Information Rights Management i Office

Om du har fått ett filbehörighetsfel när du försöker visa ett dokument eller e-postmeddelande beror det på IRM (Information Rights Management). Du kan använda IRM för att begränsa behörighet till innehåll i dokument, arbetsböcker och presentationer med Office. Med IRM kan användarna ange behörigheter för att förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av obehöriga personer. När behörigheten för en fil är begränsad med hjälp av IRM upprätthålls begränsningar för åtkomst och användning även om filen når oavsiktliga mottagare. Det beror på att åtkomstbehörigheter lagras direkt i dokumentet, arbetsboken, presentationen eller e-postmeddelandet och de måste autentiseras mot IRM-servern.

Med IRM kan användarna även tillämpa sina personliga inställningar vid överföring av personlig eller privat information. IRM gör också att företag kan tillämpa företagsprinciper som reglerar kontroll och spridning av konfidentiell information eller företagsinformation.

Använda IRM i Office

Välj den plattform du använder på flikarna på den här sidan.

Med hjälp av IRM i Office kan du rättighetshantera XPS-filer (XML Paper Specification) och följande filtyper:

Word-filer

Filtyp

Filtillägg

Dokument

.doc

Dokument

DOCX

Makroaktiverat dokument

DOCM

Mall

.dot

Mall

DOTX

Makroaktiverad mall

.dotm

Excel-filer

Filtyp

Filtillägg

Arbetsbok

.xls

Arbetsbok

XLSX

Makroaktiverad arbetsbok

XLSM

Mall

.xlt

Mall

XLTX

Makroaktiverad mall

XLTM

Binär arbetsbok (ej XML-format)

XLSB

Makroaktiverat tillägg

.xla

Makroaktiverat tillägg

XLAM

PowerPoint-filer

Filtyp

Filtillägg

Presentation

.ppt

Presentation

PPTX

Makroaktiverad presentation

PPTM

Mall

.pot

Mall

POTX

Makroaktiverad mall

.potm

Visa

PPS

Visa

PPSX

Makroaktiverat bildspel

.ppsm

Office-tema

THMX

Meddelanden: 

  • När dessa filtyper bifogas i ett rättighetshanterat e-postmeddelande i Outlook, blir även de rättighetshanterade.

  • När du bifogar en meddelandefil (MSG) i ett rättighetshanterat e-postmeddelande blir det bifogade meddelandet inte rättighetshanterat. IRM rättighetshanterar inte MSG-filtyper.

Konfigurera datorn för att använda IRM

Om du vill använda IRM i Office är minimikravet på programvara Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan komma åt information och vilken nivå av redigering som är tillåten för ett e-postmeddelande. En företagsadministratör kan till exempel definiera en behörighetsmall med namnet ”Konfidentiellt”, som anger att ett e-postmeddelande som använder den principen endast kan öppnas av användare inom företagets domän.

Ladda ned behörigheter

Första gången du försöker öppna ett dokument, en arbetsbok eller en presentation med begränsad behörighet måste du ansluta till en licensieringsserver och verifiera dina autentiseringsuppgifter och ladda ned en användningslicens. Användningslicensen definierar vilken åtkomstnivå du har till en fil. Den här processen krävs för varje fil som har begränsad behörighet. Innehåll med begränsad behörighet kan alltså inte öppnas utan en användningslicens. För nedladdningsbehörighet krävs att Office skickar dina autentiseringsuppgifter, som innehåller e-postadressen, och information om din behörighet till licensieringsservern. Information som finns i dokumentet, arbetsboken eller presentationen skickas inte till licensieringsservern. Mer information finns i Viktiga punkter i sekretesspolicyn för Microsoft Office 2010.

Begränsa behörighet till innehåll i filer

Författare kan begränsa behörigheten för dokument, arbetsböcker och presentationer per användare, per fil eller per grupp (gruppbaserade behörigheter kräver Active Directory-katalogtjänsten för gruppexpansion). Författare kan använda dialogrutan Behörighet för att ge användarna läs- och ändringsåtkomst och för att ange utgångsdatum för innehållet. Ranjit, författaren, kan till exempel ge Helena behörighet att läsa ett Word-dokument men inte ändra det. Ranjit kan sedan ge Johan behörighet att ändra dokumentet och tillåta honom att spara dokumentet. Ranjit kanske också vill begränsa både Helenas och Johans åtkomst till dokumentet i fem dagar innan behörigheten till dokumentet upphör att gälla. Information om hur du anger ett utgångsdatum för ett dokument, en arbetsbok eller en presentation finns i Ange ett utgångsdatum för en fil.

