete med dig vart som helst. Med vissa e-postprogram som är kompatibla med Office SharePoint Server 2007, till exempel Microsoft Office Outlook 2007, kan du arbeta offline med filer i ett bibliotek och objekt i följande typer av listor: kalendrar, kontakter, uppgifter och diskussioner. När du ansluter igen kan du uppdatera filerna på servern. Listobjekten uppdateras automatiskt.

Överst på sidan

Människor och anpassning

Genom att använda följande funktioner i Office SharePoint Server 2007 kan du kommunicera med andra i organisationen som har rätt kompetens, kunskap och erfarenhet.

Min webbplats    Min webbplats är en personlig webbplats som fungerar som en central lagringsplats för innehåll, länkar och kontakter. Den fungerar också som kontaktpunkt för andra användare när de söker efter information om dig och för innehållsleverantörer som vill förmedla innehåll till dig. Min webbplats är en särskild webbplats för respektive användare, som kan personanpassas av användaren och för användaren. Webbplatserna kan användas för att lagra, presentera, visa och hantera innehåll, information och program på ett kontrollerat sätt. Webbplatserna kan också användas för att presentera information om användaren, till exempel kompetens och roller, arbetskamrater och chefer, grupper och distributionslistor som användaren tillhör samt dokument som användaren arbetar på. Webbplatserna innehåller också sträng sekretesskontroll och säkerhet så att varje användare kan välja hur mycket information som ska presenterats och för vem. Det finns en Min webbplats för varje Office SharePoint Server 2007-användare. I listan nedan beskrivs fördelarna med att använda Min webbplats.

  • Den utgör en central plats där du kan visa och hantera alla dokument, uppgifter, länkar, Microsoft Office Outlook-kalendern, arbetskamrater och annan personlig information.

  • Andra SharePoint-användare kan få information om hur de kommer i kontakt med dig, dina kompetensområden, aktuella projekt och de kan lära känna dig genom att läsa din offentliga webbsida.

  • Innehållsleverantörer kan utifrån din profil, till exempel befattning, avdelning eller intresse, förmedla information som kan vara användbar för dig till din webbplats.

  • Administratörer kan förse dig med personanpassade webbplatser och webbdelar.

Funktioner för socialt nätverk    På samma sätt som du delar information med andra personer i organisationen via din offentliga hemsida, kan du också söka efter och komma i kontakt med andra via deras offentliga hemsida för Min webbplats. När ett namn visas på portalwebbplatsen kan du klicka på den personens Min webbplats. Du kan visa medlemskap för webbplatser och distributionslistor, länkar, länkar till webbplatser, personer och dokument som kan hjälpa dig i arbetet. Du kan också visa information som ni har gemensamt.

Sekretesskontroller    Genom att använda sekretessinställningar på det offentliga innehållet på Min webbplats kan du göra så att Office SharePoint Server 2007 bara visar information för vissa kategorier av personer som besöker webbplatsen. Genom att använda sekretessgrupper kan du ange att bara vissa personer kan visa en del av den personliga information som finns på startsidan till Min webbplats. Detta kan vara användbart när du bara vill lämna ut personlig information som mobiltelefonnummer till din arbetsgrupp eller chef. Det finns fem kategorier av människor som du kan visa innehåll för – Alla, Mina kolleger, Min arbetsgrupp, Min chef och Endast för mig.

Målgrupper    Genom att använda målgrupper kan du visa innehåll, till exempel list- eller biblioteksobjekt, navigeringslänkar och hela webbdelar, för vissa grupper av människor. Detta är användbar när du vill presentera information som bara är relevant för en viss grupp. Du kan till exempel lägga till en webbdel på den juridiska avdelningens portal som innehåller en lista med kontrakt som bara visas för dem på avdelningen. Alla objekt i en SharePoint-lista eller ett -bibliotek kan riktas mot en viss målgrupp, med hjälp av webbdelen för innehållsfråga. Alla andra typer av webbdelar, och deras innehåll, kan också anpassas efter målgruppen. Dessutom kan du anpassa navigeringslänkar efter målgrupper. Då blir webbplatsen enklare att använda för användarna, eftersom de bara ser de navigeringslänkar som är relevanta för dem.

Närvaro och tillgänglighet    Ikonen för den smarta etiketten för realtidsnärvaro visas i princip överallt där en persons namn visas i Office SharePoint Server 2007 och anger om en person är online och kan delta i ett telefon- eller ljudkonferenssamtal, snabbmeddelanden eller en dubbelriktad videokonversation.

