Guide för rapportdesign

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Microsoft Office Access 2007 erbjuder dig ett antal verktyg som hjälper dig att skapa tilltalande och läsvänliga rapporter som presenterar data på det sätt som passar användarna bäst. Du kan använda kommandona på fliken Skapa för att skapa en rapport med bara ett klick. Du kan använda rapportguiden för att skapa en mer komplicerad rapport, eller så kan du skapa en rapport genom att lägga till alla data och formatera elementen själv. Oavsett vilken metod du väljer kommer du troligen att göra åtminstone några ändringar i rapportens utformning för att visa data på det sätt du vill. I den här artikeln diskuteras den allmänna processen att utforma en rapport och sedan visas hur du lägger till specifika designelement till rapporten.

Artikelinnehåll

Bestämma hur du vill ändra layouten i rapporten

Justera dina data med hjälp av kontroll layouter

Lägga till eller ta bort rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt

Tips för att formatera olika datatyper

Bestämma hur du vill lägga upp din rapport

När du utformar en rapport måste du först avgöra hur du vill att data ska presenteras på sidan och hur data lagras i databasen. Under utformningsprocessen kanske du till och med upptäcker att sorteringen av data i tabeller inte gör det möjligt för dig att skapa den rapport du vill ha. Det här kan vara en indikation på att tabellerna inte är normaliserade – detta innebär att data inte lagras på effektivaste sätt.

Klicka på länken i avsnittet Se även om grunderna för databasdesign.

Göra en skiss av rapporten

Det här steget krävs inte  – du kanske upptäcker att guiden för Access-rapport eller rapportverktyget (båda finns tillgängliga i gruppen Rapporter på fliken Skapa) erbjuder en tillräcklig startdesign för din rapport. Om du väljer att utforma rapporten utan de här verktygen kanske du har hjälp av att rita en ruta på ett papper, med en skissering över var fälten ska vara och fältnamn i varje ruta. Alternativt kan du använda program som exempelvis Microsoft Office Word 2007 eller Microsoft Office Visio 2007 för att skapa en modell av rapporten. Oavsett vilken modell du väljer att använda, ska du se till att inkludera alla rader för att visa hur data upprepas.

Färdigt formulär som överlappar preliminär skiss

Du kan exempelvis använda en rad för produktinformation, sedan flera rader för produktförsäljning och slutligen en rad för varje produkts totalförsäljning. Sedan upprepas sekvensen för nästa produkt och så vidare till rapportens slut. Kanske rapporten bara är en enkel lista över data i tabellen och då behöver skissen bara innehålla en serie rader och kolumner.

Obs!: Den här metoden är också väldigt användbar om du utformar en rapport åt någon annan. I så fall kan den andra personen rita upp skissen innan du börjar arbeta.

När du har skapat din skiss avgöra vilken tabell eller tabeller innehåller data som du vill ska visas i rapporten. Om alla data finns i en tabell, kan du basera rapporten direkt på tabellen. Oftare, lagras de data som du vill använda i flera tabeller som du måste hämta tillsammans i en fråga innan du kan visa den i rapporten. Frågan kan bäddas in i egenskapen RecordSource för rapporten eller skapa en separat, sparad fråga och basera rapporten på som.

Gå till avsnittet Se även för att söka en länk för mer information om att använda en fråga som RecordSource.

Bestäm vilka data du vill placera i varje rapportavsnitt

Varje rapport har ett eller flera rapportavsnitt. Det avsnitt som presenteras i varje rapport är Detalj. Det här avsnittet upprepas en gång för varje post i tabellen eller frågan som rapporten baseras på. Andra avsnitt är valfria och upprepas inte lika ofta och används oftast för att visa information som är vanlig för en grupp poster, en rapportsida eller hela rapporten.

Följande tabell beskriver var varje avsnitt är placerat och hur avsnittet vanligen används.

Avsnitt

Plats

Vanligt innehåll

Avsnitt för rapporthuvud

Visas bara en gång, längst upp på första rapportsidan.

