Hantera stora mängder filer med hjälp av ett dokumentcenter

Obs!: I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

I Microsoft Office SharePoint Server 2007 finns webbplatsmallen Dokumentcenter. Med hjälp av den här mallen kan du skapa en en webbplats som är optimerad för att skapa, använda och lagra stora mängder dokument. Adventure Works använder till exempel dokumentcentret till att lagra och hantera sina tekniska manualer, prislistor, produktspecifikationer och produktjämförelser.

Hur du kan använda en dokumentcenterwebbplats

Du kan använda dokumentcenterwebbplatsen som en redigeringsmiljö eller ett innehållsarkiv. I en redigeringsmiljö kan användarna aktivt checka in och ut filer samt skapa mappstrukturer för dessa filer. Versionshanteringsfunktionen är aktiverad och normalt sett sparas tio eller fler tidigare versioner för varje dokument. Dokumenten checkas in och ut ofta och arbetsflöden kan användas för att kontrollera dokumentens livscykler. Adventure Works dokumentcenter har installerats som en redigeringsmiljö.

Däremot utförs väldigt lite redigering i ett innehållsarkiv. Det enda användarna gör är att titta på eller överföra dokument. Webbplatsmallen Dokumentcenter hjälper dig även att skapa kunskapsbasarkiv. Normalt innehåller kunskapsbaserna endast en version av samma dokument och på en webbplats ryms upp till 10 miljoner filer. I en typisk användarsituation, till exempel ett tekniskt supportcenter för ett stort företag, kan 10 000 användare ha tillgång till innehållet, huvudsakligen för att läsa det. En undergrupp på 3 000-4 000 användare har möjlighet att föra över nytt innehåll till webbplatsen.

Obs!: Du kan också skapa en annan typ av storskaligt arkiv genom att använda webbplatsmallen Arkivhandlingscenter. Den här mallen har funktioner för lagring och hantering av arkivhandlingar.

Funktioner i Dokumentcentret

En dokumentcenterwebbplats har funktioner för att skapa och hantera ett stort antal dokument. De rekommenderade dokumenthanteringsfunktionerna är aktiverade som standard i webbplatsmallen Dokumentcenter. I följande avsnitt beskrivs de viktigaste funktionerna.

Trädvynavigering

De flesta Microsoft Windows-användare bör vara vana vid att använda trädvyn när de navigerar. Dokumentbiblioteket kan ha många nivåer av mappar och undermappar och därför kan du använda trädvyn för att snabbt bläddra till det dokument som du vill använda. Följande bild visar en trädvy på Adventure Works dokumentcenter.

Trädvynavigering för ett dokumentcenter

Dokumenthantering med huvudversioner och delversioner

Du kan slå på versionshanteringen för alla dokumentbibliotek. Adventure Works använder huvudversioner och delversioner på sitt dokumentcenter, standardinställningarna för dokumentbiblioteket.

Med hjälp av versionshanteringen kan du spåra ändringar som görs i dokument och funktionen hjälper dig att hantera innehållet när du reviderar det. Versionshanteringen är särskilt användbar när flera personer arbetar tillsammans på projekt eller när informationen måste gå igenom flera steg av utarbetning och revidering.

Om versionshanteringen är aktiverad kan du återställa en tidigare version till ett aktuellt dokument eller visa en tidigare version utan att skriva över det aktuella dokumentet. På följande bild visas versionshistoriken för ett dokument på Adventure Works dokumentcenter.

Versionshistorik

Checka in och checka ut

Standardinställningen i dokumentcentret kräver att användarna checkar ut och in filer. Genom att kräva utcheckning kan man undvika konflikter och förvirring vad gäller ändringar eftersom endast en användare åt gången kan göra ändringar i en viss fil. När utcheckningskravet är aktiverat kommer en fil att checkas ut automatiskt när någon öppnar den för redigering, om inte någon annan användare redan har checkat ut samma fil.

Medan du arbetar med en utcheckad fil kommer inte de ändringar du gör att visas förrän du checkar in filen igen. Det här gäller både om du arbetar på din egen hårddisk eller på servern. När du checkar in filen uppmanas du att ange kommentarer om dina ändringar och kommentarerna blir en del av versionshistoriken. Eftersom dokumentbiblioteket spårar huvudversioner och delversioner av en fil måste du välja vilken typ av version du checkar in.

Innehållstyper

En innehållstyp är en återanvändningsbar grupp av inställningar för en innehållskategori. Du kan använda innehållstyperna när du vill hantera metadata, mallar samt objektens och dokumentens beteenden på ett konsekvent sätt. I Adventure Works dokumentcenter används till exempel sex olika innehållstyper och varje innehållstyp använder en mall som är specifik för den typ av filer som användarna kan skapa. Adventure Works använder Microsoft Office Publisher 2007-filer för sina prislistor och Excel 2007-arbetsböcker för produktjämförelser. Menyn Ny visar vilka innehållstyper som används av webbplatsens dokumentcenter och de innehållstyper som angivits för eventuella listor eller bibliotek.

Ny meny som visar innehållstyper

Webbdelen Relevanta dokument

Webbdelen Relevanta dokument hjälper dig att skapa personligt anpassade vyer av de dokument som du skapar, checkar ut och ändrar. I ett stort dokumentcenter kan webbdelen spara tid och resurser genom att göra det enklare för dig att hitta och använda filer. På följande bild visas webbdelen:

Webbdelen Relevanta dokument

Förutom den kolumn som visas på den föregående bilden innehåller webbdelen Relevanta dokument en länk till mappen där dokumentet och dokumentegenskaperna finns.

Webbdelen Kommande uppgifter

Webbdelen Kommande uppgifter visar information om dokumentrelaterade aktiviteter. Om din grupp till exempel använder ett arbetsflöde som automatiskt arkiverar dokument enligt ett bestämt schema kan du ställa in webbdelen Kommande uppgifter så att funktionen varnar dig innan systemet utför den här åtgärden.

Webbdelen Kommande uppgifter

Förutom den kolumn som visas på den föregående bilden visar webbdelen Kommande uppgifter var dokumentet finns och dokumentegenskaperna.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×