Integrera avvikelsespårning i projektets förändringshanteringsprocess

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Jane Suchan, PMP

Projekthantering handlar om att räkna ut vad du vill uppnå, skapa en att göra-lista för arbetet som krävs för att ta dig dit, avgöra hur lång tid det kommer att ta och beräkna hur mycket det kommer att kosta.     Låter enkelt va? Men den svåra biten är att hålla reda på allt. Håller projektet tidsplanen? Kommer det att bli klart i förtid? Är det under budget? Kommer det fortfarande att vara under budget när allt arbete är klart?

Ett sätt att utvärdera projektets status är att spåra skillnaden mellan den ursprungliga projektplanen och vad som egentligen händer. Det här gapet brukar kallas för avvikelse eller varians, och är en jämförelse av det avsedda eller budgeterade beloppet och det faktiska belopp som spenderats. Avvikelseanalys handlar om att jämföra faktiska projektresultat med det man planerade eller förväntade sig. Det är ett sätt att beräkna hur väl – eller hur dåligt – ett projekt fortskrider.

Planera för avvikelser: Skapa baslinjer

För att beräkna projektavvikelsen måste du definiera en utgångspunkt – din baslinje eller originalplan. Utan den jagar du bara och försöker styra ett rörligt mål. Två viktiga baslinjer som du behöver upprätta innan du kan börja spåra och rapportera avvikelser är kostnad och schema. Men innan du gör det är det viktigt att fastställa projektets omfattning.

Skapa en omfattning med hjälp av en uppdelad arbetsstruktur

Omfattningens baslinje omfattar projektets alla slutprodukter, och identifierar därmed allt arbete som behöver utföras. Ett sätt att dokumentera omfattningen är att skapa en uppdelad arbetsstruktur (WBS), som är en hierarkisk vy över projektets slutprodukter. Varje underordnad nivå i hierarkin representerar en mer detaljerad beskrivning av slutprodukterna. Exempelvis omfattar en uppdelad arbetsstruktur för uppförandet av ett nytt hus grunden, stommen, taket och el- och rörsystem, samt landskapsplaner, arkitektritningar, inspektioner och tillstånd.

Skapa schema- och kostnadsbaslinjer

Schema- och kostnadsbaslinjerna upprättas när omfattningen fastställts. Utan en tydlig bild av vad projektet ska producera är det svårt att avgöra hur lång tid det kommer att ta och kosta.

Schemabaslinjen är det godkända projektschemat och basen för att mäta och rapportera schemarelaterade resultat. Kostnadsbaslinjen är den godkända tidsindelade budgeten som kostnadsresultatet mäts mot. Den beräknas genom att kostnaderna för en viss projektperiod eller projektfas summeras, vilket kräver tilldelning av kostnader mot projektuppgifter. Det kan vara tidskrävande att fördela kostnader till projektkomponenter. Dock bidrar detta till en mer detaljerad och exakt kostnadsrapportering, något som dina intressenter och projektsponsorn kommer att uppskatta.

Så här skapar du schema- och kostnadsbaslinjer:

  1. Skapa schemat genom att identifiera de aktiviteter och uppgifter som krävs för att producera varje slutprodukt i den uppdelade arbetsstrukturen.

  2. Identifiera resurser för varje uppgift. Ha i åtanke eventuella begränsningar eller hur mycket tid som varje person realistiskt sett kan ägna åt projektet.

  3. Uppskatta hur lång tid (i timmar eller dagar) det kommer att ta att slutföra varje uppgift.

  4. Beräkna kostnaden för varje uppgift med hjälp av ett genomsnittligt tim- eller dagspris för varje resurs, plus alla fasta kostnader som är förknippade med uppgiften.

  5. Avgör vilka aktiviteter som är beroende av andra och utveckla projektets kritiska linje.

  6. Utveckla kostnadsbaslinjen. Det här är en tidsindelad budget för att mäta projektets kostnadsresultat. Du gör detta genom att summera de uppskattade kostnaderna, efter uppgift eller efter tidsperiod.

Överst på sidan

Agera på avvikelser: Ändringskontroll

När du har skapat omfattnings-, schema- och kostnadsbaslinjer definierar du stegen som teamet ska följa för att hantera avvikelser för dessa planer. Den här informationen utgör projektets ändringshanteringsplan. Planen definierar när du anser att en projektändringsbegäran krävs, hur avvikelser ska dokumenteras och skickas för godkännande samt vad som händer när en begäran har godkänts.

Avvikelseberäkningar används för att avgöra om en projektändringsbegäran krävs och om projektets schema- eller kostnadsbaslinjer behöver ändras. Avvikelsen kan vara positiv eller negativ:

  • En positiv avvikelse anger att projektet ligger före schemat eller under budget. I positiva scenarier kan du kanske omfördela pengar och resurser till negativa avvikelser.

