Hitta ett meddelande eller objekt med Snabbsökning

Hitta ett meddelande eller objekt med Snabbsökning

Behöver du hitta ett viktigt meddelande i din överfulla inkorg eller mapp? Med Snabbsökning hittar du snabbt objekt i Outlook. Rutan Snabbsökning är alltid tillgänglig i alla Outlook-mappar, till exempel E-post, Kalender och Uppgifter.

I artikeln Förfina sökresultatet får du tips på hur du kan få bättre sökresultat med snabbsökningen.

Vad vill du göra?

  1. Klicka på E-post i navigeringsfältet nedtill på sidan.

    Navigeringsfält med text

    Om detta inte visas kan "Kompakt navigering" aktiveras så att ikoner visas istället:

    Navigeringsfält med ikoner

    I tillägg till den aktiverade kompakta navigeringen kan mappfönstret minimeras så att ikonerna ordnas vertikalt. Du kan expandera mappfönstret genom att klicka på knappen Minimera/expandera som i exempelbilden:

    Ikoner i det minimerade mappfönstret

  2. Leta reda på sökrutan. Den finns ovanför dina meddelanden som i exempelbilden:

    Snabbsökningsrutan ovanför meddelandena

  3. Om du vill söka på ett ord som du vet finns i ett meddelande eller ett meddelande från en viss person, skriver du ordet eller personens namn (förnamn, efternamn eller en del av namnet) i sökrutan. Meddelanden som innehåller ordet eller namnet som du angett visas i resultatet, och texten som angetts är markerad.

    Sökresultat för ett angivet ord

  4. Du kan förfina sökresultatet genom att ändra sökningen. Här är några vanliga exempel:

    • Skriv "utgiftsrapporter" (med citattecken) om du vill hitta meddelanden som innehåller frasen utgiftsrapporter.

    • Skriv utgift OCH rapport ("OCH" måste skrivas med versaler) om du söker efter meddelanden som innehåller båda orden, men inte nödvändigtvis i den ordningen. Du kan också använda "ELLER".

    • Skriv utgift INTE rapport ("INTE" måste skrivas med versaler) om du vill hitta meddelanden som innehåller ordet utgift, men inte ordet rapport.

  5. När du är klar kan du rensa sökningen genom att klicka på X i sökrutan.

Om du inte kan hitta det du söker efter kan du använda sökverktygen i menyfliksområdet för att begränsa din sökning. När du klickar i sökrutan kan du välja ett omfattningsalternativ till vänster i menyfliksområdet. När du har bestämt omfattning, kan du sedan förfina sökningen ytterligare genom att välja ett alternativ som ärenderaden eller avsändaren.

Omfattning (var du vill söka): Här kan du välja att söka i specifika mappar, till exempel alla dina postlådor, eller bara den aktuella mappen du har valt, som oftast är din Inkorg.

Välj omfattning för att begränsa sökresultaten

Förfina (vad du ska söka efter): När du har valt sökomfånget kan du lägger till andra kriterier i gruppen Förfina. När du väljer ett alternativ lägger Outlook till ett särskilt skript i sökrutan för att begränsa sökningen.

Begränsa sökresultaten med alternativen för att förfina sökningen i grupper

Låt oss kika lite på alternativen.

  • Från: Filtrerar sökresultaten för att bara visa meddelanden som skickats från en viss person. Du kan till exempel söka efter alla meddelanden som skickats av Sara.

  • Ämne: Filtrerar sökresultaten baserat på ämnesraden i e-postmeddelandet. Du kan till exempel söka efter alla meddelanden som har nyckelordet "rapport" i ämnesraden.

  • Har bifogade filer: ger dig alla meddelanden som innehåller en bifogad fil.

  • Kategoriserat: Välj en kategori för att visa alla meddelanden som du har flaggat med en specifik kategori.

  • Den här veckan: i den nedrullningsbara menyn visar ett tidsintervall för att begränsa sökresultatet baserat på tiden du tog emot ett meddelande.

  • Skickat till: i den nedrullningsbara menyn väljer ett alternativ för att filtrera resultatet baserat på e-postmottagare. Exempel: meddelanden där du anges på Kopia-raden eller meddelanden som har skickats till en viss person.

  • Olästa: Visar alla olästa meddelanden i mappen som du har valt.

  • Flaggade: Visar meddelanden som du har flaggat för uppföljning.

  • Viktigt: Visar alla meddelanden som markerats med hög prioritet.

  • Mer: Välj ett alternativ i menyn för att begränsa sökresultaten ytterligare. Till exempel kan du filtrera efter känslighet eller meddelandestorlek.

Kom ihåg att du kan blanda och matcha de här alternativen.

Här är ett exempel: Du kan söka efter alla meddelanden från Sara som du har fått den senaste månaden, med nyckelordet ”rapport” på ämnesraden.

