Filtrera data i en skrivbordsdatabas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om du vill använda ett filter högerklickar du på det fält eller den kontroll som du vill använda för filtreringen och väljer sedan ett filtreringskommando i den nedre delen av menyn som visas. Om du vill använda ett särskilt värde som bas för filtret markerar du värdet, högerklickar på det och väljer sedan ett filtreringskommando. Vilka filtreringsalternativ som visas beror på datatypen för det fält som du använder. Så här ser filtreringsalternativen ut för ett textfält där värdet hello world är markerat:

Snabbmeny med textfiltreringsalternativ

Du kan använda filter om du vill visa särskilda poster i ett formulär, en rapport, en fråga eller ett datablad, eller om du bara vill skriva ut särskilda poster från en rapport, en tabell eller en fråga. Genom att använda ett filter kan du begränsa informationen i en vy utan att det underliggande objektets design påverkas.

I den här artikeln beskrivs hur du använder, spara och ta bort filter i en Access-databas. Information om filtrering i ett Access-program finns i blogginlägget Filtrera dina Data med Access 2013. Mer information om Access finns program i allmänhet i artikeln Skapa ett Access-program.

I den här artikeln

Om filtrering

Olika sätt att filtrera

Växla mellan filtrerad och ofiltrerad datavy

Radera ett filter

Spara ett filter och tillämpa det automatiskt

Om filtrering

En vanlig databasåtgärd är att begränsa vilka data som visas. Ett sätt att göra det är att filtrera informationen, men andra gånger är en fråga ett bättre alternativ. När du bestämt dig för att använda ett filter, kan du välja någon av flera metoder: Vanliga filter, Filtrera enligt markering och Filtrera enligt formulär.

När använder jag en fråga?

Ibland när du vill begränsa mängden data som visas är en fråga ett bättre alternativ än filtrering. Det krävs lite arbete att skapa en fråga. Du måste till exempel öppna frågedesignern, lägga till tabeller och så vidare. Men när du har gjort allt detta har du en ny datakälla som du kan använda för att infoga data i formulär, rapporter och andra frågor, d.v.s. i alla element som stöder en datakälla. En fråga kan passa bättre i följande fall:

  • Du planerar att använda samma begränsade uppsättning data om och om igen, antagligen med mer än ett objekt. Du kan spara ett filter, och tar bort och tillämpar ett filter igen, men du kan inte använda ett filter med andra objekt än det som du skapat det för.

  • Du måste omfatta flera möjligheter samtidigt, d.v.s. flera alternativa villkorsuppsättningar. Även om detta är möjligt via Filtrera enligt formulär, visas alla alternativa villkorsuppsättningar samtidigt i en fråga, i stället för på olika flikar som med Filtrera enligt formulär.

Filter stöder olika datatyper

Det finns flera olika typer av filter. Vissa kan bara användas med en typ av data, och andra fungerar med flera datatyper. Vilka filter som du kan använda beror på typen och värdena för det fält som du vill filtrera. Här är en bild som illustrerar vanliga filter för datum- och tidsdata.

Filtrera efter ett datumfält

1. Vanliga filter för datum- och tidsdata

2. Alla datum under perioden är bara tillgängligt för datum- och tidsdata. Det här filtret ignorerar dagen och året i datumvärdena.

Återanvända ett filter

Om du sparar ett objekt som använder ett filter, är filtret tillgängligt nästa gång du öppnar objektet. Med egenskapen FiltreraVidInläsning kan du ange om filtret ska tillämpas när objektet öppnas.

Om du vill återanvända ett filter med andra databasobjekt kan du spara det som en fråga.

Överst på sidan

Olika sätt att filtrera

Du kan filtrera på tre huvudsakliga sätt:

  • Vanliga filter    – Vanliga filter är direkt tillgängliga och låter dig välja värden från de data som ska filtreras. Du har dessutom tillgång till ett antal inbyggda jämförelsefilter, t.ex. Innehåller.

  • Filtrera enligt markering    – Den här metoden är också direkt tillgänglig och fungerar bra om du ser ett värde som du vill använda som ett filter.

  • Filtrera enligt formulär – Om du vill tillämpa en uppsättning filter samtidigt har du lite bättre kontroll över processen med Filtrera enligt formulär.

