Hitta poster med det senaste eller tidigaste datumet

I den här artikeln beskrivs hur du använder en fråga om högsta eller lägsta värde när du vill söka efter det senaste eller tidigaste datumet i en uppsättning med poster. Du använder informationen som den här typen av fråga returnerar för att besvara en mängd olika affärsrelaterade frågeställningar, t.ex. när en kund senast gjorde en beställning.

Vad vill du göra?

Förstå hur frågor om högsta och lägsta värde fungerar tillsammans med datum

Hitta det senaste eller tidigaste datumet

Hitta det senaste eller tidigaste datumet för poster i kategorier eller grupper

Hitta de senaste och tidigaste datumen

Förstå hur frågor om högsta och lägsta värde fungerar tillsammans med datum

Du använder en fråga om högsta eller lägsta värde när du behöver hitta poster som innehåller det senaste eller tidigaste datumet i en tabell eller grupp med poster. Du kan sedan använda dessa data för att besvara en mängd olika frågeställningar, t.ex.:

  • När genomförde en anställd senast en försäljning? Svaret kan hjälpa dig att identifiera den mest respektive minst produktiva medarbetaren.

  • När gjorde en kund senast en beställning? Om en kund inte har gjort en beställning under en viss tidsperiod kanske du ska flytta kunden till en inaktiv lista.

  • Vem har födelsedag härnäst, eller nästa n:e födelsedag?

Regler för att skapa och använda frågor om högsta eller lägsta värde

Du kan skapa en fråga om högsta eller lägsta värde genom att först skapa en urvalsfråga. Beroende på vilket resultat som du vill ha, ska du använda antingen en sorteringsordning på frågan eller konvertera frågan till en summeringsfråga. Om du konverterar frågan ska du sedan använda en mängdfunktion, t.ex.Max eller Min om du vill returnera det högsta eller lägsta värdet, eller Första eller Sista om du vill returnera det tidigaste eller senaste datumet. Du använder bara summeringsfrågor och mängdfunktioner när du behöver hitta data som finns inom en uppsättning med grupper eller kategorier. Anta att du behöver hitta försäljningssiffror för ett givet datum för varje ort där företaget har sin verksamhet. I så fall blir orterna kategorier (du vill hitta data per ort) och du använder en summeringsfråga.

Oavsett vilken frågetyp du använder ska du komma ihåg att frågor måste använda fält som innehåller beskrivande data, t.ex. kundnamn, samt ett fält som innehåller datumvärdet du vill hitta. Datumvärdena måste dessutom finnas i ett fält med datatypen Datum/tid. Frågorna som beskrivs i den här artikeln misslyckas om du försöker att köra dem mot datumvärden i ett textfält. Om du vill använda en summeringsfråga måste datafälten dessutom innehålla kategoriinformation, t.ex. ett orts- eller land/områdesfält.

Välja mellan en fråga om högsta eller lägsta värde eller ett filter

Du väljer om du ska använda en fråga om högsta eller lägsta värde eller tillämpa ett filter utifrån följande:

  • Om du vill returnera posterna med det senaste datumet i ett fält, och du inte känner till de exakta datumvärdena (eller om de inte spelar någon roll), skapar du en fråga om högsta eller lägsta värde.

  • Om du vill returnera alla poster där datumet matchar, infaller före eller senare ett visst datum, ska du använda ett filter. Om du t.ex.l vill visa datumet för försäljningar mellan april och juli, använder du ett filter. Filter beskrivs inte i det här avsnittet.

    Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Filter: Begränsa antalet poster i en vy.

Överst på sidan

Hitta det senaste eller tidigaste datumet

Anvisningarna i det här avsnittet beskriver hur du skapar en enkel fråga om högsta eller lägsta värde som använder en sorteringsordning, samt en mer avancerad fråga som använder uttryck och andra villkor. I det första stycket beskrivs de grundläggande stegen till hur du skapar en fråga, och i det andra beskrivs hur du hittar de nästkommande födelsedagarna genom att lägga till villkor. I anvisningarna används informationen i följande tabell.

Efternamn

Förnamn

Adress

Ort

Land/region

Födelsedatum

Anställningsdatum

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-feb-1968

10-jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-maj-1957

22-nov-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-nov-1960

11-mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-mar-1964

22-jun-1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-jun-1972

05-jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-jan-1970

23-apr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-apr-1964

14-okt-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-okt-1959

29-mar-1997

Om du vill kan du skriva dessa exempeldata i en ny tabell manuellt, eller kopiera exempeltabellen till ett kalkylbladsprogram, till exempel Microsoft Office Excel 2007 och sedan importera det färdiga kalkylbladet till en tabell i Access.

Visa hur

Skriva exempeldata manuellt

  1. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

    En ny, tom tabell läggs till i databasen.

    Obs!: Du behöver inte utföra det här steget om du öppnar en ny, tom databas. Däremot måste du göra det om du behöver lägga till en tabell i databasen.

  2. Dubbelklicka i den första cellen i rubrikraden och skriv namnet på fältet i exempeltabellen.

    Tomma fält i rubrikraden har som standard texten Lägg till nytt fält, så här:

    Ett nytt fält i ett datablad

  3. Flytta till nästa tomma rubrikcell med hjälp av piltangenterna och skriv det andra fältnamnet (du kan också trycka på TABB eller dubbelklicka i nästa cell). Upprepa det här steget tills du har skrivit alla fältnamn.

  4. Skriv den information som finns i exempeltabellen.

    Medan du skriver informationen anges en datatyp automatiskt för varje fält. Du ska ha en viss datatyp, till exempel Tal, Text eller Datum/tid för varje fält i tabellerna i en relationsdatabas. Genom att ange datatyper säkerställer du att rätt data registreras och att inga misstag görs, till exempel att ett telefonnummer används i en beräkning. När det gäller exempeltabellerna låter du datatyperna anges automatiskt.

  5. Klicka på Spara när du har skrivit klart.

    Kortkommando  Tryck på CTRL+S.

    Dialogrutan Spara som öppnas.

  6. Skriv namnet på exempeltabellen i rutan Tabellnamn och klicka på OK.

    Använd namnen på respektive exempeltabell eftersom dessa namn sedan används i frågorna i anvisningarna.

  7. Upprepa de här stegen tills du har skapat alla exempeltabeller ovan.

Kopiera tabellen till ett kalkylbladsprogram

  1. Starta kalkylprogrammet och skapa en ny, tom fil. Om du använder Excel skapas en ny, tom arbetsbok automatiskt.

  2. Kopiera exempeltabellen från föregående avsnitt och klistra in den i det första kalkylbladet, med början vid den första cellen.

  3. Högerklicka på bladfliken, klicka på Byt namn och byt namn på kalkylbladet till Anställda.

  4. Spara kalkylbladsfilen på en lämplig plats och fortsätt med nästa steg.

Importera tabellen till Access

  1. Gör följande i en ny eller befintlig databas:

    Klicka på Excel i gruppen Importera på fliken Externa data.

    eller

    Klicka på Fler och välj ett kalkylbladsprogram i listan.

    Dialogrutan Hämta externa data - Programnamn-kalkylblad visas.

  2. Klicka på Bläddra, öppna kalkylbladsfilen som du skapade ovan och klicka på OK.

    Guiden Importera kalkylblad startar.

  3. Guiden väljer som standard det första kalkylbladet i arbetsboken (Anställda, om du följde stegen i avsnittet ovan), och data från det kalkylbladet visas i skärmens nedre del. Klicka på Nästa.

  4. Klicka på Första raden innehåller kolumnrubriker och sedan på Nästa.

  5. Om du vill använder du textrutorna och listorna under Fältalternativ och ändrar fältnamnen och datatyperna, eller struntar i att importera vissa. Annars klickar du på Nästa.

    Om du använder exempeltabellen ovan behöver du inte göra några ändringar.

