Importera eller länka till data i en SharePoint-lista

Importera eller länka till data i en SharePoint-lista

Du kan hämta data från SharePoint till Access på ett av två sätt – genom att importera eller genom att länka.

När du importerar en SharePoint-lista skapas en kopia av listan i en Access-databas. Under importen kan du ange vilka listor som ska kopieras. För varje lista som importeras kan du också ange om du vill importera hela listan eller bara en viss vy av den.

Länkning innebär att du skapar en anslutning till data i ett annat program, så att du kan visa och redigera informationen både i SharePoint och i Access utan att skapa och underhålla en kopia av informationen i Access. Om du inte vill kopiera en SharePoint-lista till din Access-databas, utan i stället köra frågor och generera rapporter baserat på innehållet i listan, bör du länka till informationen.

Den här artikeln innehåller instruktioner om hur du importerar och länkar till SharePoint-listor.

Obs!: Den här artikeln gäller inte för Access-webbappar – den sortens databas som du utformar med Access och publicerar online.

Vad vill du göra?

Importera en SharePoint-lista

Vad mer bör jag känna till om import?

Relaterade uppgifter om import

Länka till en SharePoint-lista

Använder du Access 2007 och letar du efter guiden Flytta till SharePoint-webbplats? Läs i så fall i avsnittet Använda guiden Flytta till SharePoint-webbplats i Access 2007 längre fram i den här artikeln.

Importera en SharePoint-lista

När du importerar data skapas en tabell i Access och sedan kopieras källistans (eller källvyns) kolumner och objekt till tabellen som fält och poster. När alla data har importerats kan du välja att spara importåtgärdens inställningar i en specifikation. Med importspecifikationen kan du upprepa importen senare, utan att behöva använda guiden.

Här följer några vanliga situationer där du kan behöva importera en SharePoint-lista till en Access-databas:

  • Du vill flytta data permanent, till exempel en kontaktlista, till en Access-databas eftersom du inte längre behöver ha informationen på din SharePoint-webbplats. Du kan importera listan till Access och sedan ta bort listan från SharePoint-webbplatsen.

  • Du och dina medarbetare använder Access, men ibland måste data i en viss SharePoint-lista infogas i någon av era databaser.

Utför följande steg innan du importerar listan

  1. Leta reda på den SharePoint-webbplats som innehåller listan som ska kopieras och notera webbplatsadressen.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern.

  2. Identifiera den lista som ska kopieras till databasen. Bestäm sedan om hela listan eller bara en viss vy ska kopieras. Med en och samma importåtgärd kan du importera flera listor, men bara en enda listvy. Om det behövs skapar du en vy som innehåller bara de kolumner och objekt som du är intresserad av.

  3. Gå igenom kolumnerna i källistan eller källvyn.

    I tabellen nedan beskrivs vad du bör tänka på när du importerar olika element.

    Element

    Att tänka på

    Kolumner

    Det är bara de första 256 kolumnerna som importeras, eftersom en tabell i Access inte kan innehålla fler än 256 fält. Du undviker det här problemet genom att skapa en vy och där bara lägga till de kolumner som du vill ha, dock högst 256.

    Mappar

    Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

    Uppslagskolumner

    Om en viss kolumn slår upp värden i en annan lista finns det två alternativ:

    • Du kan importera visningsvärdena som en del av fältet. Då behöver du inte importera den relaterade listan.

    • Du kan ange att målfältet ska slå upp värden i en annan tabell. Om databasen inte innehåller en tabell för uppslagsvärdena måste den relaterade listan också importeras.

    Obs!: En källkolumn av typen Person eller Grupp är en särskild typ av uppslagskolumn. Eftersom den slår upp värden i listan med användarinformation måste du bestämma om den ska importeras tillsammans med övriga listor.

    Beräknade kolumner

    Resultaten i en beräknad kolumn kopieras till ett fält vars datatyp beror på det beräknade resultatets datatyp. Uttrycket som ligger till grund för resultatet kopieras inte.

