Grundläggande uppgifter i Access 2010

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Här är några grundläggande databas uppgifter som du kan göra för att lära dig hur du använder Microsoft Access 2010.

 

Artikelinnehåll

Vad är Access?

Relations databaser i Access

När du öppnar Access

Find and apply a template

Skapa en databas utan mall

Öppna en befintlig Access-databas

Komma igång med den nya databasen

Lägga till en tabell

Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell

Importera eller länka till data från en annan källa

Nästa steg

Importera data från ett kalkyl blad eller ett annat program

Importera ett Excel-kalkylblad till Access

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

Använd tabell analys guiden för att ordna data

Arbeta med data från andra program

Använda en databas i en tidigare version i flera versioner av Access

Använda en Access-databasfil i flera versioner av Access

Steg 1: skapa en kopia av den befintliga databasen och spara den i ett nytt format

Steg 2: dela kopierings databasen och använda den ursprungliga filen som backend-databas

Steg 3: ansluta den nya fram sidan till den ursprungliga databasen

Använda ett klient-eller backend-program i flera versioner av Access

Vad är Access?

Access 2010 är ett design-och distributions verktyg för databaser som du kan använda för att hålla reda på viktig information. Du kan behålla dina data på din dator eller publicera dem på webben – så att andra kan använda databasen med en webbläsare.

Många använder Access när det program som de använder för att hålla reda på något gradvis får plats för uppgiften. Anta till exempel att du är en händelse planering och vill hålla reda på all information du behöver för att hantera dina händelser. Om du använder ett ordbehandlingsprogram eller ett kalkyl blads program för att göra detta kan du enkelt köra problem med dubbletter och inkonsekventa data. Du kan använda program för kalender, men det är inte bra att följa upp ekonomisk information i en kalender.

Relations databaser i Access

Ibland behöver du en Relations databas för att spåra sådan information – en lagring av data som har delats upp i mindre mängder med data (kallas tabeller) för att eliminera redundans och sedan relaterade samman baserat på gemensam informations mängd (kallas fält) . En händelse planerings databas kan till exempel innehålla en tabell med kund information, en tabell med leverantörs information och en tabell med händelse information. Tabellen med händelse information kan ha ett fält att relatera det till tabellen Kund och ett fält som relaterar till leverantörs tabellen. På så sätt kan informationen ändras en gång i leverantörs tabellen i stället för i alla händelser som berör leverantören, till exempel om leverantörens telefonnummer har ändrats.

Access är ett verktyg som du kan använda för att snabbt och enkelt utveckla Relations databas program som hjälper dig att hantera information. Du kan skapa en databas som hjälper dig att hålla koll på alla typer av information, till exempel inventering, professionella kontakter och affärs processer. Access innehåller faktiskt mallar som du kan använda direkt för att spåra en mängd olika typer av information, vilket gör det enkelt för dig att hålla kontakten.

När du öppnar Access

När du startar Access 2010 visas Microsoft Office Backstage-vyn där du kan få information om den aktuella databasen, skapa en ny databas, öppna en befintlig databas och Visa innehåll från Office.com.

Vyn Backstage i Access 2010

Backstage-vyn innehåller också många andra kommandon som du kan använda för att justera, underhålla eller dela dina databaser. Kommandon i Backstage-vyn gäller i allmänhet hela databaser, inte objekt i en databas.

Obs!: Du kan gå till Backstage-vyn när som helst genom att klicka på fliken Arkiv .

Överst på sidan

Find and apply a template

I Access får du en mängd olika mallar som du kan använda för att påskynda skapandet av databasen. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som kan användas för att spåra problem, hantera kontakter eller hålla koll på utgifter. Vissa mallar innehåller några exempel poster som visar hur de används. Mallfiler kan användas som de är eller så kan du anpassa dem efter dina behov.

Gör så här om du vill hitta och använda en mall i databasen:

  1. På fliken Arkiv klickar du på Nytt.

  2. Gör något av följande under tillgängliga mallar:

    • Om du vill återanvända en mall som du nyligen har använt klickar du på senaste mallaroch väljer den mall som du vill använda.

    • Om du redan har installerat en mall klickar du på Mina mallaroch väljer den mall du vill använda.

