Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön

Om din organisation utför arbete som kräver dokumentdelning eller direkt samarbete med leverantörer, klienter eller kunder kan du använda funktionerna för extern delning i SharePoint Online för att dela innehåll med personer utanför organisationen. Om så inte är fallet kanske du vill begränsa användningen av extern delning i organisationen. I den här artikeln tittar vi närmare på delningsalternativen i SharePoint Online och hur du planerar för dem.

(Om du vill konfigurera delning direkt läser du Aktivera och inaktivera extern delning för SharePoint Online. Om du försöker dela en fil eller mapp, se Dela filer och mappar i OneDrive eller Dela SharePoint-filer eller -mappar i Office 365.)

Att planera för extern delning bör ingå i din övergripande planering av behörigheter för SharePoint Online.

Observera att extern delning är aktiverat som standard för hela SharePoint Online-miljön och för webbplatssamlingarna i den. Det kan vara en bra idé att inaktivera funktionen globalt innan användarna börjar använda webbplatserna eller tills du vet exakt hur du vill använda funktionen.

Vad är funktionerna för extern delning av SharePoint Online?

SharePoint Online har både globala inställningar (innehavaromfattande) och webbplatssamlingsinställningar för extern delning. Inställningarna på innehavarnivån åsidosätter inställningar på webbplatssamlingsnivån.

Du kan välja bland följande grundläggande delningsalternativ för SharePoint Online-klientorganisationen och för varje enskild webbplatssamling:

  • Ingen extern delning – webbplatser och dokument kan endast delas med interna användare i Office 365-prenumerationen.

  • Dela endast med externa användare i katalogen – webbplatser, mappar och dokument kan endast delas med externa användare som redan finns i din Office 365-användarkatalog. Till exempel användare som tidigare har accepterat en delningsinbjudan eller användare som du har importerat från en annan Office 365- eller Azure Active Directory-innehavare.

  • Dela med autentiserade externa användare – webbplatser, mappar och dokument kan delas med externa användare som har ett Microsoft-konto eller ett arbets- eller skolkonto från en annan Office 365-prenumeration eller en Azure Active Directory-prenumeration.

  • Dela med anonyma användare – dokument och mappar (men inte webbplatser) kan delas via en anonym länk där alla som har länken kan visa eller redigera dokumentet eller ladda upp till mappen.

Ordningen i listan ovan är från mest till minst restriktiv. Vilket alternativ du än väljer är den mer restriktiva funktionaliteten fortfarande tillgänglig för dig. Om du till exempel väljer att dela med anonyma användare kan du fortfarande dela med autentiserade externa användare och användare som redan finns i katalogen, inklusive interna användare.

Delning och säkerhet   

Om du har konfidentiell information som aldrig ska delas med externa användare kan det vara bra att ha en eller flera webbplatssamlingar där extern delning är inaktiverad och där du har konfidentiell information. Skapa ytterligare webbplatssamlingar efter behov, som du använder för extern delning. På så sätt kan du hantera säkerhetsrisker genom att förhindra extern åtkomst till känslig information.

Vad är en extern användare?

En extern användare är en person utanför din Office 365-prenumeration som du har beviljat åtkomst till en eller flera webbplatser, filer eller mappar. Det finns två typer av externa användare:

Autentiserade användare   

Autentiserade användare är användare som har ett Microsoft-konto eller ett arbets- eller skolkonto från en annan Office 365-prenumeration. Du kan dela webbplatser och dokument med dessa användare på ungefär samma sätt som du delar webbplatser och dokument med interna användare. Behörigheter och grupper fungerar på samma sätt för autentiserade externa användare som för interna användare.

Eftersom externa användare inte har en licens till din Office 365-prenumeration är de begränsade till grundläggande samarbetsuppgifter:

  • Autentiserade externa användare kan utföra uppgifter på en webbplats som motsvarar den behörighetsnivå som de tilldelats. Om du till exempel lägger till en extern användare i gruppen Medlemmar, får de redigeringsbehörighet och kan lägga till, redigera och ta bort listor. De kan också visa, lägga till, uppdatera och ta bort listobjekt och dokument.