    Bifogade filer

    Listans kolumn för bifogade filer kopieras till fältet Bifogade filer.

    Flervärdeskolumner

    En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. När du importerar en kolumn som har stöd för flera värden skapas en kolumn för flera värden i Access.

    RTF-formatering

    Kolumner med RTF-formaterad text importeras till Access som fält av typen PM. Egenskapen Textformat för fältet ges värdet RTF, och formateringen bibehålls. Observera att datafält av typen PM har bytt namn till Lång text med början från Access 2013.

    Relationer

    Det går inte att automatiskt skapa relationer mellan tabeller i slutet av en import till Access. Relationerna mellan nya och befintliga tabeller måste skapas manuellt med alternativen på fliken Relationer. Du visar fliken Relationer genom att klicka på Relationer i gruppen Relationer på fliken Databasverktyg.

  4. Leta reda på den databas som listorna ska importeras till.

    Kontrollera att du har de behörigheter som behövs för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra informationen i en befintlig databas skapar du en tom databas.

  5. Granska tabellerna i databasen.

    När du importerar skapas en tabell som tilldelas samma namn som SharePoint-listan. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn i Access, till exempel Kontakter1. Om namnet Kontakter1 redan används i Access skapas tabellen Kontakter2, och så vidare.

Obs!: Ingen av databasens tabeller skrivs över i Access under importåtgärden. Det går inte heller att lägga till en listas eller vys innehåll i en befintlig tabell.

Importera listan

  1. Öppna Access-databasen där de importerade data ska lagras. Om du inte vill lagra data i en befintlig databas skapar du en tom databas.

  2. Platsen för guiden Textimport/Koppla text skiljer sig något beroende på vilken version av Access du använder. Välj anvisningarna som matchar din Access-version:

    • Om du använder den senaste Office 365-prenumerationsversionen av Access klickar du på Ny datakälla > Från Online Services > SharePoint-lista i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

    • Om du använder Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 navigerar du till fliken Externa data. Klicka på knappen Mer i gruppen Importera och länka. En lista med alternativ öppnas. Klicka på SharePoint-lista.

    • Om du använder Access 2007 klickar du på SharePoint-lista i gruppen Importera på fliken Externa data.

  3. Dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats öppnas i Access.

    I dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats väljer du om du vill importera eller länka till en SharePoint-webbplats.

  4. Ange adressen till källwebbplatsen i guiden.

  5. Markera alterntivet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen och klicka sedan på Nästa.

  6. I den lista som visas i guiden markerar du de listor som ska importeras.

  7. Välj i kolumnen Objekt som ska importeras den vy som ska användas för var och en av de markerade listorna.

  8. Med kryssrutan Importera visningsvärden i stället för ID:n för fält som hämtar värden som lagrats i en annan lista bestämmer du vilka data som importeras för uppslagskolumner i de markerade listorna. Gör något av följande:

    • Om visningsvärdena ska importeras som en del av listan markerar du kryssrutan. Då hämtas inte fältets värden i en annan tabell.

    • Om målfältets värden ska hämtas i en annan tabell avmarkerar du kryssrutan. Då kopieras visningsvärdenas radidentifierare till målfältet. Identifierarna behövs för att definiera ett uppslagsfält i Access.

    Om du importerar ID:n måste du också importera de listor som uppslagskolumnernas värden hämtas i (om inte måldatabasen innehåller tabeller som kan användas som uppslagstabeller).

    När du importerar placeras ID:n i motsvarande fält, men inga fältegenskaper konfigureras så att fältet fungerar som ett uppslagsfält. Instruktioner om hur du anger uppslagsegenskaper för ett fält finns i Ange uppslagsfält i den här artikeln.

  9. Klicka på OK.

Listorna importeras till Access, och därefter visas åtgärdens status på den sista sidan i guiden. Om du planerar att göra om samma importåtgärd senare, kan du spara inställningarna som en importspecifikation.

Vad mer bör jag känna till om import?