    • Om du vill söka efter en mall på Office.com klickar du på en malltyp under Office.com mallar, väljer den mall som du vill använda och klickar sedan på Hämta för att hämta mallen från Office. com till din dator.

      Du kan också söka efter mallar på Office.com i Access. Skriv ett eller flera sökord i rutan Sök efter Office.com och klicka sedan på pilknappen för att söka.

  3. Du kan också klicka på mappikonen bredvid rutan fil namn för att bläddra till en plats där du vill skapa databasen. Om du inte anger en specifik plats skapar Access databasen på standard platsen som visas under rutan fil namn .

  4. Klicka på Skapa.

Databasen skapas och öppnas för användning.

Överst på sidan

Skapa en databas utan mall

Om du vill ha en mer fullständig introduktion till begreppen för att skapa en databas finns i artikeln grundläggande databas design.

Om ingen av mallarna passar dina behov, eller om du har data i ett annat program som du vill använda i Access, kan det vara bättre att skapa en databas från början. I Access 2010 har du ett val: en vanlig stationär Skriv bords databas eller en webb databas.

Mer information om webb databaser finns i artikeln skapa en databas att dela på webben.

Så här skapar du en ny databas:

  1. Starta Access.

  2. Klicka på tom databas eller Tom webb databaspå fliken nytt i Backstage-vyn.

    Viktigt!: Det val du gör här avgör vilka funktioner som är tillgängliga i databasen. Skriv bords databaser kan inte publiceras på webben, och webb databaser stöder inte vissa Skriv bords funktioner, till exempel Summa frågor.

  3. Till höger skriver du ett namn på databasen i rutan fil namn .

    Om du vill ändra platsen där du skapar filen klickar du på Bläddra Bild av knapp bredvid rutan fil namn , bläddrar till och väljer den nya platsen och klickar sedan på OK.

  4. Klicka på Skapa.

    Databasen skapas i Access och sedan öppnas en tom tabell (med namnet Tabell1) i Databladsvy.

  5. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till i den nya tabellen.

    Om du vill lägga till data börjar du skriva – eller så kan du klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Klistra in data från en annan källa i en Access-tabelllängre fram i den här artikeln.

    Meddelanden: 

    • Att ange data i databladsvyn är utformat för att likna data i ett Excel-kalkylblad. Den huvudsakliga begränsningen är att data måste anges i angränsande rader och kolumner, med början i det övre vänstra hörnet i data bladet. Du bör inte formatera dina data genom att inkludera tomma rader eller kolumner som du kan göra i ett Excel-kalkylblad, eftersom det kommer onödigt utrymme i tabellen. Tabellen innehåller bara dina data. All visuell presentation av dessa data kommer att göras i de formulär och rapporter som du utformar senare.

    • Tabell strukturen skapas när du skriver in data. När du lägger till en ny kolumn i data bladet definieras ett nytt fält i tabellen. I Access anges datatyp för fältet baserat på den typ av data som du anger. Om du till exempel har en kolumn där du angett endast datum värden anges data typen för fältet till datum/tid. Om du vid ett senare tillfälle försöker att ange ett värde som inte är ett datum (till exempel ett namn eller ett telefonnummer) i fältet visas ett meddelande som informerar dig om att värdet inte stämmer överens med data typen för kolumnen. När det är möjligt bör du planera tabellen så att varje kolumn innehåller samma typ av data, vare sig det är text, datum, tal eller någon annan typ. Det gör det enkelt att skapa frågor, formulär och rapporter som bara markerar de data som du vill använda.

Om du inte vill ange data ännu klickar du på Stäng Bild av knapp .

Obs!: Access tar bort Tabell1 om du stänger det utan att spara.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas

Tips: Om du snabbt vill öppna en av de senaste databaserna som var öppna klickar du på senastepå fliken Arkiv och sedan på fil namnet.

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Klicka på en genväg i dialog rutan Öppna – eller klicka på den enhet eller mapp som innehåller den databas som du vill använda i rutan Leta i .

  3. Dubbelklicka på mappar i mapplistan tills du öppnar den mapp som innehåller databasen.

  4. Gör något av följande när du hittar databasen:

    • Dubbelklicka på databasen för att öppna den i standard läget för öppna.