  • Rapporttitel

  • Logotyp

  • Aktuellt datum

Avsnitt för rapportfot

Visas på sista dataraden, ovanför avsnittet för sidfot på sista sidan av rapporten.

Gruppsummor för rapport (summor, beräkningar, genomsnitt etc.)

Avsnitt för sidhuvud

Visas längst upp på varje sida av rapporten.

  • Rapporttitel

  • Sidnummer

Avsnitt för sidfot

Visas längst ned på varje sida i rapporten.

  • Aktuellt datum

  • Sidnummer

Avsnitt för Grupphuvud

Visas precis före gruppen med poster

Fältet som grupperas

Avsnitt för Gruppfot

Visas precis efter en grupp med poster.

Gruppsummor (summor, genomsnitt etc.)

Information om att lägga till eller ta bort rapporthuvud och sidfotsavsnitt eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt finns i avsnittet Lägg till eller ta bort rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt i den här artikeln. Du kan lägga till gruppen Sidhuvud / fot avsnitt med hjälp av rutan Gruppera, sortera och summera i layoutvyn eller designvyn.

Se länken Se ävenför information om hur du använder rutan Gruppera, sortera och summera för att gruppera eller sammanställa rapporter.

Bestäm hur du vill sortera detaljerade data

De flesta rapporter är ordnade i en tabell eller en staplad layout, men Office Access 2007 ger dig möjlighet att använda praktiskt taget alla arrangemang av poster och fält som du vill använda.

Tabellform    En tabellform liknar ett kalkylblad. Etiketter finns överst och data sorteras i kolumnerna under etiketterna. Med tabellform menas att data presenteras på ett tabelliknande sätt. Det här är den typ av rapport som skapas av Office Access 2007 när du klickar på Rapport i gruppen Rapporter på fliken Skapa. Tabellform är ett bra alternativ om du har ett relativt litet antal fält som du vill visa i ett enkelt listformat. Följande bild visar en rapport för anställda som skapades i tabellform.

Rapport för anställda i tabellform

Stapelform    Den staplade formen påminner om ett formulär du fyller i när du öppnar ett bankkonto eller handlar från ett företag online. Varje dataelement etiketteras och fälten staplas ovanpå varandra. Den här layouten är lämplig för rapporter som innehåller för många fält att visa i tabellform  – det vill säga att kolumnernas bredd skulle överskrida rapportens bredd. Följande bild visar en rapport för en anställd som skapades i stapelform.

Rapport för anställda i stapelform

Obs!: Den här layouten kallas för kolumnform i rapportguiden.

Blandad layout    Du kan blanda olika former av layout, t.ex. tabellform och stapelform. För varje post kan du exempelvis sortera vissa av fälten i en vågrät rad längst upp på sidan för avsnittet Detaljer och sortera övriga fält från samma post i en eller flera staplade layouter under den översta raden. Följande bild visar en rapport för anställda som skapades med en blandad layout. Fälten för ID, efternamn och förnamn är sorterade i en kontrollerad tabellayout och fälten för jobbtitel och företagstelefon i en staplad layout. I det här exemplet används stödlinjer för att erbjuda en visuell separation av fälten för varje anställd.

Rapport för anställda med blandad layout

Justerad layout    Om du använder rapportguiden för att skapa din rapport kan du välja att använda en justerad layout. I den här layoutformen används sidans fulla bredd för att visa posterna så kompakt som möjligt. Givetvis kan du arkivera samma resultat utan att använda rapportguiden, men det kan vara en tidskrävande process att exakt placera in fälten. Följande bild visar en rapport för anställda som har skapats med den justerade layouten i rapportguiden.

Rapport för anställda med justerad layout

Den justerade layouten är en bra layout att använda om du visar ett stort antal fält på rapporten. Om du i föregående exempel använder en tabellform för att visa samma data hamnar fältens kanter utåt sidorna. Om du däremot använder en staplad layout tar varje post upp mer utrymme lodrätt, vilket leder till att du slösar med papper och att rapporten blir mer svårläslig.

