Illustrera affärsprocesser med flödesscheman i Visio

Gäller

Microsoft Office Visio® 2003

Med flödesscheman i Visio får du enkelt överblick över hela affärsprocesser. Du kan undersöka vad som fungerar och vad som inte fungerar i din grupps aktivitets- och informationsflöde, analysera problem och identifiera områden som kan förbättras. Du kan även dokumentera dina lösningar på de här problemen och förklara stegen i dina processer så detaljerat eller översiktligt du vill.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt:

Obs!: Du kan visa en kort demonstration av hur man använder flödesscheman i Visio för att analysera och förbättra orderhantering, med namnet Nu ser jag det tydligt: Affärsprocesser i Visio.

Välja korrekta flödesschema för processen

I följande tabell visas vilka typer av flödesscheman i Visio som passar olika typer av data. Välj det flödesschema som passar den affärsprocess som du vill dokumentera och presentera.

Obs!: Flödesscheman som markeras med en asterisk (*) finns även tillgängliga som hämtningsbara mallar från webbplatsen Mallar på Microsoft Office Online. Du behöver Visio 2003 för att kunna använda hämtningsbara mallar.

Flödesschematyp för affärsprocess

Exempel (klicka om du vill ha en större bild)

Syfte

Revisionsdiagram

Exempel på revisionsdiagram

Dokumentera och analysera processer som innefattar ekonomiska transaktioner och lagerhantering.

Enkelt flödesschema*

Exempel på enkelt flödesschema

Beskriv och analysera processer, dokumentera procedurer, visa arbets- eller informationsflöde, följ upp kostnader och effektivitet. Används när du vill dokumentera processförbättringar och processhantering i Six Sigma-projekt.

Orsak och verkan-diagram* (kallas även Ishikawa- eller Fishbone-diagram)

Exempel på orsak och verkan-diagram

Dokumentera de faktorer som bidrar till ett givet resultat. Använd när du vill granska faktorer som bidrar till en viss situation. Dokumentera Six Sigma- och ISO 9000-processer.

Korsfunktionellt flödesschema*

Exempel på korsfunktionellt flödesschema

Visa relationen mellan en affärsprocess och de organisations- eller funktionsenheter som är ansvariga för processen.

Dataflödesdiagram

Exempel på dataflödesdiagram

Dokumentera det logiska dataflödet genom en uppsättning processer eller procedurer, även externa källor eller mål för de dataaktiviteter som omvandlar informationen samt lager för dataförvaring. (Endast tillgängligt för Visio Professional.)

EPC-diagram

Exempel på EPC-diagram

Skapa EPC-diagram (event-driven process chain) när du vill illustrera SAP/R3-affärsprocesser.

Felträdsanalysdiagram

Exempel på felträdsanalysdiagram

Visa de händelser som kan leda till att fel uppstår så att du kan förebygga dem. Används ofta i Six Sigma-processer.

TQM-diagram

Exempel på TQM-diagram

Skapa TQM-flöden (Total Quality Management) för omarbete av affärsprocesser, kvalitetsstyrning (TQM), kontinuerlig förbättring och kvalitetslösningar.

Arbetsflödesdiagram

Exempel på arbetsflödesdiagram

Beskriv, analysera och dokumentera informationsflöden, automatisering av affärsprocesser samt redovisnings-, hanterings- och personalaktiviteter.

Skapa ett flödesschema

Visio innefattar verktyget Koppling som du kan använda när du vill att former ska kopplas automatiskt när du lägger till dem i ditt flödesschema samt när du vill att formerna ska förbli kopplade när du flyttar dem. Verktyget Koppling spar tid när du skapar och omarbetar flödesscheman.

Obs!: Följande metod för att skapa flödesscheman gäller inte orsak och verkan-diagram eller dataflödesdiagram. Mer information om de diagrammen hittar du i hjälpavsnittet i Visio.

