Grundläggande uppgifter i Excel 2010

Komma igång med Office 2010 Här är några grundläggande arbetsuppgifter som du kan utföra i Microsoft Excel 2010.

Artikelinnehåll

Vad är Excel?

Hitta och använda en mall

Skapa en ny arbetsbok

Spara en arbetsbok

Skriva in data i ett kalkylblad

Formatera tal

Använda cellkantlinjer

Skapa en Excel-tabell

Använda cellskuggning

Filtrera data

Sortera data

Skapa en formel

Illustrera data i diagram

Skriva ut ett kalkylblad

Aktivera och använda ett tilläggsprogram

Vad är Excel?

Excel är ett kalkylbladsprogram i Microsoft Office-paketet. Du kan använda Excel till att skapa och formatera arbetsböcker (en samling kalkylblad) som gör det möjligt att analysera data och fatta välgrundade affärsbeslut. Mer specifikt kan du använda Excel för att spåra data, bygga analysmodeller, skapa formler för beräkningar, pivotera data på flera olika sätt och presentera data i en mängd olika professionellt utformade diagram.

I följande tabell sammanfattas vanliga användningsområden för Excel.

Scenario

Beskrivning

Exempel

Redovisning

De kraftfulla beräkningsfunktionerna i Excel kan användas till olika typer av ekonomiförvaltning.

  • Kassaflöderapport

  • Resultaträkning

  • Vinst- och förlustöversikt

Fakturering och försäljning

Excel är användbart när du ska hantera fakturerings-och försäljningsdata. Det är enkelt att skapa alla de formulär som du behöver.

  • Faktura

  • Packsedel

  • Inköpsorder

Budget

Du kan skapa alla typer av budgetar i Excel – det spelar ingen roll om det gäller privatekonomi eller arbetsrelaterade arbetsuppgifter.

  • Budgetplan för marknadsföring

  • Evenemangsbudget

  • Pensionsbudget

Planering

Excel är ett fantastiskt verktyg för att skapa professionella planer och användbara planeringskalendrar.

  • Veckoplanering

  • Tidsplan för marknadsundersökning

  • Årsredovisning

  • Planeringskalendrar för att organisera måltider, fester eller semestrar.

Rapportering

Du kan skapa olika typer av rapporter i Excel som avspeglar dina dataanalyser eller sammanställningar av dina data.

  • Rapporter som mäter projektresultat

  • Rapporter som visar avvikelser mellan planerade och faktiska resultat

  • Prognoser

Uppföljning

Du kan använda Excel för att registrera data i en tidrapport eller lista.

  • Tidrapport för arbete

  • Lagerlista för spårning av utrustning

Använda kalendrar

Tack vare den rutnätsmönstrade arbetsytan är Excel perfekt att använda när man skapar olika typer av kalendrar.

  • Akademisk kalender som följer upp aktiviteter under ett skolår

  • Kalender för räkenskapsåret som följer upp affärshändelser och viktiga hållpunkter

Hitta och använda en mall

Med Excel 2010 kan du använda inbyggda mallar, använda egna mallar och söka bland många olika mallar på Office.com. Office.com har ett stort urval av populära Excel-mallar, inklusive budgetmallar.

Så här hittar du en mall i Excel 2010
  1. Välj Arkiv > Nytt.

  2. Gör något av följande under Tillgängliga mallar:

    • Om du vill återanvända en mall som du nyligen har använt klickar du på Senaste mallar, på önskad mall och sedan på Skapa.

    • Om du vill använda en egen mall som du redan har installerat klickar du på Mina mallar, markerar önskad mall och klickar sedan på OK.

    • Om du vill hitta och ladda ned en mall på Office.com går du till Office.com-mallar, klickar på en mallkategori, markerar önskad mall och klickar sedan på Ladda ned.

Obs!:  Du kan också söka efter mallar på Office.com från själva Excel. Skriv in ett eller flera sökord i rutan Sök efter mallar på Office.com och klicka på pilknappen för att påbörja sökningen.

Mer information om hur du hittar och använder mallar finns i Skapa en ny arbetsbok.

