Importera från eller länka data till en SharePoint-lista

Importera från eller länka data till en SharePoint-lista

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Obs!: Den här artikeln gäller inte för Access-webbappar – den sortens databas som du utformar med Access och publicerar online. Mer information finns i Skapa en Access-app.

Du kan hämta data från SharePoint till Access på ett av två sätt – genom att importera eller genom att länka.

När du importerar en SharePoint-lista skapas en kopia av listan i en Access-databas. Under importen kan du ange vilka listor som ska kopieras. För varje lista som importeras kan du också ange om du vill importera hela listan eller bara en viss vy av den.

Länkning innebär att du skapar en anslutning till data i ett annat program, så att du kan visa och redigera informationen både i SharePoint och i Access utan att skapa och underhålla en kopia av informationen i Access. Om du inte vill kopiera en SharePoint-lista till din Access-databas, utan i stället köra frågor och generera rapporter baserat på innehållet i listan, bör du använda en länk till informationen.

Den här artikeln innehåller instruktioner om hur du importerar och länkar till SharePoint-listor.

Vad vill du göra?

Importera en SharePoint-lista

Länka till en SharePoint-lista

Importera en SharePoint-lista

När du importerar data skapas en tabell i Access och sedan kopieras källistans (eller källvyns) kolumner och objekt till tabellen som fält och poster. När alla data har importerats kan du välja att spara importåtgärdens inställningar i en specifikation. Med importspecifikationen kan du upprepa importen senare, utan att behöva använda guiden.

Här följer några vanliga situationer där du kan behöva importera en SharePoint-lista till en Access-databas:

  • Du vill flytta data permanent, till exempel en kontaktlista, till en Access-databas eftersom du inte längre behöver ha informationen på din SharePoint-webbplats. Du kan importera listan till Access och sedan ta bort listan från SharePoint-webbplatsen.

  • Du och dina medarbetare använder Access, men ibland måste data i en viss SharePoint-lista infogas i någon av era databaser.

Utför följande steg innan du importerar listan

  1. Leta reda på den SharePoint-webbplats som innehåller listan som ska kopieras och notera webbplatsadressen.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern.

  2. Identifiera den lista som ska kopieras till databasen. Bestäm sedan om hela listan eller bara en viss vy ska kopieras. Med en och samma importåtgärd kan du importera flera listor, men bara en enda listvy. Om det behövs skapar du en vy som innehåller bara de kolumner och objekt som du är intresserad av.

  3. Gå igenom kolumnerna i källistan eller källvyn.

    I tabellen nedan beskrivs vad du bör tänka på när du importerar olika element.

    Element

    Att tänka på

    Kolumner

    Det är bara de första 256 kolumnerna som importeras, eftersom en tabell i Access inte kan innehålla fler än 256 fält. Du undviker det här problemet genom att skapa en vy och där bara lägga till de kolumner som du vill ha, dock högst 256.

    Mappar

    Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

    Uppslagskolumner

    Om en viss kolumn slår upp värden i en annan lista finns det två alternativ:

    • Du kan importera visningsvärdena som en del av fältet. Då behöver du inte importera den relaterade listan.

    • Du kan ange att målfältet ska slå upp värden i en annan tabell. Om databasen inte innehåller en tabell för uppslagsvärdena måste den relaterade listan också importeras.

    Obs!: En källkolumn av typen Person eller Grupp är en särskild typ av uppslagskolumn. Eftersom den slår upp värden i listan med användarinformation måste du bestämma om den ska importeras tillsammans med övriga listor.

    Beräknade kolumner

    Resultaten i en beräknad kolumn kopieras till ett fält vars datatyp beror på det beräknade resultatets datatyp. Uttrycket som ligger till grund för resultatet kopieras inte.

    Bifogade filer

    Listans kolumn för bifogade filer kopieras till fältet Bifogade filer.

    Flervärdeskolumner

    En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. När du importerar en kolumn som har stöd för flera värden skapas en kolumn för flera värden i Access.

    RTF-formatering

    Kolumner med RTF-formaterad text importeras till Access som fält av typen PM. Egenskapen Textformat för fältet ges värdet RTF, och formateringen bibehålls.

