Guide för rapportdesign

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Access ger dig ett antal verktyg som gör att du snabbt kan bygga snygga, lättlästa rapporter som visar data på ett sätt som bäst passar användarnas behov. Du kan använda kommandona på fliken skapa för att skapa en enkel rapport med ett enda klick. Du kan använda rapport guiden för att skapa en mer komplicerad rapport, eller så kan du skapa en rapport genom att lägga till alla data och formateringselement själv. Oavsett vilken metod du väljer kommer du antagligen att få åtminstone några få ändringar i rapportens design så att den visar informationen som du vill. I den här artikeln beskrivs den allmänna processen för utformning av en rapport och hur du lägger till specifika design element i rapporten.

Artikelinnehåll

Bestämma hur rapporten ska placeras

Använda styr layouter för att justera data

Lägga till eller ta bort avsnitt för rapport eller sidhuvud och sidfot

Tips för formatering av olika data typer

Bestämma hur rapporten ska placeras

När du utformar en rapport måste du först tänka på hur du vill ordna informationen på sidan och hur informationen lagras i databasen. Under design processen kanske du upptäcker att data i tabellerna inte tillåter dig att skapa den rapport som du vill använda. Det kan vara en indikation på att tabellerna inte är normaliserade — det innebär att data inte lagras på det effektivaste sättet.

Skapa en skiss av rapporten

Det här steget är inte obligatoriskt – du kan se att Access rapport guiden eller rapport verktyget (som är tillgängliga på fliken skapa i gruppen rapporter ) ger en tillräckligt start design för rapporten. Om du bestämmer dig för att utforma rapporten utan att använda de här verktygen kanske det är bra att göra en grov skiss av din rapport på ett pappersark genom att rita en ruta där fälten flyttas och skriver fält namnet i varje ruta. Du kan också använda program som Word eller Visio för att skapa en modell av rapporten. Den metod du använder för att inkludera tillräckligt många rader för att indikera hur data upprepas.

Färdigt formulär som överlappar preliminär skiss

Du kan till exempel använda en rad för produkt information och sedan flera upprepande rader för produktens försäljning och slutligen en rad med försäljnings summor för produkten. Sedan upprepas sekvensen för nästa produkt och så vidare fram till slutet av rapporten. Eller så kanske rapporten är en enkel lista med data i tabellen, och i så fall kan din skiss bara innehålla en serie rader och kolumner.

Obs!: Den här tekniken är också mycket användbar om du skapar en rapport för någon annan. I det här fallet kan den andra personen Rita skissen innan du börjar arbeta.

När du har skapat din skiss bestämmer du vilken tabell eller vilka tabeller som innehåller de data du vill visa i rapporten. Om alla data finns i en enda tabell kan du basera rapporten direkt på tabellen. Oftare lagras de data som du vill använda i flera tabeller som du måste samla ihop i en fråga innan du kan visa den i rapporten. Frågan kan bäddas in i egenskapen RecordSource i rapporten, eller så kan du skapa en separat, sparad fråga och basera rapporten på den.

Bestämma vilka data som ska placeras i varje rapport avsnitt

Varje rapport innehåller ett eller flera rapport avsnitt. Ett av de avsnitt som finns i varje rapport är detalj avsnittet. Det här avsnittet upprepas en gång för varje post i tabellen eller frågan som rapporten baseras på. Andra avsnitt är valfria och upprepas mindre ofta och används vanligt vis för att visa information som är gemensam för en grupp poster, en sida i rapporten eller hela rapporten.

I följande tabell beskrivs var varje avsnitt är placerat och hur avsnittet normalt används.

Avsnitt

Plats

Vanligt innehåll

Avsnittet rapport huvud

Visas bara en gång, högst upp på den första sidan i rapporten.

  • Rapport rubrik

  • Microsofts

  • Aktuellt datum

Avsnittet rapport fot

Visas efter den sista raden med data ovanför sid fots avsnittet på den sista sidan i rapporten.

Rapport summor (summor, antal, medelvärden o.s.v.)

Sid rubrik avsnitt

Visas högst upp på varje sida i rapporten.

  • Rapport rubrik

  • Sid nummer

Avsnitt för sidfot

Visas längst ned på varje sida i rapporten.

  • Aktuellt datum

  • Sid nummer

Avsnittet grupp rubrik

Visas precis framför en grupp med poster.

Fältet som grupperas i

Avsnitt för grupp foten

Visas precis efter en grupp med poster.

Grupp summor (summor, antal, medelvärden o.s.v.)

