Förbereda användning av postlådor i Office 365

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Viktigt!: Funktionen webbplats postlåda i SharePoint Online används längre början i mars, 2017. Den här funktionen tas bort helt och hållet i framtida versioner. Ny SharePoint Online organisationer har inte längre åtkomst till postlådan webbplatsfunktion. Befintliga SharePoint Online organisationer kan inte längre skapa nya webbplatspostlådor. En webbplatspostlåda som har skapats och distribueras före mars, 2017 fortsätter att fungera.

Ger vi en process för att överföra dina befintliga webbplatser av postlåda till en Office 365-grupp i September, 2017. Om du använder funktionen postlåda webbplats i SharePoint Online, bör du ändra till Office 365-grupper i stället för att göra din e-post samverkande.

En webbplatspostlåda kan användas från en SharePoint-gruppwebbplats där du kan lagra och organisera gruppmeddelanden. En webbplatspostlåda kan också användas från Outlook 2013 som medföljer Office 365 ProPlus eller Office Professional Plus eller Office Professional Plus för gruppmeddelanden och som ett snabbt sätt att lagra bilagor och hämta dokument från gruppwebbplatsen.

Innan du använder webbplatspostlådor i din organisation bör du läsa den här artikeln så att du förstår vilka förutsättningarna är och vad du bör tänka på under konfigurationen, särskilt om du planerar att använda postlådor från Outlook. Se Vanliga frågor och svar för mer information om frågor som användarna kan komma att ställa och för felsökning av åtkomstproblem.

Artikelinnehåll

När och hur du ska använda en webbplatspostlåda

Behörigheter och krav

Vanliga frågor om hantering av webbplatspostlådor

Använda webbplatspostlådor

Arbeta med dokument från Outlook

Skapa och ta bort webbplatspostlådor

Felsöka åtkomst till webbplatspostlådor

När och hur du ska använda en webbplatspostlåda

Du kan börja med att lära dig hur en webbplatspostlåda kan göra det enklare att samarbeta. När du är redo att konfigurera och använda en webbplatspostlåda kan du läsa följande:

Behörigheter och krav

Behörighet att arbeta med webbplatspostlådor styrs av att lägga till personer i specifika grupper på SharePoint-webbplatsen. I tabellen nedan visas vem som kan göra vad.

Åtgärd

Vem kan göra det

Skicka e-post till webbplatspostlådans e-postadress

Vem som helst.

Skapa en postlåda för webbplatsen.

Alla i SharePoint-gruppen ägare för webbplatsen.

Läsa, ordna, svara på och ta bort e-postmeddelanden från webbplatspostlådan i SharePoint.

  • Alla i standardgrupperna Ägare eller Medlemmar på webbplatsen (alla med behörigheten Delta) kan använda webbplatspostlådan från SharePoint. Personer kan finnas med i listan ägare eller medlemmar som enskilda användare eller som en del i en säkerhetsgrupp.

  • Externa gruppmedlemmar kan inte komma åt en webbplatspostlåda.

  • Varje person måste ha en licens för både SharePoint och Exchangei samma Office 365-abonnemang.

Använda en webbplatspostlåda från Outlook 2013 som medföljer Office 365 ProPlus eller Office Professional Plus eller Office Professional Plus.

Viktigt!: Tänk på följande:

  • Outlook 2013 som medföljer Office 365 ProPlus eller Office Professional Plus eller Office Professional Plus krävs.

  • Du kan inte använda en webbplatspostlåda som beskrivs här med andra versioner av Outlook.

  • Outlook 2013 som medföljer Office 365 ProPlus eller Office Professional Plus är endast tillgängligt i vissa Office 365-abonnemang.

  • Användarnas användare måste listas i SharePoint-standardägargruppen eller standardmedlemsgruppen.

  • Om du lägger till en säkerhetsgrupp när användaren redan finns i SharePoint-gruppen kan användaren inte visa webbplatspostlådan i Outlook, trots att användaren kan använda den från SharePoint.

Om användaren vill visa en webbplatspostlåda i Outlook måste användarens postlåda ha en värd på Exchange 2013 eller på Office 365.

Skicka e-post från webbplatspostlådans e-postadress

Som standard har e-post som skickas från webbplatspostlådan en från adress på den person som skickar e-postmeddelandet. Om du vill att användaren ska kunna använda webbplatspostlådans e-postadress som från adress, kan du ge användare behörigheten Skicka som för webbplatspostlådans e-postadress.

Vanliga frågor om hantering av webbplatspostlådor

Här finns svar på några vanliga frågor som kan uppstå när du börjar använda webbplatspostlådor i din organisation.

Använda webbplatslådor

Hur kan en webbplatsmedlem ta reda på vem som kan visa webbplatspostlådan?

I Outlook högerklickar du på ditt kontonamn i navigeringsfönstret och klickar sedan på Hantera alla webbplatspostlådor. Ett nytt fönster öppnas med en lista över alla webbplatspostlådor som du har tillgång till. Dubbelklicka på postlådan och klicka sedan på Användare.

Du kan också använda Outlook Web App. Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet uppe till höger, klicka på Alternativ, klicka på Webbplatspostlådor, dubbelklicka på webbplatspostlådan och klicka sedan på Användare.

Kan jag kopiera ett e-postmeddelande till webbplatspostlådan i Outlook i stället för att flytta meddelandet?

När du drar ett e-postmeddelande från din postlåda till webbplatspostlådan flyttas e-postmeddelandet till webbplatspostlådan. Om du vill kopiera meddelandet högerklickar du på det och drar det till webbplatspostlådan, och klickar sedan på Kopiera.

Vad händer om två personer försöker att ladda upp samma dokument till webbplatspostlådan med hjälp av Outlook?

Varje dokument måste ha ett unikt filnamn. Den andra användaren får ett e-postmeddelande där det står att filen inte kunde läggas till eftersom en fil med samma namn redan finns. Bilagan finns även i e-postmeddelandet.

Vad händer om två personer redigerar och gör ett utkast till ett e-postmeddelande i webbplatspostlådan samtidigt med hjälp av SharePoint-webbplatsens Appen Webbplatspostlåda?

Den andra personens ändringar skriver över den första personens ändringar.

Arbeta med dokument från Outlook

Kan en användare checka ut en fil från Outlook?

Nej. Om du vill checka ut en fil måste du gå till gruppwebbplatsen i SharePoint.

Om ditt SharePoint-arbetsflöde kräver att du checkar ut dokument går det inte att redigera dokumenten i Outlook.

Vad händer om två personer redigerar samma dokument från en webbplatspostlåda i Outlook?

Ändringarna hanteras och sammanfogas i SharePoint.

Hur påverkas SharePoint-metadata om en användare drar ett dokument eller en bifogad fil till webbplatspostlådan?

När en användare drar en bifogad fil eller ett dokument till en webbplatspostlåda i Outlook sparas information om den bifogade filen eller dokumentet. Följande tabell visar de Outlook-egenskaper som sparas som SharePoint-metadata.

Egenskapsnamn i Outlook

SharePoint-metadata

Ämne

Filnamn

Från

Senast ändrad av

Senast ändrad av

Senast ändrad av

Mottaget

Senast ändrad

Dokumentstorlek

Dokumentstorlek

Utcheckad till

Utcheckad till

Om ditt dokumentbibliotek kräver ytterligare data visas dokumentet som utcheckat i SharePoint när användaren drar dokumentet till en webbplats i Outlook, tills att samma användare går till SharePoint och lägger till de metadata som behövs.

Hur ofta synkroniseras Outlook med en webbplatspostlåda?

När en webbplatspostlåda är öppen i Outlook eller SharePoint synkroniseras data var 15:e minut. Outlook-information om webbplatspostlådan synkroniseras varje gång Outlook öppnas.

Om en manuell synkronisering behövs kan alla användare initiera en synkronisering från Outlook eller Outlook Web App. I Outlook högerklickar du på kontonamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Hantera alla webbplatspostlådor. Ett nytt fönster öppnas med en lista över alla webbplatspostlådor som du har tillgång till. Dubbelklicka på webbplatspostlådan, klicka på Synkroniseringsstatus och klicka på Starta synkronisering. Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet upp till höger, Alternativ och sedan på Webbplatspostlådor i Outlook Web App. Dubbelklicka på postlådan, klicka på Synkroniseringsstatus och sedan på Starta synkronisering.

Vad händer om jag drar en bilaga eller ett dokument från Outlook till webbplatspostlådan och SharePoint inte kan spara dokumentet?

Om det går att spara ett dokument till SharePoint-dokumentbiblioteket sparas dokumentet. Om det inte går att spara dokumentet får du ett e-postmeddelande där dokumentet finns med som en bifogad fil.

Vad ska jag göra om jag ser en mapp för Synkroniseringsproblem i min webbplatspostlåda?

Mappen Synkroniseringsproblem visas om en synkronisering misslyckas eller om ett dokument inte kan laddas upp eller tas bort. Om du inte kan ladda upp eller ta bort en fil från Outlook kan du försöka att ladda upp eller ta bort filen från SharePoint-webbplatsen med hjälp av SharePoint. Högerklicka på din dokumentmapp och klicka sedan på Öppna i webbläsaren från din webbplatspostlåda i Outlook om du vill gå till SharePoint-webbplatsen.

Om ett dokument inte kan synkroniseras från SharePoint-webbplatsen till webbplatspostlådan i Outlook kan du försöka med en manuell synkronisering. En manuell synkronisering måste göras från Outlook Web App för ditt konto och inte från SharePoint. Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet , klicka på Alternativ och sedan på webbplatspostlådor i Outlook Web App. Dubbelklicka på postlådan, klicka på Synkroniseringsstatus och sedan på Starta synkronisering. Om det inte fungerar klickar du på skicka information via e-post, felsöker problemet och kontaktar supporten, vid behov.

Skapa och ta bort webbplatspostlådor

Måste jag tilldela e-postadressen till webbplatspostlådan en licens?

Nej. Webbplatspostlådans e-postadress kräver inte en Exchange-licens.

Finns det situationer där det är olämpligt att använda en webbplatspostlåda?

Det finns tillfällen då en webbplatspostlåda inte passar så bra:

  • Konfidentiell information – alla meddelanden i en webbplatspostlåda kan läsas eller vidarebefordras av alla medlemmar.

  • Eftersom webbplatspostlådan är en delad arbetsyta kan alla postlådeanvändare ordna om och ta bort e-postmeddelanden.

Går det att byta namn på en postlåda?

Postlådans visningsnamn är samma som gruppwebbplatsens visningsnamn i SharePoint. Om du ändrar webbplatsens visningsnamn i SharePoint ändras visningsnamnet även i Outlook. Däremot ändras inte webbplatsens e-postadress.

Kan jag lägga till ett prefix i webbplatspostlådans e-postadress för nya webbplatser?

Du kan använda cmdleten Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell med parametern aliasprefix för att skapa ett prefix för alla nya webbplatspostlådor.

Går det att ta bort en webbplatspostlåda?

När en webbplats stängs eller tas bort manuellt eller som ett resultat av stängningsprinciper för webbplatser, stängs eller raderas även webbplatspostlådan.

Du kan förhindra användare från att skapa webbplatspostlådor genom att avmarkera Mina gruppostlådor i principen för tilldelning av standardroll.Sedan kan du skapa en ny för användare som ska ha behörighet att skapa webbplatspostlådor.

Går det att skapa nya webbplatspostlådor automatiskt?

Ja.

  1. Om du vill skapa en webbplatspostlåda för en befintlig SharePoint-webbplats med ditt automatiserade etableringssystem installerar du Appen Webbplatspostlåda.

  2. Om du vill använda Windows PowerShell med Exchange Online-cmdletar kör du följande kommando som skapar webbplatspostlådan och anger visningsnamnet:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Här kommer ett exempel på hur du skapar en ny webbplatspostlåda på gruppwebbplatsen Marknad:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Mer information om cmdlets som används för att hantera webbplatspostlådor finns i cmdlets för delning och samarbete.

Hur kontrollerar jag den maximala postlådestorleken?

Du kan använda cmdleten Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell om du vill kontrollera den maximala storleken på e-postmeddelanden som kan tas emot, när postlådans storlek varningar utfärdas och maximal postlådestorlek.

Finns det statistik för utnyttjandet av webbplatspostlådor?

Ja. Du kan använda följande Windows PowerShell-cmdlets för att hämta informationen:

  • Get-SiteMailbox: Hämta grundläggande information om en postlåda.

  • Get-MailboxFolderStatistics: Visa antal objekt och mappstorlekar.

  • Get-MailboxStatistics: Visa senaste inloggningstidpunkt.

Mer information om hur du använder dessa cmdlets finns i cmdlets för delning och samarbete.

Felsöka åtkomst till webbplatspostlådor

Varför kan en användare inte visa en webbplatspostlåda i Outlook trots att det fungerar bra i SharePoint?

Det finns flera orsaker till att en användare kan se en webbplatspostlåd i SharePoint men inte i Outlook. Kontrollera följande:

  • Kontrollera att användaren kör en version som stöds av Outlook.

  • Kontrollera att användaren har lagts till i antingen webbplatsägargruppen eller medlemsgruppen som en enskild användare, och inte som medlem i en säkerhetsgrupp.

  • Det går bara att använda 10 webbplatspostlådor samtidigt i Outlook. Om en användare redan har skapat 10 webbplatspostlådor och vill visa fler av dem, måste användaren först dölja en eller flera postlådor. Mer information om hur du avmarkerar kryssrutan Visa i Outlook finns i Åtkomst till projektkommunikation och dokument från samma ställe.

Varför kan en användare visa ett dokument i SharePoint, men inte webbplatspostlådan i Outlook?

För att ett dokument ska visas i webbplatspostlådan i Outlook måste det dokumentbibliotek där dokumentet finns vara fästat i Snabbstart för webbplatsen.

Varför kan en användare visa ett dokument i en webbplatspostlåda i Outlook, men inte i SharePoint?

I Outlook läggs alla dokument i en lista, men i SharePoint läggs endast dokument som användaren har läsbehörighet för till i listan. Om en användare inte har läsbehörighet för ett visst dokument visas dokumentnamnet i webbplatspostlådan i Outlook, men Outlook-användaren kan inte öppna dokumentet.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×