Vanliga filter

Vanliga filter är inbyggda för de flesta typer av data och ger tillgång till grundläggande filtrering som är specifik för informationen. När du till exempel filtrerar datum- och tidsdata kan du använda det vanliga filtret Före om du vill utesluta datum som infaller på eller efter ett visst datum.

Obs!:  Vanliga filter tillämpas på ett fält i taget. Om du vill filtrera baserat på flera fält eller kontroller kan du tillämpa ett filter på varje filter eller kontroll separat, eller använda ett avancerat filteralternativ.

Så här använder du ett vanligt filter    Klicka på rubriken för det fält som du vill filtrera. De vanliga filtren visas i den nedre delen av menyn som visas.

Vanliga datumfilter
Vanliga filter för datum- och tidsdata

1. Om du vill filtrera fram specifika värden använder du kryssrutelistan. Listan innehåller alla värden som lagras i fältet.

2. Om du vill filtrera fram ett intervall med värden klickar du på ett jämförelsefilter och anger värdena.

Tips om vanliga filter

  • Om du vill filtrera en värdelista baserat på endast ett eller några av värdena avmarkerar du den (Markera alla) markerar du kryssrutan och väljer sedan de värden du vill använda.

  • Filtrera fram null-värden (visar poster där det inte finns några data för det filtrerade fältet), radera den (Markera alla) markerar du rutan och markera kryssrutan bredvid (tomma).

  • Du kan använda jokertecken i vanliga filter om du vill filtrera fram ofullständiga matchningar. Exempelvis matchar en asterisk (*) en obestämd teckensträng. Du kan till exempel använda det vanliga filtret Lika med för ett fält för förnamn med filtersträngen Miche*l* så returneras alla möjliga stavningsvarianter av namnet Michele.

  • Om du vill använda själva tecknet och inte jokertecknet i ett filter omger du tecknet med hakparenteser.

Varför visas inte de vanliga filtren?

Vanliga filter är inte tillgängliga i följande fall:

  • Dataspecifika filter är inte tillgängliga för fält av typen Ja/nej, OLE-objekt och Bifogad fil.

  • Värdelistan är inte tillgänglig för PM-fält.

  • Vanliga filter är inte tillgängliga över huvud taget i andra vyer än datablads-, formulär-, rapport- eller layoutvyn.

Filtrera enligt markering

Om du vill tillämpa ett filter baserat på ett markerat värde klickar du på Start i menyfliksområdet och klickar sedan på Markering i gruppen Sortera och filtrera. En listruta visas med de tillgängliga filtreringsalternativen. Precis som med vanliga filter varierar alternativen för Filtrera enligt markering beroende på datatypen. Du kan också högerklicka på ett markerat värde och filtrera enligt markering.

Menyn Filtrera enligt markering

Filtrera enligt formulär

Om du vill filtrera genom att fylla i ett formulär klickar du på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start och klickar sedan på Filtrera enligt formulär. När du använder Filtrera enligt formulär skapas ett tomt formulär som det som du filtrerar, där du kan fylla i så många fält du vill. När du är klar letar Access upp de poster som matchar. Detta är praktiskt om du vill filtrera baserat på värden för flera fält. Följande bild illustrerar ett enkelt exempel på Filtrera enligt formulär:

Filtrera enligt formulär

Obs!: När du använder Filtrera enligt formulär kan du inte ange fältvärden med följande fälttyper: Flervärdes, PM, Hyperlänk, Ja/nej eller OLE-objekt.

Lägga till alternativa värden för Filtrera enligt formulär med fliken Eller

Om du vill lägga till en unik uppsättning värden som ska användas för att filtrera klickar du på den eller fliken längst ned i fönstret Filtrera enligt formulär – då öppnas ett nytt tomt formulär ska användas för att filtrera. Varje gång du använder en eller-flik skapas ett; Det finns alltid en oanvänd eller tabb på Filtrera enligt formulär. När du anger flera uppsättningar av värden använder Filtrera enligt formulär tas poster som uppfyller alla uppsättningar. Med andra ord mer eller flikar du använder, desto mer data filtret innehåller.

Avancerad filtrering/sortering

Ibland kanske du vill använda ett filter som gör lite mer än andra vanliga filter. I så fall kan du skapa filtervillkoren själv med avancerad filtrering/sortering, som är en filtermiljö som påminner om den du använder när du skapar en fråga.