Överst på sidan

Söka

Sökning handlar om att hitta rätt information eller rätt person. I det här avsnittet finns en översikt över sökrelaterade funktioner i Office SharePoint Server 2007, till exempel möjligheten att hitta personer med rätt kunskap.

Sökcenter    Sökcenter är en webbplats som utgör en central plats där du kan köra frågor och bläddra i sökresultat. Om du lägger till information om dig själv på Min webbplats kan andra personer i organisationen använda Sökcenter för att hitta dig, information om dina projekt och vilka du känner. Office SharePoint Server 2007 innehåller följande webbplatsmallar som du kan skapa ett sökcenter med:

  • Sökcenter    Välj den här webbplatsmallen om du vill skapa en webbplats för att förbättra sökningen för användarna. Välkomstsidan innehåller en enkel sökruta på mitten av sidan. Webbplatsen innehåller sidor för sökresultat och avancerad sökning.

  • Sökcenter med flikar    Välj den här mallen om du vill skapa en webbplats för att förbättra sökningen för användarna. Välkomstsidan innehåller en enkel sökruta på mitten av sidan. Webbplatsen innehåller två flikar: en för allmänna sökningar och en för sökningar efter information om personer. Du kan lägga till och anpassa flikar för att fokusera på andra sökomfattningar eller resultattyper.

Söka efter dokument i intranätet    Du kan söka efter dokument som innehåller ett visst ord eller en viss fras, som har skrivits på ett speciellt språk, som har skapats i ett visst program eller som har speciella egenskaper. Office SharePoint Server 2007 innehåller också användbara funktioner som begränsar sökningen. Du kan till exempel söka efter enbart de dokument som innehåller den exakta frasen "internationellt samfund" och har skrivits på antingen spanska eller japanska.

Söka efter personer i intranätet    Att hitta rätt person kan vara viktigt om du vill få något snabbt utfört. Du kan söka efter någon utifrån namnet eller använda profiluppgifter som kunskaper, aktuella projekt eller befattning. Du kan också söka efter personer i organisationens företagsprogram till exempel SAP, Siebel och anpassade databaser.

Söka efter affärsdata i SAP, Siebel och andra företagsprogram    Med sökfunktionerna i Office SharePoint Server 2007 kan du söka efter information i organisationens företagsprogram. Dessa företagsprogram är specialiserade affärsprogram för uppgifter som redovisning, lagerhållning och hantering av underleverantörer. Sådana program kan vara SAP, Siebel och anpassade databaser som har skapats för din organisation.

Överst på sidan

Innehållshantering

Innehållshanteringsfunktionerna i Office SharePoint Server 2007 finns i tre kategorier:

  • Dokumenthantering

  • Hantering av arkivhandlingar

  • Hantering av webbinnehåll

Windows SharePoint Services 3.0 utgör en bas för dokumenthanteringsuppgifter, bland annat med funktioner för versionshantering, beskrivande metadata, arbetsflöde, innehållstyper, granskning och rollbaserad åtkomstkontroll på dokumentbiblioteks-, mapp- och dokumentnivå.

I Office SharePoint Server 2007 har denna funktionalitet utökats med förbättrad redigering, bearbetning av affärsdokument, hantering och publicering av webbinnehåll, hantering av arkivhandlingar, principhantering och stöd för publicering på flera språk.

Dokumenthantering

Dokumenthantering kontrollerar livscykeln för dokumenten i organisationen – hur de skapas, publiceras och nås. Oavsett var du arbetar har du förmodligen stött på problem med dokumenthantering. Ett vanligt dokument har ofta följande livscykel: det skapas, sparas och delas i bland med andra användare och kanske ändras av någon. Allt eftersom nya versioner utvecklas måste de kunna spåras och struktureras. Med Office SharePoint Server 2007 kan organisationen ta fram lämpliga principer för varje skede i livscykeln, använda centrala platser för lagring, hantering och åtkomst av dokument samt använda etiketter och streckkoder för att spåra dokument.

Office SharePoint Server 2007 innehåller följande funktioner som stöder dokumenthantering.

Webbplatsmallen Dokumentcenter    Med webbplatsmallen Dokumentcenter kan organisationer skapa storskaliga webbplatser med stöd för strukturerad dokumenthantering. Standardinställningarna för webbplatsmallen Dokumentcenter har stöd för stark innehållskontroll: utcheckning krävs före redigering, möjlighet att skapa huvud- och delversioner, stöd för flera innehållstyper och granskning som spårar innehållsändringar över tiden.