Se länken i avsnittet Se även för att skapa en enkel rapport och därmed steg för steg lära dig hur du skapar rapporter med de här olika layouterna.

Överst på sidan

Använda kontrollayouter för att justera data

Kontrollayouter är en ny funktion i Office Access 2007. Kontrollayouter är guider som du kan lägga till en rapport när den är öppen i layout- eller designvyn. Access 2007 lägger till kontrollayouter automatiskt när du använder rapportguiden för att skapa en rapport, eller när du skapar en rapport genom att klicka på Rapport i gruppen Rapporter på fliken Skapa. En kontrollayout är som en tabell, där varje cell kan innehålla en etikett, en textruta eller någon annan typ av kontroll. Följande bild visar en kontrollayout i tabellform på en rapport.

Kontrollayout för grundtabellform

De orange linjerna indikerar rader och kolumner i kontrollayouten och de är bara synliga när rapporten är öppen i layout- eller designvyn. Kontrollayouter hjälper dig att uppnå en enhetlig datajustering för rader och kolumner och de kan göra det enklare att lägga till, ändra storlek för eller ta bort fält. Använd verktygen i Kontrollayout på fliken Ordna (tillgänglig i layout- eller designvyn),för att ändra en typ av kontrollayout mot en annan och avlägsna kontroller från andra layouter så att du kan placera kontrollerna var du vill på rapporten.

Se länken i avsnittet Se även för ytterligare information om hur du modifierar, redigerar och ändrar i rapporter.

Överst på sidan

Lägga till eller ta bort avsnitt för rapport- eller sidhuvud och rapport- eller sidfot

Så som vi nämnde ovan i den här artikeln är sidhuvud och sidfötter rapportavsnitt som du kan använda för att visa information som är gemensam för hela rapporten, eller för varje sida i en rapport. Du kan exempelvis lägga till ett avsnitt för sidfot för att visa ett sidnummer längst ned på varje sida, eller så kan du lägga till ett avsnitt för rapporthuvud för att visa en titel för hela rapporten.

Lägga till avsnitt för rapport- eller sidhuvud och rapport- eller sidfot

  1. Högerklicka på den rapport du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvyn på snabbmenyn.

  2. Kontrollera vilka avsnitt som redan finns på rapporten. Avsnitten separeras med skuggade vågräta fält som kallas för avsnittsväljare. Etiketten på varje avsnittsväljare indikerar vad avsnittet direkt nedanför är.

    Rapport i Designvyn

    Varje rapport har ett detaljavsnitt och kan även innehålla rapporthuvud, sidhuvud, sidfor och rapportfot. Dessutom kanske du ser grupphuvud eller gruppfötter (t.ex. Fil som huvud som visas i föregående bild). Grupphuvud och -fötter ges som standard namn genom att använda fältnamn eller uttryck som utgör bas för gruppen. I det här fallet är namnet på grupperingsfältet "Arkivera som."

    Se avsnittet Se även för att söka en länk för ytterligare information om att skapa grupp- eller översiktsrapporter.

  3. Högerklicka på valfri avsnittsväljare och klicka sedan på Sidhuvud/fot eller Rapporthuvud/fot på snabbmenyn för att lägga till ett avsnitt för sidhuvud och -fot eller rapporthuvud och -fot på din rapport.

    Obs!: Om avsnittet redan finns på rapporten varnas du av Access om att det befintliga avsnittet kommer att tas bort tillsammans med de kontroller det innehåller.

    Du kan nu flytta befintliga kontroller eller lägga till nya kontroller till nya avsnitt.

    Se avsnittet Se även för att gå till en länk med information om att lägga till fält och andra kontroller till rapporten.

