Implementera hantering av arkivhandlingar

Skapa en webbplats för Arkivhandlingscenter

Vi rekommenderar att du skapar ett Arkivhandlingscenter som en webbplatssamling på den översta nivån, inte som en underwebbplats. Du måste vara medlem i SharePoint-gruppen Servergruppsadministratörer på den dator som kör webbplatsen Central administration av SharePoint för att skapa en webbplatssamling.

I SharePoint Online kan du skapa en webbplats för Arkivhandlingarcenter från den översta nivån SharePoint webbplatsen. Klicka på + Skapa webbplatsoch börja sedan med steg 4 nedan.

1. Börja SharePoint 2013 eller 2016 Central Administration.

   • För Windows Server 2008 R2:

     • Klicka på Start, klicka på Microsoft SharePoint 2013-produkter eller Microsoft SharePoint 2013-produkteroch klicka sedan på central administration av SharePoint 2013 eller central administration av SharePoint 2016.

   • För Windows Server 2012:

     • Klicka på Central administration SharePoint 2013 eller På SharePoint 2016 Central Administration på Start-skärmen.

       Om SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central Administration inte finns på startskärmen:

     • Högerklicka på Dator, klicka på Alla apparoch klicka sedan på SharePoint Central administration 2013eller SharePoint Central administration 2016.

2. Klicka på Skapa webbplatssamlingar i avsnittet Programhantering på webbplatsen Central administration.

3. Klicka på nedpilen i avsnittet Webbprogram på sidan Skapa webbplatssamling om webbprogrammet där du vill skapa webbplatssamlingen inte är markerat. På menyn Webbprogram klickar du på Ändra webbprogramoch sedan på det webbprogram där du vill skapa webbplatssamlingen.

4. I avsnittet Rubrik och beskrivning skriver du en rubrik och beskrivning för webbplatssamlingen.

5. I avsnittet Webbplatsadress väljer du vilken sökväg du vill använda för URL-adressen (t.ex. en sökväg med jokertecken, som /webbplatser/ eller rotkatalogen (/).

   Om du väljer en sökväg med jokertecken ska du också skriva webbplatsnamnet som ska användas i webbplatsens URL-adress.

6. I avsnittet Mallval i listan Välj gränssnittsversion väljer du den SharePoint-gränssnittsversion av mallarna som du vill använda.

   Välj upplevelseversion om du vill att webbplatssamlingen ska se ut och köras som en webbplatssamling i SharePoint Server. En webbplatssamling som använder en tidigare version körs i en senare version av SharePoint, men användargränssnittet och användarupplevelsen för webbplatssamlingen återspeglar den tidigare versionen. En webbplatssamling som kan uppgraderas när som helst till den senaste versionen.

7. Välj fliken Företag i avsnittet Mallval och klicka sedan på Arkivhandlingscenter.

8. I avsnittet Primär administratör för webbplatssamling skriver du användarnamnet (i formatet DOMÄN\användarnamn) för den användare som är administratör för webbplatssamlingen.

9. I avsnittet Sekundär administratör för webbplatssamling skriver du användarnamnet för den som är sekundär administratör för webbplatssamlingen. Att ange en sekundär administratör för webbplatssamlingen är den bästa metoden för att säkerställa att någon kan hantera webbplatssamlingen när det inte finns en primär administratör för webbplatssamlingen.

10. Om du använder kvoter för att hantera lagringsutrymme för webbplatssamlingar klickar du på en mall i listan Välj en kvotmall i avsnittet Kvotmall.

11. Klicka på OK.

Skapa bibliotek eller listor för att hantera arkivhandlingar

Bibliotek och listor är viktiga element i hantering av arkivhandlingar. De används som dokumentskåp för varje typ av arkivhandling som du vill lagra eller hantera. Om du associerar innehållstyper (förklaras senare) till bibliotek och listor blir det ännu enklare att kategorisera dina arkivhandlingar. Vi rekommenderar att du skapar ett dokumentbibliotek eller en dokumentlista för varje innehållstyp i filplanen för arkivhandlingar.

Lägga till en befintlig innehållstyp i en lista eller ett bibliotek

När du lägger till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek gör du det möjligt för listan eller biblioteket att innehålla objekt av den typen. När arkivhandlingar skickas till Arkivhandlingscenter dirigeras de till relevant lista eller bibliotek baserat på dokumentets innehållstyp.

Överst på sidan

Skapa och lägga till webbplatskolumner i listor, bibliotek eller innehållstyper

Med kolumner kan du gruppera, kategorisera och spåra arkivhandlingar eller andra objekt. I en webbplatskolumn definieras ett metadataobjekt som kan associeras med en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek. Du kanske till exempel vill lägga till webbplatskolumner för att definiera "författare" eller "slutfört den". Lägg till en webbplatskolumn i en innehållstyp för arkivhandlingar antingen om du vill lagra ett metadataobjekt som skickas med en arkivhandling eller om du vill lägga till metadata för att bättre hantera arkivhandlingen.

