Importera, länka eller flytta data till SharePoint

Importera, länka eller flytta data till SharePoint

Vill du kombinera och förbättra både Access och SharePoint? Om du vill kan du importera, länka eller flytta data mellan dem. Vid import skapas en kopia av SharePoint-listan i en Access-databas. Länkar kopplas till data i ett annat program så att du kan visa och redigera de senaste data i SharePoint och Access. När du flyttar skapas listor på SharePoint-webbplatsen som är länkad till tabeller i databasen och dess relationer behålls.

Meddelandet    Även om du kan spara en Access-databasfil i OneDrive eller ett SharePoint-dokumentbibliotek, rekommenderar vi att du inte öppnar en Access-databas från dessa platser. Filen kan laddas ned lokalt för redigering och sedan laddas upp igen när du sparar ändringarna i SharePoint. Om fler än en person öppnar Access-databasen från SharePoint kan flera kopior av databasen skapas och vissa oväntade beteenden kan uppstå. Den här rekommendationen gäller för alla typer av Access-filer, inklusive en enda databas, en delad databas och fil formaten. accdb,. accdc,. accde och. ACCDR. Mer information om distribution finns i distribuera ett Access-program.

Vad vill du göra?

Importera en SharePoint-lista

Länka till en SharePoint-lista

Flytta data till SharePoint

Fördelar med att länka data mellan Access och SharePoint

Publicera en databas med hjälp av Access Services

Importera en SharePoint-lista

När du importerar data skapas en tabell i Access och sedan kopieras källistans (eller källvyns) kolumner och objekt till tabellen som fält och poster. Under importen kan du ange vilka listor du vill kopiera och för varje markerad lista kan du ange om du vill importera hela listan eller bara en specifik vy. När alla data har importerats kan du välja att spara importåtgärdens inställningar i en specifikation. Med importspecifikationen kan du upprepa importen senare, utan att behöva använda guiden.

Här följer några vanliga situationer där du kan behöva importera en SharePoint-lista till en Access-databas:

  • Du vill flytta data permanent, till exempel en kontaktlista, till en Access-databas eftersom du inte längre behöver ha informationen på din SharePoint-webbplats. Du kan importera listan till Access och sedan ta bort listan från SharePoint-webbplatsen.

  • Du och dina medarbetare använder Access, men ibland måste data i en viss SharePoint-lista infogas i någon av era databaser.

Utför följande steg innan du importerar listan

  1. Leta reda på den SharePoint-webbplats som innehåller listan som ska kopieras och notera webbplatsadressen.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern.

  2. Identifiera de listor som du vill kopiera till databasen och bestäm sedan om du vill använda hela listan eller bara en viss vy. Du kan importera flera listor i en import operation, men du kan bara importera en vy av varje lista. Om det behövs kan du skapa en vy som bara innehåller de kolumner och objekt som intresserar dig.

  3. Gå igenom kolumnerna i källistan eller källvyn.

    I tabellen nedan beskrivs vad du bör tänka på när du importerar olika element.

    Element

    Att tänka på

    Kolumner

    Det är bara de första 256 kolumnerna som importeras, eftersom en tabell i Access inte kan innehålla fler än 256 fält. För att undvika det här problemet kan du skapa en vy av listan i SharePoint och bara lägga till de kolumner som du vill använda, och se till att det totala antalet kolumner inte överstiger 256. Använd sedan makro instruktionen ImportSharePointList för att ange det avsedda visnings-ID: t.

    Mappar

    Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

    Uppslagskolumner

    Om en käll kolumn slår upp värden i en annan lista importeras visnings värden som en del av själva fältet. Tabellen leta upp importeras inte. Om du vill återskapa uppslaget till en annan tabell läser du Länka till en SharePoint-lista och Flytta data till SharePoint.

    Beräknade kolumner

    Resultaten i en beräknad kolumn kopieras till ett fält vars datatyp beror på det beräknade resultatets datatyp. Uttrycket som ligger till grund för resultatet kopieras inte.

    Bifogade filer

    Listans kolumn för bifogade filer kopieras till fältet Bifogade filer.