Så här skapar du en sökning för exemplet:

  1. Kontrollera att Inkorgen är markerad och klicka sedan i Sökrutan.

  2. Markera Undermappar i Omfattningsgruppen.

  3. Klicka på Från och ersätt den markerade texten i sökrutan genom att skriva Sara.

  4. Klicka på Ämne och ersätt den markerade texten i sökrutan genom att skriva rapport.

  5. I den nedrullningsbara menyn bredvid Den här veckan väljer du Förra månaden.

    Exempel på alternativ för sökverktyg

Får du för många träffar? Eller hittar du inte det du söker?

  1. Klicka i sökrutan.

  2. På fliken Sök klickar du på Sökverktyg > Avancerad sökning.

    Avancerad sökning under sökverktygen

I rutan Avancerad sökning kan du ange mer specifika villkor och även söka i kalendern, kontaktlistor, anteckningar och uppgifter.

  1. Klicka på fliken Avancerat.

  2. Under Definiera fler kriterier klickar du på knappen Fält och sedan på Alla e-postfält. Nu visas en meny över olika fält som du kan använda i sökningen, som Från, Till, Mottaget, Ämne och många fler.

    Menyn med avancerade sökfält

  3. Börja med att välja ett fält och välj sedan ett villkor och ett värde för att testa. Till exempel:

    Om du väljer Från/innehåller/Katie söker programmet efter meddelanden från någon vars namn innehåller "Katie". Observera att innehåller användes som villkor istället för exakt så att sökresultatet inte behöver matcha helt. Om Katies e-postnamn är "Katie Jordan" fungerar inte villkoren Från/exakt/Katie eftersom hela namnet då måste anges (Katie Jordan) för att matcha sökresultatet. Vid sådana tillfällen är villkoret innehåller ett bra alternativ.

  4. Lägg till så många villkor som du vill eller behöver och testa funktionen. Låt oss prova med tre till:

Om du väljer Från | Innehåller | Katie söker programmet efter meddelanden från någon vars namn innehåller ”Katie”. Observera att innehåller användes som villkor istället för exakt så att sökresultatet inte behöver matcha helt. Om Katies e-postnamn är ”Katie Jordan” fungerar inte villkoren Från | exakt | Katie eftersom hela namnet då måste anges (Katie Jordan) för att matcha sökresultatet. Vid sådana tillfällen är villkoret innehåller ett bra alternativ.

Anta sedan att du även lägger till de här:

  • Togs emot | mellan | 2013-05-13 och 2013-05-31

  • Meddelande | innehåller | budget

  • Till | innehåller | Rob

    Skapa en lista med sökvillkor

Outlook söker nu efter meddelanden från någon med "Katie" i sitt namn, och som mottogs i inkorgen under maj månad 2013, med "budget" i meddelandetexten och som (förutom till dig) också skickades till någon med "Rob" i sitt namn. Här är en förstorad visning av de fyra villkoren som vi lade till.

Fält, villkor och värden

Klicka slutligen på Sök så genomförs sökningen.

Avancerade sökresultat

Om du vill ha fler än 250 träffar i sökresultatet kan du ta bort gränsen:

  1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Sök.

  2. Under Resultat avmarkerar du kryssrutan Förbättra sökhastigheten genom att begränsa antalet visade resultat.

Vad vill du göra?

  1. I Navigeringsfönstret klickar du på mappen som du vill söka i.

  2. Skriv söktexten i rutan Snabbsökning.

    Rutan Snabbsökning

    • Objekt som innehåller den text du skrev visas med söktexten markerad.

    • Skriv fler tecken om du vill förfina sökningen.

  3. Om du vill utöka sökningen till alla mappar kan du klicka på Sök igen längst ned under sökresultatet.

    Meddelanden: 

    • Du kan flytta tillbaka insättningspunkten i rutan Snabbsökning genom att trycka på CTRL+E.

    • När du är klar med sökningen kan du rensa sökningen genom att klicka på Stäng sökning Avsluta sökning bredvid rutan Snabbsökning.

    • Bifogade filer genomsöks, men resultat från bifogade filer markeras inte.

Du kan begränsa sökningen genom att lägga till sökvillkor. När du klickar eller skriver i rutan Snabbsökning skapas fliken Sökverktyg. I gruppen Förfina finns ett antal alternativ för villkor som gör sökningen mer exakt.

Fliken Sökverktyg i menyfliksområdet

Obs!:  De sökfält som läggs till är specifika för den plats i Outlook där du är, som E-post, Kalender, Kontakter, Aktiviteter, Anteckningar, Mapplista eller Journal. Sökfälten är även specifika för den e-postprofil i Outlook som du använder. Sökfälten finns kvar när du går ur och startar om Outlook. Sökfrågan sparas inte.