Information om hur du lägger till eller tar bort avsnitt för rapport huvud och sidhuvuden och sid fötter finns i avsnittet lägga till eller ta bort rapport-eller sid fots avsnitt i den här artikeln. Du kan lägga till avsnitt för grupp huvud och-fot med hjälp av fönstret gruppera, sortera och summera i layoutvyn eller designvy.

Bestämma hur detalj data ska ordnas

De flesta rapporter är ordnade i en tabell eller i en staplad layout, men Access ger dig flexibiliteten att använda i viss ordning och fält som du vill ha.

Tabellayout    En tabellayout liknar ett kalkyl blad. Etiketterna visas överst och informationen justeras efter kolumnerna. I tabell formas tabellens utseende. Det här är den typ av rapport som Access skapar när du klickar på rapport i gruppen rapporter på fliken skapa . Tabellen layout är en bra idé att använda om rapporten har ett relativt litet antal fält som du vill visa i ett enkelt List format. Följande bild visar en rapport om anställda som skapades med en tabellayout.

Rapport för anställda i tabellform

Staplad layout    En staplad layout liknar ett formulär som du fyller i när du öppnar ett bank konto eller gör ett köp från en åter försäljare online. Varje del av data är märkt och fälten staplas ovanpå varandra. Den här layouten passar bra för rapporter som innehåller för många fält att visas i ett tabell format, det vill säga kolumn bredden skulle överskrida rapportens bredd. Följande bild visar en rapport om anställda som skapats med en staplad layout.

Rapport för anställda i stapelform

Obs!: I rapport guiden kallas den här layouten för en Kolumnlayout.

Blandad layout    Du kan blanda element i tabell-och staplade layouter. För varje post kan du till exempel ordna vissa av fälten i en vågrät rad högst upp i detalj avsnittet och ordna andra fält från samma post i en eller flera staplade layouter under den översta raden. Följande bild visar en rapport om anställda som skapats med hjälp av en blandad layout. Fälten ID, efter namn och förNamn är ordnade i en layout för tabell kontroll och fälten yrke och företags telefon ordnas i en staplad layout. I det här exemplet används stöd linjer för att visa fälten för varje anställd.

Rapport för anställda med blandad layout

Marginaljusterad    Om du använder rapport guiden för att skapa en rapport kan du välja att använda en marginaljusterad layout. I den här layouten används sidans fulla bredd för att visa posterna som möjligt. Du kan naturligtvis få samma resultat utan att använda rapport guiden, men det kan vara en painstaking process för att justera fälten exakt. Följande bild visar en rapport om anställda som skapats med hjälp av rapport guidens marginaljusterade layout.

Rapport för anställda med justerad layout

Den marginaljusterade layouten är en bra layout som du kan använda om du visar ett stort antal fält i rapporten. Om du använder en tabellayout för att visa samma data i exemplet ovan utökas inte fälten från kanten på sidan. Om du använder en staplad layout tar varje post upp mycket mer lodrätt utrymme, vilket innebär papper och gör rapporten svårare att läsa.

Överst på sidan

Använda styr layouter för att justera data

Styr layouten är layoutstöd som du kan lägga till i en rapport när den är öppen i layoutvyn eller designvy. Access lägger till styr layouter automatiskt när du använder rapport guiden för att skapa en rapport, eller när du skapar en rapport genom att klicka på rapport i gruppen rapporter på fliken skapa . En kontroll layout är som en tabell, varje cell som kan innehålla en etikett, en text ruta eller någon annan typ av kontroll. Följande bild visar en layout för tabell kontroll i en rapport.

Kontrollayout för grundtabellform

De orange linjerna visar layoutens rader och kolumner, och de visas bara när rapporten är öppen i layoutvyn eller designvy. Med styr layouter kan du åstadkomma en enhetlig justering av data i rader och kolumner, och de gör det enklare att lägga till, ändra storlek på eller ta bort fält. Genom att använda verktygen i tabellerna tabell och befattning på fliken ordna (tillgängliga i layoutvyn eller designvyn) kan du ändra en typ av kontrollens layout till en annan, och du kan ta bort kontroller från layouter så att du kan placera kontroller var du vill i rapporten.

Överst på sidan

Lägga till eller ta bort avsnitt för rapport eller sidhuvud och sidfot

Som vi nämnde tidigare i den här artikeln kan du använda sidhuvuden och sid fötter för att visa information som är gemensam för hela rapporten eller för varje sida i en rapport. Du kan till exempel lägga till ett sid fots avsnitt om du vill visa ett sid nummer längst ned på varje sida, eller så kan du lägga till ett avsnitt för rapport huvudet för att visa en rubrik för hela rapporten.

