Hur fungerar versionshantering i en SharePoint-lista eller ett bibliotek

Hur fungerar versionshantering i en SharePoint-lista eller ett bibliotek

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När versionshantering är aktiverat i din SharePoint lista eller ett bibliotek kan du lagra, spåra och återställa objekt i en lista och filer i ett bibliotek när de ändrar. Versionshantering, tillsammans med andra inställningar, till exempel utcheckning, ger dig ett stort antal kontroll över det innehåll som anslås på webbplatsen och kan ge reella värdet om du någonsin behöver titta på eller återställa en gammal version av ett objekt eller en fil.

Obs!: Versionshantering är aktiverad som standard i SharePoint bibliotek och inaktiverat som standard i SharePoint visas. Mer information om hur du konfigurerar versionshantering finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Uppdaterad 19 januari 2017 tack vare feedbackfrån kunder.

Översikt över versionshantering

Alla som har behörighet att hantera listor kan aktivera eller inaktivera versionshantering för bibliotek. Versionshantering är tillgängliga för listobjekt i alla listtyper som standard – inklusive kalendrar, problemet uppföljning listor och anpassade listor. Det är också tillgängligt för alla filtyper som kan lagras i bibliotek, inklusive webbdelssidor. Mer information om hur du konfigurerar och använder versionshantering finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Obs!: Om du är en Office 365-kund är versionshanteringen aktiverad som standard när du skapar nya OneDrive för företag-bibliotek. Den sparar de senaste tio versionerna av ett dokument automatiskt. På så sätt kan du förhindra att du förlorar viktiga dokument eller data. Om du har befintliga bibliotek på din OneDrive för företag-webbplats eller gruppwebbplats där versionshanteringen inte är aktiverad kan du aktivera den när som helst.

Du kan använda versionshantering för att:

  • Spåra en versions historik    När versionshantering är aktiverat kan du se när ett objekt eller en fil har ändrats och vem som gjort ändringen. Du kan också se om egenskaper (information om filen) har ändrats. Om någon exempelvis ändrar förfallodatumet för ett listobjekt visas den informationen i versionshistoriken. Du kan också se de kommentarer som användare lägger till när de checkar in filer i bibliotek.

  • Återställa en tidigare version    Om du har gjort ett misstag i en aktuell version, om den aktuella versionen är skadad eller om du föredrar en tidigare version kan du byta ut den aktuella versionen mot en tidigare version. Den återställda versionen blir den nya aktuella versionen.

  • Visa en tidigare version    Du kan visa en tidigare version utan att skriva över den aktuella versionen. Om du visar versionshistoriken i ett Microsoft Office-dokument, till exempel en Word- eller Excel-fil, kan du jämföra de två versionerna och se vad som har ändrats.

När versionshantering är aktiverad skapas versioner under följande omständigheter:

  • När ett listobjekt eller en fil skapas första gången eller när en fil överförs.

    Obs!: Om filutcheckning krävs måste du kontrollera filen och skapa dess första version.

  • När en fil överförs som har samma namn som en befintlig fil och kryssrutan Lägg till som en ny version i befintliga filer är markerad.

  • När egenskaperna för ett listobjekt eller en fil ändras.

  • När en fil öppnas, redigeras och sparas. Det skapas en version första gången du klickar på Spara. Detta nya versionsnummer behålls under den aktuella redigeringssessionen även om du sparar filen flera gånger. När du stänger filen och öppnar den på nytt för en ny redigeringssession skapas en annan version.

  • Vid samtidig redigering av ett dokument när en annan användare börjar arbeta med dokumentet eller när användaren klickar på Spara för att överföra ändringar i biblioteket. Standard period för att skapa nya versioner under samtidig redigering är 30 minuter. Detta kan konfigureras av en administratör per webbprogram i SharePoint lokal. Den här inställningen kan inte konfigureras i SharePoint Online. Om du vill ändra tiden för lokala versioner av SharePoint finns i Konfigurera samtidig redigering versionshantering perioden i SharePoint.

Det kan finnas upp till tre aktuella versioner av en fil vid en och samma tidpunkt: den utcheckade versionen, den senaste del- eller utkastversionen och den senaste publicerade versionen eller huvudversionen. Alla andra versioner betraktas som historiska versioner. En del aktuella versioner är bara synliga för användare som har behörighet att visa dem.

En del organisationer spårar både huvud- och delversioner av filer i sina bibliotek. Andra spårar bara huvudversionerna. Huvudversioner identifieras med heltal, t.ex. 5.0, och delversioner med decimaltal, t.ex. 5.1.

De flesta organisationer använder delversioner medan filer utvecklas och huvudversioner när vissa milstolpar har uppnåtts eller när filerna är klara att granskas av en bred publik. I många organisationer konfigureras utkastsäkerhet så att endast filens ägare och personer med tillstånd får godkänna filer. Det innebär att delversioner bara kan ses av andra personer när en huvudversion har publicerats.