Bibliotek för översättningshantering    Med biblioteket för översättningshantering kan organisationer skapa, lagra och hantera översatta dokument tack vare vyer och funktioner som gör den manuella dokumentöversättningen enklare. I det här biblioteket finns anpassade vyer som grupperar översättningen efter källdokument, och ett arbetsflöde för översättningshantering som kan användas för att hantera den manuella översättningsprocessen.

Ramverk för dokumentkonvertering    Office SharePoint Server 2007 har stöd för konvertering på servern av dokument från ett filformat till ett annat.

Integration av Microsoft Office 2007-systemet-klientprogram    Många dokumenthanteringsfunktioner i Office SharePoint Server 2007 kan byggas på via en tät integration med Office-version 2007-klientprogram. Från Office 2007-klientprogrammen kan användarna:

  • Starta och genomföra uppgifter i ett arbetsflöde

  • Uppdatera egenskaperna för serverdokument med hjälp av dokumentinformationspanelen

  • Visa principer för informationshantering för serverdokument i meddelandefältet

  • Jämföra versioner av serverdokument från Microsoft Office Word

  • Infoga streckkoder eller etiketter i serverdokument

Hantering av arkivhandlingar

Hantering av arkivhandlingar innebär att samla in, hantera och kassera företagets handlingar (information som bedöms som viktig för företagets historia, kunskap eller vid eventuella juridiska processer) på ett konsekvent och enhetligt sätt utifrån företagets principer. Dessa principer utformas efter den typ av verksamhet som bedrivs, vilka juridiska risker som finns och vilka lagar och regler som styr. I Office SharePoint Server 2007 finns en ny uppsättning funktioner för att skapa och ge stöd åt formell hantering av arkivhandlingar i organisationen.

Informationshanteringsprinciper    Organisationer kan definiera och använda informationshanteringsprinciper på Office SharePoint Server 2007-webbplatser som ger konsekvens med företagets affärsprocesser och det regelverk som styr informationshanteringen. Med hjälp av informationshanteringsprinciper kan webbplatsadministratörer eller listhanterare styra hur innehållet hanteras. Office SharePoint Server 2007 innehåller flera fördefinierade principfunktioner som organisationer kan använda enskilt eller i kombination för att definiera informationshanteringsprinciper för webbplatserna. Dessa principfunktioner, som också kan definieras för en hel webbplatssamling eller en specifik lista, ett bibliotek eller en innehållstyp, är bland andra: Granskning, Streckkoder, Etiketter, Formulärkonvertering för arkivering och Förfallodatum. Organisationer kan dessutom utveckla egna principer för informationshantering.

IRM (Information Rights Management)     I Office SharePoint Server 2007 kan organisationer använda IRM för att begränsa vilka åtgärder som användarna kan vidta för filer som har hämtats från SharePoint-listor eller -bibliotek. IRM krypterar de hämtade filerna och begränsar vilka användare och program som kan dekryptera dessa filer. IRM kan också begränsa rättigheterna för de användare som tillåts att läsa filer, så att de inte kan vidta åtgärder som att skriva ut kopior av filerna eller kopiera text från dem.

Webbplatsmallen Arkivhandlingscenter    Webbplatsmallen Arkivhandlingscenter i Office SharePoint Server 2007 underlättar för organisationer att implementera program för hantering och lagring av arkivhandlingar. Den här webbplatsmallen bygger på de vanliga Office SharePoint Server 2007-funktionerna med extra funktioner för hantering av arkivhandlingar med följande möjligheter:

  • Säkerhetsfunktioner    Webbplatsmallen Arkivhandlingscenter har flera funktioner som säkerställer integriteten hos handlingarna som lagras där. Handlingar ändras aldrig automatiskt av systemet, vilket innebär att de handlingar som överförs till webbplatsen och senare hämtas alltid är identiska. Standardinställningarna för webbplatsen Arkivhandlingscenter förhindrar också att handlingarna manipuleras direkt, genom att alla ändringar av dokumentinnehållet versionshanteras och granskas. Den som hanterar handlingarna kan lägga till och underhålla metadata och objekt separat från handlingens metadata. Även ändringar av metadata versionshanteras.

  • Cirkulation av arkivhandlingar    Organisationer kan definiera en cirkulationslista för arkivhandlingar som automatiskt cirkulerar handlingar som skickas till Arkivhandlingscenter till lämpligt bibliotek.

  • Tillämpning av informationshanteringsprinciper    Principfunktionerna Granskning, Förfallodatum och Streckkod som finns i Office SharePoint Server 2007 är användbara vid hantering av arkivhandlingar.

  • Undantag     I Office SharePoint Server 2007 finns stöd för hantering av den juridiska process som gör det möjligt för organisationer att undanta arkivhandlingar. Arkivhandlingar som kan komma att undersökas eller leda till juridiska förhandlingar kan läggas till i listan Undantag och på så sätt undantas från principerna för hantering av arkivhandlingar och förfallodatum. Objekt kan placeras i flera undantagslistor samtidigt.

  • Gränssnitt för insamling av arkivhandlingar     Människor och automatiserade system kan skicka innehåll till webbplatsen Arkivhandlingscenter utan att behöva ha tillgång eller behörighet till något av innehållet på webbplatsen. Innehåll kan skickas via en webbtjänst med hjälp av SOAP-protokollet eller via e-post med hjälp av SMTP-protokollet.

Integration med Microsoft Exchange Server 2007    Office SharePoint Server 2007 är tätt integrerat med Exchange 2007. Tack vare den här integrationen kan organisationer skapa mappar för hanterad e-post i Exchange som visas för användarna i Office Outlook 2007. Organisationer kan definiera principer för informationshantering för dessa mappar som exempelvis anger lagringstid eller kvot. Användarna kan också använda dessa mappar för att skicka e-post till webbplatsen Arkivhandlingscenter som har implementerats i Office SharePoint Server 2007. Användarna kan dra och släppa e-post från sina inkorgar till lämplig mapp för hanterad e-post.

Hantering av webbinnehåll

Office SharePoint Server 2007 innehåller många funktioner som är användbara vid design, distribution och hantering av intranätportaler, företagets närvaro på Internet och portalwebbplatser för avdelningar. Med dessa funktioner kan du snabbt författa och publicera webbinnehåll vilket minskar kostnaderna för att hantera flera webbplatser.

Mallbaserade webbsidor    Genom att använda innehållshanteringsfunktionerna i Office SharePoint Server 2007 kan du skapa, redigera och hantera mallbaserade webbsidor. Det gör du genom att skapa sidlayouter som utgör och hanterar “mallar” för webbsidorna, både för författare och hur de skapar innehåll samt för läsare och hur de visar innehållet.

Publicera webbplatsmallar    När du skapar en ny Office SharePoint Server 2007-webbplats kan du börja med att välja någon av de olika webbplatsmallarna, bland annat mallar som har stöd för den typ av innehållspublicering ditt företag behöver. Webbplatsmallarna i gruppen Publicera kan användas av företag för att utforma, distribuera och hantera företagets intranätportaler, webbplatser för Internetnärvaro och portalwebbplatser för avdelningar. Alla publiceringsfunktioner är aktiverade för webbplatsmallarna i gruppen Publicera, till exempel verktygsfältet för sidredigering, innehållsredigeraren och utcheckningsfunktioner.

  • Nyhetswebbplats    Välj den här typen av webbplatsmall om du snabbt och enkelt vill skapa en webbplats för nyhetsartiklar och länkar till nyhetsartiklar. Mallen innehåller exempel på sidlayouter för nyhetsinnehåll och ett arkiv för lagring av äldre nyhetselement. Mallen innehåller också en lättanvänd layout för läsare och nyhetsleverantörer. Den här webbplatsmallen innehåller också två webbdelar som effektiviserar nyhetsdistributionen: RSS-visning och Denna vecka i bilder.

  • Publiceringswebbplats med arbetsflöde    Välj den här webbplatsmallen om du vill skapa en webbplats för publicering av webbsidor baserat på ett schema med hjälp av arbetsflöden för godkännande. Mallen innehåller dokument- och bildbibliotek för lagring av webbpubliceringsresurser. Du kan till exempel skapa en webbplats om du vill visa tekniska artiklar som måste granskas av en expert innan de publiceras.

  • Samarbetsportal    Välj den här typen av webbplats om du vill skapa en första webbplatshierarki för en avdelningsportal i företagets intranät. Webbplatsen innehåller en startsida, en nyhetswebbplats, en webbplatskatalog och ett sökcenter med flikar. Normalt sett har den här webbplatsen nästan lika många deltagare som läsare och används vanligtvis som värd för gruppwebbplatser. Du kan använda den här typen av mall om du vill skapa en avdelningsportal där företagets anställda kan samarbeta och publicera dokument och webbsidor. Den här webbplatsmallen är bara tillgänglig om du skapar en webbplatssamling i Central administration.