Dina tio senaste sökningar sparas och kan återanvändas.

  • Klicka i rutan Snabbsökning och sedan på Senaste sökningar i gruppen Alternativ på fliken Sökverktyg. Klicka därefter på det sökord eller en fras som du vill använda igen.

    Kommandot Tidigare sökningar i menyfliksområdet

Se även

Begränsa sökvillkoren för att förbättra dina sökningar i Outlook

Vad vill du göra?

  1. I E-post klickar du på mappen som du vill söka i.

  2. Skriv söktexten i rutan Snabbsökning.

    • Meddelanden som innehåller den text du angav visas i fönstret Sökresultat med söktexten markerad.

      Obs!: Som standard behöver du inte klicka på knappen Sök för att Bild av knapp ska starta sökningen. Knappen Sök är bara aktiverad om du har avmarkerat kryssrutan Visa sökresultat samtidigt som jag skriver när det är möjligt i dialogrutan Sökalternativ. Mer information finns under nedanstående rubrik ”Ändra snabbsökningsalternativen” i denna artikel.

    • Om du vill begränsa sökningen skriver du in fler tecken.

  3. Om du vill utöka sökningen så att den omfattar alla mappar i e-postvyn klickar du på Försök att söka igen i Alla e-postobjekt i slutet av sökningen.

    Du kan också klicka på Alla e-postobjekt under E-postmappar i Navigeringsfönstret eller trycka på Ctrl+Alt+A.

    Sökresultat

    1. Klicka på mappen som du vill söka i.

    2. Skriv söktexten i rutan Snabbsökning.

    3. Meddelanden som innehåller texten som du skriver visas i resultaten med söktexten markerad.

    4. Klicka här om du vill rensa rutan Snabbsökning och påbörja en ny sökning.

    5. Klicka här om du vill utöka sökningen till alla mappar i E-post.

Exempel på hur du hittar exakt det du letar efter finns i Begränsa sökvillkoren för att förbättra dina sökningar i Outlook.

Meddelanden: 

  • Tryck på Ctrl+E om du vill att insättningspunkten ska återgå till rutan Snabbsökning.

  • När du har utfört en sökning och hittat objektet i resultatlistan kan du rensa sökningen. Det senaste objektet som du klickade på visas fortfarande i Outlook.

  • Bifogade filer genomsöks men sökresultatet från de bifogade filerna markeras inte.

Du kan begränsa sökningen genom att lägga till sökvillkor.

  1. Klicka på Visa frågeverktyget i rutan Snabbsökning.

    Rutan Snabbsökning

  2. Ange fler sökvillkor genom att skriva söktexten på raden Från, Brödtext, Ämne eller Till.

    Lägg till villkor

  3. Visa fler sökfält i frågeverktyget genom att klicka på Lägg till villkor och markera önskade sökfält i listan.

    Obs!: Du kan också ta bort sökfält i frågeverktyget genom att klicka på Ta bort i listan med sökfält.

  4. Skriv sökvillkoren i de nya sökfälten.

    När du anger villkor för sökfälten visar rutan Snabbsökning villkoren som frågesyntax. Syntaxen inkluderar sökvillkoren följda av ett kolon, och sedan villkorsvärdet du angav, som visat i bilden nedan. Allteftersom du lär dig använda frågesyntaxen kan du skriva din fråga i rutan Snabbsökning direkt istället för att använda sökfälten.

    Rutan Snabbsökning

  5. Visa sökresultatet i listan under rutan Snabbsökning.

    Meddelanden: 

    • De sökfält som läggs till är specifika för den plats i Outlook där du är, som E-post, Kalender, Kontakter, Aktiviteter, Anteckningar, Mapplista eller Journal. Sökfälten är även specifika för den e-postprofil i Outlook som du använder. Sökfälten finns kvar när du går ur och startar om Outlook. Sökfrågan sparas inte.

Outlook visar upp till tio av de senaste sökningarna.

  • Klicka på menyn Visa rutan Snabbsökning i rutan Snabbsökning, peka på Senaste sökningar och klicka på önskad sökning i listan.

    Sökfönster

Ta med undermappar i Snabbsökning

Med Snabbsökning kan du söka i alla mappar, även undermappar, i Mapplista i Outlook, men alternativet för att söka i alla mappar är inte markerat som standard. Du måste aktivera detta sökalternativ.

  1. Peka på Snabbsökning och klicka sedan på SökalternativVerktyg-menyn.

    Du kan också klicka på pilen i rutan Snabbsökning och sedan på Sökalternativ.