    • Om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en fleranvändarmiljö, så att både du och andra användare kan läsa och skriva till databasen samtidigt, klickar du på Öppna.

    • Om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa den men inte redigera den klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och klickar sedan på Öppna skrivskyddad.

    • Om du vill öppna databasen för exklusiv åtkomst så att ingen annan kan öppna den medan den är öppen klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt.

    • Om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna exklusivt skrivskyddade andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de har bara skriv åtkomst.

Om du inte kan hitta den databas som du vill öppna    

  1. Klicka på genvägen den här datorn i dialog rutan Öppna , eller klicka på den här datorni rutan Leta i .

  2. I listan med enheter högerklickar du på den enhet som du tror kan innehålla databasen och klickar sedan på Sök.

  3. Ange Sök villkor och tryck sedan på RETUR för att söka efter databasen.

  4. Om databasen hittas öppnar du den genom att dubbelklicka på den i dialog rutan Sök Resultat .

    Eftersom sökningen initierades från dialog rutan Öppna måste du klicka på Avbryt i den här dialog rutan innan databasen öppnas.

Du kan öppna en datafil direkt i ett externt fil format (till exempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan också öppna alla ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access skapar automatiskt en ny Access-databas i samma mapp som data filen och lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

Överst på sidan

Komma igång med den nya databasen

Beroende på vilken mall du använde kan du behöva göra något av följande för att komma igång med den nya databasen:

  • Om dialog rutan inloggning visas med en tom lista över användare, följer du stegen nedan för att komma igång:

    1. Klicka på ny användare.

    2. Fyll i formuläret användar information .

    3. Klicka på Spara och stäng.

    4. Välj det användar namn du just angett och klicka sedan på Logga in.

  • Om ett tomt datablad visas i Access kan du börja skriva data direkt i det data bladet, eller klicka på andra knappar och flikar för att utforska databasen.

  • Om sidan komma igång visas kan du klicka på länkar på den sidan för att lära dig mer om databasen, eller klicka på andra knappar och flikar för att utforska databasen.

  • Om en säkerhets varning visas i meddelande fältet och du litar på källan för mallen klickar du på Aktivera innehåll. Om databasen kräver inloggning måste du logga in igen.

För Skriv bords-och webb databaser vill du också börja med något av de här stegen:

Överst på sidan

Lägga till en tabell

Du kan lägga till en ny tabell i en befintlig databas med hjälp av verktygen i gruppen tabeller på fliken skapa .

Gruppen Tabeller på fliken Skapa

Obs!: I en webb databas är bara kommandot tabell tillgängligt i gruppen tabeller .

Oavsett vilken vy du startar i kan du alltid växla till den andra vyn genom att använda knappen Visa i statusfältet i Access-fönstret.

Skapa en tom tabell i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data omedelbart och låta Access bygga tabell strukturen bakom kulisserna. Fält namn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare) och i Access anges fält data typen baserat på den typ av data som du anger.

  1. Klicka på tabell Bild av knapp i gruppen tabeller på fliken skapa .

  2. Tabellen skapas och markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .

  3. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen – eller så kan du klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen längre ned i den här artikeln.

    • Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumn rubriken och skriver sedan det nya namnet.

      Tips: Ge varje fält ett meningsfullt namn så att du kan se vad det innehåller utan att behöva titta på informationen.

    • Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på dess kolumn rubrik och drar den till önskad plats. Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och dra dem till en ny plats tillsammans.

      Om du vill lägga till fler fält i tabellen kan du antingen börja skriva i kolumnen Klicka för att lägga till i databladsvyn, eller så kan du lägga till nya fält med hjälp av kommandona i gruppen Lägg till _AMP_ på fliken fält .

Skapa en tabell i designvyn    I designvyn skapar du först den nya tabellens struktur. Sedan kan du antingen växla till databladsvyn och ange data, eller skriva in data med någon annan metod, till exempel med ett formulär.

Designvyn är inte tillgänglig för tabeller i en webb databas.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Bild av knapp

  2. För varje fält i tabellen skriver du ett namn i kolumnen fält namn och väljer sedan en datatyp i listan datatyp .

  3. Du kan ange ytterligare information för varje fält i kolumnen Beskrivning . Beskrivningen som du anger visas i statusfältet när insättnings punkten befinner sig i det fältet och används som statusfält text för de kontroller som du skapar genom att dra fältet från fönstret fält lista till ett formulär eller en rapport och för alla kontroller som skapas för det fältet av formulär guiden eller rapport guiden.