Lägga till avsnitt för rapport eller sidhuvud och sidfot

  1. Högerklicka på rapporten som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Kontrol lera vilka avsnitt som redan finns i rapporten. Avsnitten är avgränsade med skuggade vågräta staplar som heter avsnitts väljare. Etiketten för varje avsnitts väljare visar vad avsnittet är direkt nedanför.

    Rapport i Designvyn

    Varje rapport har ett detalj avsnitt och kan också innehålla avsnitt för rapport huvud, sidhuvud, sidfot och rapport fot. Om det finns grupperingsnivåer i rapporten kan du dessutom se grupphuvuden eller sid fötter (till exempel filen som rubrik visas i bilden ovan). Som standard får grupp rubriker och sid fötter namn genom att använda det fält namn eller uttryck som är grunden för gruppen. I det här fallet är namnet på grupperingsfältet "Spara som".

  3. Om du vill lägga till avsnitt för sidhuvuden och sid fötter eller rapport huvud-och sid fots avsnitt i rapporten högerklickar du på en avsnitts väljare och klickar sedan på sidhuvud /sidfot eller rapport huvud/fot på snabb menyn.

    Varning!: Om avsnittet redan finns i rapporten får du en varning om att det befintliga avsnittet och kontrollerna tas bort.

    Du kan nu flytta befintliga kontroller eller lägga till nya kontroller i de nya avsnitten.

Access lägger alltid till sid-och rapport avsnitt i par. Det vill säga du kan inte lägga till ett avsnitt för sid-eller rapport rubriker utan att lägga till motsvarande sid fots avsnitt. Om du inte behöver båda avsnitten kan du inte ta bort ett avsnitt, men du kan ändra storlek på det oanvända avsnittet till en höjd på noll (0) för att undvika extra lodrätt avstånd i rapporten. Placera pekaren längst ned i det oanvända avsnittet tills den ändras till en dubbelpil Dubbelpil och dra uppåt tills avsnittet döljs. Om det finns kontroller i avsnittet måste du ta bort dem innan du kan dölja avsnittet.

Ta bort avsnitt för rapport eller sidhuvud och sidfot

  1. Högerklicka på rapporten som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Högerklicka på någon av avsnitts väljarna och klicka sedan på sidhuvud /sidfot eller rapport huvud/fot på snabb menyn.

Om du tar bort ett par med sidhuvud och sidfot och de här avsnitten innehåller kontroller varnar Access om att borttagningen av avsnitten även tar bort kontrollerna och att du inte kan ångra åtgärden. Klicka på Ja för att ta bort avsnitten och ta bort kontrollerna eller klicka på Nej för att avbryta åtgärden.

Överst på sidan

Tips för formatering av olika data typer

När du skapar en rapport med rapport verktyget (som är tillgängligt på fliken skapa i gruppen rapporter ), eller genom att använda rapport guiden, lägger Access till fälten i rapporten åt dig och skapar den lämpligaste kontrollen som visas varje fält, baserat på fältets datatyp. Om du lägger till fält i en rapport själv är det önskad metod att dra varje fält från fält listan till rapporten. Precis som med rapport guiden eller rapport verktyget skapar Access den lämpligaste kontrollen för varje fält, beroende på fältets datatyp. För de flesta data typer är text rutan den lämpligaste (standard) kontrollen.

I följande avsnitt får du tips om hur du formaterar vissa speciella ärende data typer.

Flervärdesfält    Standard kontrollen för ett flervärdesfält är en kombinations ruta. Det kan verka som ett konstig val för en kontroll i en rapport, eftersom du inte kan klicka på pilen i en kombinations ruta i en rapport. I sammanhang i en rapport fungerar en kombinations ruta som en text ruta. Pilen visas bara i designvyn.

Om fältet innehåller flera värden avgränsas dessa värden med kommatecken. Om kombinations rutan inte är tillräckligt bred för att visa alla värden på en rad och egenskapen KanFörstoras för kombinations rutan är inställd på Ja, radbryts värdena till nästa rad. Annars trunkeras värdena. Om du vill ange egenskapen KanFörstoras för en kontroll öppnar du rapporten i designvyn eller layoutvyn, klickar på kontrollen och trycker sedan på F4 för att Visa kontrollens egenskaps sida. Egenskapen KanFörstoras finns på fliken format och fliken alla på egenskaps sidan för kontrollen.

RTF-fält    Standard kontrollen för RTF-fält är en text ruta. Om text rutan inte är tillräckligt bred för att visa alla värden på en rad och egenskapen KanFörstoras för text rutan är inställd på Ja, radbryts värdena till nästa rad. Annars trunkeras värdena. Om du vill ange egenskapen KanFörstoras för en kontroll öppnar du rapporten i designvyn eller layoutvyn, klickar på kontrollen och trycker sedan på F4 för att Visa kontrollens egenskaps sida. Egenskapen KanFörstoras finns på fliken format och fliken alla på egenskaps sidan för kontrollen.

Med RTF-fält kan du formatera text på flera olika sätt. Flera ord i ett fält kan till exempel vara understrukna och flera andra ord i samma fält kan vara i kursiv stil. Du kan också ändå ange ett övergripande format för text rutan som innehåller RTF-formatet. Text rutans formatering gäller endast för den text som inte har formaterats specifikt med RTF-formatering.

Ange format för en text ruta som visar ett RTF-fält

  1. Högerklicka på rapporten i navigerings fönstret och klicka sedan på layoutvy på snabb menyn.

  2. Klicka på den text ruta som visar RTF-fältet och klicka sedan på det format du vill använda i gruppen tecken på fliken format .

    Access tillämpar formateringen på all text i RTF-fältet som inte redan har den typ (men inte värdet) som används i en vy som har stöd för data inmatning, till exempel databladsvy för en tabell eller fråga eller formulärvyn för ett formulär. Om en del av texten i fältet är formaterad med en röd tecken färg och du använder en blå tecken färg i text rutan, blir Access all text blå förutom den som formaterats som röd. Om en del av texten i fältet är formaterad med en tecken storlek på 11 punkter och du använder en tecken storlek på 14 punkter för text rutan, används Access för tecken storleken 14 punkter för all text förutom den som var individuellt formaterad vid 11 Poin Services.

    Fält för bifogade filer    I fälten för bifogade filer används en särskild kontroll som inte används för någon annan datatyp. Du kan bifoga flera filer till en post med hjälp av ett fält för bifogad fil, men fältet kan bara visa information om en bilaga åt gången. Som standard visar kontrollen för bifogade filer antingen en ikon eller en bild, beroende på vilken filtyp som visas för den bifogade filen. Om du vill kan du ange egenskaperna för kontrollen bilaga så att alla bifogade filer visas som ikoner, eller så att fältet bara visar en gem ikon och antalet bifogade filer. Förutsatt att du redan använder en bilage kontroll i rapporten kan du använda följande procedur för att justera kontrollens egenskaper för olika användnings områden för kontrollen.

Ange visnings egenskaper för ett fält för bifogade filer

  1. Högerklicka på rapporten i navigerings fönstret och klicka sedan på layoutvy på snabb menyn.

  2. Klicka på kontrollen för bifogade filer. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 för att visa den. Klicka på fliken format i egenskaps listan.

    Använd tabellen nedan som vägledning för att ange egenskaper för den bifogade filen.

    Egenskap

    Inställning

    Visa som

    • Bild/ikon visar grafik som bilder och alla andra filer som ikoner. Det här är standardinställningen.

    • Ikonen visar alla filer som ikoner.

    • Gem visar en gem ikon följt av antalet bilagor inom parentes.

    Standard bild

    Om du vill att en standard bild ska visas i kontrollen bilaga när det inte finns några bifogade filer klickar du på Knappen Verktyg i egenskaps rutan, bläddrar till den bild du vill använda och klickar sedan på Öppna.

    Obs!: Standard bilden visas inte om egenskapen Visa som är inställd på gem.

    Bild justering

    Välj den justering som du vill använda i listan. Standardinställningen är centrera. Justering av den här inställningen kan ge oväntade resultat, beroende på inställningen för egenskapen bild storleks läge .

    Bild storleks läge

    Den här inställningen är endast tillgänglig om egenskapen Visa som är inställd på bild/ikon.

    • Bilden visar bildens faktiska storlek. Bilden klipps av om den är för stor för kontrollen.

    • Sträck ut sträcker bilden så att den fyller hela kontrollen.

      Obs!: Såvida inte kontrollen för bifogade filer är samma exakta storlek som bilden kan du använda den här inställningen för att förvränga bilden, så att den ser ut lodrätt eller vågrätt.

    • Zooma visar bilden så stor som möjligt utan att klippa ut eller Förvräng bilden. Det här är standardinställningen.

  3. Om du använder kontrollen för att visa grafik justerar du storleken på kontrollen för bifogade filer så att du kan se hur mycket information som du vill ha.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×