Huvudversioner är tillgängliga för listor, men inte delversioner. Alla versioner av ett listobjekt numreras med ett heltal. Om din organisation kräver att objekt i en lista ska godkännas kommer objekten att ha statusen Väntande tills de godkänns av någon med behörighet att göra det. När objekten har statusen Väntande numreras de med decimaltal och refereras till som utkast.

Mer information om att aktivera och konfigurera versionshantering, inklusive huvud- och delversioner versioner finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Versionsnummer läggs till automatiskt varje gång du skapar en ny version. I en lista eller ett bibliotek där huvudversioner spåras har versionerna heltal, t.ex. 1.0, 2.0, 3.0 och så vidare. I bibliotek kan administratören aktivera versionshantering för både huvud- och delversioner. När delversioner spåras numreras de med decimaltal, exempelvis 1.1, 1.2, 1.3 och så vidare. När någon av dessa versioner publiceras som en huvudversion blir numret 2.0. Efterföljande delversioner numreras 2.1, 2.2, 2.3 och så vidare.

När du tar bort en utcheckning ändras inte versionsnumret. Om den allra senaste versionen var 3.0, heter den fortfarande 3.0 när du har tagit bort utcheckningen.

När du tar bort en version går versionen till Papperskorgen och dess siffran blir med den. Versionshistoriken visas den återstående versionsnummer. Andra versionsnummer ändras inte. Om du har sparat ett dokument som har delversioner 4.1 och 4.2, och du bestämmer dig för att ta bort version 4.1, visar den resulterande versionshistoriken endast version 4.0 och 4.2. Följande bild illustrerar detta.

Mer information om att aktivera och konfigurera versionshantering, inklusive huvud- och delversioner versioner finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Versionshistorik med en delversion har tagits bort

Vissa företag tillåter ett obegränsat antal versioner medan andra väljer att begränsa antalet. Du har kanske upptäckt att äldre versioner kan försvinna när du checkar in en ny version av en fil. Om den senaste versionen har nummer 26.0 och version 1.0 inte längre visas, innebär det att administratören har konfigurerat biblioteket så att endast 25 huvudversioner av filen visas. När version 26 lades till togs version 1 bort, och endast version 2.0 till och med 26.0 visas. På samma sätt försvinner version 2.0 när version 27 läggs till, varefter endast version 3.0 till och med 27.0 visas.

Administratören kan också välja att begränsa antalet delversioner till bara de senaste versionerna. Om exempelvis 25 huvudversioner tillåts kan administratören välja att bara behålla delutkast för de 5 senaste huvudversionerna. Antalet delversioner mellan huvudversioner är som standard 512. Om du försöker spara en till delversion visas ett felmeddelande som anger att du måste publicera dokumentet först. Webbplatsadministratören kan ändra standardinställningen så att färre delversioner tillåts.

Om en lista eller ett bibliotek begränsar antalet huvudversioner, tas tidigaste versioner bort när gränsen nås. Om endast 20 versioner finns kvar, och ni skapar 25 versioner, hålls exempelvis bara versioner 6 till och med 25. Om en annan version skapas behålls endast versioner 7 till 26. Om listan eller biblioteket begränsningar versioner, bör du kontrollera att deltagare är medvetna om att tidigare versioner tas bort när gränsen på version.

I ett bibliotek som begränsar antalet huvudversioner den behåller delversioner för tas delversioner bort för de tidigare huvudversioner när version gränsen nås. Om du Behåll utkast för endast 10 huvudversioner och ni skapar 15 huvudversioner, kommer endast huvudversioner hållas för tidigaste versioner. Delversioner som hör till fem tidigaste större versioner – till exempel 1.2 eller 2.3 – tas bort, men huvudversioner – 1, 2 och så vidare – hålls, såvida inte biblioteket begränsar även huvudversioner.

Versionsbegränsning är ofta god praxis. Du sparar plats på servern och versionshanteringen blir mindre rörig. Implementera inte versionsbegränsningar om ditt företag av juridiska eller andra skäl måste spara alla tidigare versioner.

= 0

Viktigt!: Om din organisation begränsar antalet versioner som lagras tas de äldsta versionerna bort permanent när gränsen nås. De skickas inte till Papperskorgen.

Mer information om att aktivera och konfigurera versionshantering, inklusive begränsningar, finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Du kan konfigurera vem som kan visa utkast av listobjekt och filer. Utkast skapas i två situationer:

  • När en mindre version av en fil skapas eller uppdateras i ett bibliotek spårar som huvud-och delversioner.

  • När ett listobjekt eller en fil skapas eller uppdateras men ännu inte godkänts i en lista eller ett bibliotek i vilket innehållsgodkännande krävs.

