Fallstudie: Flytta från Excel till Access

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ibland skapas en affärslösning med hjälp av Excel när Access är mer lämpligt. Kanske var Excel ursprungligen bra, men data har växt ur en Excel-lösning och det är dags att använda ett databasprogram. Lyckligtvis kan du flytta affärsdata från Excel till Access.

Cancer Lifeline, en ideell organisation i Seattle, utformade ursprungligen sitt spårningssystem i Excel. När de hade fått problem med dataredundans bestämde de sig för att det var dags att pröva Access.

Dr. Kerry Fowler ger Cancer Lifeline IT-support som volontärarbete. Han gått med på att låta sig intervjuas om Cancer Lifelines IT-behov, hans roll och tekniska bakgrund, hur de använde Excel och vad de har gjort med Access.

Intervjun, del 1

ST: Hej, jag heter Steven Thomas och skriver för Office Online. Jag är här idag med Dr. Kerry Fowler på Cancer Lifeline. Cancer Lifeline är en ideell organisation som hjälper personer som lever med cancer.

ST: Dr. Fowler, kan du berätta lite om vilken typ av stöd Cancer Lifeline erbjuder?

KF: Jo Steven, Cancer Lifeline erbjuder icke-medicinskt stöd till personer som lever med cancer. Det omfattar patienter, familj, vänner och kollegor, så det är ett brett spektrum.

ST: Så när du säger icke-medicinskt, vad betyder det?

KF: Folk kommer inte till Cancer Lifeline för att få medicinsk rådgivning, utan de kommer för att gå kurser. Det finns yoga, skrivkurser, blomsterarrangemang, ett antal saker för att bygga gemenskap mellan cancerpatienter och för att umgås med andra som har cancer.

ST: Det låter som ett brett urval av viktiga tjänster. Tack för informationen. Så du har examen i bioinformatik, stämmer det?

KF: Organisk kemi, faktiskt.

ST: OK, organisk kemi, ursäkta mig.

KF: Det är inget att be om ursäkt för.

ST: Så hur hjälper det dig här på Cancer Lifeline?

KF: Jag jobbade i läkemedelsindustrin och med att upptäcka nya läkemedel i ganska många år, och när mitt jobb försvann i och med en företagsfusion tog jag mig lite tid att arbeta ideellt här på Cancer Lifeline, där min fru är VD, och jag hade jobbat lite med kemiinformatik under de senaste 10 åren, så jag var ganska van vid att hantera information, främst som stora flata filer, och jag tvungen att lära mig några UNIX-kommandon och så, men jag hade ingen erfarenhet av relationsdatabaser.

ST: OK, kan du berätta lite om vilken typ av informationshanteringsuppgifter som du gör här som en del av ditt frivilligarbete?

KF: Javisst, när jag först kom hit gjorde jag bara vanliga IT-saker, du vet, fungerar skrivaren, min mus fungerar inte. Men jag såg så småningom att det fanns några funktioner, till exempel fonden för patienthjälp, där folk använde Excel-kalkylblad för att lagra information som gick tillbaka flera år om checkar som hade skickats ut för att hjälpa dem med betalningar på bostadslån eller läkarräkningar eller resor.

ST: Så det var en massa olika register?

KF: Alltså, det var många poster i kalkylbladet.

ST: I ett stort kalkylblad?

KF: Ja, ett stort kalkylblad med många flikar, men det var det svårt för dem att se hur mycket pengar den här personen hade fått i år, hur mycket har de fått de senaste 4 åren, hur många personer som fick hjälp med bostadslånen.

ST: Det låter som klassiska problem som kan uppstå, placera en massa data i Excel och försöka vidaresöka i dem, i ett enda kalkylblad på det där sättet.

KF: Så det var en katastrof i vardande, bara en felaktig sortering från fullständig oreda, så jag bestämde mig för att gå in för att lära mig Microsoft Access för att lösa problemet. Den andra saken som hände var att data matades in flera gånger.

ST: Vilken sorts data?

KF: Bara namn, personernas namn, postnummer, socialarbetarnas namn, en massa olika saker.

ST: Så samma person kunde till och med ha flera olika poster kanske?

KF: Exakt, du kunde till exempel få Seattle stavat på väldigt kreativa sätt.

ST: Så varför Access? Fanns det bara här, eller skaffade ni det speciellt för det här, eller vad var anledningen till att ni valde Access?

KF: Access är allmänt tillgängligt här eftersom Cancer Lifeline använder Microsoft Office och de använder Small Business Server 2003, så att varje dator här har Access, och jag hade använt Access bara på egen hand för ungefär ett år sedan, men jag gjorde inte egentligen någon utveckling i det, så jag tyckte det var en möjlighet för mig att lära mig, och det var kanske ett sätt att hjälpa Cancer Lifeline nå sina mål.

ST: Jag tror att det var ett bra beslut. Jag har lite erfarenhet av att arbeta med Access, inte lika mycket av att arbeta med Excel, men jag vet vad Access är till för och det passar definitivt bättre för den typ av administrativa uppgifter som du pratar om.

