Importera eller länka data till en annan Access-databas

Importera eller länka data till en annan Access-databas

Det finns flera metoder för överföring av data mellan två Access-databaser. Den enklaste metoden är att kopiera och klistra in informationen, men om du importerar eller länkar får du bättre kontroll över vilka data som överförs, och hur de överförs, till måldatabasen.

Den här artikeln innehåller instruktioner om hur du importerar eller länkar data till en annan Access-databas.

Vad vill du göra?

Förstå hur du importerar och länkar till data från en annan Access-databas

Importera data från en annan Access-databas

Länka till data i en annan Access-databas

Förstå hur du importerar och länkar till data från en annan Access-databas

När du importerar från en annan databas kopieras informationen eller objekten till måldatabasen, och inga ändringar görs i källan. När du importerar kan du välja vilka objekt som ska kopieras, ange hur tabeller och frågor ska importeras, välja om relationer ska importeras och så vidare.

Vanliga scenarier för import av data eller objekt från en Access-databas

Vanligtvis importerar du data av följande anledningar:

  • Du vill sammanfoga två databaser genom att kopiera alla objekt från den ena databasen till den andra. Genom att importera kan du kopiera alla tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron moduler och relationer till den andra databasen med en enda åtgärd.

  • Du behöver skapa några tabeller som ska vara likadana som tabellerna i en annan, befintlig databas. Om du kopierar tabellerna eller bara tabelldefinitionerna slipper du utforma tabellerna manuellt. Om du väljer att bara importera tabelldefinitionen skapas en tom tabell. Det innebär att fälten och fältegenskaperna kopieras till måldatabasen, men inte informationen i källtabellen. En annan fördel med att importera (i jämförelse med att kopiera och klistra in) är att du kan välja om relationerna mellan tabellerna ska importeras.

  • Du behöver kopiera en uppsättning av relaterade objekt till en annan databas. Du kanske till exempel vill kopiera tabellen Anställda och formuläret Anställda till en annan databas. Genom att importera kan du kopiera ett objekt och alla relaterade objekt till en annan databas med en och samma åtgärd.

Obs!: Om du vill lägga till poster från en databas till en befintlig tabell i en annan databas, bör du överväga att importera posterna till en ny tabell och sedan skapa en tilläggsfråga. Det går inte att lägga till poster i en befintlig tabell under importen. Mer information om tilläggsfrågor finns i artikeln Skapa en tilläggsfråga.

Vanliga scenarier för länkning till en tabell i en Access-databas

Du bör länka till data i följande fall:

  • Flera Access-databaser används där du arbetar, men informationen i vissa tabeller, till exempel i tabellen Anställda, måste delas mellan olika databaser. I stället för att kopiera tabellen till var och en av de aktuella databaserna, kan du behålla tabellen i en enda databas och länka till den från de andra databaserna.

  • En annan arbetsgrupp eller avdelning måste kunna lägga till och använda informationen i din databas, men du vill fortsätta äga tabellernas struktur.

Anvisningarna i följande avsnitt förklarar hur du importerar och länkar till databasobjekt.

Överst på sidan

Importera data från en annan Access-databas

Så här importerar du data:

  • Förbered importåtgärden

  • Kör guiden

  • Spara importinställningarna som en importspecifikation för framtida bruk (valfritt)

I anvisningarna nedan förklaras hur du utför de olika åtgärderna.

Förbered inför importåtgärden

  1. Leta reda på källdatabasen och de objekt som ska importeras.

    Om källdatabasen är en MDB- eller ACCDB-fil kan du importera tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler. Om källfilen är en MDE- eller ACCDE-fil går det bara att importera tabeller.

  2. Om det här är första gången som du importerar data från en Access-databas, kanske tipsen i följande tabell är till hjälp.

Element

Beskrivning

Flera objekt

Du kan importera flera objekt med en och samma importåtgärd.

Nytt objekt

För varje importåtgärd skapas ett nytt objekt i måldatabasen. Det går inte att skriva över ett befintligt objekt eller lägga till poster i en befintlig tabell genom att importera.