Office Access 2007 läggs alltid sida och rapporten Sidhuvud / fot avsnitt i par. Det vill säga inte kan du lägga till ett rubrikavsnitt sida eller en rapport utan även att lägga till motsvarande sidfotsavsnitt. Om du inte behöver båda avsnitt kan du ta bort inte ett avsnitt, men du kan ändra storlek på oanvända avsnittet till en höjd på noll (0) för att undvika att lägga till extra lodrätt avstånd i rapporten. Placera pekaren längst ned i avsnittet oanvända tills den ändras till en dubbelriktad pil Dubbelpil och dra sedan uppåt tills avsnittet döljs. Om det finns några kontroller i avsnittet kan du ta bort dem innan du kan dölja avsnittet helt.

Ta bort avsnitt för rapporthuvud eller sidhuvud och -fot

  1. Högerklicka på den rapport du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvyn på snabbmenyn.

  2. Högerklicka på valfri avsnittsväljare och klicka sedan på Sidhuvud/fot eller Rapporthuvud/fot på snabbmenyn.

Om du tar bort sidhuvud och sidfot parvis och de avsnitten innehåller kontroller blir du varnad av Office Access 2007 att om du tar bort avsnitt kommer du även att ta bort kontrollerna och att du inte kan ångra åtgärden. Klicka på Ja för att ta bort avsnitten och radera kontrollerna eller klicka på Nej för att avbryta åtgärden.

Överst på sidan

Tips om formatering av olika datatyper

När du skapar en rapport med verktyget Rapport (tillgängligt på fliken Skapa i gruppen Rapporter), eller genom att använda rapportguiden, läggs fälten för rapporten till i Office Access 2007 och den lämpligaste kontrollen för visning av varje fält visas, baserat på fältets datatyp. Om du lägger till fält till en rapport är det bästa sättet att dra varje fält från Fältlistan till rapporten. I likhet med rapportguiden eller verktyget Rapport skapas den lämpligaste kontrollen för varje fält av Office Access 2007, beroende på fältets datatyp. För de flesta datatyper är den lämpligaste kontrollen (standard) textrutan.

Följande avsnitt erbjuder tips om hur du formaterar vissa datatyper som är nya i Office Access 2007.

Flervärdesfält    Standardkontrollen för ett flervärdesfält är en kombinationsruta. Det här kan verka som ett konstigt kontrollval på en rapport, eftersom du inte kan klicka på pilen i en kombinationsruta i en rapport. När det gäller en rapport fungerar dock en kombinationsruta som en textruta. Pilen syns bara i Designvyn.

Om fälten innehåller flera värden, separeras värdena av komman. Om kombinationsrutan inte är tillräckligt bred för att visa alla värden på en rad och egenskapen KanFörstoras för kombinationsrutan är inställd på Ja fortsätter värdena på nästa rad. Annars avkortas värdena. Om du vill ställa in egenskapen KanFörstoras för en kontroll får du öppna rapporten i designvyn eller layoutvyn, klicka på kontrollen och sedan trycka på F4 för att visa kontrollens egenskapsblad. Egenskapen KanFörstoras finns både på fliken Format och fliken Alla i kontrollens egenskapsblad.

RTF-fält    Standardkontrollen för ett RTF-fält är en textruta. Om textrutan inte är tillräckligt bred för att visa alla värden på en rad och egenskapen KanFörstoras för textrutan är inställd på Ja fortsätter värdena på nästa rad. Annars avkortas värdena. För att ställa in egenskapen KanFörstoras för en kontroll får du öppna rapporten i Designvyn eller Layoutvyn, klicka på kontrollen och trycka på F4 för att visa kontrollens egenskapsblad. Egenskapen KanFörstoras finns både på fliken Format och fliken Alla i kontrollens egenskapsblad.

Ett RTF-fält gör det möjligt för dig att formatera texten på flera olika sätt, exempelvis kan flera ord i ett fält vara understrukna och flera andra ord i samma fält vara kursiva. Du kan dock fortfarande ställa in en total formateringsstil för RTF-fältet. Textrutans formatering gäller endast för text som inte har formaterats speciellt genom användning av RTF-text.