ST: Låt oss ta en liten paus här och sedan återkomma för andra halvan av den här intervjun.

Intervjun, del 2

ST: Okej, det här är Steven Thomas igen, tillbaka med den andra delen av min intervju med Dr. Kerry Fowler på Cancer Lifeline.

ST: Vi kan prata om att flytta från Excel till Access. Hur mycket jobb skulle du säga att det gick åt? Är ni klara med arbetet?

KF: Jag tror att du aldrig är helt färdig med arbetet, särskilt när det handlar om äldre data som fanns i ett kalkylblad där det kan finnas underliga skiljetecken som du inte vill ha. På det hela tror jag att det som var svårast var rena matchningen, att laborera med data så att de stämde. Jag tycker att det är viktigt att datatyperna stämmer med varandra. Det låter kanske dumt.

ST: Det är inte alls dumt, det är viktigt och det är svårt att få rätt, eftersom Excel är lite mer förlåtande vad gäller vilka data den accepterar.

KF: Javisst, rensa upp data, vad jag tyckte var den största utmaningen var att ta gamla data, ta bort dubbletter, hitta stavfel, hitta underliga skiljetecken och få saker städade så att det blir lättare att importera till Access och det inte orsakar fel. Så man lägger ned mycket arbete på det Excel-kalkylblad eller den textfil som man importerar. När allt har matchats är själva importen ganska enkel.

ST: Så har det här gjort att affärsprocesserna har fått ta paus under tiden?

KF: Nej, personer har arbetat runt det. En av de saker som jag har gjort förutom att arbeta med en databasen med patienthjälp är att ta en äldre Access-databas som de hade, i princip en stor adresslista, och det var bara en stor flat fil. Så jag gör en del för att rensa upp den och göra det lättare att söka efter dubbletter.

ST: Men de använder databasen för fonden för patienthjälp nu?

KF: Ja.

ST: Men det finns fortfarande data i Excel som du inte har importerat, det är äldre data som du fortfarande måste importera.

KF: Det stämmer. Jag har importerat informationen för 2008, men jag har fortfarande data för 2004 till 2007 som måste rensas och importeras.

ST: OK, så folk behöver inte vänta eller så?

KF: Nej. Den fungerar bra för användning nu.

ST: Så vilka andra utmaningar hade du, eller kommer du att ha när du bygger det nya systemet, inklusive det andra som du pratade om.

KF: Det finns några saker som är specifika för Access, jag hade vissa problem med några saker i Visual Basic och även med att göra DLookup() och att få det att fungera, och i vissa fall behöver du få alla citattecken och hakparenteser på exakt rätt ställe, annars fungerar de inte. Men på det hela taget har det varit mycket enklare än jag trodde att det skulle vara och det är mycket tillfredsställande att kunna göra något som fungerar.

ST: Så gör ni något i Access som i inte gjorde i Excel eftersom det inte var praktiskt? Något förutom det uppenbara, du vet, att lägga data i olika tabeller och sådana saker?

KF: En av de saker som jag listade ut hur man gör, som jag vet skulle vara uppenbart för en erfaren användare, är att till exempel postnumret är redundant information beträffande ort, delstat och county, så jag har strömlinjeformat indata för adresslistorna så att man bara behöver importeras postnumret, och sedan har jag en tabell med alla de amerikanska postnumren med delstat, ort och county. Så det förenklade en hel del och minskar stavfelen.

ST: Det är bra. Hur är det med rapportering? Har ni sett bättre möjligheter att skapa rapporter nu när ni har gått över till Access?

KF: Ja. Jag nämnde förut att det var svårt när du använder Excel-kalkylblad för att avgöra hur mycket pengar som har tilldelats till en viss person under en viss tidsperiod, men nu med Access-systemet har jag kunnat skapa några rapporter som automatiskt genererar checkförfrågningar, kodar dem för rätt typ av cancer som de har och även genererar ett sammanfattande kalkylblad för ekonomiavdelningen med alla de olika checkar som har skrivits ut den veckan för alla konton och delsummor.

ST: Det låter som en bra fördel. Så till slut, vad har dina kollegor här tyckt? Har du fått feedback på processen eller den produkt som du skapat åt dem?

KF: De älskar den. För fonden för patienthjälp har det verkligen strömlinjeformat processen. Eftersom det finns färre fel innebär det att checkar kan skrivas snabbare, och det var verkligen ett problem förut när informationen behövde skickas tillbaka från ekonomiavdelningen för korrigering, och det händer inte så ofta nu, så det ger faktiskt nytta direkt, vilket är mycket bra.

ST: Det är toppen, jättebra. OK, bra, tack för intervjun, och vi kommer att hålla kontakten för att se hur det går med fonden för patienthjälp, eller, vad är det för nytt som du arbetar med igen?

KF: Den nya är den stora adresslistan.

ST: Databasen med adresslistan. OK, jag skulle vara intresserad av att kontakta er igen och se hur det går. Tack igen.

KF: Det var så lite.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×