Guide till flervärdesfält

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I de flesta databaser går det bara att lagra ett enda värde i ett fält, bland annat i tidigare versioner av Microsoft Access. I Microsoft Office Access 2007 kan du däremot skapa ett fält som innehåller flera värden, till exempel en lista med kategorier som du har tilldelat ett ärende till. Flervärdesfält lämpar sig för vissa situationer, till exempel när du använder Office Access 2007 för att arbeta med information som lagras i en Windows SharePoint Services 3.0-lista, om den listan innehåller ett fält som använder någon av de typer av flervärdesfält som finns i Windows SharePoint Services.

I det här avsnittet beskrivs flervärdesfälten i Office Access 2007 och i Windows SharePoint Services, hur du skapar ett flervärdesfält och när du använder det samt hur du utnyttjar ett flervärdesfält i en fråga.

Artikelinnehåll

Vad är ett flervärdesfält?

Flervärdesfält i Windows SharePoint Services

När du ska använda ett flervärdesfält

Så här skapar du ett flervärdesfält

Använda Uppslagsguiden

Ändra design för ett flervärdesfält

Hur du använder ett uppslagsfält med flera fält i en fråga

Vad är flervärdesfält?

Anta att du har tilldelat en av dina anställda eller konsulter en uppgift, men bestämmer dig för att det krävs flera personer för uppgiften. I Office Access 2007 kan du skapa ett flervärdesfält där du väljer personer från en lista.

Flervärdesfält

När du klickar på en kombinationsruta är de kryssrutor som anger dina val markerade. Du kan markera eller avmarkera elementen i listan och sedan klicka på OK.

Ett kombinationsruta med flervärdesfält

De valda personerna lagras i flervärdesfältet och avgränsas med semikolon (som standard) när de visas.

Ett flervärdesfält med värden avgränsade med kommatecken

Tanken bakom flervärdesfält är att underlätta när du vill välja och lagra fler än ett alternativ, utan att behöva skapa en mer avancerad databasdesign. Flervärdesfälten är också viktiga för integrationen med Windows SharePoint Services, eftersom SharePoint-listor också stöder flervärdesfält.

Du kanske undrar varför det går att lagra flera värden i ett fält i Office Access 2007, när detta inte är möjligt i de flesta andra relationsdatabassystem. Svaret är att databasmotorn i Office Access 2007 egentligen inte lagrar värdena i ett enda fält. Även om det du ser och arbetar med verkar finnas i ett enskilt fält, lagras värdena i själva verket oberoende av varandra och hanteras i dolda systemtabeller. Access-databasmotorn hanterar detta åt dig, det vill säga avgränsar och hämtar data automatiskt så att de visas i ett fält.

Tekniskt sett har ett flervärdesfält en N:N-relation. Anta du har en evenemangstabell där du tilldelar ansvar för varje evenemang till en eller flera av dina anställda. Anta att du skapar ett flervärdesfält med namnet "Tilldelat" så att du kan tilldela de anställda evenemang. Relationen mellan evenemangen och de anställda är en N:N-relation. Det innebär att du kan ha många anställda tilldelade ett evenemang, och du kan ha valfri anställd tilldelad många evenemang.

Överst på sidan

Flervärdesfält i Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 har stöd för en Alternativ-kolumn där du kan välja och lagra flera alternativ i ett enda fält. I Windows SharePoint Services 3.0 kan du också skapa ett uppslagsfält med vilket du kan välja och lagra flera alternativ i ett enda fält. För att Office Access 2007 ska kunna integreras med Windows SharePoint Services och ha stöd för dess fälttyper, finns det nu stöd för flervärdesfält även i Office Access 2007.

När du länkar till en SharePoint-lista som utnyttjar något av dessa flervärdiga datatyper, skapar och använder Office Access 2007 automatiskt en Access-flervärdestyp lokalt.

När du exporterar en Access-tabell till en SharePoint-lista och Access-tabellen innehåller ett flervärdesfält, blir fältet ett fält med någon av flervärdestyperna som finns i Windows SharePoint Services. När du flyttar en Access-databas till en SharePoint-webbplats och databasen innehåller Access-tabeller som innehåller flervärdesfält, blir vart och ett av de fälten ett fält av någon av de flervärdestyper som finns i Windows SharePoint Services.

Överst på sidan

När ska flervärdesfält användas?

Du bör skapa ett flervärdesfält när du vill

  • lagra ett flervärdesurval från en lista med alternativ, och den listan med alternativ är relativt liten.

    Du skapar flervärdesfält i Office Access 2007 genom att använda Uppslagsguiden i tabelldesignvyn.