  6. Låt alternativet Låta Access tilldela en primärnyckel vara valt och klicka på Nästa.

  7. Namnet på kalkylbladet används automatiskt på den nya tabellen. Acceptera namnet eller skriv ett annat och klicka på Slutför.

Obs!: Om du inte har något kalkylbladsprogram kan du kopiera exempelinformationen till en textredigerare, till exempel Anteckningar. Mer information om hur du importerar textdata finns i artikeln Importera eller länka till data i en textfil.

Skapa en enkel fråga om högsta eller lägsta värde

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

    Dialogrutan Visa tabell visas.

  2. Klicka i den här dialogrutan på tabellen som ska användas i frågan, klicka på Lägg till så att tabellen placeras i designerns övre del och klicka på Stäng.

    eller

    Dubbelklicka på tabellen och klicka sedan på Stäng.

    Om du använder exempelinformationen lägger du till tabellen Anställda i frågan.

  3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i rutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält eller dra och släppa vart och ett i en tom cell i raden Fält.

    Om du använder exempelinformationen lägger du till fälten Förnamn, Efternamn och Födelsedatum.

  4. I fältet som innehåller det högsta och lägsta värdet (fältet Födelsedatum om du använder exempeltabellen) klickar du på raden Sortera och väljer Stigande eller Fallande.

    Fallande sorteringsordning returnerar det senaste datumet, medan Stigande sorteringsordning returnerar det tidigaste datumet.

    Viktigt!: Du behöver bara ange ett värde i raden Sortera för fält som innehåller datum. Om du anger en sorteringsordning för ett annat fält, returneras inte önskat resultat.

  5. Klicka på nedåtpilen bredvid Alla (listan Antal värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange antingen det antal poster du vill se eller välj ett alternativ i listan.

  6. Klicka på Kör Bild av knapp så att frågan körs och resultatet visas i databladsvyn.

  7. Spara frågan och låt den vara öppen så att du kan använda den i nästa steg.

Nu ser du vad den här typen av fråga kan besvara för typ av frågeställningar, t.ex. vem som är den äldsta eller yngsta personen i företaget. I anvisningarna nedan förklaras hur du använder uttryck och andra villkor för att göra frågan mer avancerad och användbar. Villkoret i nästa steg returnerar de tre nästkommande födelsedagarna för de anställda.

Lägga till villkor i frågan

Obs!: I dessa anvisningar förutsätts det att du använder frågan som beskrivs ovan.

  1. Växla till designvyn med frågan som du skapade ovan.

  2. I frågerutnätet, i kolumnen till höger om kolumnen Födelsedatum, kopierar och klistrar du in eller skriver följande uttryck: Uttr1: DatumDel("m",[Födelsedatum]). Klicka sedan på Kör.

    Funktionen DatumDel hämtar månadsdelen från fältet Födelsedatum.

  3. Växla till designvyn.

  4. Till höger om det första uttrycket klistrar du in eller skriver följande uttryck: Uttr2: DatumDel("d",[Födelsedatum]). Klicka sedan på Kör.

    I det här fallet hämtar funktionen DatumDel dagsdelen i fältet Födelsedatum.

  5. Växla till designvyn.

  6. Avmarkera kryssrutorna på raden Visa för vart och ett av de två uttryck som du nyss skrev, klicka på raden Sortera för respektive uttryck och välj Stigande.

  7. Klicka på Kör.

  8. Du kan också ange ett villkor om du vill begränsa frågans omfattning. När du anger villkor sorterar frågan bara de poster som uppfyller villkoret, och identifierar det högsta eller lägsta fältvärdet i den sorterade listan.

    Om du vill fortsätta med exempelinformationen växlar du till designvyn. Skriv sedan följande uttryck på raden Villkor i kolumnen Födelsedatum:

    Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) Eller Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum())

    Det här uttrycket utför följande: Delen Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) kontrollerar födelsedagen för varje medarbetare för att se om den infaller inom en kommande månad och, om så är fallet, tar med dessa poster i frågan. Delen Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum()) i uttrycket kontrollerar födelsedagarna som infaller under aktuell månad för att se om de infaller på eller efter dagens datum. Om det villkoret uppfylls tas dessa poster med i frågan. Sammanfattningsvis: Det här uttrycket ignorerar alla poster där födelsedagen infaller mellan den 1 januari och det datum som du kör frågan.