Behörighet

  1. Spara dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

  2. Klicka på fliken Arkiv.

  3. Gör något av följande:

    • I Word: Gå till fliken Info, klicka på Skydda dokument, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Begränsad åtkomst.

    • I Excel: Gå till fliken Info, klicka på Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Begränsad åtkomst.

    • I PowerPoint: Gå till fliken Info, klicka på Skydda presentation, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Begränsad åtkomst.

  4. Gör något av följande i dialogrutan Behörigheter:

    • I Word: Välj Begränsa behörighet till det här dokumentet och tilldela sedan åtkomstnivåer för varje användare.

    • I Excel: Välj Begränsa behörighet till den här arbetsboken och tilldela sedan åtkomstnivåer för varje användare.

    • I PowerPoint: Välj Begränsa behörighet till den här presentationen och tilldela sedan åtkomstnivåer för varje användare.

      Dina val kan vara begränsade om en administratör har angett anpassade behörighetsprinciper som enskilda användare inte kan ändra.

      Behörighetsnivåer

    • Läsa    Användare med läsbehörighet kan läsa ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men de har inte behörighet att redigera, skriva ut eller kopiera filen.

    • Ändra    Användare med ändringsbehörighet kan läsa, redigera och spara ändringar i ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men de har inte behörighet att skriva ut filen.

    • Fullständig behörighet    Användare med fullständig behörighet har fullständig behörighet för redigering och kan göra allt med dokumentet, arbetsboken eller presentationen som en författare kan göra, t.ex. ange utgångsdatum för innehållet, förhindra utskrift och ge behörighet för användare. När behörigheten för ett dokument, en arbetsbok eller en presentation har upphört att gälla för behöriga användare, kan dokumentet, arbetsboken eller presentationen endast öppnas av författaren eller användare med fullständig behörighet till dokumentet, arbetsboken eller presentationen. Författare har alltid fullständig behörighet.

  5. Du kan ge någon fullständig behörighet i dialogrutan Behörigheter genom att klicka på Fler alternativ, gå till kolumnen Åtkomstnivå, klicka på pilen och sedan klicka på Fullständig behörighet i listan Åtkomstnivå.

    Dialogrutan Behörighet

  6. När du har tilldelat behörighetsnivåer klickar du på OK.

    Meddelandefältet visas, vilket anger att dokumentet, arbetsboken eller presentationen är rättighetshanterad. Om du måste göra ändringar av åtkomstbehörighet för dokumentet, arbetsboken eller presentationen klickar du på Ändra behörighet.

    Meddelandefältet i Word

    Om ett dokument, en arbetsbok eller en presentation som har begränsad behörighet vidarebefordras till någon obehörig, visas ett meddelande med författarens e-postadress eller webbplatsadress så att personen kan begära behörighet för dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

    Dialogruta i Word som anger att ett dokument med begränsad behörighet har vidarebefordrats till en obehörig person

    Om författaren väljer att inte ta med en e-postadress får obehöriga användare ett felmeddelande.

Ange ett utgångsdatum för en fil
  1. Öppna filen.

  2. Klicka på fliken Arkiv.

  3. Gör något av följande:

    • I Word: Gå till fliken Info, klicka på Skydda dokument, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Begränsad åtkomst.

    • I Excel: Gå till fliken Info, klicka på Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Begränsad åtkomst.

    • I PowerPoint: Gå till fliken Info, klicka på Skydda presentation, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Begränsad åtkomst.

  4. Gör något av följande i dialogrutan Behörigheter:

    • I Word: Markera kryssrutan Begränsa behörighet till det här dokumentet och klicka sedan på Fler alternativ.

    • I Excel: Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här arbetsboken och klicka sedan på Fler alternativ.

    • I PowerPoint: Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här presentationen och klicka sedan på Fler alternativ.

  5. Gör något av följande under Ytterligare behörigheter för användare:

    • I Word markerar du kryssrutan Detta dokument upphör att gälla och anger sedan ett datum.

    • I Excel markerar du kryssrutan Denna arbetsbok upphör att gälla och anger sedan ett datum.

    • I PowerPoint markerar du kryssrutan Denna presentation upphör att gälla och anger sedan ett datum.

  6. Klicka på OK två gånger.

Använda ett annat Windows-användarkonto för att rättighetshantera filer

  1. Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen.

  2. Klicka på fliken Arkiv.

  3. Gör något av följande:

    • I Word: Gå till fliken Info, klicka på Skydda dokument, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Hantera autentiseringsuppgifter.

    • I Excel: Gå till fliken Info, klicka på Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Hantera autentiseringsuppgifter.

    • I PowerPoint: Gå till fliken Info, klicka på Skydda presentation, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka sedan på Hantera autentiseringsuppgifter.

  4. Gör något av följande:

    • Välj e-postadressen för det konto som du vill använda i dialogrutan Välj användare och klicka sedan på OK.

    • Gå till dialogrutan Välj användare, klicka på Lägg till, ange dina autentiseringsuppgifter för det nya kontot och klicka sedan på OK två gånger.

      Dialogrutan Välj användare

Visa innehåll med begränsad behörighet

Om du vill visa rättighetshanterat innehåll som du har behörighet till med hjälp av Office, öppnar du bara dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

Om du vill visa de behörigheter du har klickar du antingen på Visa behörighet i meddelandefältet eller klickar på något av följande i statusfältet längst ned på skärmen:

  • Det här dokumentet innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet innehåller en behörighetsprincip

  • Den här arbetsboken innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet innehåller en behörighetsprincip

  • Den här presentationen innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet innehåller en behörighetsprincip

Obs!: För att kunna begränsa behörigheten till innehållet i en fil måste du ha Office för Mac Standard 2011.

IRM i Office för Mac 2011 och Office för Mac 2016 innehåller tre behörighetsnivåer.

Behörighetsnivå

Ger behörighet att

Läsa

Läsa

Ändra

Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar

Fullständig behörighet

Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar, skriva ut, ange utgångsdatum för innehåll, bevilja behörigheter till användare, få till innehåll med programmering

Gör något av följande:

Ange behörighetsnivåer manuellt

  1. På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörighet och klickar sedan på Begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Om det här är första gången du använder licensservern anger du användarnamn och lösenord för licensservern och markerar sedan kryssrutan Spara lösenordet i Mac OS-nyckelringen.

    Obs!:  Om du inte markerar kryssrutan Spara lösenordet i Mac OS-nyckelringen kan du behöva ange användarnamn och lösenord flera gånger.

  3. I rutorna Läsa, Ändra eller Fullständig behörighet anger du e-postadressen till eller namnet på den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.

  4. Om du vill söka i adressboken efter e-postadressen eller namnet klickar du på Knappen Kontakter .

  5. Om du vill tilldela en behörighetsnivå till alla personer i din adressbok klickar du på Lägg till alla Lägg till alla .

  6. När du har tilldelat behörighetsnivåer klickar du på OK.

    Meddelandefältet visas med ett meddelande om att dokumentet är behörighetshanterat.

Använda en mall för att begränsa behörighet

En administratör kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan se information om användarnas behörighetsnivåer. De här aspekterna av behörighetshanteringen definieras med AD RMS-servermallar (Active Directory Rights Management Services). En företagsadministratör kan till exempel definiera en mall med namnet Konfidentiellt, som anger att dokument med den policyn enbart kan öppnas av användare inom företagets domän.

  • På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörigheter och klickar sedan på den behörighetsmall som du vill använda.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

Ändra eller ta bort behörighetsnivåer som du har angett

Om du använder en mall för begränsad behörighet kan du inte ändra eller ta bort några behörighetsnivåer. De här stegen fungerar bara om du har angett behörighetsnivåer manuellt.

  1. I meddelandefältet klickar du på Ändra behörigheter.

  2. I rutorna Läsa, Ändra och Fullständig behörighet anger du en ny e-postadress eller ett nytt namn för den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.

  3. Om du vill ta bort en person eller en grupp från en behörighetsnivå klickar du på e-postadressen och trycker sedan på DELETE.

  4. Om du vill ta bort Alla från en behörighetsnivå klickar du på Lägg till alla Lägg till alla .

Ange ett utgångsdatum för en begränsad fil

Författare kan använda dialogrutan Ange behörigheter för att ange utgångsdatum för innehåll. Till exempel kan Ranjit välja att begränsa både Helenas och Bobbys åtkomst till dokumentet till den 25 maj. Efter det upphör behörigheten till dokumentet.