Så här skapar du ett flödesschema för affärsprocesser

  1. Peka på NyArkiv-menyn, peka på Affärsprocess och klicka sedan på Enkelt flödesschema.

  2. Dra en Process-form från stencilen Enkelt flödesschema - former till ritningssidan.

  3. Klicka på verktyget Koppling i verktygsfältet Standard .

    Om du inte ser verktyget Koppling pekar du på VerktygsfältVisa-menyn och klickar sedan på Standard.

  4. Dra en andra Process-form till ritningssidan. Formerna kopplas automatiskt.

  5. Fortsätt lägga till Process-, Beslut- och Dokumentformer eller andra former tills alla former du vill använda finns på sidan.

    Alla nya former du lägger till på ritningssidan kopplas till den form som är markerad när du lägger till dem.

  6. Klicka på verktyget Pekare i verktygsfältet Standard .

  7. Om du vill lägga till text till ett processteg klickar du på den form som motsvarar steget och skriver sedan.

  8. Om du vill ändra riktningen på processflödet mellan två steg klickar du på kopplingen mellan stegen. Därefter öppnar du Form-menyn, pekar på Funktioner och klickar på Byt plats på ändpunkter.

  9. Om du vill göra ändringar i flödesschemats layout klickar du på den form du vill flytta och drar den till en ny plats.

Tips: Om du vill koppla flera former samtidigt klickar du på pilen bredvid pekverktyget, klickar på Flera val Verktyget Flera val och markerar de former som du vill koppla i rätt ordning. Öppna Form-menyn och klicka på Koppla ihop former.

Obs!: Även om kopplingsmetoden ovan ofta är det bästa sättet att skapa flödesscheman i Visio finns det även andra sätt. Mer information om kopplingstyper och hur du kan styra de kopplade formernas egenskaper finns i Ansluta de olika processtegen.

Lägga till text, länkar och nummer

Flödesscheman för affärsprocesser ger en översiktlig bild av läget, men du kan enkelt få fram detaljerad information om varje processteg genom att lägga till text och länkar. Du kan även formatera text och kopplingar om du vill att ditt flödesschema ska bli mer lättanvänt. Du kan till exempel ändra storlek och stil på teckensnittet, skapa numrerade listor eller punktlistor i processteg samt numrera processteg. Du kan till och med skapa länkar från steg till stöddokument som visar stegets verkliga komplexitet.

Gör dina processteg mer informationsrika med text, länkar och nummer

Använd den här metoden

När

Hur?

Lägga till och formatera text i flödesschemaformer

Du vill lägga till mer information i stegen i flödesschemat och förbättra diagrammets utseende.

Du kan lägga till och formatera text för:

  • Flödesschemaformer.

  • Kopplingar.

Lägga till en eller fler navigeringslänkar till en flödesschemaform

Du vill hoppa direkt från en form till ett diagram, ett dokument eller en webbsida med detaljerad information om det processteg som formen representerar.

Du kan lägga till länkar från former till:

  • En annan sida i samma diagram.

  • Ett annat diagram.

  • Dokument som skapats i andra program, till exempel Microsoft Office Word® och Microsoft Office Excel®.

  • Webbsidor.

Numrera flödesschemats figurer

Du snabbt vill hitta referenser till processtegen i ett numrerat dokument.

Du kan numrera genom att:

  • Lägga till nummer manuellt eller automatiskt till former i flödesscheman som du redan har skapat.

  • Ange numreringsalternativen i förväg så att formerna numreras automatiskt allt eftersom du släpper dem på sidan.

Lägga till och formatera text

Så här lägger du till text i en flödesschemaform eller kopplingslinje

  • Markera flödesschemaformen eller kopplingen och skriv din text.

Så här formaterar du text

  1. Dubbelklicka på formen och markera den text du vill formatera.

  2. Klicka på TextFormat-menyn.

  3. Välj formateringsalternativ i dialogrutan Text. Klicka på Verkställ om du vill se dina ändringar innan du stänger dialogrutan. Klicka på OK när du är klar.

