Introduktion till InfoPath Forms Services

Översikt över InfoPath Forms Services

Användare behöver inte har installerat på datorn för att fylla i en formulärmall som webbläsaraktiverade InfoPath, och inte heller de krävs för att hämta något extra från webben. Allt de behöver är åtkomst till en webbläsare, till exempel Windows Internet Explorer, Apple Safari eller Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services gör det också möjligt att lagra och hantera formulär och formulärmallar i en central plats. InfoPath Forms Services bygger på och kräver Windows SharePoint Services 3.0, där du kan publicera formulärmallar som du utformar på en gemensam plats inom ett företag. Dessutom kan användare skicka formulär till SharePoint-bibliotek som är mappar där en samling filer lagras och där filerna ofta använder samma mall. Det är också möjligt att integrera formulär i dokumenthantering och livscykel uppgifter, till exempel arbetsflödet och rights management.

InfoPath Forms Services teknik som används i Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL och även, separat, i Microsoft Office Forms Server 2007.

Nå kunder och partners leverantörer med användarvänliga formulär

När du publicerar en formulärmall i en server som kör InfoPath Forms Services distribuerar du det inte bara i företagets intranät, men även på externa webbplatser, till exempel extranät webbplatser eller företagets webbplatser. Gör att du kan samla in data från kunder, partners, leverantörer och andra som är viktiga för ditt företag ska lyckas. En stor företaget kan använda en enskild webbläsaraktiverade formulärmall för att samla in och behandla försäkringsanspråk. En försäkring kunden kan använda en webbläsare för att fylla i formuläret anspråk på företagets webbplats. Alternativt, om kunden ringer på företaget om du vill rapportera anspråket dyker ett försäkringsagent kan använda InfoPath för att fylla i formuläret samma anspråk på intranätet. På samma sätt en myndighet kan samla in data från medborgarna genom att publicera webbläsaraktiverade formulärmallar på deras webbplats.

När användare får åtkomst till formuläret genom att navigera till ett bibliotek eller genom att ange en URL för formulär i sin webbläsare, inträffar något av följande:

• Formuläret öppnas i en webbläsare    Om användare inte har InfoPath installerat på sina datorer kan öppnas i formuläret i en webbläsare, där de kan fylla i precis som de gör med andra webbaserade formulär.

• Formuläret öppnas i InfoPath    Om användarna har InfoPath installerat på sina datorer, öppnas formuläret i InfoPath, där de kan fylla i precis som de gör med andra InfoPath-formulär. Eftersom de fyller i formulär i InfoPath har dessa användare ytterligare fördelen med att kunna använda hela InfoPath-funktioner för att fylla i formulär, varav inte är tillgängliga i webbläsarformulär.

  Obs!: Den du föredrar, du kan anpassa inställningarna för din formulärmall så att den alltid öppnas i en webbläsare, även om användarna har InfoPath installerat på sina datorer. Det kan vara användbart när du vill ha erfarenhet av fyller i ett formulär ska vara identiska för alla eller när du inte vill att formuläret ska öppnas i InfoPath, eftersom du vill hindra användare från att öppna eller ändra den underliggande formulärmallen i designläge.

Om användarna kommer att fylla i formulär på en mobil enhet, till exempel en handdator (Handdator) eller smartphone utformar du formulärmallen webbläsaraktiverade så att den kan öppnas och ifylld med en mobil enhet webbläsare. När användare använder en mobil enhet för att komma åt formuläret kan öppnas på skärmen i ett förenklat format.

Effektivisera affärsprocesser med formulär-driven

Formulär är kärnan i många affärsprocesser. Du kan integrera formulärdata med befintliga affärsprocesser eller program som värd webbläsaraktiverade formulärmallar på en server som kör InfoPath Forms Services. Du kan till exempel:

• Skicka data till befintliga företag system    När du utformar en webbläsarkompatibel formulärmall kan du skapa dataanslutningar till webbtjänster eller andra externa datakällor. Gör att du kan skicka data till befintliga företag system, företagsprogram eller företagsdatabaser. En försäljning avdelning kan till exempel skapa ett formulär som kan skicka leads och kunden försäljningsinformation ett befintligt kund relation Management (CRM)-system.

• Fråga data från befintliga företag system    Det är också möjligt att fråga data i befintliga företag system, företagsprogram eller företagsdatabaser. När användare öppnar ett formulär som baseras på din formulärmall kan kanske du vill data från en extern datakälla ska visas i fälten namn och adress i formuläret. Det här gör att du kan dra nytta av befintliga organisationens data och gör enklare att fylla i ett formulär.