Skapa en ny arbetsbok

  1. Välj Arkiv > Nytt.

  2. Välj Tom arbetsbok under Tillgängliga mallar.

  3. Välj Create.

Mer information om hur du skapar en arbetsbok finns i Skapa en ny arbetsbok.

Spara en arbetsbok

  1. Välj Arkiv > Spara som.

  2. Välj Excel-arbetsbok i listan Filformat i dialogrutan Spara som.

  3. Ange ett namn för arbetsboken i fältet Filnamn.

  4. Avsluta genom att klicka på Spara.

Dialogrutan Spara som i Excel

Skriva in data i ett kalkylblad

  1. Markera cellen där du vill mata in data.

  2. Skriv in informationen i cellen.

  3. Tryck på Retur eller Tabb för att flytta till nästa cell.

Mer information om hur du anger data finns i Skriva in data i ett kalkylblad.

Formatera tal

  1. Markera de celler som du vill formatera.

  2. Klicka på dialogruteikonen bredvid Tal på fliken Start i gruppen Tal. (Eller klicka på Ctrl + 1.)
    Dialogruteikonen i gruppen Tal

  3. Gå till listan Kategori, klicka på önskat format och justera inställningarna vid behov. Om du till exempel använder formatet Valuta kan du välja en annan valutasymbol, visa fler eller färre decimaler eller ändra hur negativa tal visas.
    Dialogrutan Formatera celler

Mer information om hur du formaterar tal och tillgängliga talformat finns Formatera tal i ett kalkylblad .

Använda cellkantlinjer

  1. Markera den cell eller det cellområde som du vill lägga till en kantlinje för.

  2. Gå till fliken Start, klicka på pilen bredvid Kantlinjer i gruppen Tecken och välj sedan önskat kantlinjeformat.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

Mer information om hur du formaterar ett kalkylblad finns i Formatera ett kalkylblad.

Skapa en Excel-tabell

  1. Markera det cellområde i ett kalkylblad som ska ingå i tabellen. Cellerna kan vara tomma eller innehålla data.

  2. Klicka på Formatera som tabell i gruppen Formatmallar på fliken Start och välj sedan önskat tabellformat.

    Gruppen Format på fliken Start

  3. Om det markerade området innehåller data som du vill visa som tabellrubriker markerar du Tabellen har rubriker i dialogrutan Formatera som tabell.

Mer information om hur du skapar en tabell finns i Skapa en Excel-tabell.

Använda cellskuggning

  1. Markera den cell eller det cellområde som du vill använda cellskuggning för.

  2. Klicka på pilen bredvid Fyllnadsfärg Bild av knapp i gruppen Tecken på fliken Start. Välj sedan önskad färg under Temafärger eller Standardfärger.

Mer information om hur du formaterar ett kalkylblad finns i Formatera ett kalkylblad.

Filtrera data

  1. Markera de data som du vill filtrera.

  2. Klicka på Filter i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data.

    Gruppen Sortera och filtrera på fliken Data

  3. Klicka på pilen Pilen för den nedrullningsbara filterlistan i kolumnrubriken för att visa en lista där du kan välja alternativ för filtrering.

  4. Om du vill filtrera listan efter värden avmarkerar du kryssrutan de (Markera alla). Markeringarna tas då bort från alla kryssrutor. Markera endast de värden som du vill visa och klicka på OK att se resultatet.

Mer information om hur du filtrerar data finns i Filtrera data med hjälp av ett AutoFilter.

Sortera data

Så här sorterar du data på ett snabbt sätt
  1. Markera ett dataområde, till exempel A1:L5 (flera rader och kolumner) eller C1:C80 (en enda kolumn). Området kan omfatta rubriker som du har skapat för att identifiera kolumner eller rader.

  2. Markera en enskild cell i den kolumn som du vill sortera.

  3. Klicka på A till Ö-kommando i Excel som sorterar A till Ö eller minst till störst siffra om du vill sortera i stigande ordning (A till Ö eller minst till störst).

