Grundläggande uppgifter för en skrivbordsdatabas i Access

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Access-skrivbordsdatabaser kan hjälpa dig att lagra och spåra nästan alla slags information, till exempel lager, kontakter eller affärsprocesser. Nu ska vi ta en tur genom banor som du kan vidta för att skapa en Access-databas, lägga till data och sedan Lär dig mer om nästa steg för anpassning och användning av den nya databasen.

Obs!: Om du hellre vill i Access-appar utformat för webben kan du titta hur du skapar ett Access-program och Lär dig mer om grundläggande uppgifter för ett Access-program.

I den här artikeln

Välj en mall

Access-mallar innehåller inbyggda tabeller, frågor, formulär och rapporter som du kan använda direkt. När du startar Access kommer du att se en rad olika mallar som du kan välja mellan, och du kan dessutom söka efter fler online.

Mallvy på startskärmen i Access

  1. Klicka på Arkiv > Nytt i Access.

  2. Välj en skrivbordsdatabasmall och ange ett namn för din databas under Filnamn.(Om du inte ser en mall som du kan använda, använder den Sök efter onlinemallarruta.)

  3. Du kan antingen använda den standardplats som visas nedanför rutanFilnamn, eller också klicka på mappikonen och välja en annan plats.

  4. Klicka på Skapa.

Skapa en stationär Access-databas utifrån en mall

Beroende på mallen kan du behöva göra något av följande för att komma igång:

  • Om Access visar en dialogrutan för inloggning med en tom lista över användare:

    1. Klicka på Ny användare.

    2. Fyll i den Användarinformation formulär.

    3. Klicka på Spara och Stäng.

    4. Välj det användarnamn som du just angett och klicka sedan på Login.

  • Om Access visar en meddelandet Säkerhetsvarning i meddelandefältet och du litar på källan till mallen klickar du på Aktivera innehåll. Om databasen kräver en inloggning, logga in igen.

Mer information finns på skapa en Access-skrivbordsdatabas med en mall.

Skapa en databas utan mall

Om ingen av mallarna passar dina behov kan du starta med en tom skrivbordsdatabas.

  1. Klicka på Nytt > Tom skrivbordsdatabas i Access.

  2. Skriv in namnet på din databas i rutan Filnamn.

  3. Du kan antingen använda den standardplats som visas nedanför rutanFilnamn, eller också klicka på mappikonen och välja en annan plats.

  4. Klicka på Skapa.

Lägg till en tabell

Din information lagras i en databas i flera relaterade tabeller. Så här skapar du en tabell:

  1. När du öppnar databasen för första gången ser du en tom tabell i databladsvyn där du kan lägga till data. Lägg till en annan tabell genom att klicka på fliken Skapa > tabell. Du kan börja att ange data i det tomma fältet (cell) eller klistra in data från en annan källa som en Excel-arbetsbok.

  2. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver in det nya namnet.

Tips:  Om du ger kolumnerna namn som speglar deras innehåll kan du lättare förstå vad de olika fälten innehåller, utan att behöva titta på själva innehållet.

  1. Klicka på Arkiv> Spara.

  • Lägg till flera fält genom att ange antal i kolumnen Klicka för att lägga till.

  • Flytta en kolumn genom att klicka på kolumnrubriken och dra den sedan dit du vill ha den. Du kan även välja angränsande kolumner och dra alla samtidigt till en ny plats.

For more, see Introduktion till tabeller.

Kopiera och klistra in data

Du kan kopiera och klistra in data från andra program, som Excel och Word, i en Access-tabell. Det är lättast om alla data ligger i olika kolumner. Om uppgifterna finns i ett ordbehandlingsprogram som Word kan du antingen använda taggar för att separera kolumnerna eller konvertera uppgifterna till ett tabellformat innan du kopierar dem.

  1. Om du behöver redigera uppgifterna, till exempel dela upp fullständiga namn i för- och efternamn, gör du det direkt i källprogrammet.

  2. Öppna källprogrammet och kopiera uppgifterna (Ctrl + C).

  3. Öppna den aktuella Access-tabellen, gå till databladsvyn och klistra in uppgifterna (Ctrl + V).

  4. Dubbelklicka på en kolumnrubrik i taget och skriv in ett namn som speglar innehållet.

  5. Klicka på Arkiv > Spara och ge den nya tabellen ett namn.

    Obs!: I Access bestäms datatypen för ett fält utifrån vilken typ av information som du klistrar in i den första raden i respektive kolumn. Se med andra ord till att uppgifterna i de efterföljande raderna är av samma slag som uppgifterna i den första raden.

Importera eller länka till data

Du kan antingen importera data från andra källor eller också länka till uppgifterna från Access, utan att flytta informationen från den plats där den är lagrad. Att länka till uppgifterna kan vara praktiskt om det är många olika användare som uppdaterar informationen, och du vill vara säker på att det alltid är den senaste versionen som visas. Det är också ett bra alternativ om du vill spara lagringsutrymme. Du kan välja mellan att länka till och importera data för de allra flesta format.

Flikalternativ för Externa data i Access

Det tillvägagångssättet skiljer sig en aning åt beroende på datakällan, men med de här instruktionerna kommer du igång:

  1. På den Externa Data klickar du på dataformat du vill importera från eller länka till. Om rätt format inte visas klickar du på mer.

Obs!: Om du ändå inte kan hitta rätt format kan du behöva exportera uppgifterna till ett filformat som stöds av Access (till exempel till en avgränsad textfil).

  1. Följ anvisningarna i den i dialogrutan Hämta externa Data.

När du länkar till data finns vissa format bara tillgängliga som skrivskyddade format. Du kan importera eller länka till data från de här externa källorna:

Importera

Länk

Microsoft Excel

Ja

Ja
(skrivskyddad)

Microsoft Access

Ja

Ja

ODBC-databaser, som en SQL-server

Ja

Ja

Text eller filer med kommaseparerade värden (CSV)

Ja

Ja
(lägg endast till nya poster)

SharePoint-lista

Ja

Ja

XML

Ja

Datatjänster

Ja
(skrivskyddad)

HTML-dokument

Ja

Ja

Outlook-mapp

Ja

Ja

Mer information finns i Importera data till en Access-databas och Importera data från en Access-databas.

Organisera data med tabellanalys

Du kan använda tabellanalysguiden för att snabbt identifiera överflödig data. I guiden får du ett förslag på hur du på ett enkelt sätt kan organisera informationen i separata tabeller. Access sparar originaltabellen som en kopia.

  1. Öppna Access-databasen som innehåller den tabell som du vill analysera.

  2. Klicka på Databasverktyg > Analysera tabell.

    De första två sidorna i guiden innehåller en kort introduktion med exempel. Om du vill visa introduktionen markerar du kryssrutan Visa introduktion och klickar sedan på Tillbaka två gånger. Om du inte vill se introduktionssidorna igen avmarkerar du kryssrutan.

Överst på sidan

Nästa steg

Hur du går vidare med designprocessen beror på vad du vill göra, men vi rekommenderar att du skapar frågor, formulär, rapporter och makron. Läs mer i de här artiklarna:

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×