  4. När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan när som helst ange data i tabellen genom att växla till databladsvyn, klicka i den första tomma cellen och skriva. Du kan också klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen i nästa avsnitt.

Skapa en tabell baserad på en SharePoint-lista    Med en SharePoint-lista kan dina data användas av personer som inte har åtkomst. Dessutom lagras listdata på en server som vanligt vis ger bättre skydd mot data förlust än filer som lagras på en stationär dator. Du kan antingen börja med en ny lista eller länka till en befintlig lista. Du måste ha tillräcklig behörighet på SharePoint-webbplatsen där du vill skapa listan. Det kan variera beroende på var webbplatsen kontaktas för att få mer information om dina alternativ.

Den här funktionen är inte tillgänglig i en webb databas.

  1. Gå till gruppen Tabeller på fliken Skapa och klicka på SharePoint-listor.

  2. Du kan använda en av listmallar för att skapa en vanlig SharePoint-lista, till exempel kontakter eller händelser.

    Du kan också välja att skapa en anpassad lista eller länka till eller importera en befintlig lista. Klicka på önskat alternativ.

  3. Om du väljer någon av listmallar eller skapar en anpassad lista öppnas dialog rutan Skapa ny lista för att vägleda dig genom processen. Om du väljer att använda en befintlig lista öppnas dialog rutan Hämta externa data för att hjälpa dig.

Mer information om tabeller finns i artikeln Introduktion till tabeller.

Överst på sidan

Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in data i en Access-tabell. Det här fungerar bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram bör du först avgränsa kolumnerna med data genom att använda flikar eller konvertera data till en tabell i ordbehandlaren och sedan kopiera data. Om dina data behöver redige ras eller ändras (till exempel avgränsa fullständigt namn till för-och efter namn) kanske du vill göra detta innan du kopierar informationen, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges data typen för varje fält baserat på vilken typ av data som hittas där. Om ett inklistrat fält däremot innehåller Nothing men datum värden används data typen Datum/tid i det fältet. Om det inklistrade fältet endast innehåller orden "Ja" och "nej" används data typen Ja/Nej för fältet.

Namnen på fälten beror på vad som hittas i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data liknar de rader som följer, bestämmer Access om den första raden är en del av data och tilldelar de generiska namnen (Fält1, Fält2 och så vidare). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de rader som följer används den första raden som fält namn och utesluter den första raden i den faktiska informationen.

Om Access tilldelar generiska fält namn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

  1. På fliken Arkiv klickar du på Spara för att spara tabellen.

  2. Dubbelklicka på varje kolumn rubrik i databladsvyn och ange ett namn för kolumnen.

  3. Spara tabellen igen.

Överst på sidan

Importera eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som du har samlat in i ett annat program som du vill använda i Access. Du kanske arbetar med personer som lagrar data i andra program och du vill arbeta med informationen i Access. Eller så kanske du har flera olika data källor och behöver en "vilplan" där du kan samla ihop dem för djupare analys.

Access gör det enkelt att importera eller länka data från andra program. Du kan hämta data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd olika andra källor. Processen skiljer sig lite beroende på data källan, men dessa instruktioner kommer att komma igång:

  1. Klicka på kommandot för den typ av fil som du importerar från i gruppen Importera & på fliken externa data .

    Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Excel. Om du inte ser rätt program typ klickar du på mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt format typ i gruppen Importera & måste du kanske starta det program som du ursprungligen skapade data från och sedan använda det programmet för att spara data i ett fil format som Access stöder (till exempel en avgränsad textfil ) och importera eller länka till data.

  2. I dialog rutan Hämta externa data klickar du antingen på Bläddra och bläddrar till käll data filen, eller så anger du den fullständiga sökvägen till käll data filen i rutan fil namn .

  3. Klicka på det alternativ som du vill använda under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell genom att använda importerade data eller skapa en länkad tabell som innehåller en länk till data källan.

  4. Klicka på OK.

    Beroende på vad du väljer öppnas dialog rutan länka objekt eller dialog rutan Importera objekt .

  5. Använd dialog rutan för att slutföra processen. Exakt vad du följer beror på vilket import-eller länk alternativ du väljer.

  6. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du väljer att importera blir du tillfrågad om du vill spara informationen om den import åtgärd som du precis har slutfört.

  7. Om du tror att du kommer att utföra samma import operation igen klickar du på Spara import stegoch anger sedan informationen.

    Du kan sedan enkelt återskapa importen genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken externa data , klicka på import specifikationen och sedan klicka på Kör.

  8. Om du inte vill spara informationen om åtgärden klickar du på Stäng.

Data importeras till en ny tabell och tabellen visas under tabeller i navigerings fönstret.

Om du vill veta mer om hur du importerar data till Access följer du länkarna i avsnittet Se även i den här artikeln.

Överst på sidan

Nästa steg

Resten av design processen varierar beroende på dina mål, men du bör förmodligen skapa frågor, formulär, rapporter och makron. I den här artikeln finns ingen information om hur du skapar fler databas objekt.

Mer information finns i följande artiklar:

Överst på sidan

Importera data från ett kalkyl blad eller ett annat program

Om du känner till andra databas-eller kalkyl blads program kan du antagligen grunderna i hur dessa program fungerar och vilka databaser som används för. Access skiljer sig från många andra databas applikationer genom att du kan skapa Relations databaser och det skiljer sig från de flesta kalkyl blads program genom att erbjuda verktyg för att utveckla avancerade frågor, formulär och rapporter. I Access finns det många alternativ för att arbeta med andra databas program, till exempel SQL Server.

Importera ett Excel-kalkylblad till Access

Många vill utforska Access först när de har skapat en lista i Excel. Excel är en bra plats för att starta en lista, men när listan växer blir den svårare att organisera och uppdatera. Om du flyttar listan till Access är det vanligt vis nästa logiska steg.

En databas tabell liknar en struktur för ett kalkyl blad, i den informationen lagras i rader och kolumner. Därför är det vanligt vis enkelt att importera ett kalkyl blad till en databas tabell. Den huvudsakliga skillnaden mellan att lagra data i ett kalkyl blad och att lagra den i en databas är att ordna informationen. Att importera hela kalkyl bladet som en ny tabell i en databas löser inte de problem som är förknippade med att organisera och uppdatera data, särskilt om kalkyl bladet innehåller överflödiga data. För att lösa dessa problem måste du dela kalkyl blads data i separata tabeller, var och en med relaterade data. Mer information om hur du ordnar data i tabeller finns i artikeln grundläggande databas design.

Access innehåller tabell analys guiden, som kan hjälpa dig att genomföra processen. När du har importerat dina data till en tabell hjälper guiden dig att dela upp tabellen i separata tabeller, där alla innehåller data som inte har dubblerats i någon av de andra tabellerna. Guiden skapar också de nödvändiga relationerna mellan tabellerna.

Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

  1. Klicka på nyttpå fliken Arkiv och klicka sedan på tom databas.

  2. Ange ett namn för den nya databasen i rutan fil namn och klicka sedan på skapa.

    Den nya databasen öppnas och Access skapar en ny, tom tabell, Tabell1.

  3. Stäng Tabell1.

    När du tillfrågas om du vill spara ändringar i utformningen av Tabell1 klickar du på Nej.

  4. Klicka på Exceli gruppen Importera _AMP_ på fliken externa data . Bild av knapp

  5. Klicka på Bläddrai dialog rutan Hämta externa data .

  6. Använd dialog rutan Öppna för att leta reda på filen.

  7. Markera filen och klicka sedan på Öppna.

  8. I dialog rutan Hämta externa data kontrollerar du att alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen är markerat.

  9. Klicka på OK.

    Guiden Importera kalkyl blad startas och du uppmanas att få några frågor om dina data.

  10. Följ instruktionerna och klicka på Nästa eller föregående för att gå igenom sidorna. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Obs!: Access frågar om du vill spara informationen om den import åtgärd som du precis har slutfört. Om du tror att du kommer att utföra samma import operation igen klickar du på Jaoch anger sedan informationen. Därefter kan du enkelt återskapa åtgärden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken externa data . Om du inte vill spara informationen om åtgärden klickar du på Stäng.