  • En negativ avvikelse indikerar att projektet är försenat eller över budget och att du måste vidta åtgärder. Du kan behöva öka budgeten eller acceptera lägre vinstmarginaler.

Avvikelsernas tröskelvärden är en viktig del i alla ändringshanteringsplaner för ett projekt. De utgör väsentliga ändringar i projektet och måste därför dokumenteras och godkännas i en projektändringsbegäran. Alla projektändringsbegäranden resulterar inte i en ny projektomfattning, ett nytt schema eller en ny budget. Det här är en viktig uppgift som kan kräva mycket tid och du måste få godkännande både på högre och lägre nivåer i projektorganisationen.

Genom att spåra kostnads- och schemaavvikelser under hela projektets livscykel blir det lättare att identifiera svaga punkter – områden med återkommande ändringar – och att agera därefter. Om du till exempel ser att testgruppen har flera förseningar kan du behöva tillsätta fler resurser för att hålla schemat.

Överst på sidan

Ta det ett steg längre: EV-analys (Earned Value Analysis)

Ingen diskussion om projektavvikelser är komplett utan att ta upp det upparbetade värdet – en projektledningsteknik för att uppskatta kostnader och schemat vid en given tidpunkt. En EV-analys jämför slutfört arbete med de fastställda baslinjerna. Den hjälper dig att utvärdera det aktuella projektresultatet och att göra korrigeringar när det behövs.

För att kunna utföra en EV-analys behöver du en uppdelad arbetsstruktur, ett detaljerat projektschema och en budget (efter fas eller tidsperiod) för det planerade arbetet.

Ställa frågor relaterade till EV-analysen

En EV-analys mäter projekthälsan vid en given tidpunkt med utgångspunkt i tre viktiga frågor:

  • Planerat värde: Hur mycket pengar krävs för arbetet?

  • Upparbetat värde: Vad har vi slutfört hittills?

  • Faktisk kostnad: Hur mycket kostade det att utföra arbetet?

Planerat värde är den budgeterad kostnaden för planerade uppgifter. Upparbetat värde är summan av alla budgeterad kostnader för utfört arbete. Faktiska kostnader är vad som lagts på det utförda arbetet.

Förstå EV-analyser

Det enklaste sättet att beskriva upparbetat värde är genom exempel. Anta att du hanterar ett fyra månader långt projekt med en budget på 100 000 SEK. Du är tre månader in i projektet och inser att teamet bara har slutfört hälften av arbetet, dvs. ett upparbetat värde på 50 000. Baserat på projektschemat borde runt 75 procent av arbetet vara klart vid det här laget, vilket betyder att det planerade värdet är 75 000. Du vet också att gruppen har spenderat 90 000 hittills, vilket ger en faktisk kostnad på 90 000.

Med hjälp av dessa siffror kan du beräkna kostnaden och schemalägga avvikelser. Kostnadsavvikelsen mäter skillnaden mellan de faktiska kostnaderna för utfört arbete och projektets budget:

Kostnadsavvikelse = Upparbetat värde - Faktisk kostnad    

Schemaavvikelsen mäter det faktiska förloppet mot projektets schema:

Schemaavvikelse = Upparbetat värde - Planerat värde    

I exemplet ovan är kostnadsavvikelsen för det här projektet 50 000 SEK - 90 000 SEK = 40 000 SEK. Schemaavvikelsen är 50 000 SEK - 75 000 SEK = 25 000 SEK.

Alla projektledare kan se att 90 % av projektets budget har utnyttjats men bara 50 procent av arbetet har utförts. Projektet är försenat och kommer att överstiga budget när det är klart. Det betyder att ändringar krävs. Projektledaren måste minska omfattningen, förlänga tiden eller få mer pengar för att slutföra arbetet.

Överst på sidan

Komma igång med avvikelsespårning

Det är relativt enkelt att integrera avvikelsespårning i projekthanteringen, men det kräver en systematisk metod. När projekttilldelningen är klar samarbetar du med din sponsor för att fastställa omfattning, budget och schema. Arbeta sedan med din grupp för att lägga upp en robust ändringshanteringsplan, som identifierar tröskelvärden för avvikelser och som beskriver hur avvikelser ska hanteras om de överskrider tröskelvärdena. När du har skapat den uppdelade arbetsstrukturen och definierat det detaljerade projektschemat kan du upprätta projektets schema och budget. När alla komponenter är på plats är du redo att börja spårning avvikelser och tillämpa ändringshanteringsplanerna.

Överst på sidan

Om författaren     Jane Suchan är programansvarig med erfarenhet av att hantera företagsprojekt och att utveckla projektledningsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington (USA).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×