Grundläggande information om närvaro

Det här avsnittet innehåller all grundläggande information du behöver för att förstå hur närvaroinställningarna fungerar och hur du kan använda dem för att underlätta kommunikationen mellan dig och dina kontakter, tillåta andra att kontakta dig och hantera avbrott så att du kan arbeta mer produktivt.

Innehåll i det här avsnittet

Närvaroöversikt

Fem sätt att dra nytta av närvaroinställningarna

Vad betyder Närvaro-knapparna?

Vilka närvaroattribut kan användas för en kontakt?

Så här ändrar du närvaroinformation manuellt

Uppdatera närvaroinformationen utifrån din Outlook-kalender

Uppdatera närvaroinformationen utifrån din aktivitet

Uppdatera närvaroinformationen utifrån din inaktivitet

Så här anger du att din närvaroinformation ska visas för vissa kontakter, men inte för alla

Så här kan din närvaroinformation visas för andra utifrån åtkomstnivåer

Närvaroöversikt

Närvaroinformationen för en person avgörs utifrån flera olika attribut som beskriver hans/hennes status, aktivitet, plats, vilja/möjlighet att kommunicera samt kontaktinformation. Närvaroinformationen gör det lättare för dig att kontakta andra, och för andra att kontakta dig.

En användares närvaro bestäms av en samling attribut.

I Office Communicator finns en omfattande uppsättning med närvaroattribut som du kan anpassa och göra tillgängliga för andra kontakter så att det blir lättare för dem att kommunicera med dig. En del av de närvaroattribut som du kan ställa in är din närvarostatus, var du befinner dig, ett personligt meddelande och ditt mobiltelefonnummer.

Närvaroattribut innefattar status, placering, anteckning och mobilnummer. Ange telefonnumret genom att klicka på knappen Meny och sedan klicka på Verktyg > Alternativ > fliken Telefoner.

Närvaroinformationen visar vad som händer hos en kontakt just nu så att du lättare kan avgöra vilket som är det bästa sättet att kommunicera med honom/henne. Exempel: Anta att du behöver diskutera ett förslag med en medarbetare. Du tittar på hans/hennes status i din kontaktlista och ser att han/hon är online. Du skulle då t.ex. kunna gå till medarbetarens arbetsplats för ett direkt samtal, men eftersom platsinställningen anger att medarbetaren arbetar hemma bestämmer du dig för att skicka ett snabbmeddelande i stället.

Communicator visar olika informationsuppgifter om varje kontakt, så att du kan se kontakten i sitt sammanhang, om personen är tillgänglig, i ett möte, ledig om en timme eller hemma och arbetar, och du kan använda det sammanhanget för att fatta ett beslut om vilket som är det bästa sättet att kommunicera med kontakten. Om en kontakt t.ex. sitter i möte och du har något viktigt som du måste prata med honom/henne om kan du skicka ett snabbmeddelande.

I Communicator visas information om varje kontakt.

Överst på sidan

Fem sätt att dra nytta av närvaroinställningarna

  • Du kan se om en kontakt är online så att du kan få svar omedelbart

  • Du kan se en persons status (Online, Upptagen, Inte vid datorn osv.) så att du kan avgöra vilket kommunikationssätt som passar bäst

  • Du kan snabbt ta fram ytterligare kontaktinformation, t.ex. ett mobiltelefonnummer eller ett alternativt telefonnummer.

  • Du kan visa Online-/Upptagen-information för en kontakt för att se när han/hon är tillgänglig.

  • Du kan ange Stör ej som din status så att du inte blir avbruten i onödan utan kan arbeta koncentrerat.

Överst på sidan

Vad betyder Närvaro-knapparna?

För varje kontakt visas knappen Närvaro som visar kontaktens status. Färgen på knappen Närvaro för en kontakt ändras utifrån flera olika faktorer, som beskrivs i följande tabell.

Närvaro-knapp

Statustext

Beskrivning

Tillgänglig

Online

Kontakten är online och kan delta i konversationer. Det här statusvärdet kan anges manuellt av användaren.

Upptagen

Upptagen
Pratar i telefon
I konferens
I möte

Kontakten är online men är upptagen med en annan aktivitet, t.ex. något av följande:

  • Pratar i telefon    Kontakten pratar i telefon eller deltar i en röst- eller videokonversation.

  • I konferens     Kontakten deltar i en konversation med flera parter med telefon, röstkommunikation eller video.

  • I möte     Det finns ett schemalagt möte för kontakten i hans/hennes Office Outlook-kalender.


Det här statusvärdet kan anges manuellt av användaren.

Stör ej

Stör ej

Det här statusvärdet visas för kontakten om han/hon har tilldelat dig en åtkomstnivå som inte är Team och något av följande villkor gäller:

  • Kontakten har manuellt angett statusvärdet Stör ej.

Endast brådskande avbrott

Endast brådskande meddelanden

Det här statusvärdet visas för kontakten om han/hon har tilldelat dig åtkomstnivån Grupp och något av följande gäller:

  • Kontakten har manuellt angett statusvärdet Stör ej.

Inte vid datorn

Inte vid datorn
Frånvarande

Kontakten är förmodligen inte tillgänglig. Det här statusvärdet visas om något av följande gäller:

  • Datorn har varit inaktiv under längre tid än vad som har angetts i inställningen för inaktivitet (15 minuter som standard).

    Obs!: Som standard göra övergången från Tillgänglig till Inaktiv efter fem minuter. Efter mer än 15 minuter ändras sedan status till Inte vid datorn om det fortfarande inte är någon aktivitet på datorn.

  • Informationen i kontaktens kalender i Office Outlook eller i Frånvaroguiden anger att han/hon är frånvarande.

  • Kontakten är inte tillgänglig just nu. Så fort aktivitet identifieras på kontaktens dator ändras närvarostatusen automatiskt till ett lämpligt värde i Communicator 2007.

  • Kontakten har manuellt angett statusvärdet Inte vid datorn.

Inaktiv

Inaktiv

Kontakten kan vara tillgänglig, men datorn har varit inaktiv under längre tid än vad som har angetts i inställningen för inaktivitet (fem minuter som standard). Det här värdet innebär att kontakten är online och att han/hon övergår från statusvärdet Online (vilket visas med knappen som är till hälften grön, till hälften gul). Det här statusvärdet anges automatiskt i Communicator.

Upptagen Inaktiv

Upptagen (Inaktiv)

Den här kontakten sitter i möte eller ska enligt sitt schema i Outlook sitta i möte, men hans eller hennes datorn har varit inaktiv under tidsinställningen för inaktiv tid, fem minuter som standard. Det här statusvärdet anges automatiskt i Communicator.

Offline

Offline

Kontakten är inte tillgänglig. Det här statusvärdet visas om något av följande gäller:

  • Kontakten har manuellt angett statusvärdet Visa som offline. (Visa som offline är inte tillgängligt som standard. Systemadministratorn måste aktivera det för ett företag som använder gruppolicyn: AktiveraVisaSomOffline.)

  • Communicator 2007 körs inte på kontaktens dator, eller så har kontakten inte loggat in.

  • Kontakten har blockerat dig så att du inte kan se hans/hennes närvarostatus.

Närvaro okänd

Närvaro okänd

Status för kontakten kan inte fastställas i Communicator. Det här statusvärdet visas vanligtvis om kontaktens närvarostatus har lagrats på en annan dator, t.ex. hos ett företag som inte är en extern partner.

Blockerad

Blockerad

Den här knappen visas i kontaktlistan vid namnet på den/de kontakt(-er) som du har blockerat. Du visas som offline för den person som du har blockerat.

Överst på sidan

Vilka närvaroattribut kan användas för en kontakt?

Närvaroinformationen innehåller en mängd olika attribut som beskriver en kontakts tillgänglighet, aktivitet, kontaktinformation, schema, plats och anteckningar, såväl personliga anteckningar som frånvaroinformation. Följande tabell innehåller en lista med samtliga närvaroattribut i Communicator. På den vänstra sidan visas närvaroattributen, och på den högra sidan visas om attributet är tillgängligt på en viss åtkomstnivå, vilket tas upp närmare senare i denna artikel.

Närvaroinformation

Blockera

Offentlig

Företag

Team

Personlig

Offlinenärvaro

Närvaro

Visningsnamn

E-postadress

Befattning*

Telefon, arbete*

Mobiltelefon*

Telefon, hem*

Annan telefon

Företag*

Kontor*

Adress, arbete*

SharePoint-webbplats*

Mötesplats

Mötesämne

Ledig Upptagen

Arbetstid

Slutpunktsplats

Anteckningar (Frånvaromeddelande)

Anteckningar (Personligt)

Senast aktiv

Obs!: * Om de här attributen är definierade i Microsoft Active Directory, visas de för alla kontakter på företaget, oavsett vilken åtkomstnivå som är definierad. De visas även för externa kontakter, beroende på vilken åtkomstnivå de har tilldelats. De visas inte för offentliga snabbmeddelandekontakter.

Överst på sidan

Så här ändrar du närvaroinformation manuellt

I Communicator finns flera närvaroattribut som du kan ändra manuellt. Du kan t.ex. redigera och publicera telefonnummer som du vill dela med andra eller lägga till en personlig anteckning om du t.ex. är på kurs under en dag. Om du har en viktig deadline kan du ändra din närvarostatus till Stör ej för att inte bli störd i onödan.

Ändra din närvarostatus

  • Klicka på knappen Närvaro för dig själv och välj ett statusvärde i listrutan.

Ange din närvarostatus med menyn på knappen Närvaro.

Redigera eller lägga till ett mobiltelefonnummer och/eller annat telefonnummer

  1. Klicka på knappen Meny, peka på Verktyg och klicka på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Telefoner och klicka på knappen Telefon för det nummer du vill lägga till.

  3. När du har lagt till ett telefonnummer klickar du på Visa det här telefonnumret. När du har lagt till telefonnummer bör du tilldela åtkomstnivåer för de kontakter som ska ha tillgång till telefonnumren. Mer information finns under "Så här anger du att din närvaroinformation ska visas för vissa kontakter, men inte för alla" längre ned i det här avsnittet.

Skapa en personlig anteckning

  • Klicka i rutan Skriv en anteckning och skriv sedan ett meddelande. Klicka utanför rutan när du är klar.

    Din personliga anteckning visas för alla kontakter som har åtkomstnivån Företag, Grupp eller Personlig.

Lägga till en frånvaroanteckning

  • Klicka på Verktyg i Office Outlook och klicka på Frånvaroguiden.

  • Välj alternativet Frånvarande, skriv ett frånvaromeddelande och klicka på OK.

Obs!: Meddelandet Frånvarande ersätter alla Personliga anteckningar som du tidigare har skrivit in, men meddelandet Frånvarande kommer att uppdateras tills du loggar ut och loggar in på Communicator igen. När du har gjort det, kan det ta upp till 30 minuter för att meddelandet ska spridas i hela närvarosystemet. Du måste dessutom köra Communicator-klienten på en enhet som är ansluten till Exchange för att informationen ska spridas vidare.

Visa var du finns

I Communicator kan du visa var du är, som en del av din närvaroinformation. Du kan ange att din aktuella plats är Hem eller Kontor, eller skapa en anpassad plats.

  • Klicka på knappen Närvaro för dig själv, peka på Aktuell plats och välj en plats, eller klicka på Skapa en anpassad plats.

Din platsinformation visas bara för de kontakter som du har tilldelat åtkomstnivån Team eller Personlig. Se avsnittet Hur närvaroinformation visas för andra baserat på åtkomstnivåer senare i den här artikeln för mer information om att tilldela åtkomstnivåer till kontakter.

Överst på sidan

Uppdatera närvaroinformationen utifrån din Outlook-kalender

Som standard är din närvarostatus knuten till din Outlook-kalender. Om ett möte är schemalagt i din Outlook-kalender kommer din status därför att visas som I ett möte i Communicator, vilket visas på följande bild. Mer information finns i Gör personliga inställningar.

Om ett möte är inplanerat i Outlook-kalendern ställs status i Communicator in på: I möte.

Överst på sidan

Uppdatera närvaroinformationen utifrån din aktivitet

När du deltar i ett röst- eller videosamtal eller en konferens uppdaterar Communicator din närvaro. Knappen Närvaro för dig visas som Upptagen och ditt statusvärde ändras till I samtal eller I konferens.

Din statussträng uppdateras automatiskt när du är i ett ljud- eller videosamtal, eller en konferens.

Överst på sidan

Uppdatera närvaroinformationen utifrån din inaktivitet

Communicator-användare undrar ofta vad de Närvaro-knappar innebär som är till hälften gula, hälften orange eller till hälften gula, hälften gröna.

Närvaro-knapp

Beskrivning

Upptagen Inaktiv

Knappen Upptagen (Inaktiv)     visas när en Communicator-användare deltar i ett möte, eller manuellt har ställt in sin status på Upptagen ingen inmatning har identifierats på datorn (eller på någon av användarens datorer där Communicator körs) under de senaste fem minuterna. Om användaren rör musen eller trycker på någon tangent på tangentbordet ändras statusvärdet till Upptagen.

Inaktiv

Närvaroknappen Inaktiv     visas när en kontakt kan vara tillgänglig, men hans eller hennes dator har varit inaktiv under längre tid än den tid som har ställts in för inaktivitet, fem minuter som standard. Det här värdet innebär att kontakten är online och att han/hon övergår från statusvärdet Online (vilket visas med knappen som är till hälften grön, till hälften gul). Det här statusvärdet anges automatiskt i Communicator.

Inte vid datorn

Närvaroknappen Inte vid datorn används om ingen inmatning identifieras på datorn där Communicator körs under 15 minuter. När inmatning identifieras på någon av användarens datorer med Communicator ändras knappen Närvaro till det tidigare statusvärdet.

Överst på sidan

Så här anger du att din närvaroinformation ska visas för vissa kontakter, men inte för alla

I Communicator kan du ange åtkomstnivåer för dina kontakter för att styra vilken närvaroinformation som visas för dem. Till exempel vill du förmodligen att dina närmaste medarbetare ska ha tillgång till ditt mobiltelefonnummer, men inte att hela företaget har det. Dessutom vill du kanske visa din plats för personerna i din arbetsgrupp, men inte för hela företaget. Med hjälp av åtkomstnivåerna i Communicator kan du styra åtkomsten till din närvaroinformation. Du kan tilldela åtkomstnivåer på flera olika sätt:

  • Klicka på den kontakt som du vill tilldela en åtkomstnivå i kontaktlistan, peka på Ändra åtkomstnivå och välj en åtkomstnivå för kontakten.

    Om du vill kontrollera åtkomsten till närvaroinformationen erbjuder Communicator åtkomstnivåer.

  • Klicka på knappen Ändra sättet du visar dina kontakter på och klicka sedan på Åtkomstnivåer. Därefter kan du tilldela en åtkomstnivå för en kontakt genom att dra kontakten till åtkomstnivågruppen.

  • När någon lägger till dig i sin kontaktlista får du ett meddelande där du kan acceptera eller avvisa personens begäran om att lägga till dig i sin kontaktlista. Om du vill tilldela åtkomstnivåer från aviseringen väljer du en åtkomstnivå från rutan Den här personens åtkomstnivå och väljer sedan OK.

När någon lägger till dig i sin kontaktlista får du en avisering.

Överst på sidan

Så här kan din närvaroinformation visas för andra utifrån åtkomstnivåer

Följande exempel kan hjälpa dig att förstå hur närvaroinformation visas för andra och hur åtkomstnivåer kan användas för att styra vilken närvaroinformation som blir tillgänglig för kontakter.

Du ändrar status från Online till Inte vid datorn

Din Närvaro-knapp ser ut så här

Ändra status från Tillgänglig till Inte vid datorn.

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Företag ser

Företagsåtkomstnivå

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Team ser

Teamåtkomstnivå

Du publicerar ditt mobiltelefonnummer

Ditt mobiltelefonnummer publiceras på fliken Telefoner

Ditt mobilnummer publiceras i fliken Telefoner.

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Företag ser

Företagsåtkomstnivå

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Team ser

Teamåtkomstnivå

Du anger Stör ej som din status

Din Närvaro-knapp ser ut så här

Ställ in din status på Stör ej

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Företag ser

Åtkomstnivå för företag

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Team ser

Teamåtkomstnivå

Du deltar i ett möte som har schemalagts i din Outlook-kalender

Din närvarostatus uppdateras automatiskt till Upptagen – I möte

Ställ in på upptagen – I möte

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Företag ser

Företagsåtkomstnivå

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Team ser

Teamåtkomstnivå

Du är online, men har inte matat in något på din dator under de senaste fem minuterna.

Din närvarostatus uppdateras automatiskt till Inaktiv

Inaktiv status

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Företag ser

Företagsåtkomstnivå

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Team ser

Teamåtkomstnivå

Du är i ett möte, men har inte matat in något på din dator under de senaste fem minuterna

Din Närvaro-knapp uppdateras automatiskt till Upptagen (Inaktiv)

Inaktiv – I möte

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Företag ser

Företagsåtkomstnivå

En kontakt som du har tilldelat åtkomstnivån Team ser

Teamåtkomstnivå

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×