  2. Under Rutan Snabbsökning markerar du Alla mappar.

Ta med mappen Borttaget i Snabbsökning

Som standard tas inte mappen Borttaget med när du söker i Alla e-postobjekt. Om du vill ta med mappen Borttaget gör du följande:

  1. Peka på Snabbsökning och klicka sedan på SökalternativVerktyg-menyn.

    Du kan också klicka på pilen i rutan Snabbsökning och sedan på Sökalternativ.

  2. Under Borttaget markerar du kryssrutan Ta med meddelanden från mappen Borttaget i alla datafiler när du söker i Alla objekt.

Ta med datafiler i sökningar

Som standard inkluderar Outlook följande datafiler i en sökning av Alla e-postobjekt:

  • Alla indexerade datafiler. Dessa inkluderar personliga mappfiler (.pst) samt offlinemappfiler (.ost). Indexering ser till att Snabbsökning är snabb.

  • Outlook-datafilen för ditt standard-e-postkonto, oavsett om den är indexerad eller inte.

Du kan dock välja att vilken datafil som helst ska tas med i sökningar.

Alla e-postobjekt

Obs!: Det går endast att välja vilka datafiler som ska ingå i en sökning när det gäller sökningar efter Alla e-postobjekt där flera datafiler ingår.

Välja vilka datafiler som ska ingå i sökningar

  1. Klicka på pilen i Alla e-postobjekt i navigeringsfönstret i E-post.

  2. Markera namnet på den datafil som du vill ska ingå eller undantas i dina sökningar.

    Till exempel:

    • Ditt POP3-konto kanske bara är avsett för personliga e-postmeddelanden, och på jobbet vill du bara söka i e-postkontot för ditt arbete. I så fall avmarkerar du kryssrutan E-postadress hemma för att undanta den från sökningar.

    • En datafil som du kanske vill undanta från sökningar är en stor arkivmapp.

    • Om du arbetar på en stor juridikbyrå kan du ha information om dina olika ärenden i olika .pst-datafiler som du har öppna. Om du arbetar med ett visst ärende kanske du inte vill att .pst-filer för andra ärenden ingår i sökningar som rör detta ärende.

  1. Klicka på Snabbsökning och sedan på SökalternativVerktyg-menyn.

    Du kan också klicka på pilen i rutan Snabbsökning och sedan på Sökalternativ.

  2. Markera önskade alternativ:

    Indexering

    • Indexera meddelanden i följande datafiler     Markera de datafiler som du vill att Outlook ska indexera för sökningar.

    • Fråga mig när sökresultat kan vara ofullständiga eftersom meddelanden fortfarande indexeras     Det här alternativet är markerat som standard. Outlook visar ett meddelande i rutan Snabbsökning när visning av alla sökresultat är fördröjd eftersom Outlook inte är klar med att indexera alla meddelanden i de valda datafilerna. Klicka på meddelandet för att visa en dialogruta som anger hur många objekt som ännu inte indexerats. Avmarkera kryssrutan om du inte vill se dessa meddelanden.

      Sökning

    • Visa sökresultat samtidigt som jag skriver när det är möjligt      Det här alternativet är markerat som standard. Avmarkera denna kryssruta om du inte vill visa sökresultaten när du skriver. Du kanske inte vill se några sökresultat innan du trycker på Retur eller klickar på knappen Sök. Knappen Sök Bild av knapp aktiveras bara om du avmarkerar detta alternativ. Du kan även vilja avmarkera detta alternativ om sökresultaten inte visas så snabbt som du vill.

    • Gör sökningar snabbare genom att begränsa antalet resultat som visas     Det här alternativet är markerat som standard. När sökningen returnerar ett extremt stort antal resultat, begränsar Outlook antalet som visas så att sökningen går snabbare och bara de senaste objekten visas. Outlook visar ett meddelande som informerar om den här begränsningen i rutan Snabbsökning. Klicka på meddelandet om du vill öppna en dialogruta och visa hela resultatet.

    • Markera de ord som jag söker efter      Det här alternativet är markerat som standard. Avmarkera den här kryssrutan om du inte vill att sökresultaten ska markeras. Om du vill ändra färg på markeringen klickar du på Ändra, och väljer sedan en färg i dialogrutan Färg.

      Borttaget

    • Ta med meddelanden från mappen Borttaget i alla datafiler när du söker i Alla objekt      Det här alternativet är inte markerat som standard. Markera den här kryssrutan om du vill ta med borttagna objekt i sökningar när du gör en sökning i Alla e-postobjekt.

      Rutan Snabbsökning

    • Vid sökning visas resultat från      Alternativet Endast den för tillfället markerade mappen är markerat som standard. Markera kryssrutan Alla mappar om du vill att alla sökningar ska inkludera alla mappar i Outlooks mapplista.

Se även

Begränsa sökvillkoren för att förbättra dina sökningar i Outlook

Återställa indexeringen genom att återskapa katalogen för Snabbsökning

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×