  • Exportera en Access-tabell till en SharePoint-webbplats så att den utnyttjar flervärdesalternativen eller uppslagsfälten som finns i Windows SharePoint Services.

    Du skapar flervärdesfält i Office Access 2007 genom att använda Uppslagsguiden i tabelldesignvyn. Därefter exporterar du tabellen till en SharePoint-lista.

  • Flytta en Access-databas till en SharePoint-webbplats så att den utnyttjar flervärdesalternativen eller uppslagsfälten som finns i Windows SharePoint Services.

    Du skapar flervärdesfält i Office Access 2007 genom att använda Uppslagsguiden i tabelldesignvyn. Därefter klickar du på kommandot Flytta till SharePoint på fliken Externa data.

  • Länka till en SharePoint-lista som innehåller ett flervärdigt alternativ- eller uppslagsfält.

    Office Access 2007-flervärdesfältet skapas automatiskt och kopplas till Windows SharePoint Services-fältet när du skapar den länkade tabellen.

Förutom scenarierna ovan kanske du också vill använda ett flervärdesfält om du inte planerar att flytta databasen till Microsoft SQL Server vid ett senare tillfälle. Ett Office Access 2007-flervärdesfält flyttas till SQL Server som ett PM-fält (ntext) som innehåller en avgränsad mängd med värden. Eftersom SQL Server inte har stöd för någon flervärdig datatyp som använder N:N-relationer, måste du förmodligen bearbeta design och konvertering ytterligare.

Överst på sidan

Skapa flervärdesfält

När du öppnar en tabell öppnas den i databladsvyn. Du kan lägga till en flervärdes uppslagskolumn genom att klicka på Uppslagskolumn i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad. Då startar Uppslagsguiden där du får hjälp med att skapa uppslagskolumnen.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på tabellen där du vill skapa uppslagskolumnen, så att tabellen öppnas.

  4. Klicka på Uppslagsfält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Uppslagsguiden visas.

    Sida i Uppslagsguiden där du väljer tabell/fråga eller värdelista

  5. I den första dialogrutan i Uppslagsguiden bestämmer du om du vill basera uppslagskolumnen på värdena i en tabell eller fråga, eller på en lista med värden som du skriver.

    Den vanligaste typen av flervärdes uppslagskolumn är en som visar värden som slås upp från en relaterad tabell eller fråga.

  6. Om du vill lära dig i Uppslagsguiden, finns i använda Uppslagsguiden. Mer ingående information om hur du skapar ett flervärdesfält, finns i lägga till eller ändra en uppslagskolumn som du kan lagra flera värden.

Överst på sidan

Använda Uppslagsguiden

Uppslagsguiden startar när du skapar en uppslagskolumn i databladsvyn, när du drar ett fält från fältlistan till en tabell som är öppen i databladsvyn och när du markerar Uppslagsguiden i kolumnen Datatyp i designvyn. Guiden leder dig genom de steg som behövs för att skapa en uppslagskolumn och anger automatiskt lämpliga egenskaper som matchar dina val. Guiden skapar också tabellrelationer och index, där det behövs.

När guiden visas måste du bestämma om uppslagskolumnen ska baseras på en tabell eller fråga, eller på en lista med värden som du anger. För det mesta använder du en tabell eller fråga som datakälla om databasen är designad på rätt sätt och informationen är uppdelad i ämnesbaserade tabeller.

  • Skapa flervärdesuppslaget baserat på en tabell eller fråga

    När du skapar ett flervärdesfält genom att dra ett fält från fältlistan, utförs de två första stegen i anvisningarna nedan automatiskt. Därför börjar du med det tredje steget.

    1. Klicka i Uppslagsguiden på Jag vill att min uppslagskolumn ska slå upp värdena i en tabell eller fråga och klicka sedan på Nästa.

    2. Välj en tabell eller fråga i listan och klicka sedan på Nästa.

    3. Klicka på fälten som du vill ha med i uppslaget under Tillgängliga fält.

    4. Klicka på större än-knappen (>) om du vill flytta fälten som du har klickat på till listan Markerade fält.

    5. Upprepa de två föregående stegen tills alla fält som du vill ha med i uppslaget finns i listan Markerade fält. Klicka sedan på Nästa.

    6. Du kan också välja mellan ett och fyra fält som du vill sortera uppslagselementen efter och sedan klicka på Nästa. Klicka på knappen Stigande om du vill byta från att sortera uppslagselementen i stigande ordning till att sortera dem i fallande ordning. Observera att namnet på knappen ändras till Fallande. Klicka på knappen igen om du vill byta tillbaka. Fortsätt genom att klicka på Nästa.

