Office
Logga in

Importera data till Business Contact Manager

Med Business Contact Manager för Outlook är det enkelt att importera affärsposter som lagras i andra program, till exempel Excel, eller din mapp med Outlook-kontakter.

Du kan importera affärsposter om dina konton och affärskontakter till Business Contact Manager för Outlook, tillsammans med anpassningar, med hjälp av guiden Importera affärsdata.

Artikelinnehåll

Tänk på det här när du importerar

Välj filtypen som du vill importera

Vad är en anpassning?

Importera en Business Contact Manager-fil (.bcm)

Importera Business Contact Manager-anpassningar (.bcmx)

Importera från ett annat program med hjälp av .csv-filtypen, importera från Microsoft Excel eller Microsoft Access också

Importera en mapp med Microsoft Outlook-kontakter

Importera en ACT!- eller QuickBooks-fil

För vissa filtyper frågar guiden efter en fil att importera och importerar sedan den filen. För andra filtyper måste du ange namnet på filen som ska importeras och ange hur du vill att guiden ska hantera vissa poster och anpassningar. Om du importerar en Excel-fil eller en lista över produktartiklar och tjänster med hjälp av den filtyp som kallas fil med kommaavgränsade värden (.csv) vägleder guiden dig genom processen med att matcha kolumnrubrikerna i listan som du importerar med motsvarande fält i Business Contact Manager (t.ex. Enhetspris, Företagsadress). Den här processen kallas för konvertering.

Överst på sidan

Tänk på det här när du importerar

Innan du importerar affärsdata till Business Contact Manager för Outlook ska du tänka på följande:

  • Säkerhetskopiera alltid databasen innan du importerar en fil eftersom processen inte kan ångras.

  • Innan du importerar en fil rekommenderar vi att du jämför fälten i filen mot fälten i en konto- eller affärskontakt-post och sedan gör ändringar i fälten i filen för att matcha fälten i Business Contact Manager för Outlook-posten. Du kan till exempel separera adressinformationen i filen som du importerar för att matcha fälten Gatuadress, arbete, Ort, arbete och Region, arbete i Business Contact Manager för Outlook.

  • När Business Contact Manager för Outlook importerar en stor mängd data kan statusfönstret visa förloppet av importen på ett felaktigt sätt. Även om statusfönstret är tomt eller visar meddelandet Svarar inte håller Business Contact Manager för Outlook ändå på att importera data.

  • Business Contact Manager för Outlook har endast stöd för Unicode-filformatet. Andra filformat, som ANSI, stöds inte.

Överst på sidan

Välj filtypen som du vill importera

Du kan importera flera olika filtyper till Business Contact Manager för Outlook. Klicka på en filtyp för att få anvisningar om hur du importerar den typen av fil.

Filtyp

Beskrivning

Business Contact Manager för Outlook-data (.bcm)

Alla data i Business Contact Manager för Outlook, inklusive alla konton, affärskontakter, affärsmöjligheter, affärsprojekt, projektuppgifter och deras kommunikationshistorik. Den innehåller även anpassningar, marknadsföringsaktiviteter samt listor över produktartiklar och tjänster.

Business Contact Manager-anpassningar (.bcmx)

Innehåller layouter för anpassade formulär, sidor och vyer, egna rapporter och projektmallar.

Obs!: Endast databasens ägare kan importera anpassningar.

Kommaavgränsade värden (.csv)

Listor över produktartiklar och tjänster är vanligtvis i .csv-filformatet.

Innehåller data i filformatet kommaavgränsade värden (.csv). Data från nästan alla program kan sparas i .csv-filformatet, så även om filformatet för ett program inte finns med i listan kan du spara data från programmet i .csv-filformatet och sedan importera data till Business Contact Manager för Outlook.

Excel-arbetsbok (.xls, .xlsx)

Innehåller datafiler i Microsoft Excel-arbetsboksformatet.