  1. På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörighet och klickar sedan på Begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Klicka på Fler alternativ, markera kryssrutan Det här dokumentet går ut den och ange sedan datum.

    När behörigheten för ett dokument har gått ut kan dokumentet endast öppnas av författaren eller av användare med fullständig behörighet.

Tillåta användare med läs- eller ändringsbehörighet att skriva ut innehåll

Som standard kan användare med läs- och ändringsbehörighet inte skriva ut.

  1. På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörighet och klickar sedan på Begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Klicka på Fler alternativ och markera kryssrutan Tillåt användare med ändrings- eller läsbehörighet att läsa skriva ut innehåll.

Tillåta användare med läsbehörighet att kopiera innehåll

Som standard kan användare med läsbehörighet inte kopiera innehåll.

  1. På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörighet och klickar sedan på Begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Klicka på Fler alternativ och markera kryssrutan Tillåt användare med läsbehörighet att kopiera innehåll.

Tillåta körning av skript i en begränsad fil

Författare kan ändra inställningarna så att Visual Basic-makron kan köras när ett dokument öppnas och AppleScript-skript kan komma åt information i det begränsade dokumentet.

  1. På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörighet och klickar sedan på Begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Klicka på Fler alternativ och markera sedan kryssrutan Innehållsåtkomst med programmering.

Kräv en anslutning för att verifiera behörigheter

Som standard måste användarna autentisera genom att ansluta till AD RMS-servern första gången de öppnar ett begränsat dokument. Du kan ändra detta så att de måste autentisera varje gång de öppnar ett begränsat dokument.

  1. På fliken Granska går du till Skydd, klickar på Behörighet och klickar sedan på Begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Klicka på Fler alternativ och markera kryssrutan Kräv anslutning för att verifiera behörigheter.

Ta bort begränsningar

  1. Gå till fliken Granska. Under Skydd klickar du på Behörighet och klickar sedan på Inga begränsningar.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. I dialogrutan klickar du på Ta bort begränsningar.

Närliggande avsnitt

Begränsa behörighet till innehåll i en fil
Öppna en fil som har begränsade behörigheter
Lägga till autentiseringsuppgifter för att öppna en rättighetshanterad fil eller ett meddelande
Filformat som fungerar med IRM

I iOS-versionerna av Office kan du öppna IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.

Om du prenumererar på Office 365 med Azure Rights Management och IT-avdelningen har definierat några IRM-mallar som du kan använda så kan du tilldela de här mallarna till filer i Office för iOS. Om du behöver skydda en fil öppnar du fliken Granska i appen och trycker på knappen Begränsa behörigheter. Du ser en lista med tillgängliga IRM principer. Markera den du vill använda och tryck på Klar.

Obs!: Om knappen Begränsa behörigheter inte är aktiverat i appen så kan du öppna valfritt IRM-skyddat dokument och initiera den.

Även om det för närvarande inte går att tilldela IRM-behörigheter i Android-versionerna av Office, kan du öppna IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.

När du öppnar en IRM-skyddad fil i Office för Android kan du visa vilka behörigheter du har tilldelats.

IRM (Information Rights Management) har följande funktioner:

  • Förhindrar en behörig mottagare av begränsat innehåll från att vidarebefordra, kopiera, ändra, skriva ut, faxa eller klistra in innehåll för obehörig användning

  • Begränsar innehåll var det än skickas

  • Tillämpar ett förfallodatum för filen så att innehåll i dokument inte kan visas efter en angiven tid

  • Tillämpar principer som företaget antagit för användning och spridning av innehåll inom företaget

IRM kan inte förhindra att begränsat innehåll:

  • Raderas, stjäls eller samlas in och överförs av skadliga program som trojaner, tangentbordsloggningsprogram och vissa typer av spionprogram

  • Förloras eller skadas på grund av datorvirus

  • Kopieras för hand eller skrivs av från en visning på en mottagares skärm

  • Avbildas digitalt (när det visas på en skärm) av en mottagare

  • Kopieras med hjälp av skärmbildsinspelningsprogram från tredje part

Obs!: Mer information om hur du kan begränsa behörighet till innehåll i e-postmeddelanden finns i Skapa ett meddelande med begränsad behörighet.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×