    Fler exempel på villkorsuttryck för frågor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

  9. Klicka på nedåtpilen bredvid Alla (listan Antal värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange antingen det antal poster du vill se eller välj ett alternativ i listan.

    Om du vill visa de nästkommande tre födelsedagarna skriver du 3.

  10. Klicka på Kör Bild av knapp så att frågan körs och resultatet visas i databladsvyn.

Om fler poster visas än vad du anger

Om informationen innehåller flera poster som har samma datumvärde, kanske frågan returnerar fler data än du anger. Du kanske t.ex. designar en fråga som hämtar poster för tre anställda, men frågan returnerar fyra poster eftersom "Wilson" och "Edwards" har samma födelsedag, vilket visas i tabellen nedan.

Efternamn

Födelsedatum

Berka

1968-09-26

Jackson

1970-10-02

Edwards

1965-10-15

Wilson

1969-10-15

Om färre poster visas än vad du anger

Anta att du utformar en fråga som ska returnera de fem högsta och lägsta posterna i ett fält, men frågan returnerar bara tre poster. Som regel löser du det den här typen av problem genom att öppna frågan i designvyn och granska raden Villkor för kolumnerna i rutnätet.

Mer information om villkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

Om dubblettposter visas

Om frågan returnerar dubbletter innehåller de underliggande tabellerna dubblettposter, eller så verkar det som om det finns dubbletter eftersom frågan inte innehåller fälten som kan särskilja posterna. I tabellen nedan visas resultatet från en fråga som returnerar de fem order som senast levererades, tillsammans med namnet på säljaren som ansvarade för transaktionen.

Leveransdatum

Försäljare

2004-11-12

Freitag

2004-11-12

Cajhen

2004-10-12

Delgado

2004-10-12

Delgado

2004-10-12

Freitag

Den tredje och fjärde posten verkar bara dubbletter, men det är möjligt att säljaren Delgado har hanterat två olika order som levererades samma dag.

Beroende på vilka behov du har, kan du utföra någon av två åtgärder så att dubblettposter inte returneras. Du kan ändra designen på frågan om du vill lägga till fält som gör det möjligt att skilja mellan posterna, t.ex. fälten Ordernr och Kundnr. Om det räcker med att visa enbart en av dubblettposterna kan du visa bara otvetydiga poster genom att ange frågans Unika värden-egenskap till Ja. Du anger den här egenskapen genom att högerklicka i designvyn i ett tomt område i den övre halvan av frågedesignern och sedan klicka på Egenskaper på snabbmenyn. Leta reda på egenskapen Unika värden i frågans egenskapslista och ange den till Ja.

Mer information om hur du hanterar dubblettposter finns i artikeln Söka efter, dölja och ta bort dubblettdata.

Överst på sidan

Hitta det senaste eller tidigaste datumet för poster i kategorier eller grupper

Du måste använda summeringsfrågor om du vill söka efter det tidigaste eller senaste datumet för poster som ingår i grupper eller kategorier. En summeringsfråga är en urvalsfråga som använder mängdfunktioner som Min, Max, Summa, Första och Sista för att beräkna värdet för ett visst fält.

I anvisningarna i det här avsnittet förutsätts det att du driver ett eventbolag – du tar hand om aktiviteter, ljussättning, mat och allt annat som behövs vid större evenemang. De evenemang som du hanterar tillhör dessutom olika kategorier, t.ex. produktlanseringar, gatuförsäljning och konserter. Anvisningarna i det här avsnittet beskriver hur du besvarar en vanlig fråga: När infaller nästa evenemang, efter kategori? Med andra ord, när hålls nästa produktlansering, nästa konsert o.s.v.

Ha följande i åtanke när du arbetar vidare: den typ av summeringsfråga som du skapar här kan som standard bara innehålla det fält som innehåller dina grupp- eller kategoridata och fältet som innehåller datumen. Du kan inte ta med andra fält som beskriver objekten inom en kategori, t.ex. kund- eller leverantörsnamn. Du kan emellertid skapa en andra fråga som kombinerar summeringsfrågan med fälten som innehåller beskrivande information. I anvisningarna senare i det här avsnittet beskrivs hur du gör detta.

Anvisningarna i det här avsnittet förutsätter att du använder följande tre tabeller:

Tabellen Evenemangstyp    

Typ-ID

Evenemangstyp

1

Produktlansering

2

Företagsevenemang

3

Privat evenemang

4

Insamling

5

Mässa

6

Föreläsning

7

Konsert

8

Utställning

9

Gatuförsäljning

Tabellen Kunder    

Kundnr

Företag

Kontaktperson

1

Contoso, Ltd. Graphic

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Duomanova

Tabellen Evenemang    

Evenemangs-ID

Evenemangstyp

Kund

Evenemangsdatum

Pris

1

Produktlansering

Contoso, Ltd.

2003-04-14

100 000 kr

2

Företagsevenemang

Tailspin Toys

2003-04-21

80 000 kr

3

Mässa

Tailspin Toys

2003-05-01

250 000 kr

4

Utställning

Graphic Design Institute

2003-05-13

45 000

5

Mässa

Contoso, Ltd.

2003-05-14

550 000 kr

6

Konsert

School of Fine Art

2003-05-23

120 000 kr

7

Produktlansering

A. Datum

2003-06-01

150 000 kr

8

Produktlansering

Wingtip Toys

2003-06-18

210 000 kr

9

Insamling

Adventure Works

2003-06-22

13 000 kr

10

Föreläsning

Graphic Design Institute

2003-06-25

24 500 kr

11

Föreläsning

Contoso, Ltd.

2003-07-04

38 000 kr

12

Gatuförsäljning

Graphic Design Institute

2003-07-04

55 000 kr

Obs!: Anvisningarna i det här avsnittet förutsätter att tabellerna Kunder och Evenemangstyp fins på 1-sidan av en 1:N-relation med tabellen Evenemang. I det här fallet finns fälten Kundnr och Typ-ID även i fältet Evenemang. Summeringsfrågorna som beskrivs i nästas avsnitt fungerar inte utan dessa relationer.

Hur lägger jag till dessa data i en databas?

Du lägger till dessa exempeltabeller genom att följa stegen i föregående avsnitt, Hitta poster med högsta eller lägsta värde, med några få undantag:

  • När du kopierar tabellerna Evenemangstyp och Kunder till Excel ska du inte kopiera kolumnerna Typ-ID och Kundnr. Primärnyckelvärdena läggs till automatiskt när du importerar kalkylbladen, vilket sparar tid.

  • När du har importerat tabellerna måste du öppna tabellen Evenemang i designvyn och konvertera kolumnerna Evenemangstyp och Kunder till uppslagsfält. Det gör du genom att klicka på kolumnen Datatyp för varje fält och sedan klicka på Uppslagsguiden.

    När uppslagsfält skapas ersätts textvärdena i kolumnerna Evenemangstyp och Kunder med numeriska värden från källtabellerna.

    Mer information om hur du skapar och använder uppslagsfält finns i artiklarna Använda en lista där flera värden lagras och Guide till flervärdesfält. I båda artiklarna beskrivs hur du skapar en typ av uppslagsfält som gör det möjligt att välja flera värden för ett visst fält samt hur du skapar uppslagslistor.

Skapa summeringsfrågan

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

    Dialogrutan Visa tabell visas.

  2. Markera önskade tabeller i dialogrutan, klicka på Lägg till och sedan på Stäng när du har lagt till alla tabeller.

    eller

    Dubbelklicka på tabellerna som du vill använda och klicka sedan på Stäng. Alla tabeller visas i frågedesignerns övre del.

    Om du använder exempeltabellen ovan ska du lägga till tabellerna Evenemang och Evenemangstyp.