• Lägg till arbetsflöde till formulär    Du kan lägga till ett arbetsflöde i formulärmall som lagras i ett bibliotek. Detta kan du hantera vanliga affärsprocesser konsekvent. Som chef, kan du använda ett arbetsflöde för godkännande för att dirigera ett utgiftsrapportformulär genom en lista av godkännare. Godkännare kan godkänna eller avvisa utgiftsrapportformuläret, omtilldela uppgiften eller begära ändringar i formuläret. Klicka på kommandon på Arkiv-menyn för att delta i arbetsflödet i InfoPath kan användare. De kan på servern, peka på namnet på formuläret i biblioteket, klickar du på pilen som visas och klicka sedan på arbetsflöden om du vill delta i arbetsflödet.

  

Överst på sidan

Hantera formulär och formulärmallar i en central plats

Du kan lagra dina formulärmallar och deras associerade formulär i en central databas på en server som kör InfoPath Forms Services. Det här är det enkelt att hitta, dela och hantera formulär och formulärmallar.

Viktiga fördelar möjligheten att:

• Lagra formulär och formulärmallar i en central plats    Du kan koppla en formulärmall med ett bibliotek, en plats på en SharePoint-webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer med andra personer i din organisation. När användare fyller i formulär som baseras på en formulärmall i biblioteket visas ifyllda formulär i biblioteket tillsammans med viktig information från formulären själva. Beroende på hur SharePoint-biblioteket är utformat användare fylla i formulär som baseras på din formulärmall, exportera data från ifyllda formulär till Microsoft Office Excel eller sammanställa data från flera formulär till ett enda formulär. Följande exempel illustrerar utgiftsrapporter som har lagrats i ett bibliotek.

  

• Använda innehållstyper för att hantera formulärmallar    Du kan använda Publiceringsguiden i InfoPath för att publicera en formulärmall som en webbplats innehållstyp. En innehållstyp definierar en formulärmall, en uppsättning kolumner och inställningar för dokumenthantering på servern, till exempel arbetsflöde eller policyn inställningar.

  Genom att skapa innehållstyper kan återanvända du formulärmallar och inställningar över webbplatssamling. Om du vill använda en egen formulärmall i flera SharePoint-bibliotek, tidigare hade publicera två olika kopior av formulärmallen, en för varje bibliotek. Om du vill uppdatera formulärmallen var du tvungen att ändra en formulärmall i båda platserna. Däremot kan du nu publicera en formulärmall som en webbplatsinnehållstyp. När du uppdaterar innehållstypen tillämpas ändringen automatiskt överallt där den innehållstypen används.

  Du kan tilldela en innehållstyp till flera bibliotek över en webbplatssamling eller tilldela flera innehållstyper i ett enstaka bibliotek. Till exempel kan du lägga till en innehållstyp för statusrapporter till alla bibliotek som används av avdelningen Försäljning i ditt företag, så att varje säljteam insamling och rapportering av samma typ av information du vill management. Du kan också anta att supportavdelningen använder olika formulärmallar för resor begäran, affärsresan rapport och utgiftsrapportformulär. Du kan publicera tre formulärmallar som webbplatsinnehållstyper och lägger till dem i ett enstaka bibliotek som används för att lagra team resor-relaterad information. När personer skapar ett nytt formulär i biblioteket, kan de sedan välja vilka av de här formulärmallarna de vill använda.

• Hantera formulär och formulärmallar    Servergruppsadministratörer kan styra hur formulärmallar utnyttjas av användare och distribueras i hela organisationen. De kan till exempel styra vem som kan publicera formulärmallar i hela webbplatsen eller bestämma hur du uppgraderar formulärmallar på servern med minimal påverkan till formuläranvändare.

• Hantera dataanslutningar på en central plats    Om flera formulärmallar använder samma dataanslutningar, kan du lagra inställningarna för den dataanslutningen i dataanslutningsfil i dataanslutningsbibliotek. När en användare öppnar ett formulär som ansluter till en dataanslutningsfil, använder InfoPath inställningarna i filen för att ansluta till den externa datakällan. I det här sättet kan flera formulärmallar använda samma dataanslutningsfil så inte behöver du manuellt skapa samma dataanslutning för varje formulärmall. Dessutom om plats eller anslutning inställningarna för en extern datakälla ändrar behöver du inte uppdatera varje formulärmall som använder dataanslutningen. I stället kan du helt enkelt uppdatera dataanslutningsfilen en gång och alla formulärmallar i fortsättningen ska fungera som avsett.

Överst på sidan