Importera eller länka till SQL Server-data

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om du och dina medarbetare använder Microsoft SQL Server för att lagra data, kan du stöta på scenarier där du behöver arbeta med delar av SQL Server-data i Microsoft Office Access 2007.

Om du inte är bekant med SQL Server och vill veta mer kan du besöka webbplatsen Microsoft SQL Server. Länken i avsnittet Se även i den här artikeln.

Du kan hämta data från SQL Server-objekt (tabeller och vyer) till Office Access 2007 på två sätt – genom att importera eller genom att länka. Om du importerar data kan kopiera du data till din Access-databas. Alla efterföljande ändringar du gör i data i Access visas inte i SQL Server-databas. På samma sätt visas alla efterföljande ändringar som gjorts i SQL Server-tabell eller vyn inte i Access-tabell. Genom att kontrast om du länkar till SQL Server-data, data finns kvar på SQL Server-dator och behålls en anslutning till dessa data. Alla efterföljande ändringar som du gör i data i Access återspeglas i SQL Server-data och de ändringar som du gör i SQL Server-databasen återspeglas i den länkade tabellen i Access.

I den här artikeln innehåller instruktioner för att importera och länka SQL Server-data till Access 2007.

Vad vill du göra?

Importera SQLServer-data

Länka till SQL Server-data

Lär dig hur Access tolkar SQL Server-datatyper som stöds

Importera SQLServer-data

Importera SQL Server-data skapas en kopia av data i en Access-databas. Under importen anger du de tabeller eller vyer som du vill kopiera.

Importen misslyckas skapas en tabell i Access och kopierar data från SQL Server-databas till Access-tabell. Länkar till mer information om tabeller och hur en databas är uppbyggd i avsnittet Se även.

När du har importerat informationen kan du välja att spara importinställningarna i en specifikation. Med importspecifikationen kan du upprepa importen senare, utan att behöva använda guiden.

Vanliga scenarier för import av en SQL Server-tabell i Access.

Vanligtvis ska importera SQL Server-data till en Access-databas för följande orsaker:

  • Du vill flytta permanent SQL Server-data till en Access-databas eftersom du inte längre behöver data i SQL Server-databas. Du kan importera data till Access och ta bort den från SQL Server-databas.

  • Du och dina medarbetare använder Access, men ibland måste data i en viss SQL Server-databas infogas i någon av era Access-databaser.

Följande steg förklarar hur du importerar SQL Server-data till en Access-databas.

Förbered importen

  1. Leta rätt på den SQL Server-databas som innehåller de data som du vill kopiera. Kontakta administratören för databasen för information om anslutningen.

  2. Identifiera tabeller eller vyer som du vill kopiera till Access-databasen. Du kan importera flera objekt i en enda importåtgärden.

  3. Granska källinformationen och tänk på följande:

    • Det går inte att ha fler än 255 fält i en tabell, därför importeras bara de första 255 kolumnerna.

    • Den maximala storleken på en Access-databas är 2 GB, minus det utrymme som behövs för systemets objekt. Om SQL Server-databasen innehåller många stora tabeller kanske du inte kan importera dem till en enda .accdb-fil. I så fall bör du överväga att i stället länka data till din Access-databas.

    • Access skapa inte automatiskt relationer mellan relaterade tabeller i slutet av en importåtgärden. Du måste skapa relationer mellan olika nya och befintliga tabeller med hjälp av alternativen på fliken relationer manuellt. Visa fliken relationer:
      relationer på fliken Databasverktyg i gruppen Visa/Dölj. Bild av knapp

  4. Identifiera den Access-databas som du vill importera SQL Server-data till.

    Kontrollera att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till data i Access-databasen. Om du inte vill lagra data i någon av de befintliga databaserna skapar du en tom databas genom att klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Nytt.

  5. Granska tabellerna i Access-databasen (om det finns några tabeller).

    När du importerar skapas en tabell som tilldelas samma namn som SQL Server-objektet. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn, – till exempel Kontakter1. (Om namnet Kontakter1 redan används skapas tabellen Kontakter2 och så vidare.)

    Obs!: Ingen av databasens tabeller skrivs över i Access under importåtgärden och det går heller inte att lägga till SQL Server-data i en befintlig tabell.

Importera data

  1. Öppna måldatabasen.

    Klicka på mer på fliken Externa Data i gruppen Importera.

  2. Klicka på ODBC-databas Bild av knapp .

  3. Klicka på Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen och sedan på OK.

  4. Om den .dsn-fil som du vill använda redan finns i dialogrutan Välj datakälla klickar du på den filen i listan.

    Jag behöver skapa en ny .dsn-fil

    Obs!: Stegen i denna procedur kan variera något för dig beroende på vilka program som har installerats på din dator.

    1. Klicka på Nytt om du vill skapa en ny datakälla (DSN).
      Fältet Skapa ny guiden Länka datakällor startar.

    2. I guiden väljer du SQL Server i listan över drivrutiner och klickar sedan på Nästa.

    3. Ange ett namn på DSN-filen eller klicka på Bläddra om du vill spara filen på en annan plats.

      Obs!: Du måste ha skrivbehörigheter till den mapp där du vill spara .dsn-filen.

    4. Klicka på Nästa, granska den sammanfattande informationen och klicka sedan på Slutför om du vill slutföra guiden.
      I Skapa en ny datakälla för SQL Server guiden startar.

    5. I guiden skriver du en beskrivning av datakällan i rutan Beskrivning. Det här steget är valfritt.

    6. Under Vilken SQL Server vill du ansluta till, i rutan Server, skriver du in eller väljer namnet på den SQL Server som du vill ansluta till och klickar sedan på Nästa när du vill fortsätta.

    7. På den här sidan i guiden, kan du behöva hämta information från SQL Server-databasadministratören, till exempel avgöra om du ska använda Microsoft Windows NT eller SQL Server-autentisering. Klicka på Nästa.

    8. Du kan behöva skaffa mer information från SQL Server-databasadministratör innan du fortsätter på nästa sida i guiden. Om du vill ansluta till en databas kan du kontrollera att kryssrutan Ändra standarddatabas till har valts. Klicka på den databas som du vill arbeta med och klicka sedan på Nästa.

    9. Klicka på Slutför. Granska sammanfattningen och klicka sedan på Testa datakällan.

    10. Granska testresultaten och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan Test av SQL Server ODBC-datakälla.

      Om testet lyckades, klicka på OK igen för att slutföra guiden eller klicka på Avbryt om du vill återgå till guiden och göra ändringar i dina inställningar.

  5. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Välj datakälla.

    Access visar dialogrutan Importera objekt.

  6. Under Tabeller klickar du på varje tabell eller vy som du vill importera och klickar sedan på OK.

  7. Om dialogrutan Välj unikt index visas kunde Access inte avgöra vilka fält som unikt identifierar varje rad i ett visst objekt. I så fall väljer du det fält eller den kombination av fält som är unika för varje rad och klickar på OK. Om du är osäker ska du kontrollera med SQL Server-databasadministratören.

Access importerar data. Om du planerar att upprepa importåtgärden senare kan du spara importsteg som en importspecifikation och enkelt kör samma importsteg senare. Gå till nästa avsnitt i den här artikeln om du vill slutföra aktiviteten. Om du inte vill spara information om importspecifikationen klickar du på Stäng under Spara importera stegen i dialogrutan Hämta externa Data - ODBC-databas. Access slutför importåtgärden och visar den nya tabellen eller tabellerna i navigeringsfönstret.

Spara importsteg som en specifikation

  1. Markera kryssrutan Spara importsteg under Spara importera stegen i dialogrutan Hämta externa Data - ODBC-databas.

    Fler kontroller visas.

  2. Skriv ett namn på importspecifikationen i rutan Spara som.

  3. Skriv en beskrivning i rutan Beskrivning. Det här steget är valfritt.

  4. Om åtgärden ska utföras med jämna mellanrum, till exempel varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift. Då skapas en uppgift i Microsoft Office Outlook 2007, så att du kan köra specifikationen.