  3. Dubbelklicka på tabellfälten som du vill använda i frågan. Se till att du bara lägger till grupp- eller kategorifälten och värdefältet i frågan.

    Om du använder exempelinformation i de tre tabellerna ovan, ska du lägga till antingen fältet Evenemangstyp från tabellen Evenemangstyp eller fältet Evenemangsdatum från tabellen Evenemang.

  4. Du kan också ange ett villkor som begränsar frågans omfattning. Enbart de poster som uppfyller villkoret sorteras, och det lägsta och högsta värdet identifieras i den sorterade listan.

    Om du t.ex. vill returnera evenemang i kategorin Privata evenemang skriver du det här uttrycket på raden Villkor i kolumnen Evenemangstyp: <>"Privata evenemang".

    Fler exempel på villkorsuttryck för frågor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

  5. Konvertera frågan till en summeringsfråga så här:

    Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

    Raden Summor visas i rutnätet.

  6. Se till att raden Summor för varje grupp- eller kategorifält anges till Gruppera och ange sedan raden Summor för värdefältet (fältet med det högsta eller lägsta värdet) till Max eller Min.

    Max returnerar det högsta värdet i ett numeriskt fält och det senaste datumet i ett datum/tid-fält. Min returnerar det lägsta värdet i ett numeriskt fält och det tidigaste datumet i ett datum/tid-fält.

  7. Klicka på nedåtpilen bredvid Alla (listan Antal värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange antingen det antal poster du vill se eller välj ett alternativ i listan.

    Markera Alla i det här fallet och klicka på Kör så att resultatet visas i databladsvyn.

    Obs!: Beroende på vilken funktion som du valde i steg 6 ändras namnet på värdefältet i frågan till MaxFältnamn eller MinFältnamn. Om du använder exempeltabellerna ändras fältnamnen till MaxEvenemangsdatum eller MinEvenemangsdatum.

  8. Spara frågan och fortsätt med nästa steg.

Frågeresultatet innehåller inte produktnamn eller annan information om produkterna. Om du vill visa mer information måste du skapa en andra fråga som innefattar den fråga du nyss skapade. I anvisningarna som följer beskrivs hur du gör detta.

Skapa en andra fråga om du vill lägga till mer data

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

  2. Klicka på fliken Frågor i dialogrutan Visa tabell och dubbelklicka sedan på summeringsfrågan som du skapade i avsnittet ovan.

  3. Klicka på fliken Tabeller och lägg till tabellerna som du använder i summeringsfrågan, och lägg även till de tabeller som innehåller andra relaterade data. Om du använder de tre exempeltabellerna ovan ska du lägga till tabellerna Evenemangstyp, Evenemang och Kunder i den nya frågan.

  4. Koppla fälten i summeringsfrågan till deras motsvarande fält i de överordnade tabellerna. Det gör du genom att dra varje fält i summeringsfrågan till motsvarande fält i tabellen.

    Om du använder exempelinformationen från de tre tabellerna, drar du kolumnen Evenemangstyp i summeringsfrågan till fältet Evenemangstyp i tabellen Evenemangstyp. Sedan drar du kolumnen MaxEvenemangsdatum i summeringsfrågan till fältet Evenemangsdatum i tabellen Evenemang. Genom dessa kopplingar kan den nya urvalsfrågan sammanföra data i summeringsfrågan med data i de andra tabellerna.

  5. Lägg till fler beskrivande fält från andra tabeller i frågan.

    Om du använder exempelinformation från de tre tabellerna kan du lägga till fälten Företag och Kontakt från tabellen Kunder.

  6. Du kan också ange en sorteringsordning för en eller flera kolumner. Om du t.ex. vill visa kategorierna i alfabetisk ordning anger du raden Sortera för kolumnen Evenemangstyp till Stigande.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Resultatet av frågan visas i databladsvyn.

Tips!    Om du inte vill att rubriken till kolumnen Pris ska visas som MaxPris eller MinPris öppnar du frågan i designvyn och skriver Pris: MaxPris eller Pris: MinPris i rutnätets priskolumn. Pris visas då som rubrik för kolumnen i databladsvyn.