Data importeras till en ny tabell och visas sedan i alla tabeller i navigerings fönstret.

Överst på sidan

Använd tabell analys guiden för att ordna data

När dina data har importer ATS till en Access-tabell kan du använda tabell analys guiden för att snabbt identifiera överflödiga data. Guiden tillhandahåller sedan ett enkelt sätt att ordna data i separata tabeller, så att de lagras på det effektivaste sättet. Den ursprungliga tabellen bevaras som en säkerhets kopia och sedan skapas nya tabeller som du kan använda som grund för databas programmet.

  1. Öppna Access-databasen som innehåller tabellen som du vill analysera.

  2. Klicka på analysera tabelli gruppen analysera på fliken databas verktyg .

    Guiden tabell analys startas.

    De två första sidorna i guiden innehåller en kort vägledning – komplett med knappar som du kan klicka på för att visa exempel. Om du inte ser de inledande sidorna, men i stället ser en kryss ruta med rubriken Visa introduktions sidor, markerar du kryss rutan och klickar sedan på bakåt två gånger för att se introduktionen. Om du inte vill att de inledande sidorna ska visas igen när du har läst introduktionen kan du avmarkera kryss rutan Visa introduktions sidor?

  3. I tabellen som innehåller fält med värden som upprepas i många poster? väljer du den tabell som du vill analysera och klickar sedan på Nästa.

  4. Du kan låta guiden bestämma vilka fält som ska visas i vilka tabeller, eller så kan du göra det själv. Om du följer anvisningarna i guiden kan du fortfarande ändra tabellens layout på nästa sida i guiden.

    Obs!: Om du låter guiden bestämma vilka fält som ska anges i vilka tabeller kanske alternativen inte alltid passar för dina data, särskilt om det inte finns mycket data att arbeta med. Du bör kontrol lera resultaten noggrant i guiden. Å andra sidan kan guiden föreslå en mer effektiv organisation än den du tänker på, så det är en bra idé att minst pröva guidens beslut en gång. Om du inte gillar förslagen kan du fortfarande ordna om fälten manuellt, och du kan alltid klicka på bakåt och ordna alla fält själv.

  5. Klicka på Nästa. På den här sidan anger du vilka tabeller som innehåller vilka fält. Om du väljer att låta guiden bestämma, bör du se flera tabeller kopplade till av Relations linjer. Annars skapas bara en tabell med alla fält. I båda fallen kan du göra ändringar på den här sidan.

    • Du kan dra fält från en tabell till ett tomt område på sidan för att skapa en ny tabell som innehåller de fälten. Du uppmanas att ange ett tabell namn.

    • Du kan dra fält från en tabell till en annan om du tror att de kommer att lagras mer effektivt.

    • De flesta tabeller får ett ID eller ett unikt ID- fält. Om du vill veta mer om ID-fälten klickar du på tips i det övre högra hörnet i guiden.

    • Om du vill ångra en ändring klickar du på knappen Ångra .

    • Om du vill byta namn på en tabell dubbelklickar du på namn listen, skriver det nya namnet och klickar sedan på OK.

  6. När du har angett att fälten ska ordnas så som du vill ha dem klickar du på Nästa.

  7. Om det finns poster med mycket liknande värden i guiden identifieras dessa värden som möjliga typografiska fel och visar en skärm där du kan bekräfta vad du ska göra åt dem. Bläddra igenom listan och leta reda på eventuella värden i kolumnen korrektion och klicka sedan på lämpligt objekt i list rutan. Välj (lämna det som är) om du vill att guiden ska göra ändringar i värdet. När du är klar klickar du på Nästa.

  8. Guiden frågar om du vill skapa en fråga som liknar den ursprungliga tabellen. Om du redan har skapat formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen är det en bra idé att skapa en sådan fråga. Om du väljer Ja kan du skapa frågan, det byter namn på den ursprungliga tabellen genom att lägga till "_old" i tabell namnet och sedan namnge den nya frågan med hjälp av namnet på den ursprungliga tabellen. De formulär och rapporter som baseras på tabellen använder nu frågan och fortsätter att arbeta som tidigare.