Skapa en webbplatskolumn

1. På webbplatsen för arkivhandlingarcenter klickar du Inställningar och sedan på Webbplats Inställningar.

   På en SharePoint gruppansluten webbplats klickar du Inställningarklicka på Webbplatsinnehålloch sedan på Webbplatsinnehåll Inställningar.

2. Klicka på Webbplatskolumner under Webbdesignergallerier på sidan Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Skapa på sidan Webbplatskolumner.

4. På sidan Ny webbplatskolumn anger du önskat namn i rutan Kolumnnamn i avsnittet Namn och typ.

5. Välj vilken typ av information du vill lagra i kolumnen – till exempel valuta, datum och tid eller text.

6. I avsnittet Grupp väljer du den befintliga grupp där den nya webbplatskolumnen ska lagras eller väljer Ny grupp om du vill skapa en ny grupp där kolumnen ska lagras. Grupper är ett sätt att ordna kolumnerna och göra det lättare att hitta dem.

I avsnittet Ytterligare kolumninställningar kan du välja ytterligare önskade kolumninställningar. Alternativen som visas i det här avsnittet varierar beroende på vilken typ av kolumn du väljer i avsnittet Namn och typ. Om den typ av information som ska lagras i kolumnen till exempel är Alternativ kan du ange alternativ att räkna upp i avsnittet Ytterligare kolumninställningar.

1. Klicka på OK.

Lägga till en webbplatskolumn i en innehållstyp för arkivhandlingar

1. På startsidan för webbplatsen för Arkivhandlingarscenter klickar du på Inställningar och sedan på Webbplats Inställningar.

   På en SharePoint gruppansluten webbplats klickar du Inställningarklicka på Webbplatsinnehålloch sedan på Webbplatsinnehåll Inställningar.

2. Klicka på Webbplatsinnehållstyper i avsnittet Webbdesignergallerier.

3. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på den webbplatsinnehållstyp som du vill konfigurera.

4. När du antingen har valt en webbplatsinnehållstyp från den överordnade webbplatsen eller skapat en ny webbplatsinnehållstyp klickar du på Lägg till från befintliga webbplatskolumner i avsnittet Kolumner på sidan med den valda webbplatsinnehållstypen.

5. På sidan Lägg till kolumner i innehållstyp väljer du den grupp du vill filtrera på i listan Välj kolumner från i avsnittet Välj kolumner.

6. Markera den kolumn som du vill lägga till från listan Tillgängliga kolumner och klicka sedan på Lägg till.

7. Under Uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper anger du om underordnade innehållstyper som ärver egenskaper av den här webbplatsinnehållstypen ska uppdateras vid ändringar.

8. När du har lagt till önskade kolumner klickar du på OK.

Överst på sidan

Skapa informationshanteringsprinciper för arkivhandlingar

En informationshanteringsprincip är en uppsättning regler för en innehållstyp. Med informationshanteringsprinciper kan organisationer kontrollera och spåra saker, till exempel hur länge innehåll bevaras eller vilka åtgärder som användare kan vidta med innehållet.

Lägga till principfunktioner i informationshanteringsprincipen

De principfunktioner du kan lägga till i en informationsprincip är etiketter, granskning, förfallofunktioner och streckkoder.

Lägga till en bevarandeprincipfunktion i en informationshanteringsprincip

1. På sidan Redigera princip markerar du kryssrutan Aktivera bevarande.

2. Klicka på Lägg till en bevarandefas och ange när dokumenten ska upphöra att gälla genom att välja ett av följande alternativ för bevarandeperiod: Ange förfallodatum utifrån en datumegenskap genom att välja Den här fasen grundas på en datumegenskap hos objektet, och sedan välja åtgärd (Skapad eller Ändrad) samt tidsperiod (dagar, månader eller år).

3. Skriv ett värde i rutan mellan listorna för att ange tidsperiod.

4. Välj vilken åtgärd som ska utföras när dokumentet upphör att gälla.

5. Om du vill att den valda åtgärden ska upprepas markerar du kryssrutan i avsnittet Återkommande och väljer sedan upprepningsperiod.

6. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till en granskningsprincipfunktion i en informationshanteringsprincip

1. Välj Aktivera granskning i avsnittet Granskning på sidan Redigera princip, och markera sedan kryssrutorna bredvid de händelser du vill behålla en granskningslogg för.

2. Klicka på OK.

   Obs!: Om du vill visa granskningsloggar klickar du på Granskningsloggrapporter och väljer vilken rapport som ska visas på sidan Webbplatssamlingens inställningar.