  • Publiceringsportal    Välj den här typen av mall om du vill skapa en första webbplatshierarki för en webbplats på Internet eller för en stor intranätportal. Den här webbplatsen kan lätt anpassas till företagets profil. Mallen inkluderar en startsida, ett exempel på en underwebbplats för pressmeddelanden, ett sökcenter och en inloggningssida. Normalt sett har den här webbplatsen många fler läsare än deltagare och används vanligtvis för att publicera webbsidor med arbetsflöden för godkännande. Som standard kan du bara skapa publiceringsunderwebbplatser med arbetsflöde under webbplatser som du skapar med hjälp av den här webbplatsmallen. Den här webbplatsmallen är bara tillgänglig om du skapar en webbplatssamling i Central administration.

Integration med Office SharePoint Designer 2007    Office SharePoint Designer 2007 är en ny produkt för att skapa och anpassa Office SharePoint Server 2007-webbplatser och skapa arbetsflödesanpassade program som baseras på SharePoint-tekniker. Använd Office SharePoint Designer 2007 om du vill anpassa en Office SharePoint Server 2007-webbplats. Då kan du göra portalwebbplatser eller portalsidor större och mer kraftfulla än tidigare. Du kan till exempel använda avancerade redigeringsverktyg om du vill redigera formatmallsfiler (.css) för SharePoint-webbplatser.

Redigera webbsidor i sitt sammanhang    Du kan skapa webbsidor genom att använda den RTF-redigerare som ingår i Office SharePoint Server 2007. I textredigeringsläge kan du skriva och redigera sidinnehåll på sidan genom att använda en webbläsare. I HTML-källredigeringsläge kan du skriva och redigera sidinnehållet genom att använda standard-HTML. Andra funktioner är:

  • En funktion som gör att du snabbt kan skapa, ordna och formatera länkar.

  • En webbdel som gör att du kan lyfta upp innehåll från hela webbplatsen.

  • Möjlighet att stavningskontrollera innehållet som du författar.

  • Möjlighet att hantera och redigera formaterad exempelinnehåll, till exempel copyrighttexter, på ett enda ställe.

Klientredigering    I Office SharePoint Server 2007 kan du också skapa webbsidor genom att konvertera dokument som du skapar med andra program. Detta har många fördelar beroende på vilket program som du använder för att skapa det ursprungliga dokumentet. Du kan till exempel använda Office Word 2007-dokument om du vill skapa webbsidor för webbplatssamlingen. Följande fördelar finns:

  • Skapa snabbare     Du kan omvandla viktiga Office Word 2007-dokument, till exempel vitböcker eller statusrapporter, direkt till webbsidor i stället för att behöva skapa dem igen för webben.

  • Arbeta offline     Genom att skapa en webbsida med Office Word 2007 kan du arbeta med innehållet med eller utan anslutning till Internet.

  • Fler redigeringsfunktioner     I Office Word 2007 finns fler ordbehandlingsfunktioner än i Office SharePoint Server 2007.

  • Dokumentflexibilitet     Du kan använda Office Word 2007-dokument även för andra syften. Du kan till exempel skapa en ny produktannons genom att använda Word och sedan distribuera den annonsen i ett e-postmeddelande och på webben.

Webbplatsvarianter    Målgrupperna för webbplatser kan variera efter språk, geografi, webbläsare eller dotterföretag. Att skapa och underhålla varianter av en webbplats kan vara svårt och tidsödande. I Office SharePoint Server 2007 gör variantfunktionen det möjligt för webbplatsadministratörer att förenkla hanteringen av varianter genom att anpassningsbara kopior av innehållet från en källwebbplats underhålls på respektive målwebbplats. Den här funktionen är särskilt användbar vid publicering på flerspråkiga webbplatser. Du kan till exempel identifiera en källa (till exempel Pressmeddelanden – svenska) och flera målwebbplatser (till exempel Pressmeddelanden – franska, Pressmeddelanden – engelska) så att målplatserna synkroniseras av Office SharePoint Server 2007 med källwebbplatsen.

Webbplatsnavigering    Office SharePoint Server 2007 innehåller funktioner som gör det enklare att skapa och hantera navigeringsstrukturen för webbplatsen.