  5. Klicka på Spara import.

Konfigurera Outlook-uppgiften

Om du har markerat kryssrutan Skapa Outlook-uppgift i föregående procedur Access startar Office Outlook 2007 och visar en ny aktivitet. Följ dessa steg för att konfigurera aktiviteten.

Obs!: Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande. Om Outlook inte är konfigurerat på rätt sätt, öppnas konfigurationsguiden i Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

  1. Granska och ändra inställningarna, till exempel förfallodatum och Påminnelse i fönstret Outlook-uppgift.

    Om du vill skapa en återkommande uppgift klickar du på återkommande och Fyll i lämplig information.

    Den här bilden visar Schemaläggaren med några vanliga inställningar.

    Schemaläggaren i Outlook

    Information om hur du schemalägger uppgifter i Outlook finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.

  2. När du är klar med inställningarna på fliken uppgift i Outlook klickar du på Spara och Stäng i gruppen åtgärder.

Kör en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.

  2. Klicka på Starta importen Bild av knapp i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.

  3. Växla tillbaka till Access-fönstret och tryck sedan på F5 för att uppdatera navigeringsfönstret.

  4. Dubbelklicka på den importerade tabellen så att den öppnas i databladsvyn.

  5. Kontrollera att alla fält och poster har importerats som de ska.

  6. Högerklicka på den importerade tabellen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn. Granska fältdatatyperna och andra fältegenskaper.

Överst på sidan

Länka till SQL Server-data

Länkning kan du ansluta till data utan att importera informationen, så att du kan visa och redigera den senaste informationen i SQL Server-databas och i en Access-databas utan att skapa och underhålla en kopia av data i Access. Om du inte vill att kopiera SQL Server-data till en Access-databas, men i stället du vill köra frågor och skapa rapporter som baseras på dessa data, bör du länka snarare än importera.

När du länkar till en tabell eller vy i en SQL Server-databas, Access skapar en ny tabell (ofta kallat en länkad tabell) återspeglar som strukturen och innehållet i källobjektet. Du kan ändra data i SQL Server eller i databladsvyn eller formulärvyn från Access. I den andra återspeglas ändringar som du gör i data i ett och samma ställe. Om du vill ändra strukturen, till exempel ta bort eller ändra en kolumn måste du göra det från i SQL Server-databas eller inifrån en få åtkomst till projekt som är ansluten till databasen. Du kan inte lägga till, ta bort eller ändra fält i en länkad tabell när du arbetar i Access.

Om SQL Server-databasen innehåller en stor mängd data kan välja du länkar över importerar, eftersom den maximala storleken på en Access-databas är 2 gigabyte (minus det utrymme som behövs för systemobjekt). Importera många stora tabeller eller vyer kan orsaka du överskrider denna gräns medan länka till data inte till mycket storlek för en Access-databas.

Vanliga scenarier för länkning till SQL Server-data

Vanligtvis ska du länka till en SQL Server-tabell eller visa från en Access-databas för följande orsaker:

  • Du och medarbetarna på din avdelning eller i din grupp använder Access eftersom ni behöver skapa utförliga rapporter och använda frågor. Ni använder SQL Server för datalagring. Vissa grupper kan skapa SQL Server-tabeller och vyer för centraliserad datalagring, men ofta måste informationen i tabellerna överföras till andra program för sammanställning och rapportering. I det här fallet är det lämpligt att använda länkning. Med länkning kan användarna av både SQL Server-databasen och Access-databasen lägga till och uppdatera data, och alltid visa och arbeta med den allra senaste informationen.

  • Du är en Access-användare som nyligen har börjat använda SQL Server. Du har migrerat flera av dina databaser till SQL Server, där de flesta tabeller är länkade tabeller. Från och med nu kommer du i stället för att skapa Access-tabeller att skapa tabeller och vyer i SQL Server och sedan länka till dem från dina Access-databaser.

  • Du vill fortsätta att spara data i SQL Server, men du vill också arbeta med den senaste informationen i Access för att köra frågor och skriva ut rapporter som du skapat i Access.

Förbered dig för att länka till en SQL Server-tabell

  1. Hitta den SQL Server-databas som innehåller de data som du vill länka till. Kontakta databasadministratören för att få nödvändig anslutningsinformation.