Importera en länkad tabell

Om källtabellen (till exempel Anställda1 i databasen Försäljning) är en länkad tabell (länkad till tabellen Anställda i databasen Löner), ersätts den aktuella importåtgärden med en länkningsåtgärd. När åtgärden har slutförts visas en tabell (till exempel Anställda1) som är länkad till den ursprungliga källtabellen (Anställda i databasen Löner).

Hoppa över fält och poster

När du importerar data från en tabell eller fråga går det inte att ange att enstaka fält eller poster inte ska importeras. Däremot kan du välja att bara importera tabelldefinitionen om ingen av tabellens poster ska importeras.

Relationer

Du kan välja att importera relationerna mellan källtabellerna.

Tabelldefinition

Du kan välja att importera en hel tabell eller bara tabelldefinitionen. När du importerar enbart definitionen skapas en tabell som innehåller samma fält som källtabellen, men inga data.

Datakällor

När du importerar en fråga, ett formulär eller en rapport importeras inte underliggande datakällor automatiskt. Alla underliggande datakällor måste importeras. I annat fall fungerar inte frågan, formuläret eller rapporten.

Uppslagsfält

Om ett fält i källtabellen slår upp värden i en annan tabell eller fråga måste den relaterade tabellen eller frågan importeras, om du vill att målfältet ska innehålla uppslagsvärdena. Om du inte importerar den relaterade tabellen eller frågan, visas bara uppslags-ID:n i målfältet.

Underformulär, underrapporter

När du importerar ett formulär eller en rapport, importeras inte deras underformulär och underrapporter automatiskt. Varje underformulär, underrapport och de underliggande datakällorna måste importeras separat om formuläret eller rapporten ska fungera i måldatabasen.

Frågor

Du kan importera en fråga som en fråga eller som en tabell. Om du importerar frågan som en fråga måste de underliggande tabellerna också importeras.

  1. Stäng källdatabasen. Kontrollera att ingen användare har databasen öppen i exklusivt läge.

  2. Öppna måldatabasen. Kontrollera att databasen inte är skrivskyddad och att du har behörigheter för att lägga till objekt och data i databasen.

    Om källdatabasen är lösenordsskyddad blir du ombedd att ange lösenordet varje gång du använder den som källa för en import.

    Obs!: Om du vill exportera informationen till en ny databas, måste du skapa en tom databas (som inte innehåller några tabeller, formulär eller rapporter) innan du startar importåtgärden. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Nytt.

    Inga tabell eller objekt skrivs över när du importerar. Om måldatabasen redan innehåller som har samma namn som källobjektet, läggs ett nummer (1, 2, 3 o.s.v.) till i slutet av det importerade objektets namn. Om du till exempel importerar tabellen Problem till en databas som redan har en tabell med namnet Problem, tilldelas den importerade tabellen namnet Problem1. Om måldatabasen redan har en tabell med namnet Problem1, tilldelas den importerade tabellen namnet Problem2 o.s.v.

    Om du vill lägga till poster från källtabellen i en tabell i måldatabasen, måste du använda en tilläggsfråga i stället för att utföra en importåtgärd. Mer information om tilläggsfrågor finns i artikeln Skapa en tilläggsfråga.

Importera data

  1. Klicka på Access i gruppen Importera på fliken Externa data. Bild av knapp

    Obs!: Fliken Externa data är bara tillgänglig när databasen är öppen.

  2. Skriv namnet på källdatabasen i textrutan Filnamn eller klicka på Bläddra för att visa dialogrutan Öppna.

  3. Markera Importera tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler till den aktuella databasen och klicka på OK.

  4. Klicka på var och en av flikarna i dialogrutan Importera objekt, och markera de objekt som ska importeras.

    Om du vill avmarkera ett objekt som har markerats för import, klickar du på objektet igen.

  5. Klicka på Alternativ om du vill ange fler inställningar.

    I följande tabell beskrivs hur varje alternativ inverkar på resultatet av åtgärden.