    Relationer

    Access skapar inte automatiskt relationer mellan relaterade tabeller i slutet av en importåtgärden. Du måste skapa relationer mellan olika nya och befintliga tabeller med hjälp av alternativen på fliken relationer manuellt. Visa fliken relationer på den Klicka på fliken Databasverktyg i gruppen relationerrelationer Bild av knapp .

  4. Leta reda på den databas som listorna ska importeras till.

    Kontrollera att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra data i någon av de befintliga databaserna skapar du en tom databas genom att klicka på fliken Arkiv, Ny och sedan tom databas.

  5. Granska tabellerna i databasen.

    När du importerar skapas en tabell som tilldelas samma namn som SharePoint-listan. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn i Access, till exempel Kontakter1. Om namnet Kontakter1 redan används i Access skapas tabellen Kontakter2, och så vidare.

Obs!: Ingen av databasens tabeller skrivs över i Access under importåtgärden. Det går inte heller att lägga till en listas eller vys innehåll i en befintlig tabell.

Importera listan

  1. Öppna måldatabasen och klicka på Mer i gruppen Importera och länka på fliken Externa data, och klicka sedan på SharePoint-lista.

  2. Ange adressen till källwebbplatsen i guiden.

  3. Markera alterntivet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen och klicka sedan på Nästa.

  4. I den lista som visas i guiden markerar du de listor som ska importeras.

  5. Välj i kolumnen Objekt som ska importeras den vy som ska användas för var och en av de markerade listorna.

  6. Med kryssrutan Importera visningsvärden i stället för ID:n för fält som hämtar värden som lagrats i en annan lista bestämmer du vilka data som importeras för uppslagskolumner i de markerade listorna. Gör något av följande:

    • Om visningsvärdena ska importeras som en del av listan markerar du kryssrutan. Då hämtas inte fältets värden i en annan tabell.

    • Om målfältets värden ska hämtas i en annan tabell avmarkerar du kryssrutan. Då kopieras visningsvärdenas radidentifierare till målfältet. Identifierarna behövs för att definiera ett uppslagsfält i Access.

    Om du importerar ID:n måste du också importera de listor som uppslagskolumnernas värden hämtas i (om inte måldatabasen innehåller tabeller som kan användas som uppslagstabeller).

    När du importerar placeras ID:n i motsvarande fält, men inga fältegenskaper konfigureras så att fältet fungerar som ett uppslagsfält. Instruktioner om hur du anger uppslagsegenskaper för ett fält finns i Ange uppslagsfält i den här artikeln.

  7. Klicka på OK.

Listorna importeras till Access, och därefter visas åtgärdens status på den sista sidan i guiden. Om du planerar att göra om samma importåtgärd senare, kan du spara inställningarna som en importspecifikation. Gå till nästa steg om du vill göra det.

Spara importinställningarna

Om du tror att du kommer att behöva göra om samma importåtgärd senare kan du spara importinställningarna. Du kan också välja att ange importåtgärden som en uppgift i Outlook om du behöver göra om importen med jämna mellanrum. Så här gör du för att spara inställningarna:

  1. Markera kryssrutan Spara importsteg på den sista sidan i guiden.

    Fler kontroller visas.

  2. Skriv ett namn på importspecifikationen i rutan Spara som. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.

  3. Om åtgärden ska utföras med jämna mellanrum, till exempel varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift. När du gör det skapas en uppgift i Microsoft Outlook 2013 som du kan använda för att köra importen med den här specifikationen.

  4. Klicka på Spara import.

Konfigurera Outlook-uppgiften

Om du har markerat kryssrutan Skapa Outlook-uppgift i föregående procedur Access startar Outlook och visar en ny aktivitet. Följ dessa steg för att konfigurera aktiviteten.

Viktigt!: Om Outlook inte är installerat visas Access ett felmeddelande. Om Outlook inte är korrekt konfigurerad, Outlook konfigurationsguiden för Microsoft startar. Följ instruktionerna i guiden för att konfigurera Outlook.

  1. I den fönstret Importera-namn-uppgift i Outlook, granska och ändra inställningarna, till exempel förfallodatum och Påminnelse.

    Om du vill att uppgiften ska återkomma klickar du på Återkommande i gruppen Återkommande på fliken Uppgift.

  2. När du är klar med inställningarna klickar du på Spara och stäng.

Köra en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifteri navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka på den uppgift som du vill köra.

  2. Klicka på Kör import i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.

  3. Gå tillbaka till Access och öppna den importerade tabellen i databladsvyn. Kontrollera att alla fält och poster har importerats som de ska. Aktivera designvyn och kontrollera datatypen och andra fältegenskaper.

Närliggande uppgifter

När du har slutfört importåtgärden kanske du vill utföra följande uppgifter:

Verifiera datatyperna   Access väljer lämplig datatyp för varje fält som motsvarar en källkolumn. Du vill se en lista över hur Access och SharePoint-datatyper som stöds mappas till varandra under Importera eller länka och vilka Fältinställningar importeras för varje datatyp. 

Undersök ytterligare fält    Du kan märka närvaro i tabellen med några extra fält (till exempel redigera ändrad och typ) beroende på typen av lista som tabellen är baserad. Mer information om dessa fält och den information som de innehåller finns i Hjälp om SharePoint. Om du inte behöver dessa fält i Access databasen kan bort du ta dem.

Ange uppslagsfält    Om du importerade ID:n för uppslagskolumner måste uppslagsegenskaperna för motsvarande fält anges manuellt.

  1. Klicka på Uppslagsguiden i fältets Datatyp-lista i tabelldesignvyn.

  2. Godkänn standardalternativet (Jag vill att min uppslagskolumn ska slå upp värdena i en tabell eller fråga) och klicka sedan på Nästa.

  3. Markera den tabell eller fråga som ska användas för hämtning av fältets värden. Klicka sedan på Nästa.

Obs!: Tabellen kan vara en befintlig tabell eller en tabell som nyligen har importerats.

  1. I fönstret Fältlista väljer du ID-fältet och det fält som innehåller visningsvärdena. Klicka sedan på Nästa.

  2. Ange en sorteringsordning, och klicka sedan på Nästa.

  3. Klicka på Slutför.

Överst på sidan

Länka till en SharePoint-lista

När du länkar till en SharePoint-lista skapas en ny tabell i Access, en så kallad länkad tabell. Tabellen återspeglar källistans struktur och innehåll. Till skillnad från när du importerar skapas bara en länk till listan när du länkar, inte till specifika vyer i listan.

På två sätt är länkning mer kraftfullt än import:

  • Lägga till och uppdatera data    Du kan ändra data genom att bläddra till SharePoint-webbplatsen eller genom att arbeta i datablad eller formulär i Access. I den andra återspeglas ändringar som du gör i en och samma plats. Men om du vill göra strukturella ändringar, till exempel ta bort eller ändra en kolumn måste du göra det genom att öppna listan på SharePoint-webbplatsen. Du kan inte lägga till, ta bort eller ändra fält i en länkad tabell när du arbetar i Access.

  • Uppslagstabeller    När du länkar till en SharePoint-lista skapas Access automatiskt i länkade tabeller för alla uppslagslistor (såvida inte listorna uppslag är redan kopplade till databasen). Om LETAUPP-listor innehåller kolumner som slå upp andra listor, ingår även dessa listor i länkningen, så att uppslagslista av varje länkad tabell har en motsvarande länkad tabell i databasen. Access skapas också relationer mellan de länkade tabellerna.

Vanliga situationer där du länkar till en SharePoint-lista

Exempel på situationer där du behöver länka till en SharePoint-lista från en Access-databas är följande:

  • Du och medarbetarna på din avdelning eller i din grupp använder Access eftersom ni behöver skapa utförliga rapporter och använda frågor. Ni använder Windows SharePoint Services för samarbete och kommunikation. Vissa grupper håller ordning på information (t.ex. kontakter och problem) genom att skapa listor, men ofta måste informationen i listorna överföras till en databas för sammanställning och rapportering. I det här fallet är det lämpligt att använda länkning. Med länkning kan både SharePoint-användarna och databasanvändarna lägga till och uppdatera data, och visa och arbeta med den allra senaste informationen.

  • Du är en Access-användare som nyligen har börjat använda Windows SharePoint Services. Du har migrerat flera av dina databaser, där de flesta tabeller är länkade tabeller, till din arbetsgrupps SharePoint-webbplats. I stället för att skapa tabeller kommer du hädanefter att skapa SharePoint-listor, som du länkar till från dina databaser.

  • Du vill fortsätta lagra dina listor på SharePoint-webbplatser, men du vill också kunna hantera aktuell information i Access för körning av frågor och utskrift av rapporter.

Förbereda länkning till en SharePoint-lista

  1. Leta reda på den SharePoint-webbplats som innehåller listan som du vill länka till, och notera webbplatsadressen.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern.

  2. Identifiera de listor du vill länka till. Du kan länka till flera listor med en och samma länkningsåtgärd, men det går inte att länka till enstaka listvyer.

    Obs!: Det går inte heller att länka till undersökningar eller diskussioner.

  3. Gå igenom kolumnerna i källistan. I tabellen nedan beskrivs vad du bör tänka på när du importerar olika element.

    Element

    Att tänka på

    Kolumner

    Access stöder maximalt 256 fält i en tabell. Därför innehåller länkade tabeller bara de första 256 kolumnerna.

    Mappar

    Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

    Uppslagskolumner

    Om en källkolumn slår upp värden i en lista som inte ingår i databasen skapas en länkad tabell automatiskt i Access för den relaterade listan.

    Obs!: En källkolumn av typen Person eller Grupp är en särskild typ av uppslagskolumn som slår upp värden i listan med användarinformation.Om du länkar till en lista som innehåller en person- eller gruppkolumn skapas en länkad tabell automatiskt för listan med användarinformation i Access.

    Beräknade kolumner

    Resultatet av beräkningar i en kolumn visas i motsvarande fält, men det går inte att visa eller ändra beräkningsformeln i Access.

    Bifogade filer

    Listans kolumn för bifogade filer visas som fältet Bifogade filer.

    Skrivskyddade kolumner

    Kolumner som är skrivskyddade i en SharePoint-lista skrivskyddas också i Access. Dessutom kanske det inte går att lägga till, ta bort eller ändra kolumner i Access.

    Flervärdeskolumner

    En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. För sådana kolumner skapas fält som har stöd för flera värden. Uppslagskolumner för flera värden skapas i den länkade tabellen om källkolumnen är av typen Uppslag.

  4. Leta reda på den databas där du vill skapa de länkade tabellerna. Kontrollera att du har behörigheter för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra informationen i en befintlig databas skapar du en ny tom databas.

  5. Granska tabellerna i databasen. När du importerar en SharePoint-lista skapas en tabell med samma namn som källistan i Access. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn, till exempel Kontakter1. (Om namnet Kontakter1 redan används skapas tabellen Kontakter2 i Access, och så vidare.) Det gäller också för relaterade listor.

    Obs!: Ingen av databasens tabeller skrivs över i Access under importåtgärden. Det går inte heller att lägga till en SharePoint-listas innehåll i en befintlig tabell.

Länka till data

  1. Öppna måldatabasen.

  2. Klicka på Mer i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

  3. Klicka på SharePoint-lista.

  4. Ange adressen till källwebbplatsen i guiden.

  5. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på Nästa.

    I guiden visas de listor som är tillgängliga för länkning.

  6. Markera de listor du vill länka till, och klicka sedan på OK.

    Obs!:  Om det redan finns listor som är länkade till den aktuella databasen är motsvarande kryssrutor markerade. Om du vill ta bort några av länkarna avmarkerar du kryssrutorna för de länkar som ska tas bort.

    I Access skapas de länkade tabellerna, både för de listor som du valde under åtgärden och för var och en av de relaterade listorna. De länkade tabellerna, som motsvarar de listor som valdes i guiden, uppdateras i Access, och eventuella relationer mellan Access-tabellerna skapas. När du länkar används samma inställningar för uppslagsfältet och den relaterade tabellen, till skillnad från när du importerar. Därför behöver du inte ange uppslagsfältets egenskaper manuellt i tabellens designvy.

  7. Granska de nya länkade tabellerna i databladsvyn. Kontrollera att alla fält och poster visas som de ska.

    Rätt datatyp väljs automatiskt för varje fält som skapas i Access och som motsvaras av en kolumn i källistan. Det är viktigt att känna till att den senaste informationen alltid visas i en länkad tabell eller källista som du öppnar. Strukturändringar som görs i en lista visas däremot inte automatiskt i den länkade tabellen. Du uppdaterar en länkad tabell med den senaste liststrukturen genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret, peka på Alternativ för SharePoint-lista och sedan klicka på Uppdatera lista Bild av knapp .

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×