När du spårar huvudversioner och delversioner, kan du ange om användare måste ha behörighet att redigera filer innan de kan läsa en delversion. När den här inställningen tillämpas, kan personer som har behörighet att redigera filen arbeta med filen. De som bara har läsbehörighet kan inte se delversionen. Du kanske till exempel inte vill att alla som har åtkomst till ditt bibliotek ska kunna visa kommentarer eller revisioner medan en fil redigeras. Om huvud- och delversioner spåras och ingen har publicerat en huvudversion ännu, är filen inte synlig för användare som inte har behörighet att se utkastobjekt.

När innehållsgodkännande krävs kan ange du om filer som väntar på godkännande kan visas av användare med behörighet att läsa, personer med behörighet att redigera, eller bara den författare och personer med behörighet att godkänna objekt. Om både huvudversioner och delversioner spåras publicera författaren en huvudversion innan filen kan skickas för godkännande. När innehållsgodkännande krävs, visas personer som har behörighet att läsa innehåll men har inte behörighet att se utkastobjekt den senast godkända eller större versionen av filen.

Du kan begränsa hur många versioner av objekten i en lista eller filer sparas i en lista eller ett bibliotek som kan hjälpa dig för att bevara serverutrymme. Om din grupp skapar ett stort antal versioner, kan begränsa antalet versioner hjälpa ditt team att bättre hantera och hitta tidigare versioner. Om till exempel teamet behåller många versioner över flera månader eller år.

s, kan det vara svårt för medlemmar som du vill bläddra igenom versionshistorik att hitta de versioner som de behöver. Om din grupp behöver visa eller behålla något av dess tidigare versioner, antingen inte begränsa antalet versioner som ska behålla eller ange hur många versioner som du hålla en hög tal.

Om biblioteket spårar huvudversioner och delversioner, kan du välja hur många huvudversioner av filer du vill behålla och hur många delversioner för var och en större version du vill behålla. Som standard kan varje huvudversion ha upp till 511 utkast (delversioner).

Beroende på hur ditt team fungerar teamet kanske är troligare att behöver dess senaste delversioner, till exempel en version som har redigerats nyligen. Över tiden är teamet mindre troligt att behöva en äldre delversion. Vanligtvis representerar en huvudversion en milstolpe, till exempel en fil som skickats för granskning eller publikation, en delversion är en arbete pågår som inte är redo att låta alla webbplats deltagare att läsa.

Om en lista eller ett bibliotek begränsar antalet huvudversioner, tas tidigaste versioner bort när gränsen nås. Om endast 20 versioner finns kvar, och ni skapar 25 versioner, hålls exempelvis bara versioner 6 till och med 25. Om en annan version skapas behålls endast versioner 7 till 26. Om listan eller biblioteket begränsningar versioner, bör du kontrollera att deltagare är medvetna om att tidigare versioner tas bort när gränsen på version.

I ett bibliotek som begränsar antalet huvudversioner den behåller delversioner för tas delversioner bort för de tidigare huvudversioner när version gränsen nås. Om du Behåll utkast för endast 10 huvudversioner och ni skapar 15 huvudversioner, kommer endast huvudversioner hållas för tidigaste versioner. Delversioner som hör till fem tidigaste större versioner – till exempel 1.2 eller 2.3 – tas bort, men huvudversioner – 1, 2 och så vidare – hålls, såvida inte biblioteket begränsar även huvudversioner.

Versionshantering är aktiverat automatiskt när ett bibliotek skapas och inte när en lista skapas. Alla som har behörighet att hantera listor kan aktivera eller inaktivera versionshantering. På många platser som är samma person som hanterar webbplatsen eftersom listorna och biblioteken ärver behörigheter från webbplatsen. Förutom att aktivera versionshantering beslutar webbplatsägaren (eller någon annan hantera listan eller biblioteket) om du vill kräva godkännande av innehåll, vem som kan visa utkast, och om utcheckning krävs. Var och en av dessa beslut påverkar på hur fungerar versionshantering. Till exempel om den person som hanterar ett bibliotek måste checkas ut, skapas versionsnummer bara när en fil checkas in. Om innehållsgodkännande krävs huvudversion nummer används inte förrän filer har godkänts av någon som har behörighet att göra detta.

Viktigt!:  Om de personer som arbetar i biblioteket planerar att redigera dokument samtidigt ska inte biblioteket konfigureras så att utcheckning krävs. Personer kan inte samredigera dokument när de dokument de behöver är utcheckade.

