Information Rights Management i Microsoft Office 2007-systemet

Den här artikeln innehåller information om hur du kan begränsa behörigheten till innehåll i dokument, arbetsböcker och presentationer med hjälp av IRM (Information Rights Management), som ingår i Microsoft Office 2007-systemet. Information om hur du kan begränsa behörigheten till innehåll i e-postmeddelanden finns i avsnittet Begränsa behörighet till konfidentiell information i e-postmeddelanden.

Information om hu du anger lösenord för att öppna eller ändra en fil finns i Definiera ett lösenord för visning eller ändring av ett dokument, en arbetsbok eller en presentation. I andra artiklar beskrivs hur du använder lösenord för att skydda formatering i dokument och skydda element i kalkylblad eller arbetsböcker.

Artikelinnehåll

Avsikten med IRM och funktionens begränsningar

Filtyper som du kan hantera behörigheter för

Konfigurera datorn för IRM

Hämta behörigheter

Begränsa behörigheten till innehållet i filer

Använda ett annat Windows-användarkonto för att hantera filbehörigheter

Visa innehåll med begränsad behörighet

Avsikten med IRM och funktionens begränsningar

Med IRM (Information Rights Management) kan användare och administratörer definiera åtkomstbehörigheter till dokument, arbetsböcker och presentationer. På så sätt kan användarna förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av obehöriga. När du har begränsat behörigheten till en fil med hjälp av IRM, tillämpas åtkomst- och användningsbegränsningarna oavsett var informationen finns eftersom behörigheten till en fil lagras i själva dokumentfilen.

Med IRM kan användarna konfigurera specifika inställningar avseende överföringen av personlig eller privat information. IRM gör det också lättare för företag att tillämpa företagsprinciper som reglerar användningen och spridningen av konfidentiell eller känslig företagsinformation.

IRM kan användas för att:

  • förhindra att en behörig mottagare av begränsat innehåll vidarebefordrar, kopierar, ändrar, skriver ut, faxar eller klistrar in innehåll för obehörig användning

  • förhindra att begränsat innehåll kopieras med hjälp av funktionen PrintScrn i Microsoft Windows

  • begränsa innehåll oavsett vart det skickas

  • tillämpa utgångsdatum för filer så att innehållet i dokument inte längre kan visas efter en angiven tidsperiod

  • tillämpa företagsprinciper som reglerar användningen och spridningen av innehåll inom företaget.

IRM kan inte användas för att förhindra att:

  • innehåll tas bort, stjäls eller snappas upp och överförs av skadliga program som trojanska hästar, program för tangentbordsavlyssning och vissa typer av spionprogram

  • innehåll går förlorat eller skadas på grund av datorvirus

  • begränsat innehåll kopieras för hand eller skrivs om när det visas på mottagarens skärm

  • en mottagare tar ett digitalt foto av det begränsade innehållet som visas på skärmen

  • begränsat innehåll kopieras med hjälp av externa skärmavbildningsprogram.

Överst på sidan

Filtyper som du kan hantera behörigheter för

Med IRM i Office-version 2007 kan du hantera XPS-filer (XML Paper Specification) samt följande filtyper:

Word-filer

Filtyp

Filnamnstillägg

Dokument

DOC

Dokument

DOCX

Makroaktiverat dokument

DOCM

Mall

DOT

Mall

DOTX

Makroaktiverad mall

DOTM

Excel-filer

Filtyp

Filnamnstillägg

Arbetsbok

XLS

Arbetsbok

XLSX

Makroaktiverad arbetsbok

XLSM

Mall

XLT

Mall

XLTX

Makroaktiverad mall

XLTM

Binär arbetsbok (ej XML-format)

XLSB

Makroaktiverat tillägg

XLA

Makroaktiverat tillägg

XLAM

PowerPoint-filer

Filtyp

Filnamnstillägg

Presentation

PPT

Presentation

PPTX

Makroaktiverad presentation

PPTM

Mall

POT

Mall

POTX

Makroaktiverad mall

POTM

Bildspel

PPS

Bildspel

PPSX

Makroaktiverat bildspel

PPSM

Office-tema

THMX

Meddelanden  

  • Om de här filtyperna är bifogade till ett e-postmeddelande med hanterad behörighet i Office Outlook 2007 hanteras behörigheterna automatiskt även för dem.

  • Behörigheterna för en MSG-fil (meddelande) hanteras inte om du bifogar MSG-filen till ett e-postmeddelande med hanterad behörighet. IRM hanterar inte behörigheter för MSG-filer.

Överst på sidan

Konfigurera datorn för IRM

För att kunna använda IRM i Office-version 2007 krävs minst RMS (Windows Rights Management Services) Client Service Pack 1 (SP1). Om Windows Vista körs på datorn är RMS (Windows Rights Management Services) redan installerat. Om Windows XP körs på datorn måste du eller RMS-administratören installera RMS (Windows Rights Management Services) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som anger vem som kan komma åt innehåll och vilken redigeringsnivå som tillåts för ett dokument, en arbetsbok eller en presentation. En företagsadministratör kan exempelvis definiera en behörighetsmall kallad "Konfidentiellt", som anger att dokument, arbetsböcker eller presentationer som använder principen bara kan öppnas av personer inom företagsdomänen.

Installera Windows Rights Management Services Client (RMS)

  1. I Windows XP klickar du på Start och sedan på Kontrollpanelen.

  2. Klicka på Lägg till eller ta bort program och klicka på Lägg till eller ta bort program. Klicka på Lägg till nya program i det vänstra fönstret. Klicka på Windows Rights Management Services Client i programlistan och klicka på Lägg till.