Sidan Webbplatsinnehåll och struktur    Du använder sidan Webbplatsinnehåll och struktur både när du hanterar innehåll och strukturerar SharePoint-webbplatssamlingen. I Office SharePoint Server 2007 skapas navigeringen dynamiskt utifrån webbplatssamlingens hierarki. Det innebär att när du ändrar strukturen på webbplatsen (till exempel om du flyttar en underwebbplats) genomförs den ändringen i hela webbplatsnavigeringen. När objektet nu visas i webbplatsnavigeringen återspeglas den nya placeringen av den underliggande underwebbplatsen. Du kan utföra fler åtgärder på den här sidan än att andra strukturen på webbplatsen. Du kan hantera innehåll genom att utföra andra åtgärder på listor och listobjekt. Du kan till exempel checka ut och checka in, publicera och kopiera objekt.

För att gränssnittet till sidan Webbplatsinnehåll och struktur ska kännas hemtamt, har det utformats som Utforskaren i Windows. Webbplatssamlingens hierarki visas i navigeringsfönstret som en trädvy till vänster om sidan Webbplatsinnehåll och struktur. Till höger visas objekt i listfönstret.

Överst på sidan

Affärsprocesser och formulär

Affärsprocesserna är kärnan i en organisation och formulären utgör ofta kärnan i affärsprocesserna, till exempel när det gäller att godkänna kostnadssammanställningar. Genom att använda InfoPath Forms Services-tekniken i Office SharePoint Server 2007 kan du designa webbläsarkompatibla formulärmallar i InfoPath och göra så att de kan användas på en Office SharePoint Server 2007-webbplats. Användarna behöver inte ha InfoPath installerat på sina datorer för att kunna fylla i formulären. De behöver heller inte hämta något extra från webben. Allt de behöver är en webbläsare, till exempel Microsoft Internet Explorer, Apple Safari eller Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services    När du designar formulärmallar med Office InfoPath 2007 och distribuerar dem till en Office SharePoint Server 2007-webbplats kan du aktivera en inställning som tillåter användarna att fylla i formulären med hjälp av en webbläsare. Eftersom Office SharePoint Server 2007 innehåller InfoPath Forms Services-tekniken kan det även användas som en central plats för lagring och hantering av formulärmallar i organisationen. De formulär som lagras på servern kallas för webbläsaraktiverade formulär.

När du publicerar en formulärmall på en Office SharePoint Server 2007-webbplats kan du distribuera den inte bara i företagets intranät, utan också på externa webbplatser, till exempel ett extranät eller företagets webbplatser. På så sätt kan du samla in information från kunder, partners, leverantörer och andra som har betydelse för företaget. Till exempel ett stort försäkringsbolag kan använda en enda webbläsaraktiverad formulärmall för att samla in och bearbeta skadeståndskrav och sedan distribuera den formulärmallen till sina webbplatser i intranätet och på Internet. Om en kund besöker företagets webbplats kan han eller hon fylla i ett krav via webbläsaren. Om kunden ringer till försäkringsbolaget för att rapportera ett krav, kan skaderegleraren fylla i formuläret i InfoPath genom att öppna det på en intern webbplats för skadeståndskrav. En myndighet kan också samla in information från medborgarna genom att anslå webbläsaraktiverade formulär på sin webbplats.

Arbetsflöden    Med hjälp av arbetsflöden kan människor samarbeta med dokument och hantera projektuppgifter genom att implementera specifika affärsprocesser för dokument och objekt på en Office SharePoint Server 2007-webbplats. Arbetsflöden gör det enklare för organisationen att följa konsekventa affärsprocesser och förbättrar även organisationens effektivitet och produktivitet genom att hantera uppgifterna och stegen i affärsprocesserna. Office SharePoint Server 2007 innehåller flera fördefinierade arbetsflöden som har utformats för vanliga situationer:

  • Godkännande    Det här arbetsflödet cirkulerar ett dokument eller ett objekt till en grupp människor för godkännande.

  • Samla in feedback    Det här arbetsflödet cirkulerar ett dokument eller ett objekt till en grupp människor för feedback.

  • Samla in signaturer    Det här arbetsflödet cirkulerar ett Microsoft Office-dokument till en grupp människor för att samla in deras digitala signaturer.

  • Dispositionsgodkännande    Det här arbetsflödet, som stöder processer för hantering av arkivhandlingar, hanterar dokuments förfallodatum och lagring genom att deltagarna kan bestämma om ett förfallet dokument ska bevaras eller inte.

  • Tre lägen    Det här arbetsflödet kan användas för att hantera affärsprocesser där organisationen måste spåra en stor mängd ärenden eller objekt, till exempel frågor till kundtjänst, försäljningssamtal eller projektuppgifter.