Överst på sidan

Hitta de senaste och tidigaste datumen

De frågor som du skapade tidigare i den här artikeln kan returnera högsta eller lägste värde, men inte båda. Om du vill visa båda uppsättningarna med värden i en enda vy, måste du skapa två frågor – en som hämtar de högsta värdena och en annan som hämtar de lägsta värdena – och sedan sammanföra och lagra resultat i en enda tabell.

Så här hittar du de högsta och lägsta värdena och visar data i en tabell:

  • Skapa en fråga om högsta värde och en om lägsta värde, eller skapa summeringsfrågor som använder funktionerna Min och Max om du behöver gruppera informationen.

  • Konvertera frågan om högsta värde (eller summeringsfrågan Max) till en tabellfråga och skapa en ny tabell.

  • Konvertera frågan om lägsta värde (eller summeringsfrågan Min) till en tilläggsfråga och lägg till posterna i tabellen med de högsta värdena.

    Anvisningarna i de här avsnitten beskriver hur du gör detta.

    Skapa frågorna

    1. Skapa frågor om högsta respektive lägsta värde.

      Anvisningar till hur du skapar en fråga om högsta eller lägsta värde finns i Hitta det senaste eller tidigaste datumet tidigare i den här artikeln. Om du behöver gruppera posterna efter kategori, läser du Hitta det senaste eller tidigaste datumet för poster i kategorier eller grupper tidigare i den här artikeln.

      Om du använder exempeltabellerna från det senaste avsnittet, ska du bara använda informationen i tabellen Evenemang. Använd fälten Evenemangstyp, Kund och Evenemangsdatum från tabellen Evenemang i båda frågorna.

    2. Spara de olika frågorna med ett beskrivande namn, t.ex. Högsta värde eller Lägsta värde, och låt dem vara öppna så att du kan använda dem i nästa steg.

Skapa tabellfrågan

  1. Gör så här när frågan om högsta värde är öppen i designvyn:

    Klicka på Skapa tabell i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Dialogrutan Tabellfråga visas.

  2. Skriv ett namn på tabellen som ska innehålla de högsta och lägsta posterna i rutan Tabellnamn. Skriv t.ex. Högsta och lägsta poster och klicka på OK.

    Varje gång som du kör frågan skapar den en tabell och byter ut det högsta värdet mot den aktuella informationen, i stället för att visa resultatet i databladsvyn.

  3. Spara och stäng frågan.

Skapa en tilläggsfråga

  1. Gör så här med frågan om lägsta värde i designvyn:

    Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

  2. Dialogrutan Tilläggsfråga visas.

  3. Skriv samma namn som du skrev i dialogrutan Tabellfråga.

    Skriv t.ex.Högsta och lägsta poster och klicka på OK. Varje gång som du kör frågan lägger den till posterna i tabellen Högsta och lägsta poster, i stället för att visa resultatet i databladsvyn.

  4. Spara och stäng frågan.

Köra frågorna.

  • Du är nu klar att köra de två frågorna. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på frågan Högsta värde och klicka på Ja när du uppmanas till det. Dubbelklicka sedan på frågan Lägsta värde och klicka på Ja när du uppmanas till det.

  • Öppna tabellen Högsta och lägsta poster i databladsvyn.

Viktigt!: Om du försöker att köra tabell- eller tilläggsfrågorna men inget verka hända, kontrollerar du om följande meddelande visas i statusfältet:

Den här åtgärden eller händelsen spärras i inaktivt läge.

Om det meddelandet visas gör du så här:

  • Visa meddelandefältet om det inte redan visas. Det gör du genom att klicka på Meddelandefält i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  • Klicka på Alternativ i meddelandefältet.

    Dialogrutan Säkerhetsalternativ för Microsoft Office visas.

  • Markera Aktivera innehållet och klicka på OK.

  • Kör frågan igen.

Mer information om inaktivt läge och säkerhet i Access finns i artikeln Skydda en Access 2007-databas.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×