  9. Klicka på Slutför.

    Guiden skapar de nya tabellerna enligt specifikationen och öppnar dem sedan. Stäng dem när du har kontrollerat resultaten.

Överst på sidan

Arbeta med data från andra program

I Access 2010 finns funktioner för att arbeta med data som lagras i andra program.

Skapa en ny Access-databas som länkar till data i ett annat fil format    Du kan använda Access för att öppna en fil i ett annat fil format, till exempel text, dBASE eller kalkyl blad. Access skapar automatiskt en Access-databas och länkar filen åt dig.

  1. Starta Access.

  2. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  3. Klicka på den typ av fil som du vill öppna i listan i dialog rutan Öppna . Om du inte är säker på filtypen klickar du på alla filer (*.*).

  4. Om det behövs bläddrar du till den mapp som innehåller den fil du vill öppna. Öppna filen genom att dubbelklicka på den.

  5. Följ anvisningarna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Importera eller länka data till en befintlig Access-databas    Du kan antingen importera data från andra källor och program till Access-tabeller, så att data finns i Access-filen, eller så kan du länka till data från Access så att dessa data finns kvar i original filen (utanför Access-filen).

  1. På fliken externa data i gruppen Importera & klickar du på det format där data lagras.

    Du kan importera eller länka till data från följande källor:

    • Excel    Du kan hämta data från ett kalkyl blad eller ett namngivet område i en Excel-arbetsbok. Varje kalkyl blad eller namngivet område måste importeras eller länkas separat.

    • Access    Det här är väldigt praktiskt när du vill dela upp en databas med dina data. Det vill säga att du kan använda en databas som innehåller alla formulär, rapporter och makron, och behålla dina data i en annan databas. Du kan sedan utveckla förbättringar utan att störa vem som helst. Du kan också kombinera data från flera olika Access-databaser i en, så att det blir lättare att sammanfatta data på olika avdelningar eller mellan företags partners.

    • ODBC-databas    Många program stöder det här formatet, inklusive många databas server produkter. Det hjälper dig att skapa databaser med "landnings pad" där du kombinerar data från olika system.

    • Textfil    Du kan ansluta till en enkel textfil och även använda Access för att ändra innehållet i filen. Det gör det enklare att få till gång till data i en mängd olika program.

    • XML-fil    Det här formatet ger också kompatibilitet med en mängd olika andra program, inklusive vissa webb servrar.

    • SharePoint-lista    Detta gör dina data användbara med en webbläsare, vilket är standard metoden för att använda en SharePoint-lista.

    • Datatjänster    Du kan ansluta till webb data tjänster inom företaget.

    • HTML-dokument    

    • Outlook-mapp    Du kan ansluta till Outlook-mappar, så att du enklare integrerar dina kontakt uppgifter med resten av dina data.

    • dBase-fil    dBase är ett populärt alternativt databas system som stöds av Access

      Dialog rutan Hämta externa data visas.

  2. Följ instruktionerna i dialog rutan.

    Access importerar eller länkar data till databasen. För de flesta format måste du ange plats för data och sedan välja hur du vill att data ska lagras i databasen.

Överst på sidan

Använda en databas i en tidigare version i flera versioner av Access

Om Access-databasen eller Access-projektet skapades i Access 2000 eller senare kan du använda databasen eller projektet i den version av Access som den skapades i eller senare, även om filen är aktive rad. Till exempel kan Access 2000-filer användas i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 och Access 2010.

Det kan hända att du har en situation där du vill behålla dina data i en tidigare version av Access, men du har användare med en senare version av Access som vill länka till dessa data men ändå utnyttja vissa funktioner i den senare versionen. Lösningen är att skapa en ny "frontend"-databas i den senare versionen (som innehåller formulär, rapporter, frågor, makron, men inga tabeller) och länka den till tabellerna i den tidigare versionen-filen. Använd någon av följande metoder, beroende på om databasen finns i en fil eller om den redan är uppdelad i en front end/back end-program.

Använda en Access-databasfil i flera versioner av Access

Om alla tabeller, formulär och andra objekt i den tidigare versionen av Access-databasen ingår i en fil och du vill använda databasen i flera versioner av Access kan du skapa en ny frontend-databas i en senare version och länka den till den ursprungliga filen. Användare som har den tidigare versionen av Access kan fortfarande använda den ursprungliga databasen. Användare som har den senare versionen kan använda den nya frontend-databasen för att länka till samma data. Du kan skapa flera frontend-versioner om du behöver ha flera versioner av Access.