    Obs!  Dubbelklicka på Lägg till eller ta bort program i klassiskt läge och klicka sedan på Lägg till nya program i det vänstra fönstret. Klicka på Windows Rights Management Services Client i programlistan och klicka på Lägg till.

Alternativt kan du vänta tills du för första gången försöker öppna en fil som har behörighetshanterats med IRM. I Office-version 2007 uppmanas du då att hämta Windows Rights Management Services Client om datorn inte har det programmet. Mer information om Windows Rights Management Services Client finns på webbplatsen Windows Rights Management Services.

Överst på sidan

Hämta behörigheter

Första gången du öppnar ett dokument, en arbetsbok eller en presentation med begränsad behörighet måste du ansluta till en licensserver för att dina referenser ska verifieras, samt för att hämta en användningslicens. Användningslicensen anger din åtkomstnivå för en fil. Den här processen krävs för varje fil med begränsad behörighet, vilket betyder att innehåll med begränsat innehåll inte kan öppnas utan en licens. För att du ska kunna hämta behörigheter måste dina referenser (inklusive din e-postadress) och information om dina behörigheter skickas från Microsoft Office till licensservern. Information som finns i dokumentet skickas inte till licensservern. Mer information finns i Sekretesspolicyn.

Överst på sidan

Begränsa behörigheten till innehållet i filer

Dokumentförfattare kan begränsa behörigheten för dokument, arbetsböcker och presentationer till specifika användare, dokument eller grupper (gruppbaserade behörigheter kräver katalogtjänsten Microsoft Active Directory för gruppexpandering). Dokumentförfattare använder dialogrutan Behörighet för att bevilja användare läs- och redigeringsbehörighet, samt för att ange förfallodatum för innehåll. Dokumentförfattaren Ranjit kan exempelvis bevilja Helena behörighet att läsa ett dokument, men inte att ändra det. Ranjit kan sedan ge Bobby tillstånd att göra ändringar i dokumentet och att spara det. Ranjit kanske också bestämmer sig för att begränsa både Helenas och Bobbys tillgång till dokumentet under fem dagar innan behörigheten för dokumentet upphör. Information om hur du anger förfallodatum för ett dokument finns i avsnittet Ange ett förfallodatum för en fil.

Dialogrutan Behörighet i Word

  1. Spara dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, peka på Förbered, Begränsa behörighet och klicka på Distribuera inte.

  3. Markera kryssrutan Begränsa åtkomst till dokumentet och definiera åtkomstnivåer för varje användare.

    Du kanske inte kan använda alla alternativ om en administratör har definierat anpassade behörighetsprinciper som inte kan ändras av enskilda användare.

    Behörighetsnivåer

    • Läs     Användare med läsbehörighet kan läsa ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men inte redigera, skriva ut eller kopiera filen.

    • Ändra     Användare med ändringsbehörighet kan läsa, redigera och spara ändringar i ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men inte skriva ut filen.

    • Fullständig behörighet     Användare som har fullständig behörighet har total redigeringsbehörighet i dokumentet, arbetsboken eller presentationen, på samma sätt som en dokumentförfattare, och kan bland annat ange förfallodatum för innehållet, förhindra utskrift och ge behörigheter till andra användare. När behörigheten för ett dokument upphör för behöriga användare kan dokumentet bara öppnas av den som skapat dokumentet eller av användare med fullständig behörighet till dokumentet. Dokumentförfattaren har alltid fullständig behörighet.

  4. Om du vill bevilja fullständig behörighet till en användare klickar du på Fler alternativ, klickar på pilen i kolumnen Åtkomstnivå och klickar sedan på Fullständig behörighet i listan Ändra.

    Fler alternativ i dialogrutan Behörighet

  5. När du har definierat behörighetsnivåer klickar du på OK.

    Meddelandefältet visas, och anger att behörigheter har definierats för dokumentet. Om du behöver ändra behörigheterna för dokumentet klickar du på Ändra behörighet.

    Meddelandefält

    Om ett dokument med begränsad behörighet vidarebefordras till en obehörig användare visas ett meddelande med dokumentförfattarens e-postadress eller webbplatsadress så att mottagaren kan be att få behörighet till dokumentet.

    Bild av dialogruta

    Om dokumentförfattaren väljer att inte inkludera någon e-postadress, visas ett felmeddelande för obehöriga användare.

Ange ett förfallodatum för en fil

  1. Öppna filen.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, peka på Förbered, Begränsa behörighet och klicka på Distribuera inte.

  3. Markera kryssrutan Begränsa åtkomst till dokumentet och klicka på Fler alternativ.

  4. Markera kryssrutan Den aktuella versionen av dokumentet upphör att gälla under Ytterligare behörigheter för användare och ange ett datum.

  5. Klicka på OK två gånger.

Överst på sidan

Använda ett annat Windows-användarkonto för att hantera filbehörigheter

  1. Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen, peka på Förbered, Begränsa behörighet och klicka på Hantera autentiseringsuppgifter.

  3. Gör något av följande:

    • Markera e-postadressen för det konto som du vill använda i dialogrutan Välj användare och klicka på OK.

    • Klicka på Lägg till i dialogrutan Välj användare, ange dina autentiseringsuppgifter för det nya kontot och klicka två gånger på OK.

      Dialogrutan Välj användare

Överst på sidan

Visa innehåll med begränsad behörighet

Om du vill visa innehåll med begränsad behörighet som du har behörighet till med hjälp av Office-version 2007 öppnar du bara dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

Om du vill visa dina behörigheter klickar du på Visa behörighet i meddelandefältet eller klickar på knappen i statusfältet längst ned på skärmen.

Bild av knapp

Överst på sidan

Gäller för: Excel 2007, Outlook 2007, Word 2007, PowerPoint 2007, Office 2007



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk