Göra en databas lättare att visa och skriva ut

När du öppnar en tabell eller visar resultatet av en fråga visas tabellen eller frågeresultatet i databladsvy i Microsoft Office Access 2007. Du kan anpassa utseendet på databladet, d.v.s. visningen av rader och kolumner i databladsvyn, på flera sätt så att den går lättare att arbeta i, visa och skriva ut.

I den här artikeln får du veta hur du kan anpassa databladets utseende och exempelvis låsa en kolumn på en viss plats eller ändra bakgrundsfälten på varannan rad.

Artikelinnehåll

Vad är ett datablad?

Spara layoutändringar

Ändra storlek på kolumner och rader

Flytta en kolumn

Ändra teckensnitt, teckenstorlek, formatering och teckenfärg

Visa eller dölja kolumner

Låsa och låsa upp kolumner

Ändra bakgrundsfärg och stil på stödlinjer

Ange databladets standardutseende

Visa kolumnsummor

Ändra bakgrundsfärg på varannan rad

Vad är ett datablad?

I ett datablad visas fält för de olika posterna i en tabell, ett formulär eller ett frågeresultat organiserade i en tabellstruktur (med rader och kolumner) på det sätt som visas här.

Tabellen Anställda i databladsvyn

Du kan visa ett formulär i databladsvy även genom klicka på kommandot Delat formulär. Då öppnas en ny objektflik med ett formulär som är horisontellt delat i två vyer: layoutvyn och databladsvyn. Om du vill dela ett formulär öppnar du det i valfri vy och klickar sedan på Delat formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa.

Överst på sidan

Spara layoutändringar

Om du har ändrat databladets layout och utseende kanske du vill spara dessa ändringar så att databladet ser ut på samma sätt nästa gång du öppnar det. När du stänger databladet tillfrågas du om du vill spara ändringarna. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna så att de kvarstår nästa gång du öppnar databladet. Klicka på Nej om ändringarna ska ignoreras och standardlayouten (eller de senast sparade ändringarna) användas nästa gång du öppnar databladet.

Överst på sidan

Ändra storlek på kolumner och rader

Ibland ryms inte databladets alla kolumner på skärmen, kanske upptar några kolumner mer utrymme än nödvändigt eller så vill du ändra höjden på raderna. När du öppnar en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvy kan du ändra storleken på enskilda kolumner manuellt eller automatiskt anpassa storleken på en kolumn efter innehållet. Om du ändrar höjden på raderna i ett datablad används den nya radhöjden på alla rader, du kan alltså inte ändra radhöjden på enskilda rader.

Manuellt ändra storleken på en kolumn

  • Placera pekaren på kolumnens högra kant. När musmarkören ändras till en dubbelpil drar du kolumnen till önskad storlek.

    Ändra storlek på en kolumn i ett datablad

    eller

  • Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Kolumnbredd på snabbmenyn.

  • Ange kolumnbredden i dialogrutan Kolumnbredd eller markera kryssrutan Standardbredd och klicka sedan på OK.

Anpassa kolumnens storlek efter innehållet

  • Dubbelklicka på kolumnrubrikens högra kant.

    eller

  • Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Kolumnbredd på snabbmenyn.

  • Klicka på Anpassa i dialogrutan Kolumnbredd.

Ändra storlek på rader

Du kan inte ändra storleken på enskilda rader. Om du ändrar storleken på en rad ändras alltså även övriga rader.

Ändra storlek på rader i ett datablad

  • Placera pekaren mellan två postväljare på vänster sida i databladet och dra raderna till önskad storlek.

    eller

  • Högerklicka på en postväljare och klicka sedan på Radhöjd på snabbmenyn.

  • Ange radhöjden i dialogrutan Radhöjd och klicka sedan på OK.

Ändra rader till standardhöjd

  1. Högerklicka på en postväljare och klicka sedan på Radhöjd på snabbmenyn.

  2. Markera kryssrutan Standardhöjd i dialogrutan Radhöjd och klicka sedan på OK.

Obs!: Du kan inte ångra en ändrad kolumnbredd eller radhöjd genom att klicka på knappen Ångra i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du vill ångra dessa ändringar måste du stänga databladet och svara Nej på frågan om ändringarna i databladets layout ska sparas. Om du klickar på Nej ignoreras även andra layoutändringar som du har gjort.

Överst på sidan

Flytta en kolumn

Du kan ändra kolumnernas inbördes ordning i ett datablad genom att dra dem till andra platser. Du kanske vill placera en viss kolumn längst till vänster så att den alltid syns.

  1. Klicka på kolumnrubriken så att kolumnen markeras.

  2. Dra kolumnen till en ny plats. När markören visas släpper du kolumnen i önskad position.

    Kolumnen Förnamn flyttas så att den visas längst till vänster

Överst på sidan

Ändra teckensnitt, teckenstorlek, formatering och teckenfärg

Om du öppnar en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvy kan du ändra teckensnitt och teckenegenskaper som storlek, formatering och färg. Tänk dock på att ändringarna påverkar hela databladet. Om du vill spara ändringarna så att de automatiskt visas nästa gång du öppnar databladet måste du svara Ja på frågan om du vill spara ändringarna när du stänger databladet.

Följande bild visar gruppen Tecken på fliken Start. Den innehåller de kommandon du använder när du ändrar teckenegenskaper i ett datablad.

Gruppen Tecken

  • Gör något av följande i gruppen Tecken på fliken Start:

    • Om du vill ändra teckensnitt anger du eller klickar på ett teckensnitt i rutan Teckensnitt.

    • Om du vill ändra teckenstorlek anger du eller klickar på en storlek i rutan Teckenstorlek.

    • Om du vill ändra teckenstil klickar du på Fetstil, Kursiv eller Understruken (eller en kombination av dessa tre).

    • Om du vill ändra teckenfärg klickar du på pilen bredvid knappen Teckenfärg och väljer en färg i paletten.

Överst på sidan

Visa eller dölja kolumner

När du arbetar i databladsvy kan du dölja kolumner i en vy och sedan ta fram dem igen genom att välja att visa dem. Det kan exempelvis vara praktiskt att dölja en kolumn som innehåller information som för tillfället inte behövs.

Obs!: Om du vill visa eller dölja kolumner i ett datablad måste du först öppna en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvy.

Dölja en eller flera kolumner

  1. Markera den eller de kolumner du vill dölja.

    Om du vill markera intilliggande kolumner håller du ned SKIFT när du klickar på kolumnrubrikerna.

    Obs!: Du kan inte markera kolumner som inte ligger intill varandra. Enskilda kolumner måste markeras och döljas var för sig.

  2. Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Dölj kolumner på snabbmenyn.

Dölja kolumner i ett datablad

Visa en eller flera dolda kolumner

  1. Högerklicka på valfri kolumnrubrik och klicka sedan på Ta fram kolumner.

  2. Markera kryssrutorna för de dolda kolumner som du vill visa i dialogrutan Ta fram kolumner och klicka sedan på Stäng.

Överst på sidan

Låsa och låsa upp kolumner

Ibland vill du kanske att en viss kolumn visas på skärmen även om du bläddrar eller navigerar till en annan plats i databladet, t.ex. en kolumn med rubriker eller ID:n som gör posterna lättare att identifiera. Då låser du en eller flera kolumner.

Obs!: Om du vill låsa eller låsa upp kolumner i ett datablad måste du först öppna en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvy.

Låsa en eller flera kolumner

  1. Markera den eller de kolumner du vill låsa.

    Om du vill markera en kolumn klickar du på kolumnens rubrik. Om du vill markera intilliggande kolumner håller du ned SKIFT medan du klickar på kolumnrubrikerna. Du kan inte markera kolumner som inte ligger intill varandra. Enskilda kolumner måste markeras och döljas var för sig.

  2. Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Lås kolumner på snabbmenyn.

    Obs!: Alla kolumner som du låser placeras till vänster om övriga kolumner. Om du vill återställa kolumnerna till deras ursprungliga platser måste du låsa upp dem och sedan dra kolumnerna tillbaka till önskad plats.

Låsa upp alla kolumner

  • Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Lås upp alla kolumner på snabbmenyn.

Överst på sidan

Ändra bakgrundsfärg och stil på stödlinjer

Du kan ändra databladets utseende genom att ändra stilen på stödlinjerna och bakgrundsfärgen. Dessutom kan du ange att bakgrundsfärgen ska ändras för varje post. Information om hur du gör det finns i avsnittet Ändra bakgrundsfärg på varannan rad.

Obs!: Om du vill ange bakgrundsfärgen eller stilen på stödlinjerna i ett datablad måste du först öppna en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvy.

Ange stilen på stödlinjerna

  1. Klicka på pilen bredvid knappen Stödlinjer i gruppen Tecken på fliken Start.

  2. Klicka på det format som du vill använda.

    Knappen Stödlinjer i gruppen Tecken

Ange bakgrundsfärg

  1. Klicka på pilen bredvid knappen Fyllnings-/bakgrundsfärg i gruppen Tecken på fliken Start.

  2. Klicka på önskad bakgrundsfärg.

    Knappen Fyllnings-/bakgrundsfärg i gruppen Tecken

Överst på sidan

Ange databladets standardutseende

Du kan anpassa standardvärdena för ett datablad om du vill ange hur datablad vanligtvis ska se ut. Om du anpassar standardvärdena används detta nya standardutseende för alla nya datablad. Du kan ändra inställningarna i dialogrutan Access-alternativ. Layoutinställningarna som du gör här används i alla databaser, inte bara den aktuella.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen .

  2. Klicka på Access-alternativ och sedan på Datablad .

  3. Välj de alternativ som du vill använda.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Visa kolumnsummor

Ibland kan det vara praktiskt att visa en summa längst ned i en kolumn. Office Access 2007 innehåller det nya verktyget Summarad som gör det enkelt att summera en datakolumn. Du kan också använda Summarad för andra beräkningar, t.ex. om du vill ta fram ett genomsnitt, räkna antalet objekt i en kolumn och hitta det minsta eller det högsta värdet i en kolumn.

Summarad i ett datablad

Gör på något av följande sätt om du vill visa Summarad när du granskar ett datablad:

  1. Klicka på Summor i gruppen Poster på fliken Start.

    En ny rad visas längst ned i databladet med ordet Summa i den första kolumnen.

  2. Klicka på cellen som innehåller ordet Summa.

    Lägg märke till att en pil visas i cellen.

  3. Klicka på pilen och välj en mängdfunktion.

    Vilka mängdfunktioner som är tillgängliga beror på vilken typ av data kolumnen innehåller. Om kolumnen exempelvis innehåller valutor visas en lista över funktioner liknande den som visas i föregående bild.

Mer information om hur du använder Summarad hittar du om du klickar på länkarna i avsnittet Se även i den här artikeln.

Överst på sidan

Ändra bakgrundsfärg på varannan rad

Du kan ange bakgrundsfärgen på varannan rad i databladet oberoende av den ursprungliga bakgrundsfärgen. Med en alternativ bakgrundsfärg blir det lättare att särskilja intilliggande rader.

Obs!: Om du vill ändra bakgrundsfärgen på varannan rad i ett datablad måste du först öppna en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvy.

  1. Klicka på pilen bredvid knappen Alternativ fyllnings-/bakgrundsfärg i gruppen Tecken på fliken Start.

    Knappen Alternativ fyllnings-/bakgrundsfärg i gruppen Tecken

  2. Klicka på den bakgrundsfärg som du vill använda.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×