Om du vill lära dig att aktivera versionshantering för en lista eller ett bibliotek, finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Om versionshantering är aktiverat i biblioteket kan den person som ställer in avgör om du vill spåra huvudversioner och delversioner och även avgör vem som kan se delversioner. I de flesta fall när innehåll godkännande krävs se endast ägaren av filen och personer som har behörighet att godkänna objekt, delversioner. I andra bibliotek kan vem som kan redigera filer i biblioteket eller alla som har läsbehörighet till bibliotek, se alla versioner. När en version har godkänts kan alla som har läsbehörighet för listan eller biblioteket ser versionen.

Även om listor inte har huvudversioner och delversioner anses alla objekt med status Väntande vara utkast. Vanligen kan endast objektets ägare och användare med fullständig behörighet eller konstruktörsbehörighet se utkastet. Dessa användare ser utkastet som status Väntande, övriga användarna ser endast de senaste objekten med status Godkänd i versionshistoriken. Om en fil avvisas förblir den Väntande tills någon med rätt behörighet tar bort den.

En väntande objekt eller en fil är synlig endast för den som skaparen och för personer med behörighet att hantera listor som standard, men du kan ange om andra grupper av användare kan visa de objekt eller en fil. Om biblioteket är konfigurerat att spåra huvudversioner och delversioner kan måste den person som redigerar filen publicera en huvudversion av filen.

Mer information om hur du konfigurerar godkännande för dokument finns i kräva godkännande för objekt i en lista eller ett bibliotek.

Obs!: Säkerheten för utkast i vissa listor och bibliotek är konfigurerad så att alla webbplatsanvändare kan visa både väntande och godkänd versioner.

Om versionshantering är aktiverat för ett bibliotek och du checkar ut en fil, skapas en ny version varje gång du checkar in filen. Och om huvudversioner och delversioner har aktiverats kan du välja vilken typ av version som du vill checka in när du checkar in filen. I bibliotek som kräver utcheckning skapas bara versioner vid incheckning.

I bibliotek där utcheckning inte krävs skapas en ny version av filen när den sparas första gången efter att den öppnats. Varje gång du sparar filen därefter skrivs den version som skapades första gången som filen sparades över. Om du stänger programmet och sedan öppnar filen igen kommer återigen en ny version att skapas första gången filen sparas. Detta kan snabbt leda till många versioner.

Mer information om Kontrollera in och ut finns i Checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

Viktigt!:  Om du arbetar ihop med andra på ett dokument bör du undvika att checka ut dokumentet om du inte har anledning att hindra de andra från att arbeta i samma dokument.

Kräva utcheckning kan hjälpa ditt team få ut mest av versionshantering, eftersom personer utser speciellt när en version ska skapas. En version skapas när någon checkar ut en fil, ändrar den och sedan checkar in filen igen. När utcheckning inte är obligatoriska, skapas en version när någon sparar en fil och den här versionen uppdateras när det stängs. Om den personen eller någon annan öppnar och sparar filen igen, skapas en annan version. Beroende på situationen, du kanske inte har för avsikt för flera versioner skapas, till exempel om du måste stänga en fil för att delta i ett möte innan du är klar med dina ändringar till filen.

När utcheckning krävs inte personer lägga till filer, ändra filer eller ändra filegenskaperna utan första checka ut filen. När personer checka in filer, uppmanas de att ange kommentarer om de ändringar som de gjorde som hjälper dig för att skapa ett mer beskrivande versionshistorik.

Obs!: Om biblioteket kommer att lagra filer i Microsoft Project (MPP) som är synkroniserade med uppgiftslistor på webbplatsen ska vara avmarkerad rutan måste checkas ut.

Mer information om hur du kräver utcheckning finns i Konfigurera ett bibliotek Kräv utcheckning av filer.

Listor och bibliotek med behörighet som rör versionshantering och utcheckning och som varierar beroende på den behörighetsnivå som används för en användare eller en viss grupp. Någon som kan redigera behörighetsnivåer kan konfigurera behörigheterna annorlunda eller skapa en ny grupp med anpassade behörighetsnivåer.

Dessa behörigheter kan flexibilitet i hur du hanterar dina bibliotek. Till exempel kanske du vill att någon ska kunna ta bort versioner av en fil utan att ha behörighet att ta bort själva filen. Behörighet att Ta bort versioner är inte samma som behörighet att Ta bort objekt, så du kan lägga till en anpassad nivå på kontrollen.

I följande tabell visas de behörigheter som är relaterade till versionshantering och checka ut och som standard behörighetsnivåer som de gäller för.

Behörighet

Standardbehörighetsnivå

Visa versioner

Fullständig behörighet, Design, delta och läsa

Ta bort versioner

Fullständig behörighet designa och bidra

Ignorera utcheckning

Fullständig behörighet och Design

Godkänna objekt

Fullständig behörighet och Design

Mer information om behörigheter finns i Förstå behörighetsnivåer i SharePoint.

Lämna en kommentar

Var den här artikeln till hjälp? Berätta det i så fall för oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Ange även din version av SharePoint, operativsystem och webbläsare. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×