Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word för Mac

Du har byggt en kontaktlista som du vill använda för koppling av dokument. Om kontakterna finns i ett Excel-kalkylblad formaterar du postnummer som text så att du inte förlorar data när du kör en dokumentkoppling. Om du importerar kontakter från en textfil (.txt) eller en fil med kommateckenavgränsade fält (.csv) till ett nytt kalkylblad får du hjälp av textimportguiden med att importera och formatera dina data.

Steg 1: Konfigurera datakällan i Excel

Om du redan använder ett Excel-kalkylblad som datakälla för koppling av dokument i Word går du till steg 2 i detta avsnitt. Om datakällan är en .txt- eller en .csv-fil, som exempelvis innehåller dina Gmail-kontakter, använder du textimportguiden för att konfigurera dina data i Excel.

  1. Öppna Excel och välj Från text på fliken Data.

    På fliken Data väljer du Från text

  2. Välj den .csv- eller .txt-fil du vill använda och välj sedan Hämta data.

  3. I textimportguiden väljer du Nästa.

  4. Under Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare (t.ex. tabb- eller kommatecken) som används i data och väljer sedan Nästa.

    Tips: I fönstret Förhandsgranskning av markerade data visas hur resultatet ser ut i ett tabellformat.

    Steg 2 i guiden Textimport

  5. Välj den kolumn som innehåller postnummer under Förhandsgranskning av markerade data och välj sedan Text under Kolumndataformat.

    Steg 3 i Guiden Textimport

  6. Upprepa steg 5 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.

    Obs!: Varje gång du använder ett dataformat på en kolumn visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.

  7. Välj Finish.

  8. I dialogrutan Importera data väljer du var du vill att Excel ska placera data och väljer sedan OK.

    Obs!: Spara kalkylbladet med ett nytt filnamn.

Steg 2: Formatera numeriska data i Excel-kalkylblad

Om du vill vara säker på att postnummer går igenom en dokumentkoppling utan att förlora nollor formaterar du kolumnen med numren som text.

  1. Öppna kalkylbladet och välj den kolumn som innehåller postnumren.

  2. Gå till fliken Start och välj Text i rutan Format.

    Gå till fliken Start och välj Text i Formatrutan

Du kan använda dina färdigställda data för dokumentkoppling.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×