  2. Identifiera de tabeller och vyer som du vill länka till. Du kan länka till flera objekt med en och samma länkningsåtgärd.

  3. Granska källinformationen och tänk på följande:

    • Access har inte stöd för fler än 255 fält i en tabell, så den länkade tabellen kommer endast att innehålla de första 255 fälten för det objekt som du länkar till.

    • De kolumner som är skrivskyddade i ett SQL Server-objekt kommer fortfarande att vara skrivskyddade i Access.

    • Du kommer inte att kunna lägga till, ta bort eller ändra kolumnerna i den länkade tabellen i Access.

  4. Identifiera Access-databas som du vill skapa länkade tabeller. Kontrollera att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till data i databasen. Om du inte vill lagra data i någon av de befintliga databaserna skapar du en ny, tom databas med hjälp av följande kommando:

    Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Nytt.

  5. Granska tabellerna i Access-databasen. När du länkar till en SQL Server-tabell eller vy skapas en länkad tabell som tilldelas samma namn som källobjektet. Om namnet redan används läggs "1" till efter den nya tabellens namn, till exempel Kontakter1. (Om namnet Kontakter1 redan används skapas tabellen Kontakter2 och så vidare.)

Länka till data

  1. Öppna måldatabasen.

  2. Klicka på mer på fliken Externa Data i gruppen Importera.

  3. Klicka på ODBC-databas.

  4. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på OK.

  5. I dialogrutan Välj datakälla klickar du på den .dsn-fil som du vill använda, eller klicka på Nytt för att skapa ett nytt namn för datakällan (DSN).

  6. Om den .dsn-fil som du vill använda redan finns i dialogrutan Välj datakälla klickar du på den filen i listan.

    Jag behöver skapa en ny .dsn-fil

    Obs!: Stegen i denna procedur kan variera något för dig beroende på vilka program som har installerats på din dator.

    1. Klicka på Nytt om du vill skapa en ny datakälla (DSN).
      Fältet Skapa ny guiden Länka datakällor startar.

    2. I guiden väljer du SQL Server i listan över drivrutiner och klickar sedan på Nästa.

    3. Ange ett namn på DSN-filen eller klicka på Bläddra om du vill spara filen på en annan plats.

      Obs!: Du måste ha skrivbehörigheter till den mapp där du vill spara .dsn-filen.

    4. Klicka på Nästa, granska den sammanfattande informationen och klicka sedan på Slutför om du vill slutföra skapa nya guiden datakälla.
      I Skapa en ny datakälla för SQL Server guiden startar.

    5. I guiden skriver du en beskrivning av datakällan i rutan Beskrivning. Det här steget är valfritt.

    6. Under Vilken SQL Server vill du ansluta till, i rutan Server, skriver du in eller väljer namnet på den SQL Server-dator som du vill ansluta till och klickar sedan på Nästa för att fortsätta.

    7. På den här sidan i guiden kan du behöva få information från SQL Server-databasadministratören, till exempel om du ska använda Microsoft Windows NT-autentisering eller SQL Server-autentisering. Klicka på Nästa för att fortsätta.

    8. På nästa sida i guiden kan du behöva få mer information från SQL Server-databasadministratören. Om du vill ansluta till en särskild databas ska du se till att kryssrutan Byt standarddatabas till är markerad. Välj sedan den SQL Server-databas som du vill arbeta med och klicka på Nästa.

    9. Klicka på Slutför. Granska sammanfattningen och klicka sedan på Testa datakällan.

    10. Granska testresultaten och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan Test av SQL Server ODBC-datakälla.

      Om testet lyckades, klicka på OK igen för att slutföra guiden eller klicka på Avbryt om du vill återgå till guiden och göra ändringar i dina inställningar.

  7. Klicka på OK.
    Access visar dialogrutan Länka tabeller.

  8. Under Tabeller klickar du på varje tabell eller vy som du länka till och klickar sedan på OK.

  9. Om dialogrutan Välj unikt index visas kunde Access inte avgöra vilka fält som unikt identifierar varje rad för källdata. I så fall väljer du det fält eller den kombination av fält som är unika för varje rad och klickar på OK. Om du är osäker ska du kontrollera med SQL Server-databasadministratören.