Relaterade uppgifter om import

När du har slutfört importåtgärden kanske du vill utföra följande uppgifter:

Verifiera datatyperna    Access markerar lämplig datatyp för varje fält som motsvarar en källkolumn. Verifiera varje fält och dess inställningar så att alla fält konfigureras som du vill.

Kontrollera ytterligare fält    Kanske upptäcker du att några extrafält (till exempel Redigera, Ändrad och Typ) har lagts till, beroende på den typ av lista som tabellen baseras på. Mer information om dessa fält och innehållet i dem finns i SharePoint-hjälpen. Du kan ta bort extrafälten om du inte behöver använda dem i Access-databasen.

Ange uppslagsfält    Om du importerade ID:n för uppslagskolumner måste uppslagsegenskaperna för motsvarande fält anges manuellt.

  1. Klicka på Uppslagsguiden i fältets Datatyp-lista i tabelldesignvyn.

  2. Godkänn standardalternativet (Jag vill att min uppslagskolumn ska slå upp värdena i en tabell eller fråga) och klicka sedan på Nästa.

  3. Markera den tabell eller fråga som ska användas för hämtning av fältets värden. Klicka sedan på Nästa.

    Obs!: Tabellen kan vara en befintlig tabell eller en tabell som nyligen har importerats.

  4. I fönstret Fältlista väljer du ID-fältet och det fält som innehåller visningsvärdena. Klicka sedan på Nästa.

  5. Ange en sorteringsordning, och klicka sedan på Nästa.

  6. Klicka på Slutför och spara dina ändringar.

Överst på sidan

Länka till en SharePoint-lista

När du länkar till en SharePoint-lista skapas en ny tabell i Access, en så kallad länkad tabell. Tabellen återspeglar källistans struktur och innehåll. Till skillnad från när du importerar skapas bara en länk till listan när du länkar, inte till specifika vyer i listan.

På två sätt är länkning mer kraftfullt än import:

  • Lägga till och uppdatera data    Du kan ändra informationen på SharePoint-webbplatsen eller i datablads- eller formulärvyn i Access. Ändringar som du gör på ett ställe visas på det andra stället. Om du däremot vill ändra strukturen, till exempel ta bort eller ändra en kolumn, måste du öppna listan på SharePoint-webbplatsen. Du kan inte lägga till, ta bort eller ändra fälten i en länkad tabell medan du arbetar i Access.

  • Uppslagstabeller    I Access skapas länkade tabeller för alla uppslagslistor automatiskt när du länkar till en SharePoint-lista (om inte uppslagslistorna redan är länkade till databasen). Om uppslagslistorna innehåller kolumner som hämtar värden i andra listor, inkluderas även dessa i länkningen, så att uppslagslistan för varje länkad tabell har en motsvarande länkad tabell i databasen. I Access skapas också relationer mellan sådana länkade tabeller.

Vanliga situationer där du länkar till en SharePoint-lista

Exempel på situationer där du behöver länka till en SharePoint-lista från en Access-databas är följande:

  • Du och medarbetarna på din avdelning eller i din grupp använder Access eftersom ni behöver skapa utförliga rapporter och använda frågor. Ni använder Windows SharePoint Services för samarbete och kommunikation. Vissa grupper håller ordning på information (t.ex. kontakter och problem) genom att skapa listor, men ofta måste informationen i listorna överföras till en databas för sammanställning och rapportering. I det här fallet är det lämpligt att använda länkning. Med länkning kan både SharePoint-användarna och databasanvändarna lägga till och uppdatera data, och visa och arbeta med den allra senaste informationen.

  • Du är en Access-användare som nyligen har börjat använda Windows SharePoint Services. Du har migrerat flera av dina databaser, där de flesta tabeller är länkade tabeller, till din arbetsgrupps SharePoint-webbplats. I stället för att skapa tabeller kommer du hädanefter att skapa SharePoint-listor, som du länkar till från dina databaser.

