Flytta och ta bort gamla poster automatiskt med Arkivera automatiskt

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Postlådan Microsoft Outlook växer när du skapar och ta emot objekt. Om du vill hantera utrymme i postlådan eller på e-postservern du använder kanske du behöver en annan plats där du vill lagra, arkivera – gamla objekt som är viktiga men sällan används. Arkivera automatiskt hanterar proceduren för lagring av filer automatiskt, flytta objekt till en Arkivplats som, Outlook- Personlig mappfil (.pst) men du kan anpassa de flesta av standardinställningarna så att den passar dina lagringsbehov av filer.

Obs!: Organisationens lagringsprinciper och MRM (Messaging Records Management) kan gälla för din postlåda. Enligt de här principerna kan användare inte spara meddelanden och andra poster längre än en specifik tidsperiod som anges av organisationen. När de tillämpas har principerna högre prioritet än inställningar för Arkivera automatiskt, och funktionen tas bort från Outlook-profiler som har ställts in för Microsoft Exchange.

Vad vill du göra?

Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt

Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp

Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt

Med Arkivera automatiskt flyttas objekt från sin ursprungliga plats i Outlook till en arkivmapp när de blir inaktuella, det vill säga när de har blivit för gamla. Du kan även ställa in alternativ för objekt som ska tas bort när de blir inaktuella.

Viktigt!: Mer om att spara och ta bort objekt

  • Objekt sparas på sin arkivplats om du inte ändrar en eller flera inställningar för Arkivera automatiskt och väljer att objekt ska tas bort när de blir inaktuella. Objekten tas inte bort från sin arkivplats, de kan bara tas bort automatiskt innan de flyttas till sin arkivplats. När de har arkiverats kan de bara tas bort manuellt

  • Om du väljer ett alternativ för att ta bort objekt permanent, tas de bort automatiskt när de blir inaktuella. De arkiveras inte. Om du till exempel vill ta bort alla meddelanden i alla e-postmappar, inklusive Inkorgen, Skickat och Utkast, när de blir för gamla klickar du på Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar). Meddelandena arkiveras inte.

De olika typerna av Outlook-objekt, till exempel meddelanden, avtalade tider och uppgifter, blir inaktuella efter olika lång tid. De här standardvärdena ändras inte om du inte ändrar inställningarna manuellt.

Jag vill veta mer om när särskilda Outlook-objekt upphör att gälla

Standardlivslängden innan objekt i Outlook-mappar blir inaktuella eller tas bort är:

Mapp

Livslängd

Inkorgen och Utkast

6 månader

Skickat och Borttaget

2 månader

Utkorgen

3 månader

Kalender

6 månader

Uppgifter

6 månader

Note

6 månader

Journal

6 månader

Kontakter

Blir inte inaktuella

Obs!: De mappar som du skapar som innehåller samma typ av Outlook-objekt som Inkorgen, Kalender, Uppgifter, Anteckningar eller Journal har samma standardlivslängd på sex månader.

Ett objekts livslängd bestäms utifrån dess typ:

Objekttyp

När livslängden börjar

E-postmeddelande

Datumet/tiden när meddelandet togs emot eller när du senast ändrade och sparade meddelandet (beroende på vilket som är senast).

Möte, händelse eller avtalad tid

Datumet när du senast ändrade och sparade objektet (beroende på vilket som är senast). Återkommande objekt arkiveras inte automatiskt.

Uppgift

Datumet då uppgiften slutfördes eller när du senast ändrade och sparade uppgiften. Uppgifter som inte har markerats som slutförda arkiveras inte automatiskt. Uppgifter som har tilldelats andra arkiveras endast om de markerats som slutförda.

Anteckning

När du senast ändrade och sparade anteckningen.

Journalpost

Datumet när journalposten skapades eller när du senast ändrade och sparade posten.

Kontakt

Kontakter arkiveras inte som standard, men du kan arkivera dem manuellt.

Första gången du startar Outlook är Arkivera automatiskt aktiverat som standard och körs var fjortonde dag. Du kan ändra hur ofta du vill att Arkivera automatiskt ska köras, ange Outlook-datafilen (PST) som används för att spara arkiverade objekt och välja när objekt i dina Outlook-mappar ska arkiveras.

  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn och klicka sedan på fliken Annat.

  2. Klicka på Arkivera automatiskt.

    Obs!: Beroende på datorinställningarna och tilläggsprogram kan olika flikar visas i dialogrutan Alternativ.

    Arkivera automatiskt i dialogrutan Alternativ

  3. Markera kryssrutan Arkivera automatiskt var n dag och ange sedan hur ofta Arkivera automatiskt ska köras.

  4. Markera önskade alternativ.

    Klicka här om du vill veta mer om inställningar för Arkivera automatiskt och alternativ 1-9 i bilden nedan.