    Knappar för sortering i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data i Excel

  4. Klicka på Ö till A-kommando i Excel som sorterar Ö till A eller störst till minst siffra om du vill sortera i fallande ordning (Ö till A eller störst till minst).

Så här sorterar du enligt vissa kriterier
  1. Markera en cell någonstans i det område som du vill sortera.

  2. Klicka på Sortera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data.

    Kommandot Sortera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data i Excel

    Dialogrutan Sortera öppnas.

  3. I listan Sortera efter markerar du den första kolumnen du vill sortera efter.

  4. I listan Sortera efter markerar du antingen Värden, Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon.

  5. I listan Ordning markerar du i vilken ordning du vill sortera – alfabetisk eller numerisk sortering i stigande eller fallande ordning (alltså A till Ö eller Ö till A för text eller minst till högst eller högst till lägst för siffror).

Mer information om hur du sorterar data finns i Sortera data med hjälp av ett AutoFilter.

Skapa en formel

  1. Inled formeln genom att skriva ett likhetstecken (=) i en cell.

  2. Skriv en kombination av tal och operatorer, t.ex. 3+7.

  3. Använd musen för att välja andra celler (infoga en operatör mellan dem). Välj till exempel B1 och skriv ett plustecken (+), välj C1 och skriv + och välj sedan D1.

  4. Tryck på Retur när du skrivit klart för att slutföra formeln.

Mer information om hur du skapar en formel finns i Skapa en formel.

Illustrera data i diagram

  1. Markera de data som du vill illustrera med diagrammet.

  2. Klicka på önskad diagramtyp i gruppen Diagram på fliken Infoga och klicka sedan på en diagramundertyp.
    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. Använd diagramverktyg för att lägga till diagramelement såsom rubriker och dataetiketter. Du kan även ändra design, layout eller format på diagrammet.
    Diagramverktyg

Mer information om hur du skapar ett diagram finns i Illustrera data i diagram.

Skriva ut ett kalkylblad

  1. Markera kalkylbladet eller kalkylbladen som du vill förhandsgranska.

  2. Välj Arkiv > Skriv ut. (Du kan också trycka på Ctrl + P.)

    Obs!: Förhandsgranskningsfönstret visas normalt i svartvitt, oavsett om kalkylbladet/-bladen innehåller färg eller inte. Enda undantaget är om datorn är ansluten till en färgskrivare.

  3. Om du vill förhandsgranska nästa eller föregående sida väljer du Nästa sida eller Föregående sida längst ned i fönstret Förhandsgranska.

  4. Gör så här om du vill ställa in utskriftsalternativ:

    • Om du vill byta skrivare kan du välja enhet i listrutan under Skrivare.

    • Om du vill ändra utskriftsformatet, inklusive sidorientering, pappersstorlek och sidmarginaler, väljer du de alternativ som du vill använda under Inställningar.

    • Om du vill passa in hela kalkylbladet på en enda utskriven sida går du till Inställningar och klicka på önskat alternativ i listrutan med skalningsalternativ.

  5. Gör något av följande om du vill skriva ut arbetsboken:

    • Om du vill skriva ut en del av ett kalkylblad markerar du kalkylbladet och väljer sedan dataområdet som du vill skriva ut.

    • Om du vill skriva ut hela kalkylbladet markerar du kalkylbladet för att aktivera det.

  6. Klicka på Skriv ut.

Mer information om hur du skriver ut finns i Skriva ut ett kalkylblad.

Aktivera och använda ett tilläggsprogram

  1. Välj Alternativ på fliken Arkiv och därefter kategorin Tillägg.

  2. Kontrollera att Excel-tillägg är markerat i rutan Hantera i den nedre delen av dialogrutan Excel-alternativ. Klicka sedan på Kör.

  3. Markera kryssrutorna för önskade tillägg i dialogrutan Tillägg och klicka sedan på OK.

    Om du får ett meddelande om att Excel inte kan köra det här tillägget och ber dig installera det, bör du klicka på Ja för att göra det..

Mer information om hur du använder tilläggsprogram finns i Snabbstart: Aktivera och använda ett tilläggsprogram.

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×