Lägga till en streckkodsprincipfunktion i en informationshanteringsprincip

1. Välj Aktivera streckkoder i avsnittet Streckkoder på sidan Redigera princip.

2. Markera kryssrutan Be användarna att ange en streckkod…om du vill att det ska krävas av Office-klientprogrammen att användarna anger en streckkod i dokumenten.

Lägga till en principfunktion för etikett i en informationshanteringsprincip

1. Markera kryssrutan Aktivera etiketter i avsnittet Etiketter på sidan Redigera princip.

2. Om du vill att det ska krävas att användarna anger en etikett innan de sparar eller skriver ut ett dokument markerar du Be användarna att lägga till en etikett innan de sparar eller skriver ut.

3. Om du vill förhindra att etiketter ändras efter att de har lagts till markerar du Stoppa ändringar av etiketter när de har lagts till.

4. I rutan Etikettformat skriver du in texten som du vill ska visas på etiketten. Du kan använda valfri kombination av fast text eller dokumentegenskaper förutom beräknade eller inbyggda egenskaper, såsom GUID (globally unique identifier) eller Skapat av. Om du vill börja på en ny rad använder du teckensekvensen \n.

5. Välj ett teckensnitt, en teckenstorlek, en teckenstil och justering för etikettexten.

6. Ange etiketthöjd i tum i rutan Höjd och etikettbredd i tum i rutan Bredd.

7. Klicka på Uppdatera om du vill visa ändringarna.

8. Klicka på OK.

Aktivera hantering av arkivhandlingar på plats på webbplatssamlingsnivån

Det första steget när det gäller att konfigurera ett system för hantering av arkivhandlingar på plats är att aktivera funktionen på webbplatssamlingsnivån. Om du aktiverar funktionen aktiveras kommandot Deklarera/Avdeklarera arkivhandling i menyfliksområdet.

1. På den översta webbplatsnivån klickar du på Inställningar och sedan på Webbplats Inställningar.

   På en SharePoint gruppansluten webbplats klickar du Inställningarklicka på Webbplatsinnehålloch sedan på Webbplatsinnehåll Inställningar.

2. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

3. Bredvid Hantering av arkivhandlingar på plats klickar du på Aktivera.

Konfigurera inställningar för arkivhandlingsdeklaration på webbplatssamlingsnivån

1. På den översta webbplatsnivån klickar du på Inställningar och sedan på Webbplats Inställningar.

   På en SharePoint gruppansluten webbplats klickar du Inställningarklicka på Webbplatsinnehålloch sedan på Webbplatsinnehåll Inställningar.

2. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Administration av webbplatssamling.

3. På sidan Inställningar för arkivhandlingsdeklaration väljer du ett av alternativen i avsnittet Begränsningar för arkivhandlingar om du vill begränsa vad som kan göras med objekt som är deklarerade som arkivhandlingar.

4. I avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration väljer du ifall manuell deklaration av arkivhandlingar ska vara tillgängliga i listor och bibliotek som standard. Om du väljer alternativet Inte vara tillgänglig på alla platser som standard kan arkivhandlingar bara deklareras med en princip eller ett arbetsflöde.

5. I avsnittet Deklarationsroller väljer du de roller som kan deklareras manuellt och avdeklarerade arkivhandlingar.

6. Välj OK.

Konfigurera inställningar för arkivhandlingsdeklaration på list- eller biblioteksnivån

Du kan få större kontroll över var objekt kan deklareras som arkivhandlingar genom att konfigurera arkivhandlingsdeklaration för en lista eller ett bibliotek. När du konfigurerar en lista eller ett bibliotek för arkivhandlingsdeklaration kan du göra så att objekt automatiskt deklareras som arkivhandlingar när de läggs till i listan eller biblioteket.

1. Klicka på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet i den lista eller det bibliotek där du vill konfigurera inställningar för arkivdeklaration och klicka sedan på Bibliotek Inställningar eller Lista Inställningar.

   I SharePoint Online klickar du på Inställningar och sedan på Listinställningar eller Biblioteksinställningar.

2. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Behörigheter och hantering under sidan Dokumentbibliotek/Inställningar för lista.

3. I avsnittet Möjlighet att deklarera arkivhandlingar manuellt väljer du:

4. Om du vill att listan eller biblioteket ska använda standardinställningarna för arkivhandlingsdeklaration som används av webbplatssamlingen,

5. om användare alltid ska tillåtas att manuellt deklarera objekt som arkivhandlingar för listan eller biblioteket eller

6. om användare aldrig får deklarera arkivhandlingar manuellt i listan eller biblioteket.

7. I avsnittet Automatisk deklaration markerar du kryssrutan om du vill att alla objekt som läggs till i listan eller i biblioteket automatiskt ska deklareras som arkivhandlingar.

8. Klicka på OK.

Överst på sidan