Hantera meddelanden med hjälp av regler

En regel är en åtgärd som utförs automatiskt i Microsoft Outlook på inkommande eller utgående meddelanden, utifrån de villkor som du angett. Du kan skapa en regel från en mall, från ett meddelande eller använda egna villkor.

Vill du använda Outlook Web App i stället? Läs avsnittet Inkorgsregler för att lära dig mer om hur du skapar och hanterar regler som även fungerar med Outlook-programmet.

Artikelinnehåll

Hur du kan använda regler för att hantera e-postmeddelanden

Skapa en regel

Importera eller exportera regler

Köra regler manuellt

Serverbaserade regler eller regler endast på klienten

Tillämpa regler på andra Outlook-objekt

Vidarebefordra meddelanden till personer utanför företaget

Hur du kan använda regler för att hantera e-postmeddelanden

En regel är en åtgärd som Microsoft Outlook vidtas automatiskt på ett ankommande eller skickat meddelande som uppfyller de villkor som du anger i regeln. Du kan välja flera villkor och åtgärder genom att använda Regelguiden.

Regler kan indelas i två kategorier – organisation och avisering. Reglerna fungerar inte på lästa meddelanden, utan endast på de som är olästa.

Regelmallar i Regelguiden

Regelguiden innehåller mallar för de vanligaste typerna av regler, till exempel:

  • Håll ordning    Med dessa regler får du hjälp med att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan till exempel skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, till exempel Erik Hansson, med ordet "försäljning" på raden Ämne, som gör att meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Eriks försäljning.

  • Håll mig informerad    Med dessa regler får du en avisering när du erhåller ett visst meddelande. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar en avisering till mobila enheter när du får ett meddelande från en familjemedlem.

  • Börja med en tom regel    Det här är regler som du skapar utan hjälp av en regelmapp och som du kan anpassa helt.

Överst på sidan

Skapa en regel

I Outlook finns regelmallar för vanliga scenarier. Använd dessa regelmallar eller skapa egna regler.

Använd Outlook-regelmallar

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. Under Steg 1:Välj en mall väljer du en mall i mallsamlingen Håll ordning eller Håll mig informerad

  5. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på det understrukna värdet. Om du till exempel klickar på länken personer eller offentlig grupp öppnas adressboken.

  6. Klicka på Nästa.

  7. Under Steg 1:Välj villkor, välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas.

  8. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje villkor som du lagt till och ange sedan värdet.

  9. Klicka på Nästa.

  10. Under Steg 1:Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

  11. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.

  12. Klicka på Nästa.

  13. Under Steg 1:Välj undantag, välj ett undantag för regeln och klicka sedan på Nästa.

  14. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje undantag som du lagt till och ange sedan värdet.

  15. Klicka på Nästa.

  16. Under Steg 1:Ange ett namn för denna regel, ange ett namn.

  17. Under Steg 2:Ange regelalternativ, markera kryssrutorna för de alternativ som du vill använda.

    • Om du vill köra regeln på befintliga meddelanden i Inkorgen markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".

    • Den nya regeln aktiveras som standard. Om du vill inaktivera regeln avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.

    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  18. Klicka på Slutför.

Överst på sidan

Utforma en anpassad regel

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. Klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer eller Kontrollera meddelanden när de har skickats under Börja med en tom regel.

  5. Klicka på Nästa.

  6. Under Steg 1:Välj villkor, välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas.

  7. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje villkor som du lagt till och ange sedan värdet.

  8. Klicka på Nästa.

  9. Under Steg 1:Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

  10. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.

  11. Klicka på Nästa.

  12. Under Steg 1:Välj undantag, välj ett undantag för regeln och klicka sedan på Nästa.

  13. Under Steg 2:Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje undantag som du lagt till och ange sedan värdet.

  14. Klicka på Nästa.

  15. Under Steg 1:Ange ett namn för denna regel, ange ett namn.

  16. Under Steg 2:Ange regelalternativ, markera kryssrutorna för de alternativ som du vill använda.

    • Om du vill köra regeln på befintliga meddelanden i Inkorgen markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".

    • Den nya regeln aktiveras som standard. Om du vill inaktivera regeln avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.

    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  17. Klicka på Slutför.

Överst på sidan

Skapa en regel baserat på avsändare eller mottagare av ett meddelande

Det går snabbt att skapa en regel från ett meddelande. Fördelen med att skapa en regel på detta sätt är att regler föreslås utifrån meddelandets avsändare eller mottagare. Om du till exempel börjar med ett meddelande så får du förslag på en regel som flyttar alla meddelanden från den avsändaren till den mapp som du väljer.

  1. Klicka på det meddelande som du vill skapa en regel för och klicka sedan på Regler i gruppen Flytta på fliken Start.

    Föreslagna regler visas utifrån meddelandets avsändare och mottagare.

  2. Gör något av följande:

    • Klicka på en av de föreslagna reglerna, klicka på en målmapp och sedan på OK.

    • Om du vill ha fler regelalternativ som baseras på avsändare, mottagare eller meddelandets ämne klickar du på Skapa regel.

Om du väljer Skapa regel i steg 2 öppnas dialogrutan Skapa regel. Fortsätt med följande anvisningar.