Lägga till navigeringslänkar

Så här lägger du till navigeringslänkar i en flödesschemaform

  1. Klicka på den form som du vill lägga till en länk till.

  2. Klicka på HyperlänkarInfoga-menyn.

  3. Gör något av följande:

    • Om du vill länka till en webbplats skriver du webbplatsens URL under Adress eller klickar på Bläddra. Klicka på Internet-adress och navigera sedan till sidan i din webbläsare.

    • Om du vill länka till ett dokument klickar du på Bläddra under Adress och klickar sedan på Lokal fil. Navigera till filen på din dator eller på en server och klicka sedan på Öppna.

    • Om du vill länka till en annan sida i samma diagram lämnar du Adress tomt. Klicka på Bläddra under Plats och markera sedan den sida du vill länka till.

  4. Skriv det namn du vill använda för länken i rutan Beskrivning. Den här texten visas när du håller pekaren ovanför länken.

  5. Om du vill lägga till en annan länk till samma form klickar du på Ny och upprepar sedan steg 1 till 3.

  6. När du har lagt till alla länkar till formen klickar du på OK.

Så här följer du länken till dess mål

  1. Högerklicka på den flödesschemaform som du har lagt till länkar till.

  2. Klicka på namnet på den länk du vill använda.

Tips!     När du visar ett flödesschema på helskärm eller i presentationsvyn (klicka på HelskärmVisa-menyn) fungerar länkarna i formerna precis som hyperlänkar på webbplatser.

Numrera flödesschemats figurer

Så här lägger du till nummer i ett befintligt flödesschema

  1. Visa den ritningssida som innehåller de flödesschemaformer som du vill numrera.

  2. Om du bara vill numrera vissa former markerar du dem.

  3. Peka på Tilläggsprogram och ExtraVerktyg-menyn, och klicka sedan på Numrera former

  4. På fliken Allmänt under Funktion klickar du på:

    • Autonumrera om du vill numrera figurerna automatiskt från vänster till höger och uppifrån och ner på ritningssidan.

    • Manuellt genom att klicka om du själv vill bestämma i vilken ordning figurerna ska numreras genom att klicka på figurerna i den ordning du vill ha dem.

  5. Under Tilldelade nummer anger du det nummer du vill börja med samt önskat intervall mellan numren och klickar sedan på OK.

Obs!:  I ett diagram med flera sidor måste du numrera formerna separat på varje sida. Om du vill visa en ritningssida klickar du på en flik längst ned till vänster i ritningsfönstret.

Så här lägger du till nummer när du skapar ett flödesschema

  1. Peka på NyArkiv-menyn, peka på Affärsprocess och klicka sedan på den diagramtyp du vill skapa.

  2. Peka på Tilläggsprogram och ExtraVerktyg-menyn, och klicka sedan på Numrera former

  3. Ange det nummer du vill börja numreringen med samt önskat numreringsintervall under Tilldelade nummer på fliken Allmänt.

  4. Under Funktion klickar du på:

    • Autonumrera om du vill numrera figurerna automatiskt från vänster till höger och uppifrån och ner på ritningssidan.

    • Manuellt genom att klicka om du själv vill bestämma i vilken ordning figurerna ska numreras genom att klicka på figurerna i den ordning du vill ha dem.

  5. Markera kryssrutan Fortsätt numrera former när de släpps på sida och klicka sedan på OK.

  6. När du har lagt till de nummer du vill använda klickar du på Numrera formerVerktyg-menyn. Avmarkera kryssrutan Fortsätt numrera former när de släpps på sida och klicka sedan på OK.

Tips!     Om du vill ändra den automatiska numreringsordningen för formerna klickar du på fliken Avancerat i dialogrutan Numrera former.

