Hitta poster som har de senaste senaste datumen

Överväg att använda ett filter i stället för en fråga med de högsta värdena

Ett filter är oftast bättre om du har ett visst datum i åtanke. För att avgöra om du ska skapa en toppvärdesfråga eller använda ett filter ska du tänka på följande:

• Om du vill returnera alla poster där datumet matchar, är före eller senare än ett visst datum använder du ett filter. Om du till exempel vill visa datumen för försäljning mellan april och juli använder du ett filter.

• Om du vill returnera ett angivet antal poster som har de senaste eller senaste datumen i ett fält och du inte känner till de exakta datumvärdena, eller om de inte spelar någon roll, skapar du en fråga med de högsta värdena. Om du till exempel vill visa de fem bästa försäljningskvar kvartalen använder du en fråga med de högsta värdena.

Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Använda ett filter för att visa vissa poster i en Access-databas.

Överst på sidan

Klistra in exempeldata i Excel-kalkylblad

1. Starta Excel. En tom arbetsbok öppnas.

2. Tryck på SKIFT+F11 för att infoga ett kalkylblad (du behöver fyra).

3. Kopiera data från varje exempeltabell till ett tomt kalkylblad. Ta med kolumnrubrikerna (den första raden).

Skapa databastabeller från kalkylbladen

1. Markera data från det första kalkylbladet, inklusive kolumnrubrikerna.

2. Högerklicka i navigeringsfönstret och klicka sedan på Klistra in.

3. Klicka på Ja för att bekräfta att den första raden innehåller kolumnrubriker.

4. Upprepa steg 1–3 för vart och ett av de återstående kalkylbladen.

Skapa en grundläggande toppvärdesfråga

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på tabellen Anställda och klicka sedan på Stäng.

   Om du använder exempeldata lägger du till tabellen Anställda i frågan.

3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i designrutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält eller dra och släppa varje fält i en tom cell i fältraden.

   Om du använder exempeltabellen lägger du till fälten Förnamn, Efternamn och Födelsedatum.

4. I fältet som innehåller de högsta och lägsta värdena (fältet Födelsedatum om du använder exempeltabellen) klickar du på raden Sortera och väljer antingen Stigande ellerFallande.

   Fallande sorteringsordning returnerar det senaste datumet och stigande sorteringsordning returnerar det tidigaste datumet.

   Viktigt!: Du måste bara ange ett värde på raden Sortera för fält som innehåller datum. Om du anger en sorteringsordning för ett annat fält returnerar frågan inte de resultat du vill ha.

5. Klicka på nedåtpilen bredvid Alla (listan Med mest värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange antingen antalet poster som du vill se eller välj ett alternativ i listan.

6. Klicka på köra frågan och visa resultatet i databladsvyn.

7. Spara frågan som NextBirthDays.

Du kan se att den här typen av toppvärdesfråga kan besvara grundläggande frågor, till exempel vem som är den äldsta eller äldsta personen i företaget. I följande steg förklaras hur du använder uttryck och andra villkor för att lägga till kraft och flexibilitet i frågan. Villkoren som visas i nästa steg returnerar de kommande tre anställdas födelsedagar.

Lägg till villkor i frågan

I de här stegen används frågan som skapades i föregående procedur. Du kan följa med i en annan toppvärdesfråga så länge den innehåller faktiska datum-/tidsdata, inte textvärden.

1. Högerklicka på frågan NextBirthDays i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.

2. I frågerutnätet, i kolumnen till höger om födelsedatum, anger du följande:
   Month Parameter: DatePart("m",[BirthDate]).
   Det här uttrycket extraherar månaden från Födelsedatum med hjälp av funktionen DatumDel.

3. I nästa kolumn i frågerutnätet anger du följande:
   DayOfMonthDatabas: DatePart("d",[BirthDate])Det här uttrycket extraherar dagen i månaden från Födelsedatum med funktionen
   DatumDel.

4. Avmarkera kryssrutorna på raden Visa för vart och ett av de två uttryck som du just angav.

5. Klicka på raden Sortera för varje uttryck och välj sedan Stigande.

6. Skriv följande uttryck på raden Villkor i kolumnen Födelsedatum:
   Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) ELLER Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) OCH Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum())Det här uttrycket gör
   följande:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) anger att födelsedatumet för varje anställd infaller i en kommande månad.

   • The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date in the current month, the birthday falls on or after the current day.

     Det här uttrycket exkluderar i korthet poster där födelsedagen inträffar mellan den 1 januari och dagens datum.

     Tips:  Fler exempel på frågevillkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

7. Skriv 3 i returrutan i gruppen Frågeinställningar på flikenDesign.

8. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design .

Överst på sidan

Skapa en summafråga

I den här proceduren används exempeltabellen Händelser och exempeltabellen EventType för att besvara den här frågan:

När var den senaste händelsen av varje händelsetyp, exklusive undantag?

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på tabellerna Händelser och EventType.
   Varje tabell visas i den övre delen av frågedesignern.

3. Dubbelklicka på fältet EventType i tabellen EventType och fältet EventDate från tabellen Händelser för att lägga till fälten i frågerutnätet.

4. I frågerutnätet, på raden Villkor i fältet EventType, anger du<>konsert.

   Tips:  Fler exempel på villkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

5. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

6. Klicka på summaraden i fältet EventDate i frågerutnätet och klicka sedan på Max.

7. Klicka på SQL-vy i gruppen Resultat på fliken Design och sedan på Datablad.

8. Ersätt MaxOfEventDate med MostRecent i slutet av SELECT-satsen, precis efter NYCKELORD-nyckelordet i SQL-fönstret.

9. Spara frågan som MostRecentEventByType.

Skapa en andra fråga för att lägga till mer data

I den här proceduren används frågan MostRecentEventByType från föregående procedur för att besvara den här frågan:

Vem var kund vid den senaste händelsen för varje händelsetyp?

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på Frågan MostRecentEventByType på fliken Frågor.

3. Dubbelklicka på tabellen Händelser och tabellen Kunder på fliken Tabeller.

4. Dubbelklicka på följande fält i frågedesignern:

   1. Dubbelklicka på EventType i tabellen Händelser.

   2. I frågan MostRecentEventByType dubbelklickar du på MostRecent.

   3. Dubbelklicka på Företag i tabellen Kunder.

5. I frågerutnätet, på raden Sortera i kolumnen EventType, väljer du Stigande.

6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Överst på sidan