Element

Beskrivning

Kryssrutan Relationer

Markera om du vill importera relationerna mellan de markerade tabellerna.

Kryssrutan Menyer och verktygsfält

Markera om du vill importera alla anpassade menyer och verktygsfält som finns i källdatabasen. Menyerna och verktygsfälten visas på fliken Tillägg.

Kryssrutan Import-/exportspecifikationer

Markera om du vill importera alla sparade import- eller exportspecifikationer som finns i källdatabasen.

Kryssrutan Grupper i navigeringsfönstret

Markera om du vill importera alla anpassade grupper i navigeringsfönstret som finns i källdatabasen.

Alternativknappen Definition och data

Markera om de markerade tabellernas struktur och data ska importeras.

Alternativknappen Endast definition

Markera om du bara vill importera de markerade tabellernas fält. Källposterna importeras inte.

Alternativknappen Som frågor

Markera om de markerade frågorna ska importeras som frågor. Kom ihåg att alla underliggande tabeller också måste importeras om du väljer det här alternativet.

Alternativknappen Som tabeller

Markera om frågor ska importeras som tabeller. Underliggande tabeller behöver inte importeras om du väljer det här alternativet.

  1. Klicka på OK för att slutföra åtgärden.

    Informationen kopieras. Felmeddelanden visas om problem inträffar. Om åtgärden slutförs som den ska visas den sista sidan i guiden, där du kan spara importinställningarna i en importspecifikation som kan användas för efterföljande importer. I de följande stegen beskrivs hur du sparar uppgifterna i åtgärden som en specifikation.

Spara importspecifikationen

  1. Klicka på Spara importsteg om du vill spara åtgärdens inställningar.

    Genom att spara dessa uppgifter kan du upprepa åtgärden vid senare tillfällen, utan att behöva använda guiden.

  2. Skriv ett namn på importspecifikationen i rutan Spara som. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.

  3. Markera kryssrutan Skapa Outlook-uppgift om du vill utföra åtgärden med jämna mellanrum, till exempel varje vecka eller månad.

    Då skapas en Microsoft Office Outlook 2007-uppgift, som du kan köra specifikationen med.

  4. Klicka på Spara import.

    Om du inte har markerat kryssrutan Skapa Outlook-uppgift sparas importspecifikationen och de angivna objekten importeras. Du kan nu granska de importerade tabellerna och andra objekt om du vill kontrollera att de har importerats på rätt sätt.

Om du har markerat kryssrutan Skapa Outlook-uppgift startar Outlook. Gå igenom stegen på det sätt som beskrivs nedan.

Obs!: Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande. Om Outlook inte är konfigurerat på rätt sätt, öppnas startguiden i Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

  1. I Outlook går du igenom och ändrar uppgiftsinställningarna, till exempel Förfallodatum och Påminnelse.

    Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift. I bilden nedan visas schemaläggaren med några vanliga inställningar:

    Schemaläggaren i Outlook

    Information om hur du schemalägger uppgifter i Outlook finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.

  2. Klicka på Spara och stäng.

    Om du vill köra specifikationen vid ett senare datum öppnar du uppgiften i Outlook och klickar på Starta importen Bild av knapp i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift .

  3. Kontrollera att alla data och objekt har kopierats genom att granska de importerade tabellerna och objekten i Access.

Överst på sidan

Länka till data i en annan Access-databas

Genom att länka information kan du ansluta till data i en annan databas, utan att importera informationen. Därmed kan du visa och ändra information i både käll- och måldatabasen, utan att behöva hantera kopior av samma information. Därmed kan du visa och ändra information i både käll- och måldatabasen, utan att behöva hantera kopior av samma information.

Om du länkar till en tabell i en Access-databas, skapas en ny tabell – en så kallad länkad tabell. Den innefattar en länk till källposterna och källfälten. Alla ändringar som görs i källdatabasens data, visas i den länkade tabellen i måldatabasen och tvärtom. Däremot går det inte att ändra en länkad tabells struktur i måldatabasen. Du kan alltså inte göra ändringar i en länkad tabell, till exempel lägga till eller ta bort fält eller ändra ett fälts datatyp.