Ställ in formateringsstilar för en textruta med text i RTF-format

  1. Högerklicka på navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy på snabbmenyn.

  2. Klicka i textrutan som visar RTF-fältet och sedan på den formateringsstil du vill använda i gruppen Teckensnitt på fliken Format.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    I Office Access 2007 verkställs formateringen för all text i RTF-fältet som inte redan hade den typen (men inte värdet) av formatering verkställd i en vy som stöder datainmatning, t.ex. databladsvyn för en tabell eller fråga, eller formulärvyn för ett formulär. Om en del av texten i ett fält exempelvis har formaterats med en röd teckenfärg och du använder en blå teckenfärg för textrutan ändras all text genom Access 2007 och blir blå, förutom den text som ursprungligen var separat rödformaterad. Ett annat exempel är att om en del av texten i fältet formateras till en teckenstorlek på 11 punkter och du använder en teckenstorlek på 14 punkter för textrutan, så ändrar Access 2007 teckenstorleken till 14 punkter för all text utom den som separat har formaterats till 11 punkter.

    Fält för bilagor    Fälten för bilagor använder en speciell kontroll som inte används för någon annan datatyp. Du kan bifoga flera filer till en post genom att använda ett fält för bilagor, men fältet kan endast visa information om en bilaga i taget. Som standard visas antingen en ikon eller en bild med bilagekontrollen, beroende på filtypen hos den bilaga som visas genom kontrollen. Om du vill kan du ange egenskaperna för bilagekontrollen så att alla bifogade filer visas som ikoner, eller så att fältet bara visar ett gem och antalet bilagor. Under förutsättning att du redan använder en bilagekontroll för rapporten kan du använda följande metod för att justera kontrollens egenskaper för olika användning av kontrollen.

    Gå till avsnittet Se även för ytterligare information om att lägga till ett bilagefält till en rapport och hur du bifogar filer och grafik till poster i din databas.

Ange visningsegenskaper för ett bilagefält

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvyn på snabbmenyn.

  2. Klicka på bilagekontrollen. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 så att den öppnas. Klicka på fliken Formatpå egenskapsbladet.

    Använd följande tabell som en guide för att ställa in bilagekontrollens egenskaper.

Egenskap

Inställning

Visa som

  • Bild/ikon visar grafik som bilder och alla andra filer som ikoner. Detta är standardinställningen.

  • Ikon visar alla filer som ikoner.

  • Gem visar ett gem följt av antalet bilagor i parantes.

Standardbild

Om du vill göra en standardbild visas i kontrollen för bifogade filer när det finns inga bifogade filer klickar du på Knappen Verktyg i egenskapsrutan, bläddra till den bild som du vill använda och klicka sedan på Öppna.

Obs!: Standardbilden visas inte om egenskapen Visa som är inställd på Gem.

Bildjustering

Välj justering från listan. Standardinställningen är Centrera. Om du justerar den här inställningen kan det leda till oväntade resultat, beroende på inställningen för Bildstorleksläge.

Bildstorleksläge

Den här inställningen är endast tillgänglig om Visa som är inställd på Bild/ikon.

  • Originalstorlek visar bilden i den faktiska storleken. Bilden klipps om den är för stor för att få plats inuti kontrollen.

  • Skala sträcker ut bilden så att den fyller hela kontrollen.

    Obs!: Om inte bilagekontrollen är av exakt samma storlek som bilden, förvrids bilden vid användning av den här inställningen, vilket gör att den verkar utsträckt antingen lodrätt eller vågrätt.

  • Med Zoom visas bilden i så stort format som möjligt utan att den klipps eller förvrids. Detta är standardinställningen.

  1. Om du använder kontrollen för att visa grafik ska du justera storleken för bilagekontrollen så att du kan visa så mycket detaljer du vill.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×