  • Gruppgodkännande    Det här arbetsflödet innehåller ett hierarkiskt organisationsschema där det går att välja godkännare och där godkännarna kan använda en stämpelkontroll i stället för en signatur. Den här lösningen har utvecklats speciellt för marknader i Ostasien.

  • Översättningshantering    Det här arbetsflödet hanterar den manuella dokumentöversättningsprocessen genom att skapa kopior av dokumentet som ska översättas och tilldela uppgifter till översättare. Arbetsflödet är bara tillgängligt för översättningshanteringsbibliotek.

Enkel inloggning    Funktionen för enkel inloggning tillåter en person att ange ett enda namn och lösenord för flera serverbaserade program. Den används för att integrera backoffice-system och affärsprogram som kräver separata databaser för inloggningsuppgifter. Tjänsten för enkel inloggning i Office SharePoint Server 2007 kan använda autentiseringsuppgifter både från egna providers och från tredje part.

Överst på sidan

Business Intelligence

De verktyg som används för att få tillgång till stora mängder med ostrukturerade data inför en analys har av tradition bara varit tillgängliga för dem med lång erfarenhet av informationslagring eller datautvinning. Tidigare är det främst utvecklare och konsulter som har kunnat publicera data från flera källor på webben. Genom att använda nya funktioner i Office SharePoint Server 2007 kan alla informationsarbetare sammanställa data från flera källor och publicera dem på webben.

Office SharePoint Server 2007 kan länka till affärsprogram, till exempel SAP, Siebel och Microsoft SQL Server 2005, vilket gör det enkelt att publicera rapporter, listor och prestationsindikatorer (KPI).

När du publicerar rapporter från data i något av dessa system, förser du beslutsfattare med strategiska data och användningsdata. Exempel på rapporter är Microsoft Office Excel-arbetsböcker, en SQL Server Reporting Services-rapport eller en Microsoft Office Access-rapport. Chefer är beroende av korrekta rapporter i rätt tid för att kunna fatta välgrundade beslut.

Rapportcenter    Kärnan i de nya Business Intelligence-funktionerna i Office SharePoint Server 2007 är rapportcentret. Detta är en central plats för lagring av rapporter som är gemensamma för en grupp, oavsett om det är en liten grupp eller består av hela företaget. Rapportcentret innehåller särskilda dokumentbibliotek där du kan lagra rapporter, listor och anslutningar till externa datakällor. Mallen ger också tillgång till sidmallar och webbdelar som gör det lättare att skapa sidor och listor med affärsinformation. I rapportcentret kan användare söka efter objekt med hjälp av kategorier, visa en kalender med kommande rapporter och prenumerera på relevanta rapporter.

Excel Services    Med Excel Services kan du lagra en Excel-arbetsbok på en server och sedan publicera valfri del av arbetsboken på en webbsida. Användarna behöver bara visa och samverka med realtidsdata. Arbetsboken publiceras på webbsidan med webbdelen Excel Web Access (EWA).

En fördel med att publicera arbetsböcker i en webbdel är att alla beräkningar görs på servern. Därför visas aldrig den affärslogik som finns i arbetsboken. En annan fördel är att det bara finns en kopia av arbetsboken och den lagras på en central och säker plats. Från webbsidan kan du ge användarna behörigheten "Visa endast" om du vill begränsa åtkomsten till arbetsboken. Du kan till exempel hindra användarna från att öppna arbetsboken med hjälp av Excel eller en kontroll som de tillåts att visa.

Excel Services är en serverteknik som gör det enkelt att använda, dela, skydda och hantera Microsoft Office Excel 2007-arbetsböcker som interaktiva rapporter på ett konsekvent sätt i organisationen. Det finns tre grundläggande komponenter i Excel Services som samverkar med varandra och tillsammans utgör den allmänna strukturella designen i Excel Services.

  • Excel Calculation Services (ECS) är motorn i Excel Services som läser in arbetsboken, beräknar den på samma sätt som Microsoft Office Excel 2007, uppdaterar externa data och upprätthåller sessionen.

  • Excel Web Access (EWA) är en webbdel som visar och möjliggör interaktion med Microsoft Office Excel-arbetsboken i en webbläsare med hjälp av DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) och JavaScript utan att ActiveX-kontroller behöver hämtas till din klientdator, och som kan anslutas till andra webbdelar på instrumentpaneler och andra webbdelssidor.

  • Excel Web Services (EWS) är en webbtjänst som finns i Microsoft Office SharePoint Services och som innehåller flera metoder som en utvecklare kan använda som programmeringsgränssnitt (API) för att skapa egna program som baseras på Excel-arbetsboken.

Du måste först skapa en Excel-arbetsbok i Office Excel 2007 och sedan spara den i Excel Services. Office Excel 2007 är med andra ord redigeringsverktyget och Excel Services rapporteringsverktyget.

En arbetsboksförfattare, ofta en affärsanalytiker, använder Office Excel 2007 för att skapa Excel-arbetsboken och anger eventuellt namngivna objekt för visning och definition av parametrar. Arbetsbokens författare sparar sedan arbetsboken i ett dokumentbibliotek (eller i en nätverks- eller webbmapp) i Excel Services, där den hanteras och skyddas av en SharePoint-administratör. Arbetsbokens författare och andra användare kan skapa rapporter, webbdelssidor och Business Intelligence-instrumentpaneler som använder arbetsboken. Många affärsanvändare kan få tillgång till arbetsboken genom att visa den i en webbläsare, och även uppdatera data om arbetsboken är ansluten till en extern datakälla. Med rätt behörighet kan affärsanvändare också kopiera det aktuella läget för arbetsboken och alla åtgärder som har gjorts under den aktuella sessionen, till exempel sortering och filtrering, till en klientdator där arbetsboken kan analyseras som en Excel-arbetsbok eller en ögonblicksbild.

Anslutningar till externa datakällor    Förutom att använda externa datakällor i Excel-arbetsböcker kan du använda data från andra affärsprogram, till exempel SAP och Siebel, i SharePoint-listor, på webbsidor och i webbdelar.

Det är oftast administratörerna som skapar anslutningar och de lagras i ett dataanslutningsbibliotek i rapportcentret. På så sätt blir den centrala poolen med anslutningar lätt tillgänglig och återanvändningsbar för alla med rätt behörighet. Du kan emellertid skapa och lagra dataanslutningar var som helst i Office SharePoint Server 2007-systemet.

Genom att använda anslutningar till externa datakällor kan du bygga webbsidor och SharePoint-listor som gör att användarna kan samverka med data i den externa källan utan att behöva lämna SharePoint-sidan.

Prestationsindikatorer (KPI)    En prestationsindikator (KPI) är en visuell ledtråd som visar utvecklingen mot ett mål. Prestationsindikatorer är värdefulla för grupper, chefer och företag som snabbt vill utvärdera ett förlopp gentemot ett mätbart mål. Genom att använda prestationsindikatorerna i SharePoint kan du visualisera svar på följande frågor:

  • Vad ligger jag före eller efter med?

  • Hur långt ligger jag före eller efter?

  • Vad är det minsta som jag har uppnått?

Varje verksamhetsområde kan välja att spåra olika typer av prestationsindikatorer, beroende på verksamhetens mål. Om målet är att öka kundnyttan, kanske ett callcenter väljer målet att besvara ett visst antal samtal under en kortare tidsperiod. En försäljningsavdelning kanske använder prestationsindikatorer för att ange prestationsmål, till exempel antalet nyförsäljningar eller säljsamtal per månad.

Prestationsindikatorer skapas med hjälp av KPI-listor och visas sedan med speciella KPI-webbdelar. Du kan lagra KPI-listor i rapportcentret eller på någon annan webbplats i Office SharePoint Server 2007, där de kan återanvändas av alla som har rätt behörighet.

Instrumentpaneler    En instrumentpanel är en flexibel sida som visar data från prestationsindikatorer och Excel-arbetsböcker. Personalavdelningen kanske vill designa en instrumentpanel som de anställda kan använda för att visa personanpassad information, till exempel historik över sina löner och förmåner.

Affärsdata i listor    Du kan på ett enkelt sätt integrera och infoga information från affärsprogram som SAP, Siebel och Microsoft SQL Server i samarbetsmiljön i Office SharePoint Server 2007 genom att lägga till kolumntypen för affärsdata i en Office SharePoint Server 2007-lista. På det här sättet får du en lista med objekt som använder en kombination av kolumner från Office SharePoint Server 2007 och från ett externt affärsprogram. Om du till exempel arbetar för ett konsultföretag som använder ett CRM-system kanske du vill lagra dokument, till exempel offerter, avtal och presentationer, i SharePoint-listor och associera dessa dokument med rätt kund i CRM-databasen. Då blir det enklare att förvara all kunddokumentation på en enda plats och de som visar sidan kan på ett enkelt sätt navigera till kundens post i affärsprogrammet.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×