Koppla de olika processtegen

Det är svårt att göra fel när man använder metoden med verktyget Koppling som beskrivs i Skapa ett flödesschema. Det är dock bra att lära sig lite mer om kopplingar eftersom mer än en typ av formkoppling används i Visio. Du kan få oväntade resultat om du av misstag blandar kopplingstyper och sedan flyttar på formerna.

Den koppling som beskrivs i Skapa ett flödesschema är en form-till-form-koppling. När du flyttar former som har den här typen av koppling flyttas kopplingarna så att de blir så direkta som möjligt. Om du vill ha mer exakt kontroll över var kopplingarna fäster till vissa former använder du punkt-till-punkt-kopplingar.

Form-till-form-kopplingar

Om du använder den här typen av koppling fästs kopplingens ändar till hela former snarare än specifika punkter i formerna. Om du flyttar formerna ändras kopplingen så att den blir så direkt som möjligt.

Form till form-koppling

Punkt-till-punkt-koppling

Om du använder den här typen av koppling fästs kopplingens ändar till specifika punkter i formerna. Om du flyttar formerna stannar kopplingen på dessa punkter.

Punkt till punkt-koppling

Så här identifierar du kopplingstypen

Om du vill ta reda på om en koppling är av typen form-till-form eller punkt-till-punkt klickar du på den så att den markeras.

Skillnaden mellan form till form-koppling och punkt till punkt-koppling

Bild av knapp Om kopplingens ändpunkter visas med röda fyrkanter betyder det att det rör sig om en form-till-form-koppling. Bild av knapp Om ändpunkterna visas med små röda fyrkanter med symboler (x eller +) betyder det att det rör sig om en punkt-till-punkt-koppling.

Så här ändrar du från en kopplingstyp till en annan

Om du vill ändra en form-till-form-koppling till punkt-till-punkt drar du kopplingens ändpunkt från formen och drar sedan tillbaka den till den kopplingspunkt, markerad med ett blått x, där du vill att den ska kopplas till formen. Om du vill ändra en punkt-till-punkt-koppling till form-till-form drar du kopplingens ändpunkt över processtegsformen tills en röd ruta omger hela formen.

Ändra punkt till punkt till form till form-koppling

Arbeta med stora flödesscheman

Många processer är långa och komplexa, så flödesscheman blir ofta för långa för att kunna skrivas ut på en sida av letter-storlek. Det finns flera metoder för att göra stora flödesscheman lättare att arbeta med eller dela med sig av.

Metod

Beskrivning

Visa detaljer i nivåer

Skapa ett flödesschema med höga nivåer på en sida. Från varje steg på hög nivå skapar du nivåer med ett mer detaljerat flödesschema på en ny sida.

Referens till andra sidor

Rita så mycket av flödesschemat som du kan på en sida. Använd sedan en referens till en annan sida och skapa en länk till den sida där flödesschemat fortsätter.

Referens på sidan

Rita så mycket av flödesschemat som du kan genom att flytta nedåt och tvärs över sidan. Använd sedan en referens på sidan som visar att flödesschemat fortsätter högst upp eller till vänster på sidan.

Ändra storlek på ritningssidan och skriv ut

Ändra storleken på ritningssidan som ska innehålla flödesschemat och skriv sedan ut ditt diagram.

Så här skapar du ett flödesschema med undernivåer

  1. Peka på NyArkiv-menyn, peka på Affärsprocess och klicka sedan på den schemaflödestyp du vill skapa.

  2. Skapa ett flödesschema med höga nivåer genom att släppa former på ritningssidan.

  3. Klicka på Ny sidaInfoga-menyn. Skriv ett namn för den nya sidan om du vill och klicka sedan på OK.

  4. Klicka på fliken Sida längst ned i fönstret för ritningssidan när du vill återgå till flödesschemasidan med höga nivåer.

  5. Till den form som representerar ett processteg som du vill definiera i detalj på den nya ritningssidan kan du skapa en navigeringslänk som leder till den nya ritningssidan.