    Flervärdeskolumner

    En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. När du importerar en kolumn som har stöd för flera värden skapas en kolumn för flera värden i Access.

    RTF-formatering

    Kolumner som innehåller RTF-formatering importeras till Access som långa textfält. Egenskapen text format för det långa textfältet är inställd på RTFoch formateringen bevaras.

    Relationer

    Det går inte att automatiskt skapa relationer mellan tabeller i slutet av en import till Access. Relationerna mellan nya och befintliga tabeller måste skapas manuellt med alternativen på fliken Relationer. Du visar fliken Relationer genom att klicka på Relationer i gruppen Relationer på fliken Databasverktyg.

  4. Leta reda på den databas som listorna ska importeras till.

    Kontrollera att du har de behörigheter som behövs för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra informationen i en befintlig databas skapar du en tom databas.

  5. Granska tabellerna i databasen.

    Vid importen skapas en tabell med samma namn som SharePoint-listan. Om namnet redan används lägger Access till "1" till det nya tabell namnet, till exempel för Contacts1, om Contacts1 också redan används kommer Access att skapa Contacts2 och så vidare.

Importera listan

  1. Öppna Access-databasen där de importerade data ska lagras. Om du inte vill lagra data i en befintlig databas skapar du en tom databas.

  2. Platsen för guiden Textimport/Koppla text skiljer sig något beroende på vilken version av Access du använder. Välj anvisningarna som matchar din Access-version:

    • Om du använder Office 365 eller Access 2019 går du till fliken externa data , gruppen Importera & länka och klickar på ny data källa > från online tjänster > SharePoint- lista.

    • Om du använder Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 navigerar du till fliken Externa data. Klicka på knappen Mer i gruppen Importera och länka. En lista med alternativ öppnas. Klicka på SharePoint-lista.

  3. Dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats öppnas i Access.

    I dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats väljer du om du vill importera eller länka till en SharePoint-webbplats.

  4. Ange adressen till källwebbplatsen i guiden.

  5. Markera alterntivet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen och klicka sedan på Nästa.

  6. I den lista som visas i guiden markerar du de listor som ska importeras.

    Obs!    Du kan länka till SharePoint-bibliotek, men du kan bara lägga till dokument i SharePoint.

  7. Välj i kolumnen Objekt som ska importeras den vy som ska användas för var och en av de markerade listorna.

  8. Med kryssrutan Importera visningsvärden i stället för ID:n för fält som hämtar värden som lagrats i en annan lista bestämmer du vilka data som importeras för uppslagskolumner i de markerade listorna. Gör något av följande:

    • Om visningsvärdena ska importeras som en del av listan markerar du kryssrutan. Då hämtas inte fältets värden i en annan tabell.

    • Om målfältets värden ska hämtas i en annan tabell avmarkerar du kryssrutan. Då kopieras visningsvärdenas radidentifierare till målfältet. Identifierarna behövs för att definiera ett uppslagsfält i Access.

    Om du importerar ID:n måste du också importera de listor som uppslagskolumnernas värden hämtas i (om inte måldatabasen innehåller tabeller som kan användas som uppslagstabeller).

    När du importerar placeras ID:n i motsvarande fält, men inga fältegenskaper konfigureras så att fältet fungerar som ett uppslagsfält. Mer information om hur du anger uppslags egenskaper för ett sådant fält finns i skapa eller ta bort ett uppslags fält.

  9. Klicka på OK.

Listorna importeras till Access, och därefter visas åtgärdens status på den sista sidan i guiden. Om du planerar att göra om samma importåtgärd senare, kan du spara inställningarna som en importspecifikation. Ingen av databasens tabeller skrivs över i Access under importåtgärden. Det går inte heller att lägga till en listas eller vys innehåll i en befintlig tabell.

Vad mer bör jag känna till om import?

Relaterade uppgifter om import

När du har slutfört importåtgärden kanske du vill utföra följande uppgifter:

Verifiera datatyperna    Access markerar lämplig datatyp för varje fält som motsvarar en källkolumn. Verifiera varje fält och dess inställningar så att alla fält konfigureras som du vill.

Kontrollera ytterligare fält    Beroende på vilken typ av lista som tabellen är baserad på kan du även se att det finns extra fält (till exempel rubrik, ändrat eller CreatedBy) i tabellen. Du kan ta bort extrafälten om du inte behöver använda dem i Access-databasen.

Överst på sidan

Länka till en SharePoint-lista

När du länkar till en SharePoint-lista skapar Access en ny tabell (kallas ofta en länkad tabell) som speglar strukturen och innehållet i källistan. Till skillnad från när du importerar så skapas bara en länk till listan när du länkar, inte till några specifika vyer i listan.

På två sätt är länkning mer kraftfullt än import:

  • Lägga till och uppdatera data    Du kan ändra informationen på SharePoint-webbplatsen eller i datablads- eller formulärvyn i Access. Ändringar som du gör på ett ställe visas på det andra stället. Om du däremot vill ändra strukturen, till exempel ta bort eller ändra en kolumn, måste du öppna listan på SharePoint-webbplatsen. Du kan inte lägga till, ta bort eller ändra fälten i en länkad tabell medan du arbetar i Access.

  • Uppslagstabeller    I Access skapas länkade tabeller för alla uppslagslistor automatiskt när du länkar till en SharePoint-lista (om inte uppslagslistorna redan är länkade till databasen). Om uppslagslistorna innehåller kolumner som hämtar värden i andra listor, inkluderas även dessa i länkningen, så att uppslagslistan för varje länkad tabell har en motsvarande länkad tabell i databasen. I Access skapas också relationer mellan sådana länkade tabeller.

Vanliga situationer där du länkar till en SharePoint-lista

Exempel på situationer där du behöver länka till en SharePoint-lista från en Access-databas är följande:

  • Din avdelning eller arbets grupp använder Access för omfattande rapportering och frågor och använder SharePoint för grupp samarbete och kommunikation. Enskilda team skapar listor för att spåra olika saker (till exempel kontakter och problem), men ofta måste den här List informationen läggas till i en databas för agg regering och rapportering. Att länka är lämpligt eftersom det gör det möjligt för användare av både SharePoint-webbplatsen och databasen att lägga till och uppdatera data samt att alltid visa och arbeta med den senaste informationen.

  • Du är en Access användare som senast har börjat använda SharePoint. Du har migrerat flera av dina databaser, där de flesta tabeller är länkade tabeller, till din arbetsgrupps SharePoint-webbplats. I stället för att skapa tabeller kommer du hädanefter att skapa SharePoint-listor, som du länkar till från dina databaser.

  • Du vill fortsätta lagra dina listor på SharePoint-webbplatser, men du vill också kunna hantera aktuell information i Access för körning av frågor och utskrift av rapporter.

Förbereda länkning till en SharePoint-lista

  1. Leta reda på den SharePoint-webbplats som innehåller listan som du vill länka till, och notera webbplatsadressen.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern.

  2. Identifiera de listor du vill länka till. Du kan länka till flera listor i en enda länk, men du kan inte länka till undersökningar, diskussioner eller en viss vy av en lista.

  3. Gå igenom kolumnerna i källistan. I tabellen nedan beskrivs vad du bör tänka på när du länkar till olika element.

    Element

    Att tänka på

    Kolumner

    Endast de första 256 kolumnerna i Access-kolumner eftersom den endast har stöd för 256-fält i en tabell. För att undvika det här problemet kan du skapa en vy av listan i SharePoint och bara lägga till de kolumner som du vill använda, och se till att det totala antalet kolumner inte överstiger 256. Använd sedan makro instruktionen ImportSharePointList för att skapa den länkade tabellen som anger det avsedda visnings-ID: t.

    Mappar

    Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

    Uppslagskolumner

    Om en källkolumn slår upp värden i en lista som inte ingår i databasen skapas en länkad tabell automatiskt i Access för den relaterade listan.

    Obs!    Access skapar också en UserInfo -tabell som motsvarar listan med användar information för SharePoint. SharePoint använder den här listan för att hitta information om användar konton, till exempel e-post, bild, användar namn, för SharePoint-kolumner, till exempel CreatedBy, ModifiedBy och person eller grupp. Den här SharePoint-listan med användar information är bara synlig för webbplats administratörer.

    Beräknade kolumner

    Resultatet av beräkningar i en kolumn visas i motsvarande fält, men det går inte att visa eller ändra beräkningsformeln i Access.

    Bifogade filer

    Listans kolumn för bifogade filer visas som fältet Bifogade filer.

    Skrivskyddade kolumner

    Kolumner som är skrivskyddade i en SharePoint-lista skrivskyddas också i Access. Dessutom kanske det inte går att lägga till, ta bort eller ändra kolumner i Access.

    Flervärdeskolumner

    En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. För sådana kolumner skapas fält som har stöd för flera värden. Uppslagskolumner för flera värden skapas i den länkade tabellen om källkolumnen är av typen Uppslag.

  4. Leta reda på den databas där du vill skapa de länkade tabellerna. Kontrollera att du har behörigheter för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra informationen i en befintlig databas skapar du en ny tom databas.

  5. Granska tabellerna i databasen. När du länkar till en SharePoint-lista skapas en tabell med samma namn som källistan i TE102750819. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn, till exempel Kontakter1. (Om namnet Kontakter1 redan används skapas tabellen Kontakter2 i Access, och så vidare.) Det gäller också för relaterade listor.

Länka till data

  1. Öppna måldatabasen.

  2. Platsen för guiden Textimport/Koppla text skiljer sig något beroende på vilken version av Access du använder. Välj anvisningarna som matchar din Access-version:

    • Om du använder Office 365 eller Access 2019 går du till fliken externa data , gruppen Importera & länka och klickar på ny data källa > från online tjänster > SharePoint- lista.

    • Om du använder Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 navigerar du till fliken Externa data. Klicka på knappen Mer i gruppen Importera och länka. En lista med alternativ öppnas. Klicka på SharePoint-lista.

  3. Dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats öppnas i Access.

    I dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats väljer du om du vill importera eller länka till en SharePoint-webbplats.

  4. Ange adressen till källwebbplatsen i guiden.

  5. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på Nästa.

    I guiden visas de listor som är tillgängliga för länkning.

  6. Markera de listor du vill länka till, och klicka sedan på OK.

    Obs!    Om det redan finns listor som är länkade till den aktuella databasen är motsvarande kryssrutor markerade. Om du vill ta bort några av länkarna avmarkerar du kryssrutorna för de länkar som ska tas bort.

    Access försöker skapa länkade tabeller, både för listorna du valde under den här åtgärden och för var och en av de relaterade listorna. Access försöker också uppdatera de länkade tabellerna som motsvarar de listor som har valts i guiden. Access skapar också relationer mellan tabeller. Till skillnad från en import operation bevarar en länkad egenskaps inställningar mellan uppslags fält och den relaterade tabellen. Du behöver inte ange egenskaper för uppslags fältet manuellt i tabellens designvy.

  7. Granska de nya länkade tabellerna i databladsvyn. Kontrollera att alla fält och poster visas som de ska.

    Rätt datatyp väljs för varje fält som skapas i Access och som motsvaras av en källkolumn. Det är viktigt att känna till att den senaste informationen alltid visas i en länkad tabell eller källista som du öppnar. Strukturändringar som görs i en lista visas däremot inte automatiskt i den länkade tabellen. Du uppdaterar en länkad tabell med den senaste liststrukturen genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret, peka på Fler alternativ och sedan klicka på Uppdatera lista.

Obs!   Access aldrig skriver över en tabell i databasen som en del av en länk åtgärd. Det går inte heller att lägga till en SharePoint-listas innehåll i en befintlig tabell.

Överst på sidan

Flytta data till SharePoint

Att flytta data till SharePoint är ett sätt att effektivt skapa en server dels databas, men i det här fallet finns data i SharePoint-listor. Front sidan är fortfarande en Access-databas och du kan distribuera den på samma sätt som en delad databas. När det är möjligt flyttar guiden Exportera tabeller till SharePoint data till listor som baseras på listmallar på SharePoint-webbplatsen, till exempel en kontakt lista. Om en tabell inte kan matchas med en listmall blir tabellen en anpassad lista på SharePoint-webbplatsen. Åtgärden kan ta lite tid beroende på storleken på databasen, antal objekt och prestanda. Om du ångrar dig kan du klicka på Stoppa för att avbryta processen.

Guiden skapar en säkerhetskopia av databasen på datorn. I Access skapar den länkar till listorna från tabellerna, för att göra det enkelt att hitta data på SharePoint-webbplatsen när du arbetar i Access. Om några problem uppstår rapporterar de problem och sparar dem i Access-databasen som en logg tabell som du kan använda för att felsöka.

Tips    Du kan skapa en separat SharePoint-webbplats för att behålla listorna på en fristående plats.

Obs!    I Access 2007 används guiden Exportera tabeller till SharePoint för att gå till guiden Flytta till SharePoint-webbplats och det går inte att skapa referens integritet för SharePoint-listorna.

Använda guiden Exportera tabeller till SharePoint

  1. Klicka på SharePoint på fliken Databasverktyg i gruppen Flytta data. Det här alternativet är bara tillgängligt om databasen sparas i fil formatet. accdb.

  2. Följ stegen i guiden Exportera tabeller till SharePoint, inklusive ange platsen för SharePoint-webbplatsen.

    Om du vill avbryta processen klickar du på Stoppa.

  3. På guidens sista sida markerar du kryssrutan Visa detaljer om du vill få mer information om migreringen.

    Den här sidan i guiden beskriver vilka tabeller som har länkats till listor och ger information om en plats för säkerhetskopiering samt webbadressen till din databas. Här visas också en varning om några problem uppstod under migreringen och information om en loggtabell där du kan se ytterligare detaljer om problemen.

  4. Klicka på Slutför när guiden är klar.

    Om guiden visar en varning granskar du loggtabellen och vidtar de åtgärder som behövs för att kontrollera att dina data migrerats. Exempelvis kan det hända att vissa fält inte flyttas eller att de konverteras till en annan datatyp som är kompatibel med en SharePoint-lista.

Obs!    Access skapar också en UserInfo -tabell som motsvarar listan med användar information för SharePoint. SharePoint använder den här listan för att hitta information om användar konton, till exempel e-post, bild, användar namn, för SharePoint-kolumner, till exempel CreatedBy, ModifiedBy och person eller grupp. Den här SharePoint-listan med användar information är bara synlig för webbplats administratörer.

Begränsningar du kan stöta på

När guiden Exportera tabeller till SharePoint har slutförts visas ett meddelande om att det finns problem med dessa data. Access skapar en loggtabell med namnet Problem vid flytt till SharePoint-webbplats och lägger till tabellen i databasen. Tabellen Problem vid flytt till SharePoint-webbplats lagras i databasen men publiceras inte som en lista på SharePoint-webbplatsen.

I följande tabell anges begränsningar i hur data migreras, vanligtvis när Access och SharePoint inte har samma funktion, eller i vissa fall inte delar en datatyp. Om till exempel din Access-tabell har stöd för referensintegritet tillämpas den i listan på SharePoint-webbplatsen. Informationen i tabellen nedan kan hjälpa dig att avgöra om du ska migrera dina data, och den kan vara till hjälp vid granskning av problem som rapporterats i tabellen Problem vid flytt till SharePoint-webbplats.

Typ av data eller problem

Problem

Resultat

Datatypen COM-objekt

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen COM-objekt.

Fältet flyttas inte.

Datatypen Binär

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen Binär.

Fältet flyttas inte.

Datum

SharePoint-webbplatser stödjer inte datum före 1900.

Data med datum före 1900 flyttas inte.

Tecken för ny rad i textfält

SharePoint-webbplatser stödjer inte nyradstecken i ett fält med en enda textrad.

Fältet konverteras till ett fält med flera textrader eller PM-fält.

Datatypen Decimal

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen Decimal.

Fältet Nummer eller Dubbla heltal används istället.

Datatypen Replikerings-ID

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen Replikerings-ID.

Datatypen Enskild rad med text används istället, beroende på typ av data.

Standardvärden som inte stöds i en SharePoint-lista

SharePoint-webbplatser accepterar standardvärden som är statiska, till exempel text eller ett tal, samt standarddatum. Standardvärden från Access som är dynamiska migreras inte.

Vissa egenskaper för standardvärde flyttas inte.

Unika indexfält

SharePoint-webbplatser använder ett unikt indexfält för ID-kolumnen i en lista.

Andra unika indexfält eller uppsättningar av fält flyttas inte.

Fält som räknas upp automatiskt (utöver ID-fält)

SharePoint-webbplatser stödjer endast automatisk numrering för fältet som används för ID-kolumnen i en lista.

Automatisk numrering används inte i andra kolumner än ID-kolumnen.

Relationer där uppslag inte går att skapa

Vissa relationer stöds inte på SharePoint-webbplatser, till exempel när primärnyckeln inte är relaterad till ID-kolumnen eller inte är ett heltal.

Relationen flyttas inte.

Överst på sidan

Fördelar med att länka data mellan Access och SharePoint

När du har länkat SharePoint-listorna kan de arbeta med listorna på SharePoint-webbplatsen eller i de länkade tabellerna i Access. Du kan ange data genom att använda en tabell eller ett formulär i Access eller genom att redigera listan på SharePoint-webbplatsen. Följande rikt linjer och tips kan vara till hjälp för att dra nytta av länkade listor mellan Access och SharePoint och att använda kombinationen av båda.

Ärendeuppföljning    Access har en ärende uppföljnings mal len som interagerar direkt med ärende uppföljnings listan på en SharePoint-webbplats. Scheman är desamma och åtkomst lösningen kan användas som en klient del, till exempel med formulär och frågor – mot data från en SharePoint-webbplats.

Hämta data från pappers korgen    Du kan använda pappers korgen på en SharePoint-webbplats för att enkelt Visa borttagna poster och återställa information som tagits bort av misstag.

Snabbstart    Om du vill visa dina listor på SharePoint-webbplatsen klickar du på Visa allt webbplats innehåll i snabb start. Du kanske måste uppdatera sidan i webbläsaren. Om du vill att dina listor ska visas i snabb start på SharePoint-webbplatsen kan du ändra inställningarna för listan på SharePoint-webbplatsen. Mer information finns i Anpassa navigeringen på din SharePoint-webbplats.

Spåra ändrings historik    I Access kan du ange egenskapen APPEND för ett långt textfält till Ja så att en historik över ändringar i fältet behålls. På samma sätt i SharePoint kan du Visa versions historik för en kolumn. Du kan till exempel återställa en tidigare version av en kolumn eller ett spår när ändringen skedde. Om du länkar till en SharePoint-lista med versions historik aktiverat skapas ett långt textfält med egenskapen APPEND inställd på Ja. Om du flyttar en Access-tabell med ett långt textfält med egenskapen APPEND inställd på Yes skapas en SharePoint-lista med versions historik.

Om du vill summera kan Access Visa historiska ändringar som gjorts i SharePoint och SharePoint kan visa historiska ändringar som gjorts i Access. Mer information finns i skapa eller ta bort ett långt textfält och Visa versions historiken för ett objekt eller en fil i en lista eller ett bibliotek.

Arbeta offline    Du kan använda Access för att arbeta offline med data som är länkade till SharePoint-listor. Det här kan vara användbart om du vill fortsätta att arbeta när SharePoint inte är tillgängligt. När SharePoint blir tillgängligt kan du synkronisera dina ändringar och enkelt lösa eventuella konflikter. Mer information finns i arbeta offline med tabeller som är länkade till SharePoint-listor.

Prenumerera på aviseringar    Du kan prenumerera på aviseringar så att du vet när ändringar görs i list objekt. Du kan ta emot aviseringar via e-post eller textmeddelanden (SMS). Mer information finns i skapa en avisering om du vill få ett meddelande när en fil eller mapp ändras i SharePoint.

Hantera behörigheter för SharePoint-lista    Det är en bra idé att kontrol lera SharePoint-behörigheter på länkade listor för att se till att du inte oavsiktligt ger till gång till konfidentiell eller privat information. I SharePoint kan du tilldela varierande behörighets nivåer och du kan tillåta eller neka åtkomst för vissa användare. Om du behöver begränsa åtkomsten till bara några få känsliga objekt i en databas kan du även ange behörigheter för specifika List objekt på en SharePoint-webbplats. Mer information finns i Anpassa behörigheter för en SharePoint-lista eller ett bibliotek.

Massredigering    Ibland behöver du göra många ändringar för listdata, till exempel att hålla reda på statusfält, lägga till många kommentarer och att hålla data uppdaterade. Detta kallas Mass redigering och är oftast mer effektivt för att du ska kunna göra dessa ändringar.

Rapport distribution    Om du vill använda Access för att skapa rapporter från länkade listdata kan du fördela dessa rapporter som PDF-filer genom att exportera dem till ett SharePoint-bibliotek. Det här biblioteket fungerar effektivt som rapport Center eftersom PDF-filer som öppnas i Adobe Acrobat Reader gör det enkelt att läsa, växlingsfiler och söka. Det är alltid en bra idé att tidsstämpla en rapport så att folk förstår när data har sparats.

Använda SharePoint för att skapa en Access-tabell    Du kan skapa en Access-tabell baserat på en SharePoint-lista. Det kan vara praktiskt och snabbt att skapa en tabell med liknande syfte och fält i listorna kontakter, uppgifter, ärenden och händelser. Access skapar också en motsvarande UserInfo -tabell. Mer information finns i avsnittet "använda en SharePoint-webbplats för att skapa en tabell" i skapa en tabell och lägga till fält.

Microsoft Power Platform   Det finns flera sätt att trycka på funktioner i Microsoft Power Platform med hjälp av en länkad SharePoint-lista i Access för att presentera information på många enheter:

Mobilappar    Du kan arbeta med Access-data länkade till SharePoint-listor med hjälp av en mobil enhet. Du kan visa List objekt och göra ljus redigering. Mer information finns i SharePoint-mobilappen för Android och SharePoint-mobilappen för iOS.

Överst på sidan

Publicera en databas med hjälp av Access Services

Viktigt    Microsoft rekommenderar inte längre att du skapar och använder Access-webbprogram i SharePoint. Alternativt kan du överväga att använda Microsoft PowerApps för att skapa kodlösa företagslösningar för webben och mobila enheter.

När du publicerar en webbdatabas skapas en SharePoint-webbplats som innehåller databasen i Access Services. Alla databasens objekt och data flyttas till SharePoint-listor på webbplatsen.

När du publicerar en databas flyttar du den till webben. Du kan skapa webbformulär och rapporter som körs i en webbläsare, och du kan även skapa vanliga Access-objekt (kallas ibland "klientobjekt" för att skilja dem från webbobjekt). Du måste ha Access installerat på datorn för att kunna använda Access-klientobjekt, men alla databasobjekt på SharePoint-webbplatsen är delade.

Obs!: Om du har Access installerat på datorn kan du använda klientobjekt från en webbdatabas. Annars kan du bara använda webbdatabasens objekt.

Access Services ger dig möjlighet att skapa databaser som du kan använda på webben. Du utformar och publicerar en webbdatabas genom att använda Access 2010 och SharePoint, och användarna använder webbdatabasen i en webbläsare.

Obs!:  Du behöver Designer-behörigheter på SharePoint-webbplatsen där du vill publicera databasen.

Formulär, rapporter och användargränssnittsmakron körs i webbläsaren.

Om du använder en webbdatabas lagras data i SharePoint-listor: Alla tabeller blir SharePoint-listor, posterna blir listobjekt och du kan använda SharePoint-behörigheter för att styra åtkomsten till din webbdatabas.

Frågor och datamakron körs på servern: All SQL-bearbetning körs på servern. Detta förbättrar nätverkets prestanda genom att trafiken begränsas till resultatuppsättningar.

Överst på sidan

Se även

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Så här kan du dela med dig av en Access-skrivbordsdatabas

Distribuera ett Access-program

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×