  • Du vill fortsätta lagra dina listor på SharePoint-webbplatser, men du vill också kunna hantera aktuell information i Access för körning av frågor och utskrift av rapporter.

Förbereda länkning till en SharePoint-lista

  1. Leta reda på den SharePoint-webbplats som innehåller listan som du vill länka till, och notera webbplatsadressen.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern.

  2. Identifiera de listor du vill länka till. Du kan länka till flera listor med en och samma länkningsåtgärd, men det går inte att länka till enstaka listvyer.

    Obs!: Det går inte heller att länka till undersökningar eller diskussioner.

  3. Gå igenom kolumnerna i källistan. I tabellen nedan beskrivs vad du bör tänka på när du länkar till olika element.

    Element

    Att tänka på

    Kolumner

    Access stöder maximalt 256 fält i en tabell. Därför innehåller länkade tabeller bara de första 256 kolumnerna.

    Mappar

    Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

    Uppslagskolumner

    Om en källkolumn slår upp värden i en lista som inte ingår i databasen skapas en länkad tabell automatiskt i Access för den relaterade listan.

    Obs!: En källkolumn av typen Person eller Grupp är en särskild typ av uppslagskolumn som slår upp värden i listan med användarinformation.Om du länkar till en lista som innehåller en person- eller gruppkolumn skapas en länkad tabell automatiskt för listan med användarinformation i Access.

    Beräknade kolumner

    Resultatet av beräkningar i en kolumn visas i motsvarande fält, men det går inte att visa eller ändra beräkningsformeln i Access.

    Bifogade filer

    Listans kolumn för bifogade filer visas som fältet Bifogade filer.

    Skrivskyddade kolumner

    Kolumner som är skrivskyddade i en SharePoint-lista skrivskyddas också i Access. Dessutom kanske det inte går att lägga till, ta bort eller ändra kolumner i Access.

    Flervärdeskolumner

    En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. För sådana kolumner skapas fält som har stöd för flera värden. Uppslagskolumner för flera värden skapas i den länkade tabellen om källkolumnen är av typen Uppslag.

  4. Leta reda på den databas där du vill skapa de länkade tabellerna. Kontrollera att du har behörigheter för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra informationen i en befintlig databas skapar du en ny tom databas.

  5. Granska tabellerna i databasen. När du länkar till en SharePoint-lista skapas en tabell med samma namn som källistan i Access. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn, till exempel Kontakter1. (Om namnet Kontakter1 redan används skapas tabellen Kontakter2 i Access, och så vidare.) Det gäller också för relaterade listor.

    Obs!:  Ingen av databasens tabeller skrivs över i Access under länkningsåtgärden. Det går inte heller att lägga till en SharePoint-listas innehåll i en befintlig tabell.

Länka till data

  1. Öppna måldatabasen.

  2. Platsen för guiden Textimport/Koppla text skiljer sig något beroende på vilken version av Access du använder. Välj anvisningarna som matchar din Access-version:

    • Om du använder den senaste Office 365-prenumerationsversionen av Access klickar du på Ny datakälla > Från Online Services > SharePoint-lista i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

    • Om du använder Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 navigerar du till fliken Externa data. Klicka på knappen Mer i gruppen Importera och länka. En lista med alternativ öppnas. Klicka på SharePoint-lista.

    • Om du använder Access 2007 klickar du på SharePoint-lista i gruppen Importera på fliken Externa data.

  3. Dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats öppnas i Access.

    I dialogrutan Hämta externa data – SharePoint-webbplats väljer du om du vill importera eller länka till en SharePoint-webbplats.

  4. Ange adressen till källwebbplatsen i guiden.

  5. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på Nästa.

    I guiden visas de listor som är tillgängliga för länkning.

  6. Markera de listor du vill länka till, och klicka sedan på OK.

    Obs!:  Om det redan finns listor som är länkade till den aktuella databasen är motsvarande kryssrutor markerade. Om du vill ta bort några av länkarna avmarkerar du kryssrutorna för de länkar som ska tas bort.

    I Access skapas de länkade tabellerna, både för de listor som du valde under åtgärden och för var och en av de relaterade listorna. De länkade tabellerna, som motsvarar de listor som valdes i guiden, uppdateras i Access, och eventuella relationer mellan Access-tabellerna skapas. När du länkar används samma inställningar för uppslagsfältet och den relaterade tabellen, till skillnad från när du importerar. Därför behöver du inte ange uppslagsfältets egenskaper manuellt i tabellens designvy.

  7. Granska de nya länkade tabellerna i databladsvyn. Kontrollera att alla fält och poster visas som de ska.

    Rätt datatyp väljs för varje fält som skapas i Access och som motsvaras av en källkolumn. Det är viktigt att känna till att den senaste informationen alltid visas i en länkad tabell eller källista som du öppnar. Strukturändringar som görs i en lista visas däremot inte automatiskt i den länkade tabellen. Du uppdaterar en länkad tabell med den senaste liststrukturen genom att högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret, peka på Fler alternativ och sedan klicka på Uppdatera lista.

Överst på sidan

Observera att det här avsnittet endast gäller Access 2007.

Översikt

När du flyttar en databas från Access till en SharePoint-webbplats skapar du listor på SharePoint-webbplatsen som förblir länkade till tabeller i databasen. Med hjälp av guiden Flytta till SharePoint-webbplats kan du flytta data från alla tabeller samtidigt och behålla deras relationer.

När SharePoint-listorna har skapats kan andra arbeta med listorna på SharePoint-webbplatsen eller i de länkade tabellerna i Access, samtidigt som de använder funktionerna på en SharePoint-webbplats för att hantera data och hålla sig uppdaterade om ändringar.

Länkar till SharePoint-listorna lagras i Access-databasen, och formulär, frågor och rapporter finns kvar i Access. Du kan ange data genom att använda en tabell eller ett formulär i Access eller genom att redigera listan på SharePoint-webbplatsen.

Så flyttas data

När så är möjligt flyttar guiden Flytta till SharePoint-webbplats data till listor, som är baserade på mallar, på SharePoint-webbplatsen, t.ex. listan Kontakter. Om en tabell inte kan matchas med en listmall blir tabellen en anpassad lista i databladsvyn på SharePoint-webbplatsen.

Åtgärden kan ta lite tid beroende på storleken på databasen, antal objekt och prestanda. Om du ångrar dig kan du klicka på Stoppa för att avbryta processen.

Guiden skapar en säkerhetskopia av databasen på datorn. I Access skapar den länkar till listorna från tabellerna, för att göra det enkelt att hitta data på SharePoint-webbplatsen när du arbetar i Access. Om möjligt representeras relationerna mellan tabellerna som länkar mellan SharePoint-listor.

Om problem uppstår rapporterar guiden Flytta till SharePoint-webbplats om problemen och sparar dem i Access-databasen som en loggtabell som du kan använda för felsökning.

Använda guiden Flytta till SharePoint-webbplats

  1. Klicka på Flytta till SharePoint i gruppen SharePoint-listor på fliken Externa data.

  2. Följ anvisningarna i guiden Flytta till SharePoint-webbplats och ange platsen där SharePoint-webbplatsen finns.

    Om du vill avbryta processen klickar du på Stoppa.

  3. På guidens sista sida markerar du kryssrutan Visa detaljer om du vill få mer information om migreringen.

    Den här sidan i guiden beskriver vilka tabeller som har länkats till listor och ger information om en plats för säkerhetskopiering samt webbadressen till din databas. Här visas också en varning om några problem uppstod under migreringen och information om en loggtabell där du kan se ytterligare detaljer om problemen.

  4. Klicka på Slutför när guiden är klar.

    Om guiden visar en varning granskar du loggtabellen och vidtar de åtgärder som behövs för att kontrollera att dina data migrerats. Exempelvis kan det hända att vissa fält inte flyttas eller att de konverteras till en annan datatyp som är kompatibel med en SharePoint-lista.

Obs!: Om du vill visa listorna på SharePoint-webbplatsen klickar du på Listor på Snabbstartfältet eller på Visa allt webbplatsinnehåll. Du kanske måste uppdatera sidan i webbläsaren. Om du vill att listan ska visas på Snabbstartfältet på SharePoint-webbplatsen eller om du vill ändra andra inställningar, som att aktivera versioner som ska spåras, kan du ändra listinställningarna på SharePoint-webbplatsen. Läs Hjälpen på SharePoint-webbplatsen om du vill få mer information.

Begränsningar vid migrering

När guiden Flytta till SharePoint-webbplats är klar visas ett meddelande i Access om det inträffat problem med data. Access skapar en loggtabell med namnet Problem vid flytt till SharePoint-webbplats och lägger till tabellen i databasen. Tabellen Problem vid flytt till SharePoint-webbplats lagras i databasen men publiceras inte som en lista på SharePoint-webbplatsen.

I följande tabell anges begränsningar i hur data migreras, vanligtvis när Access och SharePoint inte har samma funktion, eller i vissa fall inte delar en datatyp. Om Access-tabellen till exempel har stöd för referensintegritet, används den inte i listan på SharePoint-webbplatsen. Informationen i tabellen nedan kan hjälpa dig att avgöra om du ska migrera dina data, och den kan vara till hjälp vid granskning av problem som rapporterats i tabellen Problem vid flytt till SharePoint-webbplats.

Typ av data eller problem

Problem

Resultat

Datatypen COM-objekt

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen COM-objekt.

Fältet flyttas inte.

Datatypen Binär

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen Binär.

Fältet flyttas inte.

Datum

SharePoint-webbplatser stödjer inte datum före 1900.

Data med datum före 1900 flyttas inte.

Tecken för ny rad i textfält

SharePoint-webbplatser stödjer inte nyradstecken i ett fält med en enda textrad.

Fältet konverteras till ett fält med flera textrader eller PM-fält.

Datatypen Decimal

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen Decimal.

Fältet Nummer eller Dubbla heltal används istället.

Datatypen Replikerings-ID

SharePoint-webbplatser stödjer inte datatypen Replikerings-ID.

Datatypen Enskild rad med text används istället, beroende på typ av data.

Referensintegritet

SharePoint-webbplatser stödjer inte referensintegritet.

Referensintegritet används inte i den nya listan.

Standardvärden som inte stöds i en SharePoint-lista

SharePoint-webbplatser accepterar standardvärden som är statiska, till exempel text eller ett tal, samt standarddatum. Standardvärden från Access som är dynamiska migreras inte.

Vissa egenskaper för standardvärde flyttas inte.

Dataverifiering för ett fält eller en tabell

Inga dataverifieringsregler flyttas till SharePoint-webbplatser.

Dataverifiering för ett fält eller en tabell flyttas inte och används inte.

Unika indexfält

SharePoint-webbplatser använder ett unikt indexfält för ID-kolumnen i en lista.

Andra unika indexfält eller uppsättningar av fält flyttas inte.

Relationer med sammanhängande borttagningar eller uppdateringar

SharePoint-webbplatser stödjer inte sammanhängande borttagningar till relaterade poster.

Relaterade poster tas inte bort sammanhängande och relaterade fält uppdateras inte sammanhängande.

Relationer som använder referensintegritet

SharePoint-webbplatser stödjer inte referensintegritet.

Referensintegritet används inte i relationerna mellan data i listorna.

Fält som räknas upp automatiskt (utöver ID-fält)

SharePoint-webbplatser stödjer endast automatisk numrering för fältet som används för ID-kolumnen i en lista.

Automatisk numrering används inte i andra kolumner än ID-kolumnen.

Relationer där uppslag inte går att skapa

Vissa relationer stöds inte på SharePoint-webbplatser, till exempel när primärnyckeln inte är relaterad till ID-kolumnen eller inte är ett heltal.

Relationen flyttas inte.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×