  1. Öppna en tabell, fråga, rapport eller ett formulär i någon av följande vyer: datablad, formulär, rapport eller layout.

  2. Se till att vyn inte redan är filtrerad. Kontrollera att Inget filter är nedtonat i postväljaren (kan inte användas). Om postnavigeringsfältet inte visas klickar du på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start och klickar sedan på Ta bort alla filter (om Ta bort alla filter är nedtonat används inga filter).

  3. Klicka på i menyfliksområdet Home-sedan i den Klicka på Sortera och filtrera grupp Avancerat, och klicka sedan på Avancerat Filter/sortering.

  4. Lägg till fälten som du vill filtrera efter i rutnätet.

  5. Ange ett villkor i raden Villkor för respektive fält. Villkoren tillämpas som en grupp, och enbart de poster som matchar alla villkor i raden Villkor visas. Om du vill ange ett alternativt villkor för ett enskilt fält, skriver du det första villkoret i raden Villkor och det andra villkoret i raden Eller o.s.v.

    Tips!: 

    • Hela uppsättningen med villkor på raden Eller används som ett alternativ till uppsättningen med villkor på raden Villkor. Alla villkor som du vill ska användas i båda villkorsuppsättningarna måste skrivas på både raden Villkor och raden Eller. Visa de filtrerade raderna genom att klicka på Filter av/på.

    • Ett bra sätt att lära dig att skriva villkor är att använda ett vanligt filter eller ett filter som baseras på val som ger ett resultat som liknar det du letar efter. Sedan med det filter som tillämpas på vyn visas den Filter objektfliken

Specialkommandon på dokumentfliken Filter

Två speciella kommandon är tillgängliga för dig på den dokumentfliken Filter. När du högerklickar på valfri plats ovanför rutnätet på fliken på inläsning från frågan och Spara som fråga kommandon är tillgängliga på snabbmenyn.

Speciella filteralternativ

Kommandot Läs in från fråga läser in den valda frågans design till rutnätet. Det gör att du kan använda frågevillkoret som filtervillkor.

Med kommandot Spara som fråga kan du spara filterinställningarna som en ny fråga.

Överst på sidan

Växla mellan filtrerad och ofiltrerad datavy

Om du vill växla till den ofiltrerade vyn klickar du på Filtrerad i postnavigeringsfältet.

Filterväxling i postnavigeringsfältet

Om du vill växla tillbaka till den filtrerade vyn klickar du på Ofiltrerad i postnavigeringsfältet.

Överst på sidan

Radera ett filter

Radera ett filter om du vill ta bort det helt. Du kan inte använda ett raderat filter igen genom att klicka på Ofiltrerad. Du måste skapa filtret igen. Du kan radera ett enskilt filter från ett enstaka fält, eller radera alla filter från alla fält i vyn.

  • Radera ett filter    Högerklicka på det filtrerade objektet och klicka på Radera filter i fältnamn.

  • Ta bort alla filter    På den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klicka på Avancerat och klicka sedan på Radera alla filter.

Överst på sidan

Spara ett filter och tillämpa det automatiskt

När du stänger en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport och ett filter är på rätt plats filtret sparas med objektet. Nästa gång objektet öppnas, visas de ofiltrerade data men sparat filter är tillgängliga för att använda – bara växlar du till filtrerad vy genom att klicka på ofiltrerad i postnavigeringsfältet. Om du vill att filtret som ska användas när objektet öppnas, ange den FilterOnLoad egenskap att Ja.

Obs!: Den FilterOnLoad egenskapsinställning används endast när objektet läses in. Den här egenskapen för ett objekt i designvyn och sedan växla till en annan vy äventyrar inte inställningen för att användas. Du måste stänga och öppna objektet för ändringar i den FilterOnLoad egenskapsinställning ska börja gälla.

Spara ett filter som en fråga

Om du vill spara ett filter som en fråga, så att du kan återanvända det med andra objekt, använder du avancerad filtrering/sortering. Klicka på Start i menyfliksområdet, gå till gruppen Sortera och filtrera, klicka på Avancerat och sedan på Avancerat filter/sortering. Konfigurera filtret enligt önskemål, högerklicka i ett tomt område på fliken Filter och klicka på Spara som fråga.

Snabbmeny i Avancerat filter/sortering

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×