    7. Justera bredden på kolumnerna i uppslagsfälten om det behövs och klicka sedan på Nästa.

    8. Markera kryssrutan Tillåt flera värden under Vill du lagra flera värden för det här uppslaget?.

      Obs!: Den här kryssrutan måste vara markerad för att du ska kunna lagra flera värden.

    9. Klicka på Slutför.

      När du klickar på Slutför skapas en uppslagskolumn där fältegenskaperna baseras på de val som du har gjort i Uppslagsguiden.

    10. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen om du vill spara tabellen och klicka sedan på Spara.

  • Skapa flervärdesuppslag baserat på värdena som du anger

    1. Klicka på Jag skriver värdena själv i Uppslagsguiden och sedan på Nästa.

    2. Ange önskat antal spalter. Skriv varje värde. Tryck på TABB för att flytta till nästa kolumn eller rad.

    3. Klicka på Nästa när du har angett värdena.

    4. Om du har angett mer än en kolumn i steg 2, måste du välja vilken kolumn som du använder för att identifiera varje värde. Dubbelklicka på den kolumn som du vill använda för att identifiera varje värde i rutan Tillgängliga fält.

      Obs!: Det här steget visas inte om du inte anger mer än en kolumn i steg 2.

    5. Ange en etikett för uppslagskolumnen i Uppslagsguiden.

    6. Markera kryssrutan Tillåt flera värden under Vill du lagra flera värden för det här uppslaget?.

      Obs!: Den här kryssrutan måste vara markerad för att du ska kunna lagra flera värden.

    7. Klicka på Slutför.

      När du klickar på Slutför skapas en uppslagskolumn där fältegenskaperna baseras på de val som du har gjort i Uppslagsguiden.

    8. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen om du vill spara tabellen och klicka sedan på Spara.

      När du har skapat flervärdesfältet visas det som en nedrullningsbar listruta med kryssrutor när du visar tabellen i databladsvyn.

Överst på sidan

Ändra design på ett flervärdesfält

Information om hur du ändrar design för ett flervärdesfält finns i artikeln lägga till eller ändra en uppslagskolumn som du kan lagra flera värden.

Överst på sidan

Använd flervärdesfält i en fråga

När du utnyttjar ett flervärdesfält i en fråga måste du bestämma om du vill hämta hela flervärdesfältet som innehåller alla värden avgränsade med semikolon, eller en separat rad för varje värde. Anta att du har tabellen Ärenden som innehåller fältet Tilldelat som du använder för att tilldela de anställda ärenden. Du skapar då en fråga som innehåller fältet Tilldelat så här:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Klicka på Frågedesign i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Bild av menyfliksområdet i Access

  4. Klicka på den tabell i dialogrutan Visa tabell (i det här fallet "Ärenden") som innehåller flervärdesfältet och klicka sedan på Lägg till.

  5. Klicka på Stäng.

  6. Dra fälten som du vill använda i frågan till frågerutnätet. I det här exemplet drar du fältet Rubrik och flervärdesfältet "Tilldelat" till frågerutnätet.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Frågeresultatet ser ut ungefär så här, där den ena kolumnen innehåller ärenderubriken och den andra kolumnen visar flervärdesfältet:

Frågeresultat som visar fälten Rubrik och Tilldelat


Anta att du vill expandera flervärdesfältet Tilldelat, så att varje Tilldelat-värde visas på en separat rad. För att kunna göra detta måste du ange egenskapen Value genom att lägga till strängen ".Value" efter "Tilldelat" i raden Fält, vilket visas så här i frågerutnätet:

Frågerutnät där Rubrik och Tilldelat.Value visas

När du anger Tilldelat på raden Fält visas alla värden i ett flervärdesfält på bara en rad när du kör frågan. När du använder egenskapen Value, som i Tilldelat.Value, visas flervärdesfältet i expanderat format så att varje värde visas på en separat rad. Du kan skapa en fråga om du vill visa enskilda värden på följande sätt:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Klicka på Frågedesign i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Bild av menyfliksområdet i Access

  4. Klicka på den tabell i dialogrutan Visa tabell (i det här fallet "Ärenden") som innehåller flervärdesfältet och klicka sedan på Lägg till.

  5. Klicka på Stäng.

  6. Dra fälten som du vill använda (i det här exemplet flervärdesfältet med namnet "Tilldelat.Value") till frågerutnätet.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Frågeresultatet ser ut ungefär så här, där den ena kolumnen innehåller ärenderubriken och den andra kolumnen visar Tilldelat.Value:

Frågeresultat som visar Rubrik och de enskilda Tilldelat-värdena

Mer information om hur du använder flervärdesfält i frågor finns i Använd flervärdesfält i frågor.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×