Interaktiva instrumentpaneler med PowerPoint och Excel

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Business Intelligence med stil och funktioner

Av Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Vad är interaktiva instrumentpaneler och hur kan du använda instrumentpaneler för att förmedla viktig information till din målgrupp? I den här artikeln beskriver vi hur du kan designa och använda interaktiva instrumentpaneler och tillhandahåller länkar till exempelfiler och presentationer.

Artikelinnehåll

Introduktion till instrumentpaneler

Instrumentpanelens bakgrund

Instrumentpanelens delar

Interaktiva instrumentpaneler

Dela din instrumentpanel

Sammanfattning

Introduktion till instrumentpaneler

Business Intelligence är hett i dag, och instrumentpaneler är den vanligaste metoden för att tillhandahålla den här informationen.

Vad är egentligen exakt en instrumentpanel? Min favorit definition kommer från Stephen några, "en instrumentpanel är en visning av den viktigaste informationen som behövs för att uppnå ett eller flera mål som passar helt på en enskild dator så att den kan du övervaka i korthet." Det här ekon det tema som jag en gång hört talas i session lead av David Paradi på PowerPoint Live konferens om hur du använder GAR principen (snabbt Absorb och RETUR.). Rick Altman värden för fältet Presentationstoppmötet har graciously samtyckt till Låt mig använda data från sitt konferens för att skapa exempelinstrumentpanelen som används för den här artikeln. Observera att jag har använt alias för ämnen och presentatören för att skydda känslig företagsinformation och stödanteckningar sekretess.

SharePoint och Excel är de mest använda Microsoft-medierna för att skapa instrumentpaneler (mer information finns i Microsoft-hjälpartikeln: Introduktion till Business Intelligence-funktioner). Den här kombinatonen glöms ofta bort, men PowerPoint kombinerat med Excel är en enkel lösning om du vill skapa eleganta och funktionella instrumentpaneler. Dessutom erbjuder PowerPoint interaktivitetsfunktioner som inte finns i andra program.

När du skapar en instrumentpanel är den första tumregel att du i första hand ska tänka på dina data. Om du fyller skärmen med onödiga komponenter drar det uppmärksamhet från informationen. Som vi säger på engelska: KISS – Keep It Simple, Stupid. Enkelt är bäst! Du vill göra instrumentpanelen tillräckligt attraktiv för att hålla publikens intresse, men inte så stiliserad att den skymmer informationen. En bra metod är att undvika 3D-diagram, och om informationen visas tydligare i en tabell än i ett diagram ska den vara i en tabell. Excel har en jättebra villkorsstyrd formateringsfunktion. Där får du båda världar: grafisk visning i en tabell.

Instrumentpanelens bakgrund

Det första du bör göra är att skapa en bakgrund där du placerar delarna av instrumentpanelen. Jag har valt att placera en grå anpassad form på en mörkblå bakgrund. Dessutom jag har använt en inre, centrerad skuggeffekt i formen. Det ger intryck av en nedsänkt ruta där delarna av instrumentbrädan får plats. Fördelen med det är att du drar ögat till insidan av formen, så att betraktaren fokuserar på instrumentpanelens delar.

Interaktiv instrumentpanel

Instrumentpanelens delar

När du har skapat din bakgrund, måste du bestämma vilka element som du kommer att ta med i din instrumentpanel. Tänk på att din instrumentpanel ska visa data som uppfyller ett eller flera företag mål. Jag har valt att visa en jämförelse av kostnader, närvaro, ämnen och högtalare för fältet Presentationstoppmötet i vårt exempel. När du känner din huvudsakliga syfte kan du experimentera med element som bäst visar informationen i ett format som enkelt lätt att förstå för målgruppen. Jag har valt att fästa med enkla tabeller och diagram och dra nytta av Excels villkorsstyrd formatering för Mina tabeller.

Tabell i instrumentpanel

Den här tabellen visar frekvens sessioner grafiskt och klassificeringar av sessioner och högtalare med indikatorer. Jag valde att använda standardinställningarna för villkorsstyrd formatering som är löst baserat på en klockformad kurva. Med hjälp av funktionerna i Excel kan du visa din information med hjälp av komplexa statistiska analyser (se vilket Microsoft Hjälp och anvisningar om hur artikeln), men du bör alltid Tänk åhörarna. Ett element på en instrumentpanel har ingen funktion om åhörarna inte förstår den.

När du har bestämt dig för vad panelen ska bestå av ska du gruppera elementen så att det är tydligt för publiken hur de är relaterade till varandra. Det finns flera olika metoder för att uppnå detta. Jag har valt att använda färg, närhet och omslutning i mitt exempel. Elementen grupperas genom att jag placerar dem nära varandra, med samma färger på diagrammen. Sedan omsluter jag dem med en färgad markering. Kostnader är omslutna med blått, uppslutning med grönt, ämnen med lila, talare med orange och specialiserade ämnen, till skillnad från allmänna ämnen, är turkosa. Observera att jag inte använder både grönt och rött. Ganska många människor är färgblinda för rött och grönt och skulle inte se skillnad mellan de två.

Slutligen ska du se till att texten är lätt att läsa. Eftersom instrumentpaneler visas på datorskärmen istället för som projicerad bild har du större flexibilitet, men det kan fortfarande vara en utmaning. Prova dig fram med knapparna Öka teckenstorlek/Minska teckenstorlek i menyfliksområdet.

Excel-teckengrupper

Interaktiva instrumentpaneler

En av de mest kraftfulla funktionerna i PowerPoint är möjligheten att enkelt lägga till interaktivitet utan invecklad programmering. Interaktivitet i instrumentpaneler kan vara knepigt. Vanligtvis läggs interaktivitet till för att visa åhörarna mer detaljer om ett visst element. Nackdelen är att det kan vara svårt att ta in information när du byter från ett fönster till ett annat. Publiken behöver ofta bläddra fram och tillbaka. I PowerPoint kan du övervinna den här begränsningen. Jag kallar det "instrumentpaneler i rörelse".

I mitt exempel har jag skapat knappar längst upp på skärmen. Med dem kan Rick fördjupa sig och visa mer information – samma information för enskilda år. Knapparna är kopplade till en separat bild, en för respektive år. Jag har använt en skuggeffekt för att indikera vilken knapp som har tryckts in. Du kan också länka direkt från elementen i instrumentpanelen (dvs. klicka på ett diagram för att visa mer information). Om du vill veta mer om PowerPoint-interaktivitet kan du ta en titt på min självstudiekurs i Dynamisk PowerPoint.

Interaktiv instrumentpanel

Jag visar medvetet exakt samma data på bilden som hör till respektive år, och diagrammen är inställda på exakt samma axlar. Åhörarna kan nu titta på mer detaljerad information för valfritt år. Men det finns något ännu bättre. Genom att fokusera på ett enstaka element i varje årsinformationsbild kan åhörarna bläddra fram och tillbaka mellan bilderna (med hjälp av knapparna på instrumentpanelen, piltangenterna, Page Up och Page Down på tangentbordet och hjulet på musen) och visa de årliga förändringarna för elementet. Diagrammen är bokstavligt talat i rörelse.

Jämföra diagram

Det här kan du bara göra i PowerPoint och det löser enkelt problemet med att ta in information från flera bilder och fönster. Om du väljer att använda den här metoden ska du se till att placera beståndsdelarna på exakt samma plats på samtliga bilder och se till att diagramaxlarna är konsekventa i alla bilder. Då blir det enkelt att jämföra. Resultaten kan i annat fall bli vilseledande.

Dela din instrumentpanel

När du har slutfört instrumentpanelen kan du spara den som ett PowerPoint-bildspel (*.ppsx.). Instrumentpanelen öppnas nu automatiskt när åhörarna klickar på den. Du kan spara filen på en delad nätverksenhet eller skicka den i ett e-postmeddelande. Om du vill publicera instrumentpanelen online kan det inte bli mycket bättre än nya Office Online. Den här funktionen är inbyggd i alternativen Spara och skicka i PowerPoint 2010, men om du fortfarande har PowerPoint 2007 behöver du bara ett Windows Live-konto. Via Windows Live-kontot får du tillgång till OneDrive, där du kan lägga upp och dela dokument.

Sammanfattning

En instrumentpanel är värda värdet för den information som kan hämtas från den, så vad Rick instrumentpanel Säg? Lyckligt visar instrumentpanelen att fältet Presentationstoppmötet är en bra konferens som drabbas årlig tillväxt och en hög grad av kundnöjdhet medan du att hålla nere kostnaderna. Detta var inga överraskningar för mig men den var bra att ge Rick instrumentpanel som visar vad vi redan intuitivt kände som en avid deltagare och supporter av konferensen.

Foto av Glenna Shaw

Glenna Shaw är en mest värden Professional (MVP) för PowerPoint och ägaren av Glenna Shaw visuella kommunikation och Visualology blogg. Hon innehåller certifikat i lättillgänglig Information Technology, grafikdesign och Professional tekniska skriva.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×