  1. Markera kryssrutorna för villkoren du vill använda under När jag får e-post och alla valda villkor har uppfyllts.

  2. Markera under Gör följande kryssrutorna för den åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls.

  3. Markera kryssrutan Flytta objektet till mappen.

  4. Klicka på en befintlig mapp eller sedan på Nytt om du vill skapa en mapp där meddelandena ska lagras.

    Klicka på Avancerade alternativ för att lägga till fler villkor, åtgärder och undantag. Följ sedan instruktionerna i Regelguiden. Detta är samma guide som visas när du klickar på Hantera regler och aviseringar i Backstage-vyn (du klickar på fliken Arkiv). Mer information finns i Utforma en anpassad regel.

  5. Klicka på OK.

Överst på sidan

Importera eller exportera regler

Se Importera eller exportera en uppsättning regler för att ta reda på hur du importerar eller exporterar regler så att andra kan använda dem.

Köra regler manuellt

Gör följande om du vill köra en eller flera regler manuellt:

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Kör regler nu.

  4. Markera under Markera de regler som ska köras i dialogrutan Kör regler nu kryssrutan intill varje regel som du vill köra.

  5. Om du vill välja en annan mapp klickar du på Bläddra i rutan Kör i mappen, klickar på mappen och sedan på OK.

    Markera kryssrutan Ta med undermappar om du vill ta med alla mappar under den mapp som du angav i steg 5.

  6. I listan Tillämpa regler på är standard alla meddelanden. Du kan ändra detta till lästa eller olästa meddelanden.

  7. Klicka på Kör nu.

Överst på sidan

Serverbaserade regler eller regler endast på klienten

Det finns två typer av regler i Outlook – serverbaserade och klientspecifika.

  • Serverbaserade regler    Om du använder ett Microsoft Exchange Server-konto är vissa av de regler som du skapar serverbaserade. Dessa regler körs i postlådan på Exchange-servern för e-post, även när Outlook inte körs på datorn. Serverbaserade regler måste tillämpas på meddelanden när de levereras till Inkorgen första gången och reglerna måste kunna köras på servern tills de är slutförda. En regel, som exempelvis anger att ett meddelande ska skrivas ut, kan inte köras förrän den är klar på servern. Om en regel inte kan tillämpas på servern, kommer den att tillämpas när du startar Outlook och den blir då en klientspecifik regel.

  • Klientspecifika regler    Klientspecifika regler är regler som endast körs på datorn. Detta är regler som inte kan köras förrän de är slutförda på servern, till exempel regler för att skriva ut vissa meddelanden. Klientspecifika regler kan endast köras när Outlook används.

Om regellistan innehåller båda slags regler tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.

Överst på sidan

Tillämpa regler på andra Outlook-objekt

Leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar

När regler tillämpas, bearbetas leveranskvitton, läskvitton, svar på röstning och automatiska svar (frånvaroaviseringar) som om de var meddelanden. En regel som exempelvis flyttar objekt med ordet "möte" i ämnesraden till en speciell mapp, kommer även att flytta alla leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och automatiska svar som innehåller ordet "möte" i ämnesraden.

Obs!    När ett röstsvar flyttas på grund av en regel från Inkorgen till en annan mapp, kommer även röstuppföljningen att påverkas. När du öppnar ett skickat meddelande med en röstningsknapp, kommer uppföljningsinformationen inte att inkludera en avräkning av svaren som flyttades med regeln. Uppföljningen påverkas inte om du flyttar eller tar bort ett svar.

Överst på sidan

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument

När regler tillämpas hanteras mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument som meddelanden. När du till exempel skapar en regel som flyttar objekt med ordet "möte" i rutan Ämne till en speciell mapp, kommer även alla uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar som uppfyller villkoren att flyttas. Tänk emellertid på följande begränsningar när du skapar regler som påverkar dessa typer av objekt:

  • Ett objekt som flyttas till en annan mapp än e-postmappen kanske inte kommer att fungera så som det är tänkt sedan det flyttats. Om till exempel ett meddelande flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.

  • Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget genom att en regel används spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.

  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.

  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

Överst på sidan

Kontaktgrupper

En regel som innehåller en kontaktgrupp kan uppföra sig olika beroende på hur regeln skapas.

  • Flytta meddelanden som har skickats till en kontaktgrupp-mapp     Den här regeln är bara tillgänglig om du använder ett Exchange Server-konto. Endast meddelanden som skickas till kontaktgruppen flyttas till den angivna mappen. Meddelanden från personer som är medlemmar i kontaktgruppen flyttas inte till den angivna mappen.

Överst på sidan

Vidarebefordra meddelanden till personer utanför företaget

Om du använder ett Microsoft Exchange Server 2010-konto är standard att du inte kan använda regler för att vidarebefordra meddelanden till e-postadresser utanför organisationen. Inställningen hjälper till att förhindra att sekretessbelagd och privat information från företaget hamnar på avvägar. Den här inställningen kan endast ändras av en Exchange-administratör.

Mer information finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange Server mitt konto ansluter till.

Överst på sidan

Gäller för: Outlook 2010



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk