Grundläggande uppgifter i Excel 2010

Komma igång med Office 2010 Här är några grundläggande uppgifter som du kan utföra i Microsoft Excel 2010.

Artikelinnehåll

Vad är Excel?

Söka efter och använda en mall

Skapa en ny arbetsbok

Spara en arbetsbok

Ange data i ett kalkylblad

Formatera tal

Använda cellkantlinjer

Skapa en Excel-tabell

Använda cellskuggning

Filtrera data

Sortera data

Skapa en formel

Illustrera data i diagram

Skriva ut ett kalkylblad

Aktivera och använda tillägg

Vad är Excel?

Excel är ett kalkylprogram i Microsoft Office-systemet. Du kan använda Excel för att skapa och formatera arbetsböcker (en samling kalkylblad) för att analysera data och för att fatta mer välgrundade affärsbeslut. Du kan använda Excel för att spåra data, bygga analysmodeller, skapa formler för att utföra beräkningar, vrida och vända på data på ett antal olika sätt och för att presentera data med professionellt utformade diagram.

I tabellen nedan sammanfattas några vanliga scenarier i Excel.

Scenario

Beskrivning

Exempel

Redovisning

Du kan använda Excels avancerade funktioner för beräkning i många ekonomiska räkenskaper.

  • Kassaflöderapport

  • Resultaträkning

  • Vinst- och förlustöversikt

Fakturering och försäljning

Excel är användbart vid hantering av fakturerings- och försäljningsdata, och du kan enkelt skapa de formulär du behöver.

  • Försäljningsfaktura

  • Packsedel

  • Inköpsorder

Budget

Du kan skapa alla slags budgetar i Excel, både privata och för företaget.

  • Marknadsföringsbudget

  • Händelsebudget

  • Pensionsbudget

Planering

Excel är ett fantastiskt verktyg för att skapa professionella planer eller användbara planeringskalendrar.

  • Veckoplan

  • Marknadsundersökningsplan

  • Skatteplanering inför årsslut

  • Planeringskalendrar för att organisera måltider, fester eller semestrar

Rapportering

Du kan skapa olika typer av rapporter i Excel som avspeglar dina dataanalyser eller sammanfattar dina data.

  • Rapporter som mäter projektresultat

  • Rapporter som visar avvikelser mellan planerade och faktiska resultat

  • Rapporter om prognosdata

Uppföljning

Du kan använda Excel för att hålla reda på data i en tidrapport eller lista.

  • Tidrapport för uppföljning av arbete

  • Lagerlista om du vill spåra utrustning

Använda kalendrar

Eftersom arbetsytan är rutnätsmönstrad kan du använda Excel för att skapa olika typer av kalendrar.

  • Akademisk kalender för att spåra aktiviteter under ett skolår

  • Räkenskapsårskalender för att hålla reda på affärshändelser och viktiga hållpunkter

Söka efter och använda en mall

I Excel 2010 kan du använda inbyggda mallar och egna mallar, och söka från ett antal olika mallar på Office.com. På Office.com finns ett stort urval av populära Excel-mallar, till exempel budgetmallar.

Så här söker du efter en mall i Excel 2010
  1. Välj Arkiv > Nytt.

  2. Gör något av följande under Tillgängliga mallar:

    • Om du vill återanvända en mall som du nyligen använt klickar du på Senaste mallar och sedan på mallen som du vill använda. Klicka därefter på Skapa.

    • Om du vill använda en egen mall som du redan har installerat klickar du på Mina mallar, markerar mallen som du vill använda och klickar sedan på OK.

    • Om du vill hitta en mall på Office.com klickar du på mallkategorin under Office.com-mallar, markerar mallen som du vill använda och klickar sedan på Ladda ned för att hämta mallen från Office.com till datorn.

Obs!:  Du kan även söka efter mallar på Office.com från Excel. I rutan Sök på Office.com efter mallar skriver du en eller flera sökord och klickar sedan på pilknappen för att starta sökningen.

Mer information om hur du hittar och använder mallar finns i Skapa en ny arbetsbok.

Skapa en ny arbetsbok

  1. Välj Arkiv > Nytt.

  2. Välj Tom arbetsbok under Tillgängliga mallar.

  3. Välj Create.

Mer information om hur du skapar en arbetsbok finns i Skapa en ny arbetsbok.

Spara en arbetsbok

  1. Välj Arkiv > Spara som.

  2. I dialogrutan Spara som väljer du Excel-arbetsbok i listan Filformat.

  3. Ange ett namn på arbetsboken i rutan Filnamn.

  4. Avsluta genom att välja Spara.

Dialogrutan Spara som i Excel

Ange data i ett kalkylblad

  1. Välj den cell där du vill ange data.

  2. Skriv in data i cellen.

  3. Tryck på Retur eller Tabb för att flytta till nästa cell.

Mer information om hur du anger data finns i Ange data i ett kalkylblad.

Formatera tal

  1. Markera de celler som du vill formatera.

  2. Gå till fliken Start. I gruppen Tal väljer du dialogruteikonen intill Tal (eller trycker på CTRL+1).
    Dialogruteikonen i gruppen Tal

  3. Klicka på det format som du vill använda i listan Kategori och justera sedan de inställningar som behövs. Om du till exempel använder valutaformatet kan du välja en annan valutasymbol, visa fler eller färre decimaler eller ändra hur negativa tal visas.
    Dialogrutan Formatera celler

Mer information om hur du formaterar tal och tillgängliga talformat finns i Formatera tal i ett kalkylblad.

Använda cellkantlinjer

  1. Markera den cell eller det cellområde som du vill lägga till en kantlinje för.

  2. Gå till fliken Start. I gruppen Tecken klickar du på pilen bredvid Kantlinjer och sedan på kantlinjeformatet som du vill använda.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

Mer information om hur du formaterar ett kalkylblad finns i Formatera ett kalkylblad.

Skapa en Excel-tabell

  1. Markera det cellområde i ett kalkylblad som ska ingå i tabellen. Cellerna kan vara tomma eller innehålla data.

  2. Välj Formatera som tabell i gruppen Format på fliken Start och markera sedan det tabellformat du vill använda.

    Gruppen Format på fliken Start

  3. Om det markerade området innehåller data som du vill visa som tabellrubriker väljer du Tabellen har rubriker i dialogrutan Formatera som tabell.

Mer information om hur du skapar en tabell finns i Skapa en Excel-tabell.

Använda cellskuggning

  1. Markera den cell eller det cellområde som du vill använda cellskuggning för.

  2. Välj pilen bredvid Fyllningsfärg Bild av knapp i gruppen Tecken på fliken Start. Välj sedan den färg som du vill använda under Temafärger eller Standardfärger.

Mer information om hur du formaterar ett kalkylblad finns i Formatera ett kalkylblad.

Filtrera data

  1. Välj de data som du vill filtrera.

  2. Klicka på Filtrera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data.

    Gruppen Sortera och filtrera på fliken Data

  3. Klicka på pilen Pilen för den nedrullningsbara filterlistan i kolumnrubriken för att visa en lista där du kan göra filterval.

  4. Om du vill sortera utifrån värden avmarkerar du kryssrutan (Markera allt). Detta leder till att markeringarna tas bort för alla kryssrutor. Välj sedan endast de värden som du vill se och klicka på OK för att visa resultatet.

Mer information om hur du filtrerar data finns i Filtrera data med hjälp av ett autofilter.

Sortera data

Så här sorterar du data snabbt
  1. Markera ett dataområde, till exempel A1:L5 (flera rader och kolumner) eller C1:C80 (en enda kolumn). Området kan omfatta rubriker som du har skapat för att identifiera kolumner eller rader.

  2. Markera en enskild cell i den kolumn som du vill sortera.

  3. Klicka på A till Ö-kommando i Excel som sorterar A till Ö eller minst till störst siffra om du vill sortera i stigande ordning (A till Ö eller minst till störst).

    Knappar för sortering i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data i Excel

  4. Klicka på Ö till A-kommando i Excel som sorterar Ö till A eller störst till minst siffra om du vill sortera i fallande ordning (Ö till A eller störst till minst).

Så här sorterar du efter särskilda villkor
  1. Markera en cell någonstans i det område som du vill sortera.

  2. På fliken Data väljer du Sortera i gruppen Sortera och filtrera.

    Kommandot Sortera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data i Excel

    Dialogrutan Sortera öppnas.

  3. I listan Sortera efter markerar du den första kolumnen du vill sortera efter.

  4. I listan Sortera efter markerar du antingen Värden, Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon.

  5. I listan Ordning markerar du i vilken ordning du vill sortera – alfabetisk eller numerisk sortering i stigande eller fallande ordning (alltså A till Ö eller Ö till A för text eller minst till högst eller högst till lägst för siffror).

Mer information om hur du sorterar data finns i Sortera data med hjälp av ett autofilter.

Skapa en formel

  1. Inled formeln genom att skriva ett likhetstecken (=) i en cell.

  2. Skriv en kombination av tal och operatorer, t.ex. 3+7.

  3. Använd musen för att välja andra celler (infoga en operatör mellan dem). Välj till exempel B1 och skriv ett plustecken (+), välj C1 och skriv + och välj sedan D1.

  4. Tryck på Retur när du skrivit klart för att slutföra formeln.

Mer information om hur du skapar en formel finns i Skapa en formel.

Illustrera data i diagram

  1. Markera de data som du vill illustrera med diagrammet.

  2. På fliken Infoga går du till gruppen Diagram, klickar på den diagramtyp som du vill använda och klickar sedan på en undertyp.
    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. Använd Diagramverktyg för att lägga till diagramelement som rubriker och dataetiketter, och för att ändra design, layout eller för att formatera diagrammet.
    Diagramverktyg

Mer information om hur du skapar ett diagram finns i Skapa diagram över data i ett kalkylblad.

Skriva ut ett kalkylblad

  1. Välj det eller de kalkylblad som du vill förhandsgranska.

  2. Välj Arkiv > Skriv ut. (Du kan också trycka på CTRL+P.)

    Obs!: Förhandsgranskningsfönstret visas i svartvitt, oavsett om dokumentet innehåller färg eller inte, såvida du inte använder en skrivare som kan skriva ut i färg.

  3. Om du vill förhandsgranska nästa eller föregående sida väljer du Nästa sida respektive Föregående sida längst ned i fönstret Förhandsgranska.

  4. Gör så här för att ställa in utskriftsalternativ:

    • Om du vill byta skrivare klickar du i listrutan under Skrivare och väljer en annan skrivare.

    • Om du vill ändra utskriftsformatet, inklusive sidorientering, pappersstorlek och sidmarginaler, väljer du de alternativ som du vill använda under Inställningar.

    • Om du vill anpassa kalkylbladet så att hela bladet får plats på en enda utskriven sida klickar du på det anpassningsalternativ som du vill använda i listrutan under Inställningar.

  5. Gör något av följande om du vill skriva ut en arbetsbok:

    • Om du vill skriva ut en del av ett kalkylblad väljer du kalkylbladet och markerar det dataområde som du vill skriva ut.

    • Om du vill skriva ut hela kalkylbladet markerar du kalkylbladet för att aktivera det.

  6. Klicka på Skriv ut.

Mer information om hur du skriver ut finns i Skriva ut ett kalkylblad.

Aktivera och använda tillägg

  1. Välj fliken Arkiv, sedan Alternativ och därefter kategorin Tillägg.

  2. Kontrollera att Excel-tillägg är markerat i rutan Hantera i den nedre delen av dialogrutan Excel-alternativ. Klicka sedan på Kör.

  3. Gå till dialogrutan Tillägg och markera kryssrutorna för de tillägg som du vill använda. Klicka sedan på OK.

    Om du får ett meddelande om att du inte kan köra det här tillägget och du uppmanas att installera det, klickar du på Ja så att tillägget installeras.

Mer information om hur du använder tillägg finns i Snabbstart: Aktivera och använda ett tillägg.

Hade du nytta av den här informationen?

Hur kan vi förbättra den?

Hur kan vi förbättra den?

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!