Förbered länkning av tabeller i en Access-databas

  1. Leta reda på källdatabasen.

    Filformatet kan vara MDB, MDE, ACCDB eller ACCDE. Om källdatabasen är lösenordsskyddad blir du ombedd att ange lösenordet när du utför länkningsåtgärden.

  2. Identifiera de tabeller som du vill länka till.

    Du kan länka till tabeller, men det går inte att länka till frågor, formulär, rapporter, makron eller moduler.

    Om det här är första gången som du länkar till tabeller i en annan Access-databas, kanske tipsen i följande tabell är till hjälp.

Element

Beskrivning

Flera objekt

Med en och samma länkningsåtgärd kan du skapa länkar till flera tabeller. För varje källtabell skapas en länkad tabell.

Länkade tabeller som källa

Det går inte att länka till en tabell som redan är en länkad tabell i källdatabasen.

Anta att du vill länka till tabellen Anställda1 i databasen Försäljning. Om Anställda1 redan är länkad till tabellen Anställda i databasen Löner, går det inte att använda tabellen Anställda1 som källtabell. Du bör länka direkt till tabellen Anställda i databasen Löner i stället.

Ny eller befintlig tabell

Vid varje länkning skapas en ny länkad tabell för varje källtabell. Det går inte att skriva över eller lägga till en befintlig tabell genom att länka.

Relationer

Om du väljer flera källtabeller överförs eventuella tabellrelationer automatiskt till måldatabasen. Däremot går det inte att ändra eller ta bort relationen i måldatabasen.

Uppslagsfält

Om ett fält i källtabellen slår upp värden i en annan tabell måste du komma ihåg att länka till den relaterade tabellen, om målfältet ska innehålla uppslagsvärdena. Om du inte länkar till den relaterade tabellen eller frågan visas bara uppslags-ID:n i målfältet.

  1. Stäng källdatabasen. Kontrollera att ingen användare har databasen öppen i exklusivt läge.

  2. Öppna måldatabasen. Kontrollera att måldatabasen inte är skrivskyddad och att du har behörigheter för att lägga till objekt och data i databasen.

    Obs!: Om du vill skapa länkar i en ny databas måste du skapa en tom databas (som inte innehåller tabeller, formulär eller rapporter) innan du startar importen.

    Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Nytt.

    Inga tabeller eller objekt skrivs över när du utför åtgärden. Om måldatabasen redan innehåller ett objekt som har samma namn som källobjektet, läggs ett nummer (1, 2, 3 o.s.v.) till i slutet av den länkade tabellens namn. Om du till exempel länkar till tabellen Problem från en databas som redan har en tabell med namnet Problem, tilldelas den länkade tabellen namnet Problem1. Om namnet Problem1 redan används tilldelas den nya tabellen namnet Problem2 o.s.v.

    Kom ihåg att du måste använda en tilläggsfråga i stället för att utföra en länkning, om du vill lägga till poster från källtabellen till en tabell i måldatabasen.

    Mer information om tilläggsfrågor finns i artikeln Skapa en tilläggsfråga.

Länka till data

  1. Klicka på Access i gruppen Importera på fliken Externa data. Bild av knapp

    Obs!: Fliken Externa data är bara tillgänglig när databasen är öppen.

  2. Skriv namnet på källdatabasen i textrutan Filnamn eller klicka på Bläddra för att visa dialogrutan Öppna.

  3. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på OK.

  4. Markera de tabeller som du vill skapa en länk till dialogrutan Länka tabeller.

    Om du vill avmarkera en tabell som har markerats för länkning, klickar du på tabellen igen.

  5. Klicka på OK för att slutföra åtgärden.

    De länkade tabellerna skapas i Access.

  6. Öppna de länkade tabellerna i databladsvyn och kontrollera att informationen stämmer.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×