Överst på sidan

Steg 1: skapa en kopia av den befintliga databasen och spara den i ett nytt format

Använd följande procedur för att konvertera databasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Det här kommandot bevarar den ursprungliga databasen i dess ursprungliga format och skapar en kopia i det format som du anger.

  1. Stäng Access-filen. Om filen är en nätverks databas som finns på en server eller i en delad mapp kontrollerar du att ingen annan har den.

  2. Starta Access 2010.

  3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  4. Bläddra till platsen för den fil som du vill konvertera och dubbelklicka sedan på den för att öppna den.

    Om dialog rutan databas förbättring visas och du tillfrågas om du vill förbättra databasen klickar du på Nej.

  5. Om ett formulär öppnas när du startar databasen stänger du formuläret.

  6. Klicka på Spara databas sompå fliken Arkiv .

  7. I dialog rutan Spara som skriver du ett namn på den nya databasen.

    Obs!: Om du inte kommer att spara den nya databasen på en annan plats måste namnet skilja sig från den ursprungliga databasens namn. I båda fallen är det vanligt vis bäst att använda ett annat namn, så att du enkelt kan skilja mellan frontend-databasen och backend-databasen. Om du däremot konverterar till Access 2007-formatet ändras fil namns tillägget från. mdb till. accdb så att du kan använda samma fil namn.

  8. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Steg 2: dela kopierings databasen och använda den ursprungliga filen som backend-databas

Dela den omvandlade databasen på följande sätt:

  • Klicka på Access-databasi gruppen Flytta data på fliken databas verktyg . Bild av knapp

  • Klicka på delad databas i dialog rutan databas delning .

    Du kan skapa en säkerhets kopia om du vill, men det går också bara att återskapa kopian med hjälp av den ursprungliga databasen.

  • Ange ett namn för backend-databasen och klicka sedan på dela.

Överst på sidan

Steg 3: ansluta den nya fram sidan till den ursprungliga databasen

  1. Ta bort backend-databasen som databas delnings verktyget har skapat – var försiktig så att du inte tar bort den ursprungliga databasen.

  2. Länka den nya frontend-databasen till tabellerna i den ursprungliga databasen: Klicka på länk hanterareni gruppen Importera _AMP_ på fliken externa data . Bild av knapp

  3. Klicka på Markera allaoch markera sedan kryss rutan fråga alltid efter ny plats .

  4. Klicka på OK, bläddra till den tidigare versionen av databasen och dubbelklicka sedan på den.

    Om allt går bra visas ett meddelande som anger att alla markerade länkade tabeller har uppdaterats.

Du kan nu utöka den nya frontend-databasen så att den stöder nya funktioner för användare som har nyare versioner av Access. Användare som har tidigare versioner kan fortsätta att använda den tidigare versionen av databasen.

Överst på sidan

Använda ett klient-eller backend-program i flera versioner av Access

Om din Access-databas redan är en front end/back end-program kan du omvandla klient delen till det nya fil formatet. Inga ändringar behövs för backend-databasen.

Följande procedur visar hur du använder kommandot Spara databas som för att konvertera frontend-databasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Det här kommandot bevarar den ursprungliga databasen i dess ursprungliga format och skapar en kopia i det format som du anger.

  1. Stäng front databasen. Om filen är en nätverks databas som finns på en server eller i en delad mapp kontrollerar du att ingen annan har den.

  2. Starta Access 2010.

  3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  4. Bläddra till platsen för front databasen och dubbelklicka sedan på den för att öppna den.

    Om dialog rutan databas förbättring visas och du tillfrågas om du vill förbättra databasen klickar du på Nej.

  5. Om ett formulär visas när du öppnar databasen stänger du formuläret.

  6. Klicka på Spara databas sompå fliken Arkiv .

  7. I dialog rutan Spara som skriver du ett namn på den nya databasen.

  8. Klicka på Spara.

Du kan nu utöka den nya frontend-databasen så att den stöder nya funktioner.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×