  • Autentiserade externa användare kan använda Office Online för att visa och redigera dokument. Om prenumerationen omfattar Office Professional Plus kan de inte installera skrivbordsversionen av Office på sina egna datorer såvida du inte tilldelar dem en licens.

  • Autentiserade externa användare kan se andra typer av innehåll på webbplatserna beroende på behörigheterna de får av dig. Exempelvis kan de navigera till olika underwebbplatser i samlingen som de bjudits in till. De kommer också att kunna göra saker som att visa webbplatsflöden.

Om dina autentiserade externa användare behöver större kapacitet måste du tilldela dem en lämplig Office 365-licens. Gör detta på samma sätt som du tilldelar en licens till en intern användare.

Anonyma användare   

Anonyma användare är användare som har en delbar länk till en mapp eller ett dokument och kan visa eller redigera dokumentet eller ladda upp till mappen (beroende på typ av länk) utan att behöva logga in med ett användarnamn eller lösenord. Anonyma länkar kan fritt skickas runt bland användare och är giltiga tills du inaktiverar dem eller de löpt ut (om du angett ett utgångsdatum).

Anonyma användare kan inte komma åt webbplatser och du kan inte tilldela licenser till dem. De kan endast visa eller redigera det specifika dokument eller den mapp till vilken de har en länk för anonym åtkomst.

Vad händer när jag delar en webbplats eller ett dokument?

Vad som händer när du delar en webbplats, mapp eller ett dokument beror på om du valt att dela med autentiserade externa användare eller anonyma användare.

Dela med autentiserade externa användare   

När du delar ett dokument eller en webbplats med en autentiserad extern användare skickas en inbjudan till dem via e-post med en länk till webbplatsen eller dokumentet. När de klickar på länken uppmanas de att logga in med användarnamnet och lösenordet till sitt Microsoft-konto eller sitt arbets- eller skolkonto. När de loggar in läggs de till i användarlistan i din Office 365-prenumeration (de visas med #EXT# i användarnamnet) och får åtkomst till webbplatsen eller dokumentet.

När de lagts till i användarlistan i Office 365-prenumerationen kan du ge dem åtkomst till andra webbplatser eller dokument utan att skicka ytterligare inbjudningar. (Du kan behöva skicka en länk till webbplatsen eller dokumentet så att de hittar det.) Om du vill kan du också tilldela en Office 365-licens till dem.

Du kan sluta dela med en autentiserad extern användare genom att ta bort deras behörighet från webbplatsen eller dokumentet eller genom att ta bort dem från användarlistan i Office 365.

Dela med anonyma användare   

När du delar med anonyma användare kan du låta dem redigera eller visa ett dokument eller ladda upp till en mapp. Visnings- och redigeringslänkar skapas separat och kan ställas in att löpa ut vid en viss tidpunkt. När du har skapat länkarna kan de återanvändas och skickas runt fritt. Alla som har länken kan komma åt dokumentet.

Anonyma användare läggs inte till i användarlistan i Office 365. Du kan sluta dela med dem genom att gå till dokumentet eller mappen som du delat och ta bort den anonyma länken.

Samarbeta med externa affärspartner

Om du har affärspartner eller leverantörer som du behöver samarbeta och dela dokument med kan du skapa en SharePoint Online-extranätwebbplats. En extranätwebbplats är en tilldelad webbplatssamling som du använder för samarbete mellan företag (B2B) med en viss partner eller leverantör. Du kan låsa den här webbplatsen så att endast webbplatsägare kan bjuda in externa användare och så att endast externa användare från vissa domäner kan bjudas in.

SharePoint Online-extranätwebbplatser är mycket enkla att konfigurera och är mycket enklare och billigare att underhålla än lokala extranätwebbplatser. Mer information finns i Använda Office 365 SharePoint Online som en extranätlösning mellan företag (B2B).

Närliggande avsnitt

Hantera delning med externa användare i Office 365 Small Business
Konfigurera och hantera åtkomstförfrågningar
Dela webbplatser eller dokument med personer utanför organisationen
Söka efter webbplatsinnehåll som delas med externa användare
Planera din behörighetsstrategi

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×