    1. Arkivera automatiskt var   Välj hur ofta du vill att Arkivera automatiskt ska köras. Om många objekt arkiveras samtidigt kan det försämra datorns prestanda. Därför är det bra att välja ett tidsintervall som gör att Arkivera automatiskt körs snabbare. Beräkna hur många objekt du vanligtvis tar emot under en viss tidsperiod och justera tidsintervallet därefter. Fråga före automatisk arkivering    Välj det här alternativet om du vill att ett meddelande ska visas innan objekten bearbetas i Arkivera automatiskt. Klicka på Nej när du ser meddelandet om du vill avbryta arkiveringen.

    2. Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar)   Som standard är det här alternativet inte markerat. Du kan välja att låta e-postmeddelanden raderas när deras livslängd är slut. Standardperioden för Utkast- och Inkorg-objekt är sex månader, och för Skickat-objekt är den tre månader. Du kan ändra perioderna via alternativet Ta bort Outlook-objekt äldre än.

    3. Arkivera eller ta bort gamla objekt   Du måste välja det här alternativet om du vill att vissa eller alla objekt ska tas bort med Arkivera automatiskt när de blir inaktuella. Med det här alternativet aktiveras andra alternativ så att du kan bestämma vilka objekt som arkiveras och vilka som tas bort när deras livslängd är slut. Sedan kan du välja ytterligare inställningar för både arkivering och borttagning.

    Obs!: I dialogrutan Arkivera automatiskt syftar "mappar" på huvudfunktionsområden i Outlook, till exempel mappen Kalender och mappen Uppgifter, samt enskilda e-postmappar. Det beror på att kalender- och uppgiftsobjekt sparas i en kalender- respektive uppgiftsmapp.

    4. Visa arkivmapp i mapplista   Välj om du vill att arkivmappen ska visas i en lista tillsammans med andra arbetsmappar i navigeringsfönstret. I den Arkiv-mapp som är huvudmapp kan du öppna undermapparna och visa de arkiverade objekten. Då kan du kontrollera att rätt objekt har arkiverats, och dra objekt som du behöver till en arbetsmapp.

    5. Ta bort Outlook-objekt äldre än    Välj standardinställning för när objekten ska arkiveras i dagar, veckor eller månader. Du kan ställa in perioder som är mellan en dag och 60 månader långa. "Ta bort" betyder att arkivera, eller lagra, objekt. Det betyder inte "ta bort" i egentlig mening om du inte har angett den inställningen för mapparna någon annanstans.

    6. Flytta gamla objekt till    Standardinställningen för den här platsen är olika för datorer med operativsystemen Microsoft Windows Vista och Windows XP.

    Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Windows XP: C:\Documents and Settings\användarnamn\Application Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Om du vill ange ett annat mål för de arkiverade objekten bläddrar du till en annan plats och anger den. Objekt flyttas till den här platsen när deras livslängd är slut.

    Obs!: Objekt som arkiveras på en anpassad plats tas inte bort förrän du öppnar mapparna och tar bort dem manuellt.

    7. Ta bort gamla objekt permanent   Med det här alternativet tas inaktuella objekt bort direkt i stället för att flyttas till standardplatsen, en annan mapp som du har angett eller mappen Borttaget.

    8. Tillämpa inställningarna på alla mappar nu    Med det här alternativet används inställningarna för Arkivera automatiskt, inklusive dina ändringar, i alla dina mappar. Om du vill ange andra inställningar för en eller flera mappar ska du inte använda det här alternativet. Följ i stället instruktionerna nedanför knappen om hur du anger inställningar för enskilda mappar. De här instruktionerna ingår även i följande avsnitt: "Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp". Ändringar som görs i specifika mappar gäller bara för dessa mappar.

    9. Information om lagringsprinciper    En systemadministratör i din organisation kan ange lagringsprinciper för när och hur objekten i postlådan ska arkiveras automatiskt. Du kan se principerna här, men du kan inte ändra dem utan rätt behörighet.

    Inställningar för automatisk arkivering

  5. Klicka på OK.

    Meddelanden: 

    • Om du ändrar arkivfilen som finns under Flytta gamla Outlook-objekt till används den nya filen varje gång Arkivera automatiskt körs.

    • Ange inställningarna för standardmappen först och anpassa sedan inställningarna för enskilda mappar. Annars kan du ändra standardinställningarna oavsiktligt.

Överst på sidan

Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp

  1. I mapplistan i Navigeringsfönstret högerklickar du på den mapp som du vill ändra och klickar sedan på Egenskaper i snabbmenyn.

  2. Klicka på fliken Arkivera automatiskt.

  3. Markera önskade alternativ.

    Obs!: Mer information om inställningarna finns i steg 4 i avsnittet ovan: "Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt".

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×