Access-databas (.mdb, .accdb)

Innehåller data i Microsoft Access-filformatet.

Mappen Outlook-kontakter (.pst)

Innehåller kontakter i Microsoft Outlook-filformatet (.pst). Om Business Contact Manager-databasen delas vill eventuellt varje användare importera sina egna Outlook-kontakter.

ACT! (.dbf, .pad)

Refererar till data som sparas i ACT!- filformatet. Business Contact Manager för Outlook innehåller ett datakonverteringsverktyg som gör att du kan konvertera ACT!- data till .bcm-formatet innan du importerar dem.

Meddelanden: Om du väljer ACT!- (.dbf. .pad) eller QuickBooks-filformatet (.IIF) klickar du på Konvertera data för att konvertera dina data till Business Contact Manager-filformatet (.bcm). Verktyget hjälper dig att importerar de här filtyperna. Följ anvisningarna i verktyget.

  • ACT!- programmet måste vara installerat på din dator innan du kan importera data som är i ACT!- filformatet.

QuickBooks (.IIF)

Alla versioner av en QuickBooks-fil i .iif-formatet kan importeras. Business Contact Manager för Outlook innehåller ett datakonverteringsverktyg som gör att du kan konvertera QuickBooks-data till .bcm-formatet innan du importerar dem.

Tips: Om dina data sparas i ett format som inte visas i listan i guiden Importera affärsdata sparar du dessa data som en fil med kommaavgränsade värden och importerar den sedan till din Business Contact Manager-databasen.

Överst på sidan

Vad är en anpassning?

En anpassning är en ändring som du har gjort i Business Contact Manager för Outlook. Anpassningar kan ha många olika former. När du skapar en ny flik i en arbetsyta är det en anpassning. När du skapar nya formulär eller du lägger till eller tar bort fält och avsnitt från befintliga formulär är det också anpassningar. Anpassningar omfattar även användardefinierade fält, egna rapporter och affärsprojektmallar. Om det handlar om att skapa mer än standardformulär och -fält för Business Contact Manager för Outlook är det förmodligen en anpassning.

Överst på sidan

Mer om hur du importerar anpassningar

Det finns två sätt att importera anpassningar till Business Contact Manager för Outlook. Ett är via .bcm-filtypen. Den här filtypen innehåller inte bara dina affärsdataposter, utan också de anpassningar som du har gjort för poster, formulär och rapporter. Det andra sättet att importera anpassningar är via .bcmx-filtypen. Den här filtypen innehåller inte affärsdata, utan endast de anpassningar som du har gjort i Business Contact Manager för Outlook. Det är användbart när du vill använda anpassningar på befintliga data utan att skriva över eller lägga till i dessa data.

När du importerar anpassningar, antingen från en .bcm- eller .bcmx-fil skriver du över inställningarna i måldatabasen med de anpassningar som lagras i filen. Men det finns undantag:

  • Om måldatabasen innehåller anpassningar som inte finns i .bcmx-filen, t.ex. en ny posttyp som baseras på ett konto, bevaras dessa anpassningar.

  • Om .bcmx-filen innehåller den anpassade fälttypen Relation, men motsvarande datatyp som den refererar till inte finns i måldatabasen läggs fältet inte till i databasen.

Överst på sidan

Importera en Business Contact Manager-fil (.bcm)

Den här filtypen innehåller dina affärsdataposter och de anpassningar som har gjorts för poster, formulär och rapporter.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Importera och exportera.

  3. Klicka på Importera från en fil.

    Guiden Importera affärsdata öppnas.

  4. Ange plats och namn för .bcm-filen eller klicka på Bläddra och leta reda på filen.

  5. Klicka på Nästa.

    välj fönstret importalternativ

  6. Välj hur du vill hantera dubblettposter. Alternativen är:

    • Importera inte dubblettposter. Dubblettposter i den importerade filen importeras inte, utan de befintliga posterna lämnas oförändrade.

    • Importera dubblettposter som nya poster. Dubblettposter i den importerade filen importeras och får ett annat, relaterat namn, och de befintliga posterna lämnas oförändrade.

    • Uppdatera befintliga poster. Om det finns dubblettposter och den post som du importerar innehåller annan eller extra information uppdateras den matchande posten.

      Fönstret Importera, dubblettavsnitt

      Dubbletter uppstår när namnet på en post som du importerar är identiskt med namnet på en befintlig post.

  7. Välj hur du vill hantera anpassningar. Alternativen är:

    • Importera anpassade layouter (formulär, sidor och vyer). Layouten för befintliga formulär, sidor och vyer ersätts med formulär, sidor och vyer i den importerade filen.

    • Ta inte bort något fält från befintlig formulärlayout. Formulär, sidor och vyer i den importerade filen tar inte bort några fält som för närvarande används i den befintliga databasen. Nya fält från den importerade filen läggs till i formulär, sidor eller vyer.

      avsnittet importera anpassningar i importfönstret

  8. Välj eventuella ytterligare objekt som du vill ta med i importen. Alternativen är:

    • Kommunikationshistorik

    • Produkter (och tjänster)

    • Egna rapporter

    • Projektmallar

  9. Klicka på Importera.

Överst på sidan

Importera Business Contact Manager-anpassningar (.bcmx)

En anpassning är en ändring som du har gjort i Business Contact Manager för Outlook för att anpassa den efter dina behov. En fil med filnamnstillägget .bcmx innehåller endast anpassningar. Den innehåller inte affärsdata som konton, affärskontakter och leads.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Importera och exportera.

  3. Klicka på Importera från en fil.

    Guiden Importera affärsdata öppnas.

  4. Ange plats och namn för .bcmx-filen eller klicka på Bläddra och leta reda på filen.

    Filnamnet för .bcmx-filen som du importerar visas i rutan Importfil.

  5. Klicka på Importera.

    Business Contact Manager för Outlook importerar dina data. När det är klart uppmanas du att granska importmeddelanden och eventuella fel som registrerats i en loggfil. Du kan visa loggfilen genom att klicka på Visa logg.

Överst på sidan

Importera från ett annat program med hjälp av .csv-filtypen, importera från Microsoft Excel eller Microsoft Access också

Filformatet .csv är ett enkelt men kraftfullt format för överföring av data från ett program till ett annat. Många program läser .csv-filer, bland annat Excel.

Du kan också använda .csv-filformatet för att importera en lista över produktartiklar och tjänster. En sådan lista måste vara strukturerad på ett visst sätt för att importeras. Mer information om sådant som du måste ta itu med innan du importerar en lista över produktartiklar och tjänster finns i Importera en lista över produktartiklar och tjänster.

Om du har data i en Excel- eller Access-fil kan du även använda följande procedur för att importera data.

I det här avsnittet

Steg 1: Välj den .csv-, Excel- eller Access-fil som du vill importera

Steg 2: Konvertera fält

Importera en lista över produktartiklar och tjänster

Importera listan

Åtgärda .csv-importfel

Steg 1: Välj den .csv-, Excel- eller Access-fil som du vill importera

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Importera och exportera.

  3. Klicka på Importera från en fil.

    Guiden Importera affärsdata öppnas.

  4. Ange plats och namn för .csv-, Excel- eller Access-filen, eller klicka på Bläddra och leta reda på filen.

    Filen finns i rutan Importfil.

  5. Klicka på Nästa.

  6. Välj hur du vill hantera dubblettposter. Alternativen är:

    • Importera inte dubblettposter. Dubblettposter i den importerade filen importeras inte, utan de befintliga posterna lämnas oförändrade.

    • Importera dubblettposter som nya poster. Dubblettposter i den importerade filen importeras och får ett annat, relaterat namn, och de befintliga posterna lämnas oförändrade. Dubbletter uppstår när namnet på en post som du importerar är identiskt med namnet på en befintlig post.

  7. Klicka på Nästa.

Överst på sidan

Steg 2: Konvertera fält

Nu ska du matcha kolumnrubrikerna (fälten) i filen som du importerar med motsvarande fält i Business Contact Manager. Den här processen kallas för konvertering.

  1. Konvertera en .csv-, Excel- eller Access-fil.

    • .csv-fil    

      Om det behövs markerar du kryssrutan för den .csv-fil som du vill importera.

    • Excel-fil   

      Varje Excel-blad som Excel-arbetsboken består av visas. Markera kryssrutan för varje blad som du vill importera.

      Om alla data i Excel-arbetsboken finns på bara ett ark (oavsett hur många ark som finns i filen) markerar du kryssrutan för bara det bladet.

    • Access-fil    

      Tabellerna som Access-databasen består av visas. Markera kryssrutan för varje tabell som du vill importera.

      Om alla data i Access-databasen finns på bara ett ark eller i en tabell (oavsett hur många tabeller som finns i filen) markerar du kryssrutan för bara den tabellen.

  2. I kolumnen Importera som klickar du på den typ av post, t.ex. Konto eller Affärskontakt, som du importerar.

  3. Klicka på Konvertera.

    Fönstret Importera kartfält

  4. Gör något av följande för att konvertera fält:

    • Om du vill konvertera fälten manuellt ska du i listan Import-fält (1) dra det fält som du vill konvertera till ett fält i listan Tillgängliga fält.

    • Om du vill låta Business Contact Manager för Outlook konvertera fälten åt dig klickar du på Automatisk konvertering (2). Bläddra sedan igenom listan Tillgängliga fält för att kontrollera konverteringen.

    • Om du vill konvertera fält som i en tidigare konvertering klickar du på Använd föregående konvertering (3).

    • Om du vill skapa ett nytt fält och konvertera ett fält från den importerade filen till det nya fältet klickar du på Konvertera till nytt fält (4).

  5. Upprepa tills listan Import-fält är tom.

  6. Om du vill ändra någon av konverteringarna gör du något av följande:

    • För att ändra en konvertering av ett enskilt fält drar du det konverterade fältet från listan Tillgängliga fält tillbaka till listan Import-fält.

    • Om du vill ta bort alla konverteringar klickar du på Rensa konvertering. Försök sedan att konvertera fälten igen.

  7. När du har gjort dina val för konvertering klickar du på OK och sedan på Importera.

    Business Contact Manager för Outlook importerar dina data. När det är klart uppmanas du att granska importmeddelanden och eventuella fel som registrerats i en loggfil. Du kan visa loggfilen genom att klicka på Visa logg.

Tips:  Efter att du importerat en Excel-fil kan det hända att en del telefonnummer inte visas. Det här är ett känt problem. Försök att öppna filen i Excel 2010 och sedan spara den i .csv-filformat genom att använda kommandot Spara som. Sedan kan du importera .csv-filen igen från Business Contact Manager för Outlook.

Överst på sidan

Importera en lista över produktartiklar och tjänster

Om du vill importera en lista över produktartiklar och tjänster måste listan uppfylla följande villkor:

  • Den måste vara i filformatet .csv. Om du kan öppna listan över produktartiklar och tjänster i Excel kan du spara den som en .csv-fil med kommandot Spara som.

  • Den måste innehålla minst tre kolumner ordnade på ett bestämt sätt.

Ordna en lista över produktartiklar och tjänster med rätt kolumner

För att importera en .csv-fil som består av produktartiklar och tjänster på rätt sätt måste filen innehålla minst tre kolumner, och upp till fem, ordnade enligt följande:

Ordning vid tre kolumner

Artikelnamn

Beskrivning

Enhetspris

Ordning vid fyra kolumner

Artikelnamn

Beskrivning

Enhetspris

Antal

Ordning vid fem kolumner

Artikelnamn

Beskrivning

Enhetspris

Antal

Enhetskostnad

Oavsett vilken ordning du väljer ska den första raden i .csv-filen vara listans kolumnrubriker.

Exempel för Excel

Här är ett exempel på hur en lista med två artiklar kan se ut i Excel. Den består av en rubrikrad följt av en rad för varje artikel.

Artikelnamn

Beskrivning

Enhetspris

Cykelkedja

Titan 48 tum

56,50

Vattenflaska

Klarblå

11,75

Exempel för Anteckningar

Om du redigerar filen i en textredigerare, t.ex. Anteckningar (i stället för Microsoft Excel) skapar du en separat rad i filen för varje artikel som du importerar och separerar artiklarna på varje rad med kommatecken, utan blanksteg före och efter kommatecknen.

Artikelnamn,Beskrivning,Enhetspris
Cykelkedja,Titan 48 tum,56,50
Vattenflaska,Klarblå,11,75

Tips:  Om du får ett meddelande som säger att det är fel antal kolumner i indatafilen kanske du har lagt till för många kommatecken på en eller flera rader. För att undvika det här ska du vara noga med att följa en av kolumnordningarna som anges tidigare i den här artikeln.

Kom ihåg att den första raden i .csv-filen måste vara kolumnrubrikerna.

Överst på sidan

Importera listan

När du har förberett .csv-filen kan du importera den och lägga till artiklarna i den befintliga listan över produktartiklar och tjänster eller ersätta din befintliga lista med de nyligen importerade artiklarna.

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på Försäljning.

  2. Gå till fliken Start i menyfliksområdet och klicka på Produkter och tjänster i gruppen Anpassa.

  3. Klicka på Importera i dialogrutan Produkter och tjänster.

  4. Ange plats och namn för .csv-filen eller klicka på Bläddra och leta reda på filen.

  5. Klicka på något av följande alternativ:

    • Ersätt den befintliga listan med artiklarna i den här filen. Det här tar bort din befintliga lista över produktartiklar och tjänster och ersätter den med den lista med artiklar som du importerar.

    • Lägg till artiklarna i filen i den befintliga listan.

      Viktigt!: Du kan inte ångra importer. Vi rekommenderar att du säkerhetskopierar dina data innan du fortsätter.

  6. Klicka på Importera.

  7. När filen är importerad klickar du på Stäng.

Överst på sidan

Åtgärda .csv-importfel

Om du håller på att importera produkt- och tjänstposter och processen avbryts eller fel rapporteras beror det förmodligen på felaktigt formaterade data i .csv-filen, valutasymboler eller dubbletter av artiklar i den befintliga listan.

Kontrollera formatteringen i .csv-filen

Följande formateringsproblem kan generera felmeddelanden när du importerar en .csv-fil.

Orsak

Lösning

Kolumner saknar rubriker.

Lägg till en kolumnrubrik för varje datatyp. Importen av data blir enklare om du använder en kolumnrubrik som redan finns i Business Contact Manager-databasen.

Kolumnetiketter eller -rubriker är inte unika.

Leta efter dubbletter av etiketter eller rubriker och gör dem unika. Om det exempelvis finns två etiketter eller rubriker som kallas Telefonnummer döper du om en till Telefonnummer 1 och den andra till Telefonnummer 2.

Filen .csv innehåller icke utskrivbara tecken.

Icke utskrivbara tecken är rad-, sid- eller avsnittsbrytningar. Kontrollera att alla dessa är borttagna innan du försöker importera filen igen.

Filen som importeras har fel antal kolumner.

Filen måste innehålla minst tre kolumner ordnade på följande sätt: Artikelnamn, Beskrivning, Enhetspris.

Överst på sidan

Riktlinjer gällande skiljetecken och belopp

Produktpriser och -kvantiteter får inte innehålla valutasymboler eller inre skiljetecken som punkter eller komma. Du kan emellertid använda ett decimaltecken för valuta. Till exempel:

  • För ett belopp som är ett heltal, inklusive valuta, skriver du 10000, men skriv inte beloppet med punkt eller decimalkomma.

  • För priser som innehåller växel skriver du decimalkomma, som i 10,50, när du avser ett pris som är tio kronor och femtio öre.

Utvärdera hur du hanterar dubblettposter

Du kan få ett felmeddelande vid import av produktartiklar och tjänster om du försöker importera artiklar som redan finns i Business Contact Manager för Outlook och du inte har angett att dessa dubbletter ska skriva över befintliga artiklar. Felmeddelandet i felloggfilen anger att artikeln eller artiklarna redan finns i Business Contact Manager för Outlook.

För att korrigera felet importerar du de nya produktartiklarna eller tjänsterna igen. I dialogrutan Importera produktartiklar och tjänster klickar du på Ersätt den befintliga listan med artiklarna i den här filen. Artiklarna i den aktuella listan över produktartiklar och tjänster skrivs över av artiklar i filen som du importerar.

avsnittet importalternativ

När du importerar listan igen visas inget fel om dubblettartiklar.

Överst på sidan

Importera en mapp med Microsoft Outlook-kontakter

Med bara några få klick kan du fylla Business Contact Manager för Outlook med en mängd affärskontakter genom att importera din mapp med Outlook-kontakter.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Importera och exportera.

  3. Klicka på Importera Outlook-kontakter.

    Guiden Importera affärsdata öppnas.

  4. Guiden visar din standardmapp för kontakter som den mapp som ska importeras. Om du vill importera en annan kontaktmapp klickar du på Bläddra. Klicka på den kontaktmapp som du vill importera och klicka sedan på OK.

  5. Välj hur du vill hantera dubblettposter.

    Alternativen är:

    • Importera inte dubblettposter. Dubblettposter i den importerade filen importeras inte, utan de befintliga posterna lämnas oförändrade.

    • Importera dubblettposter som nya poster. Dubblettposter i den importerade filen importeras och får ett annat, relaterat namn, och de befintliga posterna lämnas oförändrade.

      Dubbletter uppstår när namnet på en post som du importerar är identiskt med namnet på en befintlig post.

  6. Klicka på Importera.

Tips: För att importera dina Windows Live Mail-data till Business Contact Manager för Outlook måste du först lägga till ditt Windows Live Mail-konto i Outlook.

Överst på sidan

Importera en ACT!- eller QuickBooks-fil

Om du har affärsdata i ACT! eller QuickBooks kan du importera dem till Business Contact Manager för Outlook med datakonverteringsverktyget och guiden Importera affärsdata. Datakonverteringsverktyget konverterar dina ACT!- eller QuickBooks-data till ett format som Business Contact Manager för Outlook kan tolka.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Importera och exportera.

  3. Klicka på Importera från andra program.

  4. I guiden Importera affärsdata klickar du på Konvertera data. Datakonverteringsverktyget öppnas. Klicka på Nästa.

  5. Klicka på en version av ACT! eller QuickBooks och klicka sedan på Nästa.

  6. Ange plats och namn för filen eller klicka på Bläddra för att leta reda på filen och klicka sedan på Nästa.

  7. Markera kryssrutorna för de kategorier av data som du vill konvertera. I listan Destination väljer du vilken typ av Business Contact Manager för Outlook-post du vill att data ska konverteras till och klickar sedan på Nästa.

  8. Markera de användardefinierade fält som du vill ta med som en del av datakonverteringen och klicka sedan på Nästa.

  9. Klicka på Bläddra för att välja en plats för den konverterade filen, ange ett namn på filen och klicka sedan på Spara. Klicka på Nästa.

  10. Klicka på Nästa. När konverteringen är klar stänger du datakonverteringsverktyget.

  11. Nu kan du importera de data du konverterat enligt proceduren som beskrivs i Importera en Business Contact Manager-fil (.bcm).

    Tips: Du kan ignorera valen för anpassningar eftersom de inte gäller för dina konverterade data.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×