Access slutför länkningen och visar den nya länkade tabellen eller tabellerna i navigeringsfönstret.

Viktigt!: Varje gång som du öppnar antingen en länkad tabell eller källobjektet så ser du den senaste informationen. Däremot kommer strukturella ändringar som görs i ett SQL Server-objektet inte automatiskt att återspeglas i en länkad tabell.


Så här uppdaterar en länkad tabell genom att använda den senaste SQL Server-objektstrukturen:

  1. Högerklicka i tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Länkhanteraren på snabbmenyn.

  2. Markera kryssrutan vid varje länkad tabell som du vill uppdatera, eller klicka på Markera alla om du vill välja alla länkade tabeller.

  3. Klicka på OK.

    Om uppdateringen lyckas, visas ett meddelande om detta. I annat fall visas ett felmeddelande.

  4. Klicka på Stäng för att stänga Länkhanteraren.

Överst på sidan

Lär dig hur Access tolkar SQL Server-datatyper som stöds

Eftersom Access-datatyper som stöds skiljer sig från SQL Server-datatyper som stöds, avgöra Access passar bäst Access-datatyp ska användas för varje kolumn i varje SQL Server-tabell eller läser du importera eller länka till. Till exempel en SQL Server-kolumn med data typ bitars importeras eller länkas till Access med datatypen Ja/Nej. Ett annat exempel skriver en SQL Server-kolumn med data nvarchar(255) (eller mindre) importeras eller länkas till Access med datatypen Text, men en kolumn med data typ nvarchar(256) (eller större) är lägger till som en Access PM -fält. När du har gått igenom en import eller länkat åtgärden ska du öppna tabellen i designvyn och bekräfta vilka datatyper åtkomst som tilldelats dess fält. Du kan ändra datatyperna för fält i importerade tabeller. Du kan inte ändra datatyperna för fält i länkade tabeller, utom i SQL Server-databas eller i ett Access-projekt som är ansluten till databasen.

Följande tabell visar de viktigaste SQL Server-datatyperna. Den andra och tredje kolumnen visar hur Access tolkar varje typ.

SQL Server-datatyp

Access-datatyp

Access-fältstorlek

bigint

Text

255

binära ( fältstorleken )

Bas

Samma som SQL Server-fältstorleken

bit

Ja/nej

char ( fältstorleken )där fältstorleken är mindre än eller lika med 255

Text

Samma som SQL Server-fältstorleken

char ( fältstorleken ), där fältet är större än 255

PM

DateTime

Datum/tid

decimal ( precision , Skala )

Tal

Decimal (Access-egenskaperna Precision och Skala matchar precision och skala för SQL Server.)

flyttal

Tal

Dubbel

bild

OLE-objekt

Heltal

Tal

Långt heltal

money

Valuta

nchar ( fältstorleken )där fältstorleken är mindre än eller lika med 255

Text

Samma som SQL Server-fältstorleken

nchar ( fältstorleken ), där fältet är större än 255

PM

ntext

PM

numeriska ( precision , Skala )

Tal

Decimal (Access-egenskaperna Precision och Skala matchar precision och skala för SQL Server.)

nvarchar ( fältstorleken )där fältstorleken är mindre än eller lika med 255

Text

Samma som SQL Server-fältstorleken

nvarchar ( fältstorleken ), där fältet är större än 255

PM

nvarchar (MAX)

PM

real

Tal

Enkel

smalldatetime

Datum/tid

smallint

Tal

Integer

smallmoney

Valuta

sql_variant

Text

255

text

PM

timestamp

Bas

8

tinyint

Tal

Bytevärde

uniqueidentifier

Tal

ReplikeringsID

varbinary

Bas

Samma som SQL Server-fältstorleken

varbinary (MAX)

OLE-objekt

varchar ( fältstorleken )där fältstorleken är mindre än eller lika med 255

Text

Samma som SQL Server-fältstorleken

varchar ( fältstorleken), där fältstorleken är större än 255

PM

varchar (MAX)

PM

xml

PM

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×