  6. Upprepa steg 3–5 för alla processteg på hög nivå som du vill ange mer detaljerad information för.

  7. Släpp former på de nya ritningssidorna när du vill skapa de flödesscheman som du vill visa mer detaljerad information för.

Så här skapar du ett flödesschema med hjälp av referenser till andra sidor

  1. Peka på NyArkiv-menyn, peka på Flödesschema och klicka sedan på den schemaflödestyp du vill skapa.

  2. Skapa ett flödesschema genom att släppa former på ritningssidan. Lägg till former tills du närmar dig den nedre kanten eller högerkanten av ritningssidan.

  3. Dra formen Referens till andra sidor till sidan och placera den nära kanten, som den sista formen.

  4. Klicka på OK om du vill lägga till formen Referens till andra sidor till den aktuella sidan och om du vill skapa en ny ritningssida som har sin egen Referens till andra sidor-form.

  5. När du har markerat formen Referens till andra sidor på den nya ritningssidan klickar du på verktyget Koppling i verktygsfältet Standard.

  6. Fortsätt lägga till flödesschemaformer tills ditt flödesschema är klart eller tills du når slutet på den nya ritningssidan.

  7. Upprepa steg 3–6 om du vill lägga till fler referenser till andra sidor.

Obs!: Former för referenser till andra sidor ingår inte i de stenciler som öppnas med diagrammen dataflöde, orsak och verkan, EPC och felträdsanalys i Visio. Om du vill använda referenser till andra sidor i något av dessa diagram hittar du dem i stencilen Enkelt flödesschema - former. Peka på FormerArkiv-menyn, peka på Affärsprocess och klicka sedan på Enkelt flödesschema - former.

Så här navigerar du mellan sidor med hjälp referenser till andra sidor

  • Dubbelklicka på en Referens till andra sidor-form om du vill gå till den sida som formen refererar till.

Så här skapar du ett flödesschema med hjälp av referenser på sidan

  1. Peka på NyArkiv-menyn, peka på Affärsprocess och klicka sedan på den schemaflödestyp du vill skapa.

  2. Skapa ett flödesschema genom att släppa former på ritningssidan. Lägg till former tills du närmar dig den nedre kanten eller högerkanten av ritningssidan.

  3. Dra formen Referens på sidan till sidan och placera den nära kanten, som den sista formen.

  4. Markera formen och ange en särskiljande etikett, exempelvis en siffra eller en bokstav.

  5. Klicka på DupliceraRedigera-menyn och dra sedan den duplicerade formen högst upp eller till vänster på ritningssidan.

  6. När du har markerat formen Referens på sidan på den nya ritningssidan klickar du på verktyget Koppling i verktygsfältet Standard.

  7. Fortsätt lägga till flödesschemaformer tills ditt flödesschema är färdigt eller tills du når slutet på sidan.

  8. Upprepa steg 3–7 om du vill lägga till en annan referens på sidan.

Obs!: Formen Referenser på sidan ingår inte i de stenciler som öppnas med diagrammen dataflöde, orsak och verkan, EPC och felträdsanalys. Om du vill använda referenser till andra sidor i något av dessa diagram hittar du dem i stencilen Enkelt flödesschema - former. Peka på FormerArkiv-menyn, peka på Affärsprocess och klicka sedan på Enkelt flödesschema - former.

Så här ändrar du storlek på ritningssidan och skriver ut ditt diagram

  1. Klicka på verktyget Pekare med flödesschemat öppet.

  2. Sätt pekaren över en av sidans kanter och tryck sedan på Ctrl-tangenten. När pekaren blir en dubbelriktad pil drar du i sidans kant.

  3. Om du vill skriva ut diagrammet efter att du har ändrat storlek på sidan klickar du på UtskriftsformatArkiv-menyn. Klicka på Anpassa till ett ark vågrätt med ett ark lodrätt på fliken Skrivarinställning och klicka sedan på OK.

Tips:  Du kan förhandsgranska sidbrytningar och ändra dem innan du skriver ut.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×