Office
Logga in

Infoga kopplingsinstruktioner

När du börjar din dokumentkoppling för e-post, etiketter eller brev och kopplar dokumentet till distributionslistan kan du lägga till dokumentkopplingsfält för att anpassa innehållet. Kopplingsfälten kommer från kolumnrubrikerna i distributionslistan (kallas även för datakällan). Här är ett exempel på hur fält i en Excel-distributionslista visas i ditt kopplingsdokument.

Data som hämtats till kopplingsfält

Dokumentkopplingsfälten du infogar hämtar information från distributionslistan och anpassar varje kuvert, e-postmeddelande, etikett eller brev.

Word har verktygen Adressblock och Hälsningsrad för att bespara dig arbetet med att lägga till varje enskilt fält i dokumentet. Verktygen lägger till alla fält i en adress eller hälsningsfras så att du inte ska behöva lägga till dem själv, ett i taget.

Lägga till ett adressblock

Du kan enkelt lägga till ett adressblock i brevet, kuvertet eller etiketten genom att använda verktyget Adressblock.

  1. Klicka där du vill lägga till adressblocket i dokumentet.

  2. Välj Adressblock

Kopplingsinstruktion för att infoga adressblock

Obs!: Om kommandot Adressblock inte är tillgängligt klickar du på Välj mottagare och väljer den typ av distributionslista som du använder – Outlook-kontakter, Excel-kalkylblad eller en MDB-fil som du skapat tidigare i Word. Om du inte har någon distributionslista ännu klickar du på Skriv ny lista och skapar en lista i Word.

I Word finns också alternativ för att göra namnet i adressen mer formellt eller mer informellt.

Tips:  Om du vill ha ett enkelt radavstånd för brevetiketterna väljer du fältet Adressblock, klickar på Sidlayout (Word 2013) eller Layout (Word 2016) och anger 0 i rutorna Före och Efter under Avstånd.

Styckeavstånd

Kontrollera att adresser i ett Excel-kalkylblad skapas ordentligt i kopplingen genom att läsa Formatera siffror, datum och andra värden vid dokumentkoppling i Excel.

Lägga till en hälsningsrad

Om du vill lägga till en standardhälsningsfras i e-postmeddelandet eller brevet använder du verktyget Hälsningsrad

  1. Klicka där du vill lägga till hälsningsraden i dokumentet.

  2. Välj Hälsningsrad.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Hälsningsrad markerat.

    Obs!: Om kommandot Hälsningsrad inte är tillgängligt väljer du Välj mottagare och väljer den typ av distributionslista som du använder – Outlook-kontakter, Excel-kalkylblad eller en MDB-fil som du skapat tidigare i Word. Om du inte har någon distributionslista ännu klickar du på Skriv ny lista och skapar en lista i Word.

  3. Välj namnet på den formatmall som du vill använda och ange övriga alternativ.

    Alternativ för Hälsningsrad

    Tips: Välj Matcha fält för att vara säker på att Word hittar namnen och adresserna i listan. Kontrollera att de fält du vill använda visas i listan. Om ett fält du vill använda har texten Ej matchad väljer du listrutan för det fältet och väljer sedan kolumnnamnet som matchar den kolumnen i listan.

  4. Kontrollera att fältet har formaterats på rätt sätt genom att markera hela fältet, inklusive markeringarna i slutet.

    Fältet Hälsningsrad i ett kopplingsdokument

  5. Välj Start och kontrollera sedan teckensnitt och teckenstorlek.

    Gruppen Tecken på fliken Start

  6. Välj Radavstånd för att säkerställa att radavståndet matchar avståndet i resten av dokumentet.

    Radavstånd på fliken Start

När du har lagt till fälten du vill koppla anger du den information som du vill ska finnas med i varje brev, e-postmeddelande, kuvert eller etikett som du skapar under kopplingen.

Lägga till enskilda kopplingsfält

Om du vill lägga till information från distributionslistan i dokumentet kan du lägga till kopplingsfälten ett i taget.

  1. Klicka där du vill lägga till kopplingsfältet i dokumentet.

  2. Välj listrutan bredvid Infoga kopplingsinstruktion och välj sedan fältnamnet.

    Menyn Infoga kopplingsinstruktion med tillgängliga instruktioner

  3. Om du inte ser fältnamnen i listan väljer du knappen Infoga kopplingsinstruktion.

    Knappen Infoga kopplingsinstruktion

  4. Välj Databasfält om du vill visa en lista över de fält som finns i datakällan.

  5. Obs!: Om du inte ser fälten från datakällan kontrollerar du om dokumentet är kopplat till rätt datakälla. Välj Redigera mottagarlista och bekräfta att fältet i datakällan matchar källan du tänkte använda.

  6. Välj Infoga.

Obs!: Information om hur du gör om siffror, valutabelopp eller datum inte formateras på rätt sätt finns i Formatera siffror, datum och andra fält vid dokumentkoppling.

Använda avancerade dokumentkopplingsfält

Om du skapar en brev eller ett e-postmeddelande till alla dina kunder och vill att meddelandet ska säga olika saker beroende på olika värden i vissa fält i datakällan kan du använda en regel för att fylla i ett fält. Fakturor kan t.ex. inkludera orden "Har förfallit" om förfallodatumet redan har varit.

Om du vill konfigurera en regel och ett avancerat fält väljer du Regler i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick och väljer den typ av fält som du vill lägga till.

Knappen Regler öppnar regelmenyn

Mer information om hur du kan använda regler för dokumentkoppling finns i Konfigurera regler för dokumentkoppling

Heltäckande dokumentkopplingsanvisningar finns i Använd dokumentkoppling för e-post i Word, Dokumentkoppling för etiketter och Använda dokumentkoppling för att anpassa brev

Lägga till datum eller tid

Om du vill infoga dagens datum och/eller tid i dokumentet går du till fliken Infoga i menyfliksområdet och väljer Datum och tid i gruppen Text. Välj det format som du vill använda i dialogrutan Datum och tid. Klicka på OK för att infoga ditt val.

Tips: Om du vill att datumet och tiden ska uppdateras automatiskt till dagens datum och tid varje gång du öppnar det här dokumentet i framtiden, markerar du kryssrutan Uppdatera automatiskt innan du klickar på OK.

Se även

Har du en fråga om Word-dokumentkoppling som vi inte har besvarat här?

Ställ en fråga i Word Answers-communityn

Hjälp oss att förbättra Word

Har du förslag på hur vi kan förbättra Word? Gå i så fall till Word UserVoice och berätta det för oss!

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×